COUNTY ROD JOINT SINGLE JUSTICE: A PROPOSED REDISTRIBUTION OF TASKS IN ORDER REGISTRY SERVICES AND HOUSEHOLDS
RESUMO: O presente artigo científico, baseado na Comarca de Bodocó – Pernambuco e nas Comarcas existentes no Sertão do Araripe, em estudo e no método dedutivo, tem por objetivo a redistribuição das tarefas no Cartório Judicial das Comarcas da Justiça Comum, com vara Única, visando o incremento da celeridade, da produtividade e da qualidade dos serviços de formação e desenvolvimento do Processo Judicial. A partir do mapeamento das principais atividades desempenhadas e da identificação de suas relações com os demais setores da Comarca e agentes do Processo Judicial, apresenta-se uma proposta de redistribuição das tarefas em duas equipes, tomando-se como referência a sua entrada e dos atos processuais. A primeira equipe, formada para o atendimento aos clientes externos, tem como principais atribuições o atendimento ao público, a juntada dos atos processuais e a prática dos atos meramente ordinatórios de impulso oficial. A segunda equipe, formada para o suporte e atendimento aos clientes internos, possui como principais atribuições o cumprimento dos atos judiciais, preparação das audiências, o controle processual e a certificação dos prazos. Conclui-se que a formação de equipes e a sinergia entre estas e os demais agentes do Processo Judicial possibilita a inovação e o aprimoramento contínuo da qualidade dos serviços jurisdicionais prestados.
Palavras-chave: Redistribuição. Desenvolvimento.
ABSTRACT: This scientific article, based on County Bodocó - Pernambuco and in the hinterland of the existing Shires Araripe in study and in the deductive method, aims at the redistribution of tasks in the Registry of the Judicial Districts of the Courts, Single pole, targeting the increased speed, productivity and quality of training and development of the Judicial Process. From the mapping of the main activities performed and the identification of their relations with other sectors of the County and agents of the Judicial Process, presents a proposal for a redistribution of tasks into two teams, taking as reference the entry and acts procedure. The first team, made up for the service to external customers, its main duties are serving the public, gathered for the procedural acts and practice acts merely ordinatórios impulse official. The second team, formed to support and service to internal customers, has as main tasks the performance of judicial acts, preparation of hearings, the control and certification of procedural deadlines. It follows that the formation of teams and synergy between these and other agents of the Judicial Process enables innovation and continuous improvement of quality of services rendered courts.
Keywords: Redistribution. Development.
1. INTRODUÇÃO
O presente estudo tem por objetivo fazer uma análise das atividades desenvolvidas nas Comarcas de Vara Única da Justiça Comum, para a redistribuição interna de suas tarefas, visando o incremento da celeridade, da produtividade e da qualidade dos serviços de formação e desenvolvimento do Processo Judicial.
GONÇALVES (2007) relata que a pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas para a Secretaria de Reforma do Judiciário do Ministério da Justiça apontou que
“os cartórios judiciais são responsáveis por 80% dos atrasos nas ações judiciais. Não obstante ter sido realizada em cartórios judiciais do Estado de São Paulo, a pesquisa afirma que as falhas apontadas pelo estudo não são exclusivas dos cartórios paulistas e que todos os estados e municípios, em maior ou menor medida, comungam de características semelhantes, o que justifica o presente trabalho na área de administração e gerenciamento de Processos”.
CHIAVENATO (2004) define administração “como o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização e de utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos previamente estabelecidos”.
Neste sentido, dentre as várias formas para atender os objetivos de aprimoramento da atividade jurisdicional, notadamente da performance do cartório judicial, optou-se pelo estudo e aperfeiçoamento do processo de formação e seu desenvolvimento no âmbito do Cartório Judicial.
Segundo Harrington (1993), processo “é qualquer atividade que recebe uma entrada, agrega-lhe valor e gera uma saída para um cliente interno ou externo”. Assim, aperfeiçoar um processo não implica necessariamente em aumento de trabalho, mas sim a eliminação de atividades que não tenham um sentido em si, a remoção de obstáculos que impedem o bom desempenho, a realização do trabalho de maneira mais fácil e eficiente, sem cometer erros e o entendimento e suas saídas.
O estudo da formação e desenvolvimento do Processo Judicial no âmbito do Cartório Judicial das Comarcas de Vara Única visa nortear a redistribuição das tarefas nele desempenhadas para melhoria da sua performance a partir do estabelecimento de novos fluxos, considerando as suas relações com os demais partícipes.
Por meio da redistribuição das tarefas busca-se: a) reduzir o tempo dos Processos Judiciais; b) melhorar a eficiência e eficácia interna; e c) melhorar a qualidade do trabalho desenvolvido.
O relatório inicia-se pelo mapeamento das principais atividades e tarefas realizadas pelo Cartório Judicial, buscando evidenciar os caminhos percorridos pelo Processo Judicial e pelos atos processuais na execução do trabalho, para definir os novos fluxos de entrada e saída e maximizar a contribuição de cada equipe de trabalho para o alcance dos objetivos da unidade judiciária.
Na sequência, procura-se destacar alguma das relações do Cartório Judicial com os demais setores da comarca e agentes do Processo Judicial, para, a partir deste estudo, tornar possível a apresentação de uma proposta de redistribuição das tarefas para otimização da atividade jurisdicional, com incremento da celeridade, produtividade e qualidade dos serviços prestados.
Por fim, encerra-se com as considerações finais, nas quais são expostos os pontos conclusivos destacados, procurando estimular a continuidade dos estudos em busca do aprimoramento continuo da atividade jurisdicional, notadamente da performance das unidades judiciárias.
2. GERENCIAMENTO DE PROCESSO
Os processos são formados por um conjunto de atividades necessárias para o perfeito funcionamento da unidade, de modo que a complexidade existente deve ser detalhada visando a compreensão de todas as tarefas para se alcançar o seu objetivo final.
Johansson et al. (1995), ressalta que processo “é um conjunto de atividades ligadas que tomam um insumo (input) e o transformam para criar um resultado (output)”. Rummler e Brache (1994) complementam esse conceito sugerindo que um processo pode ser visto como uma "cadeia de agregação de valores". Assim, pela sua contribuição para a criação ou entrega de um produto ou serviço, cada etapa de um processo deve acrescentar valor às etapas precedentes.
Neste sentido, o gerenciamento pode ser realizado, iniciando-se por sua definição, em seguida por sua análise e, por fim, pela busca e implementação de melhorias continuas.
Na definição se conhece os clientes e se faz um mapeamento do processo crítico, para se entender o seu fluxo, das tarefas e atividades necessárias para sua execução.
A análise do processo é realizada após conhecidas as etapas de cada processo, seus clientes e fornecedores. Nesta fase são traçados os planos de ação e avaliação dos dados colhidos na fase anterior, para sua melhoria.
Na fase de análise busca-se quais as atividades que realmente agregam valor para o cliente. É também nesta fase que se questiona o porquê esta atividade é executada e se ela atende às exigências e expectativas dos clientes.
A fase de melhoria consiste em avaliar o andamento, implantando os planos de melhoria, caso o processo não atenda às metas estabelecidas. Se as melhorias implantadas não surtirem o efeito desejado, retoma-se a fase de análise para buscar novas alternativas. Em caso positivo da avaliação inicial, finaliza-se o plano de melhorias.
Percebe-se, assim, que a permanente análise e melhoria dos processos de trabalho são de fundamental importância para elevação dos níveis de qualidade dos serviços prestados pela unidade judiciária. Esta prática propicia a estruturação racional da sequência de trabalhos a serem desenvolvidas, objetivando à análise, a simplificação e o aperfeiçoamento, além de tratar de forma adequada os problemas identificados, de modo a promover a obtenção de uma consistente garantia de qualidade.
3. MAPEAMENTO DAS TAREFAS
No Processo Judicial observa-se um constante movimento, uma sucessão de atos todos concatenados logicamente tendo começo, meio e fim, e tendentes a alcançar o objetivo final, que é a efetiva tutela jurisdicional que haverá de solucionar o litígio.
Neste sequencial de atos, competem ao Cartório Judicial, principalmente, os atos e documentação, comunicação e movimentação, destinados à formação e o desenvolvimento válido.
Os atos de documentação são aqueles que se destinam a representar em escritos as declarações de vontade das partes, dos membros do órgão jurisdicional e terceiros que acaso participem de algum evento no seu curso.
Vale lembrar que o primeiro ato de documentação do processo é a autuação que consiste na colocação de uma capa sobre a petição inicial, com a sua identificação.
Os principais atos de comunicação são as citações e as intimações, podendo ser no bojo dos autos, como a intimação pessoal do advogado, mas também por meio da expedição de mandados, cartas ou editais.
Ao mesmo tempo em que documenta os atos processuais, cabe ao Cartório Judicial fazer com que o procedimento tenha andamento, certificando e juntando os atos praticados, verificando o vencimento dos prazos, abrindo vista as partes, praticando atos ordinatórios cobrando os autos indevidamente retidos fora do cartório e fazendo conclusão deles ao juiz para despachos, decisões e sentenças que o caso reclamar.
Compete, ainda, ao Cartório Judicial remeter e receber os processos dos demais setores da Comarca, formar novos volumes, atender partes, advogados, peritos, cumprir despachos, decisões e sentenças, preparar audiências, arquivar e desarquivá-los.
Além disto, cabe ao Cartório Judicial gerenciar a conta única, expedir certidões narrativas e analisar os relatórios estatísticos e gerenciais da unidade judiciária para correção de desvios.
4. CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS
O Cartório Judicial se coloca no centro dos fluxos do Processo Judicial, mantendo relações com os setores internos da Comarca, com os demais partícipes, com as outras Comarcas, Tribunais, dentre outros.
No âmbito interno, se relaciona com a Distribuição, Contadoria, Gabinete do Juiz, Secretaria do Foro, Serviço Social, Oficiais de Justiça e outras unidades judiciárias da própria Comarca.
Da Distribuição recebe as petições iniciais e intermediárias protocoladas pelos advogados. Da Contadoria recebe e encaminha-os para elaboração dos cálculos judiciais, apuração e cobrança das despesas processuais complementares e finais.
Ao Gabinete do Magistrado faz conclusões para atos do Juiz e realização de audiências e recebe-os para cumprimento dos despachos, decisões e sentenças. À Secretaria do Foro encaminha e recebe documentos e ao Serviço Social encaminha e recebe-os para elaboração de estudos sociais. Aos Oficiais de Justiça encaminha e recebe os mandados e das demais unidades judiciárias da própria Comarca recebe e encaminha ofícios e processos.
No âmbito externo, mantém relações com as Partes, Advogados, Ministério Público, Correio, Delegacias de Polícia, Peritos Judiciais, Cartórios Extrajudiciais, Tribunal de Justiça e Regional Federal, Turma de Recursos, demais Comarcas e Arquivo Central.
Nestas relações, promove o atendimento às Partes e Advogados, prestando informações, fornecendo certidões e cargas; encaminha e recebe processos com vista obrigatória ao Ministério Público, bem como recebe seus pareceres.
Ao Correio encaminha as cartas de citação e intimação e recebe os Avisos de Recebimentos; às Delegacias de Polícia encaminha os mandados e ofícios e recebe informações; aos Peritos Judiciais, encaminha e recebe processos e laudos periciais; e aos Cartórios Extrajudiciais, encaminha os mandados e requisita as informações.
Aos Tribunais e Turma de Recursos encaminha e recebe em grau de recursos e as demais Comarcas encaminha e recebe processos e cartas precatórias e, ainda, ao Arquivo Central, encaminha e recebe-os arquivados em definitivo.
5. ESTRUTURAÇÃO DO CARTÓRIO JUDICIAL
A partir do mapeamento das tarefas e da identificação dos Clientes Internos e Externos é possível identificar oportunidades de melhoria na redistribuição das atividades e no aperfeiçoamento dos fluxos dos Processos Judiciais.
Inicialmente, propõe-se a distribuição das atividades em 02 (duas) equipes. A primeira com atribuições preponderantes para o atendimento dos clientes externos e a segunda para o atendimento e suporte dos clientes internos, considerando-se a entrada e a realização dos atos processuais para formação e desenvolvimento do processo.
Tal providência se mostra mais adequada na medida em que possibilita a adoção do layout no formado de “ilhas” de trabalho e o aprimoramento das relações entre cada uma delas com seus clientes diretos, notadamente no tocante ao recebimento e processamento dos atos processuais.
O layout do Cartório Judicial no formato de “ilhas” de trabalho facilita a interação e organização da equipe, aumentando a agilidade e a sua responsabilidade pelo cumprimento das tarefas. Ademais, possibilita o compartilhamento dos conhecimentos e a integração dos novos servidores e colaboradores à própria equipe.
Importante ressaltar que, identificadas as relações que colocam o Cartório Judicial como fornecedor e cliente de serviços, bem como seus próprios clientes e fornecedores, e conhecidos os processos de entrada e saída dos mesmos e atos processuais, é possível apurar os desvios, minimizar os gargalos ou entraves que atrapalham o dia-a-dia, determinando e removendo as suas causas reais.
No entendimento de ALMEIDA (1993), cada um deve ser responsável pela qualidade do que faz e, portanto, cada um deve aferir a qualidade do que está fazendo, para não passar problemas para seus clientes.
Assim, sempre que a tarefa realizada não estiver dentro dos padrões estabelecidos, no recebimento dos Processos Judiciais e atos processuais ou no impulso processual adotado, cabe ao responsável pela equipe tomar a iniciativa de buscar a sua revisão e sua alteração.
6. PROPOSTA DE REDISTRIBUIÇÃO DAS TAREFAS
Nesta perspectiva de divisão do Cartório Judicial em duas equipes – Atendimento e Suporte – propõe-se a seguinte redistribuição das tarefas entre ambas, tendo como referência a entrada dos Processos Judiciais cíveis e a realização dos atos processuais para sua formação e desenvolvimento.
Destarte, a primeira equipe – Atendimento - formada para atendimento dos Clientes Externos, ou seja, as Partes, Advogados, Ministério Público, Correio, Delegacias de Polícia, Peritos Judiciais, Cartórios Extrajudiciais, Tribunal de Justiça e Regional Federal, Turma de Recursos, demais Comarcas e Arquivo Central, passa a ter como principais atribuições o atendimento ao público, a juntada dos atos processuais e a prática dos atos meramente ordinatórios de impulso oficial do processo.
Anota-se, por oportuno, que a Distribuição Judicial, ainda que seja considerada como um cliente interno, por trata-se da interface entre os Advogados com o Cartório Judicial Cível, para efeito desta proposta de redistribuição das tarefas, deve ficar vinculada à equipe de Atendimento.
Assim, compete a equipe do atendimento, principalmente:
a) promover o atendimento às partes e Advogados, prestando informações, fornecendo certidões e cargas e receber, por meio da Distribuição, as petições e documentos promovendo a sua juntada aos autos;
b) receber processos com vista obrigatória ao Ministério Público, bem como receber e juntar aos autos seus pareceres;
c) receber e juntar aos autos os Avisos de Recebimentos – AR’s – do Correio;
d) recebê-los do Serviço Social com os estudos sociais;
e) receber e juntar aos autos os mandados dos Oficiais de Justiça;
f) receber e juntar aos autos as informações das Delegacias de Polícia, dos Cartórios Extrajudiciais e de terceiros, assim como os laudos periciais e manifestações dos Peritos; e
g) receber e dar impulso aos processos recebidos dos Tribunais e Turma de Recursos e da contadoria judicial; às cartas precatórias e processos recebidos das demais unidades judiciárias; e aos processos arquivados em definitivo, recebidos do Arquivo Central.
A segunda equipe – Suporte – formada para o suporte e atendimento dos Clientes Internos, ou seja, Contadoria, Gabinete do Juiz, Secretaria do Foro, Serviço Social, Oficiais de Justiça e outras unidades judiciárias da própria Comarca, tem como principais atribuições o cumprimento dos atos judiciais, preparação das audiências, o controle dos processos e a certificação dos prazos.
Desta forma, compete à equipe de Suporte o atendimento aos Clientes Internos, principalmente:
a) recebê-los e encaminhar à Contadoria para a elaboração dos cálculos judiciais, apuração e cobrança das despesas processuais complementares e finais;
b) fazer as conclusões para atos do Juiz e realização de audiências e receber os processos para cumprimento dos despachos, decisões e sentenças;
c) encaminhá-los ao Serviço Social para elaboração de estudos sociais;
d) elaborar e encaminhar os mandados aos Oficiais de Justiça;
e) elaborar e encaminhar as cartas, ofícios ao Correio;
f) encaminhar ofícios e processos das demais unidades judiciárias da própria Comarca;
g) controlar e certificar os prazos processuais, bem como efetuar os atos meramente ordinatórios deles decorrentes;
h) encaminhar os processos aos Tribunais e Turmas de Recursos, para conhecimento dos recursos;
i) enviá-los às demais Comarcas e ao Arquivo Central; e
j) encaminhar os processos com vista ao Ministério Público.
Necessário frisar que cada equipe é responsável pela realização de suas tarefas em toda a sua extensão, ou seja, cabe-lhes executar não só as atividades principais, como também as delas decorrentes, necessárias ao seu desenvolvimento.
A distribuição das tarefas por equipes de trabalho, tendo como referência a entrada e a realização dos atos processuais para sua formação e desenvolvimento, permite rápido feedback quanto a problemas na sua execução, controle das atividades e contato direto entre as pessoas para solucionar problemas, pensar e desenvolver-se.
7. SERVIÇOS AGREDADOS
Pugna-se pela utilização de um sistema de mídia e equipamentos (áudio e vídeo) para gravação das audiências e scanner para envio e recebimento de cartas precatórias.
Este serviço conta com a utilização de um sistema simples de gravação, composto de duas câmaras para captura de imagem e som nas audiências. As imagens e o som são armazenados no equipamento próprio, gerando-se cópia digital em DVD, bem como back-up, aumentando assim a capacidade instalada que leva a uma produtividade razoável, em face de pequeno investimento. Duas webcam instaladas nas respectivas mesas, uma direcionada às partes, defesa e representante do Ministério Público e outra direcionada ao Juiz e quatro microfones simples, também de mesa, dão suporte a este serviço agregado, a cargo a secretaria do Cartório Judicial no tocante a operacionalização. O arquivamento é feito no ato com a coleta das assinaturas das partes interessadas.
Outro equipamento agregado ao serviço de expedição e recebimento de cartas precatórias é o scanner que auxilia de forma também razoável, sem necessitar o uso da via postal para as comarcas que também tenham esta dinâmica implantada da Comarca. O tempo de recebimento e cumprimento diminui, havendo ainda redução dos investimentos com a postagem correspondente.
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Nesta proposta, busca-se um gerenciamento mais flexível do processo de formação e seu desenvolvimento no âmbito do Cartório Judicial, a partir da integração e eficiência baseada na formação de equipes de trabalho e não em meros postos de trabalho. Neste formato, os membros de cada equipe terão oportunidade de interagir de forma mais próxima, assumindo responsabilidades e buscando o cumprimento das tarefas em conjunto.
Destaca-se que o rodízio entre os membros de cada equipe, neste contexto, torna possível a integração e o conhecimento de todos sobre o processo global no qual o seu trabalho está inserido, sem risco de solução de continuidade, porquanto o conhecimento adquirido pertence também à equipe e não apenas ao servidor individualmente.
Deste modo, o cumprimento das tarefas - tanto nos aspectos do controle da regularidade dos atos processuais e produtividade como nos demais da eficiência e da eficácia - passa a contar com um maior envolvimento, motivação e comprometimento das equipes com aquilo que se faz individualmente em favor da prestação jurisdicional.
O conhecimento ampliado do processo de trabalho de cada equipe permite a cada servidor ou colaborador perceber o encadeamento lógico das suas tarefas para a formação e desenvolvimento do Processo Judicial, assim como a divisão racional das suas atividades facilita o aprendizado e a identificação dos problemas que interferem no seu desempenho.
Por outro lado, a aproximação dos clientes e fornecedores de serviços abre um universo de perspectivas para a melhoria continua da qualidade dos serviços prestados, com a otimização e padronização de rotinas, e para inovação com a apresentação de novas propostas de soluções para superação dos problemas comuns.
Portanto, a busca desta sinergia entre o Cartório Judicial e os demais agentes do Processo Judicial deve ser constante, posto que, de modo geral, as suas atividades, ainda que distintas e individualizadas, afetam umas as outras pela simples ligação consistente entre cada ato processual destinado à formação e desenvolvimento do processo. A unicidade de visão e de propósitos faz com que o esforço de cada um seja potencializado para a tão almejada celeridade da prestação jurisdicional.
Rocha (1993) assevera que
não se quer justiça amanhã; quer-se justiça hoje. Logo, a presteza da resposta jurisdicional pleiteada contém-se no próprio conceito do direito-garantia que a justiça representa. A liberdade não pode esperar, porque enquanto a jurisdição não é prestada, ela pode estar sendo afrontada de maneira irreversível; a vida não pode esperar, porque a agressão ao direito à vida pode fazê-la perder-se; a igualdade não pode esperar, porque a ofensa a este princípio pode garantir a discriminação e o preconceito; a segurança não espera, pois a tardia garantia que lhe seja prestada pelo Estado terá concretizado o risco por vezes com a só ameaça que torna incertos todos os direitos.
Assim, alguns elementos teóricos e práticos sobre as atividades do Cartório Judicial foram analisados e postos em questão, sem qualquer pretensão de esgotar com a proposta apresentada o estudo para o aperfeiçoamento do processo de formação e desenvolvimento do Processo Judicial, pois, por mais que este esteja sendo desenvolvido eficazmente, novas e melhores maneiras de execução devem e podem ser pensadas, para que os ideais de melhoria contínua da prestação jurisdicional se concretizem.
REFERÊNCIAS
ALMEIDA, Léo G. Gerência de Processo: mais um passo para a excelência. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1993.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração dos novos tempos. Rio de Janeiro: Campus, 2004.
CURY, Antônio. Organização & métodos – uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2006.
GONÇALVES, Érika Bento. Tempo morto: Processos passam 95% do tempo nos cartórios judiciais. Consultor Jurídico, 17 nov. 2007. Disponível em <http://www.conjur.com.br/static/text/61412,1>. Acesso em 25 de mar. de 2011.
HARRINGTON, H. James. Aperfeiçoando Processos empresariais. São Paulo: Makron Books, 1993.
JOHANSSON, H.J.; MCHUGH, P.; PENDLEBURY, A.J.; WHEELER III, W.A. Processos de negócios. São Paulo: Pioneira, 1995.
LIKER, Jeffrey K. O modelo Toyota: 14 princípios de gestão do maior fabricante do mundo. Trad. Lene Belon Ribeiro. Porto Alegre: Bookmann, 2005.
ROCHA, Cármen Lúcia Antunes. O Direito Constitucional à jurisdição. In: TEIXEIRA, Sálvio de Figueiredo (coord). As garantias do cidadão na justiça. São Paulo: Saraiva, 1993.
RUMMLER, Geary A.; BRACHE, Alan P. Melhores desempenhos das empresas. São Paulo: Makron Books, 1994
SERRA, Fernando A. Ribeiro. TORRES, Maria Cândida S.. TORRES, Alexandre Pavan. Administração estratégica: conceitos, roteiro prático e casos. Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2004.
THEODORO JÚNIOR, Humberto. Curso de Direito Processual Civil – Teoria Geral do Processo e Processo de conhecimento – vol. I. Ed. eletrônica. Rio de Janeiro: Forense, 2001.
