Antecedida da definição do terreno e do estudo técnico do empreendimento, a incorporação imobiliária deve, obrigatoriamente, ser levada a registro, antes da comercialização das futuras unidades autônomas, sob pena de incidência de multa legal e perdas e danos, uma vez que, nesse caso, o contrato firmado com o adquirente (ou promitente) deixa de ter validade.
Dessa forma, o incorporador, encaminhará os documentos da incorporação ao Cartório de Registro de Imóveis, mencionando-os por meio de requerimento escrito. O Oficial do Registro, por sua vez, deverá examinar o requerimento juntamente com a documentação, a fim de conferir se estão completos e se preenchem os requisitos legais para o registro – na ausência de algum pressuposto legal, a competente complementação deverá ser solicitada ao incorporador, no prazo de 15 dias a contar do ingresso do requerimento no cartório. Caso o incorporador discorde da necessidade da exigência indicada pelo registrador, poderá suscitar dúvida ao juiz competente.
Após satisfeitas as exigências legais pelo incorporador, o registrador terá o prazo de 15 dias para fornecer a certidão do registro da incorporação.
A legislação específica (Lei nº 4.591/1964), em seu artigo 32, apresenta o rol dos vários documentos que devem ser depositados pelo incorporador no Cartório de Registro Imobiliário, entre eles: o título do terreno, com o correspondente histórico vintenário; o projeto de construção aprovado com memorial descritivo; o cálculo de áreas comuns e das unidades autônomas; a avaliação do custo da obra na data do arquivamento, constando o custo de cada unidade; a discriminação das frações ideais de terreno correspondentes a cada unidade; a minuta da futura convenção de condomínio, como também a declaração sobre o número de veículos que a garagem comporta e os locais destinados à guarda destes; certidões negativas de impostos federais, estaduais e municipais, de protesto de títulos de ações cíveis e criminais e de ônus reais relativamente ao imóvel, aos alienantes do terreno e ao incorporador, além da certidão negativa de débito da Previdência Social, quando o titular de direitos sobre o terreno for responsável pela arrecadação das respectivas contribuições; certidão do instrumento de mandato outorgado pelo proprietário do terreno ou promitente equivalente ao incorporador para exercer os poderes inerentes à incorporação e alienação das unidades, etc.
Ademais, o incorporador poderá fixar, para efetivação da incorporação, prazo de carência, dentro do qual lhe é lícito desistir do empreendimento. Referido prazo refere-se ao lapso temporal destinado à avaliação de possibilidade econômico-financeira e mercadológica da empresa. Vale elucidar, também, que o prazo máximo de carência será de 180 dias – prazo de validade do registro imobiliário, que após findado, se a incorporação ainda não houver se concretizado, o incorporador só estará autorizado a negociar unidades após atualizar a documentação, revalidando o registro por igual prazo.
O incorporador, efetivada a inscrição imobiliária, terá o prazo de 60 dias a contar do termo final do prazo de carência, se houver, para promover a celebração do contrato relativo à fração ideal do terreno, do contrato de construção e da Convenção de Condomínio, lembrando que se pretender a desistência da construção no prazo de carência, cabe denunciá-la por escrito ao Registro de Imóveis. Já no caso de não haver prazo de carência, o prazo de 60 dias contar-se-á da data de qualquer ajuste preliminar.
A obtenção do "habite-se" e a averbação da construção constituem-se procedimentos finais da incorporação. São obrigações do incorporador. Na omissão deste, podem o construtor ou qualquer dos adquirentes providenciá-las.
