1. Tempo para impulsionar processos antigos
Com a correria dos prazos e entrada de novos processos, a tendência é que os processos antigos fiquem parados. Provavelmente o advogado lembrará dele apenas quando houver nova intimação e abrir novo prazo. Essa situação piora se a atuação for em Comarcas nas quais a justiça é vagarosa.
Para impulsionar os processos antigos é preciso ter tempo e é aí que entra a Controladoria Jurídica. Uma das funções da Controladoria é auxiliar a área técnica.
“A Atividade técnica é toda aquela atividade que só pode ser realizada por um advogado e pode ser auxiliada por um estagiário ou assistente jurídico, ou seja, são cinco as principais: o atendimento ao cliente, o peticionamento, a atividade consultiva, a audiência e a sustentação oral.”[1]
Tudo aquilo que não se enquadrar na atividade técnica é responsabilidade da Controladoria, ou seja, o Advogado não perderá tempo se preocupando com os demais detalhes como: protocolo, emissão de guias, diligências, marcação de prazos, atualização de cópia processuais, entre outros serviços que tomam bastante tempo, tempo esse que poderia ser aproveitado para atuação técnica.
2. Organização de prazos e agendas
Prazos e compromissos começam a dar do de cabeça quando a organização dos mesmos fica a cargo exclusivamente do advogado que os tem que cumprir.
A Controladoria Jurídica é responsável pelo lançamento de prazos e acompanhamento da agenda dos advogados. Para esse acompanhamento é fundamental que o escritório ou departamento tenha um Software de Gestão, a Controladoria será responsável pela administração do mesmo.
A CJ será responsável por lembrar o advogado do prazo e efetuar o protocolo do mesmo.
3. Organizar os arquivos físicos e digitais
A Controladoria é responsável pela organização dos arquivos físicos e digitais, essa organização é indispensável para que se tenha o documento disponível sempre que necessário. Perder tempo procurando documentos é inaceitável, afinal tempo é dinheiro. Além disso, a organização de arquivos físicos é importante para redução de espaço.
Com o avanço da tecnologia e com o advento do processo eletrônico, aumentou o uso de arquivos digitais, esses também precisam estar organizados e prontos para serem utilizados.
4. Avaliar o desempenho e passar feedback para clientes e empresas
De que adianta se matar de trabalhar se no final do mês seu cliente não sabe o que foi feito em seu processo? Ou pior, fica sem saber e ainda fala mal do advogado pois seu processo não anda. Essa situação é bem corriqueira pois muitas vezes o advogado não consegue dispor de seu tempo para passar uma posição para seus clientes.
Com a atuação da Controladoria Jurídica, fica mais fácil manter atualizados os dados e movimentações dos processos e enviar relatórios para os clientes.
5. Reduzir custos e aumentar a produção
Por tudo o que já foi falado acima, é fácil perceber que com a implantação da Controladoria Jurídica é possível otimizar o trabalho do escritório ou departamento jurídico para que haja maior produção.
Além de auxiliar a área técnica, a Controladoria tem outro papel de extrema importância que é a Análise de Resultados. A CJ é responsável por mostrar através de relatórios gerenciais o que de fato está acontecendo em seu escritório ou departamento, através desses indicadores é possível criar metas e planos estratégicos para que o negócio cresça ainda mais. No caso dos departamentos ficará mais fácil apresentar os resultados para as empresas.
Havendo maior organização, produtividade e eficiência, a redução de custos será uma consequência visível.
[1] ALBINI. Samanta. Controladoria jurídica: para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Curitiba: Juruá, 2014. Pg. 119
