Modelo de sistema de controle interno

MODELO DE SISTEMA DE CONTROLE INTERNO PARA OS MUNICÍPIOS.

I – SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Os Municípios em Geral, no desempenho de suas funções baseados em normas ou rotinas concebidas, praticam, de alguma forma, o chamado Controle Interno de atos da administração, caracterizado por ações isoladas.

Entretanto, a Constituição Federal em seus artigos 31, 70 e 74 e a Lei de Responsabilidade Fiscal em seu artigo 59, sem falar da Lei Orgânica do Tribunal de Contas – LC 202/2000, estabelecem que a fiscalização dos atos da administração deve ser exercida com base num SISEMA DE CONTROLE INTERNO, concebido a partir de uma estrutura organizada e articulada, envolvendo todas as unidades administrativas no desempenho de suas atribuições.

Assim, de forma simplificada, podemos definir o Controle Interno como sendo a obediência a normas isolada de controle, enquanto a construção organizada e articulada da lógica do funcionamento de um controle interno com os pressupostos básicos constitucionais e legais, constitui o que podemos chamar de SISTEMA DE CONTROLE INTERNO.

Também em obediência a mandamentos constitucionais e respeitada a independência, os Poderes constituídos deverão manter de forma integrada, Sistema de Controle Interno para auxiliar o controle externo na sua missão de exercer a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial de todos os órgãos da administração, quanto à legalidade, legitimidade, eficiência, economicidade, moralidade, equidade, efetividade, aplicação de subvenções e renúncia de receitas.

A Lógica do Sistema de Controle Interno

• Realização dos atos da administração em obediência aos princípios constitucionais da legalidade, legitimidade, economicidade, impessoalidade, moralidade, eficácia, eficiência e publicidade;
• Definição das normas de Controle Interno para os atos da administração, baseada nestes princípios para dividir responsabilidades com os servidores no desempenho de suas funções;
• Realização dos atos administrativos de acordo com as normas aprovadas para o controle interno;
• Realização periódica de auditoria interna, orientada por um “check list”, para verificação do cumprimento das normas de controle interno com registro em relatório e encaminhamento a Controladoria Geral para emissão de parecer e conhecimento aos Chefes de Poder correspondente;
• Emissão de parecer pela Controladoria Geral sobre o Relatório de Auditoria com indicação das medidas adotadas ou a adotar para corrigir ou prevenir novas falhas;
• Parecer da Controladoria Geral sobre as contas anuais do Governo com atestado do Chefe de Poder que tomou conhecimento do seu conteúdo;
• Encaminhamento ao Tribunal de Contas junto com o Balanço Geral, cópia do Relatório de Auditoria Interna e Parecer da Controladoria Geral sobre as contas anuais do Governo;
• Instauração de Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis, quantificação do dano causado ao erário, ressarcimento aos cofres públicos e/ou punição, se for o caso, com registro em Relatório e encaminhamento a Controladoria Geral;
• Emissão de parecer pela Controladoria Geral sobre o Relatório de Tomada de Contas Especial para homologação pelo Chefe de Poder correspondente;
• Encaminhamento ao Tribunal de Contas de cópia do Processo de Tomada de Contas Especial para julgamento.
• Instauração de Processo Administrativo para identificação dos responsáveis pela prática de ato ilegal e punição se for o caso, com registro em relatório e encaminhamento a Controladoria Geral.
• Emissão de parecer pela Controladoria Geral sobre o Relatório de Processo Administrativo para homologação pelo Chefe de Poder correspondente.

Objetivos Gerais do Sistema de Controle Interno

Apoiar tanto o Poder Legislativo quanto o Tribunal de Contas no exercício de suas funções de exercer a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da entidade, quanto aos aspectos da legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação de subvenções, renúncia de receita, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, eficácia, efetividade e equidade.

• Legalidade – Princípio que impõe à administração pública só agir com base em autorização dada em lei. Ou seja, a vontade da Administração Pública é aquela que decorre de lei.
• Legitimidade – Pressupõe que todo ato administrativo é verdadeiro, legal, expedido pela autoridade competente, honesto, justo e do interesse público.
• Economicidade – Princípio que impõe à Administração Pública executar suas ações com a melhor relação custo/benefício.
• Impessoalidade – Princípio que exige que as atuações administrativas se destinem a fins públicos e coletivos, sem objetivo de beneficiar pessoas em particular. Por outro lado, eles são imputáveis não ao funcionário que os pratica, mas ao órgão ou entidade que ele representa.
• Moralidade – Este princípio estabelece que o agir da Administração deve obedecer não só a lei, mas a própria moral, pois nem tudo que é legal é honesto, justo e do interesse público.

• Publicidade – Princípio que torna obrigatória a divulgação de atos, contratos e outros instrumentos celebrados pela Administração Pública, para conhecimento, controle e início dos seus efeitos, pois pública é a Administração que os pratica. Essa publicação deve se dar através do órgão oficial definido pelo Município.
• Eficiência – Princípio do dever de bem administrar a coisa pública. Rapidez, perfeição, rendimento. Maior quantidade, com melhor qualidade e menor custo. Economicidade. Relação custo/benefício.
• Eficácia – Dever de administrar com base em ações planejadas. Este princípio mede o grau de atingimento dos objetivos e metas estabelecidas.
• Efetividade – Dever de administrar buscando alcançar o máximo do interesse da coletividade.
• Equidade – Dever da Administração zelar para que suas ações não sejam elementos causadores de desigualdades.

Objetivos Específicos do Sistema de Controle Interno

• Avaliar o cumprimento das metas do PPA.
• Fiscalizar o atingimento das metas da LDO.
• Avaliar a execução dos programas e dos orçamentos e cumprimento das metas físicas e financeiras.
• Comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto à eficácia e eficiência da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.
• Comprovar a legalidade dos atos que resultem em arrecadação, realização de despesa, nascimento e extinção de direitos e obrigações.
• Exercer o controle das operações de crédito, avais, garantias, direitos e haveres.
• Apoiar o Controle Externo, programando auditorias, enviando relatórios ao Tribunal de Contas, sugerindo a instauração de Tomada de Contas Especiais e Processo Administrativo, auditando contas de responsáveis, emitindo relatório, certificado de auditoria e parecer.
• Comprovar fidelidade funcional dos agentes responsáveis por bens e valores.
• Fiscalizar o cumprimento dos limites e condições para operações de crédito e inscrição de restos a pagar.
• Fiscalizar a adoção de medidas para retorno das despesas de pessoal e montante da dívida aos limites.
• Fiscalizar a destinação dos recursos obtidos com a alienação de ativos.
• Fiscalizar o cumprimento dos limites de gastos do Poder Legislativo.
• Manter sistema de custos normatizado através da LDO.
• Dar conhecimento imediato ao Tribunal de Contas sobre irregularidades ou ilegalidades com indicação das providências adotadas e a adotar para ressarcimento de danos, correção e evitar novas falhas.

Estrutura do Sistema de Controle Interno

1. Controladoria Geral
   • Unidade Administrativa
   • Cargo em Comissão de Controlador Geral ou de Função Gratificada
   • Número de servidores variável de acordo com o porte da entidade
   • Permanente atualização das normas e da agenda de obrigações.
   • Elaboração de check list para orientar os trabalhos de auditorias.
   • Programar e organizar auditorias
   • Parecer sobre as contas anuais destacando: resultado das auditorias, atividades desenvolvidas, avaliação dos programas e cumprimento das metas, resultados orçamentário e financeiro, resultados apresentados nos balanços, evolução do estoque da dívida, créditos adicionais, gastos mínimos, limites de gastos e endividamento, atividades do Poder Legislativo.
   • Dar conhecimento do parecer ao Chefe de Poder com atestado de conhecimento.
   • Parecer sobre relatório de auditoria com indicação das medidas adotadas e a adotar para corrigir e prevenir falhas.
   • Adoção das medidas administrativas cabíveis para ressarcir o erário.
   • Notificação do responsável para reparar o dano.
   • Recepcionar sugestão de atualização de normas, agenda de obrigações ou informações das unidades operacionais sobre ocorrência de atos ilegais, erros ou falhas.
   • Sugestão ao Chefe de Poder para instauração de tomada de contas e/ou processo administrativo ou solicitar ao TCE a realização de auditoria especial depois de esgotadas as medidas administrativas cabíveis.
   • Encaminhamento ao TCE, junto com o Balanço Geral, relatório de auditoria e parecer sobre as contas anuais.
   • Conhecimento ao TCE sobre resultado de Tomada de Contas Especial.
   • Sugerir ao Chefe de Poder programa de capacitação de servidores.
   • Assinar relatório de gestão fiscal.

1. Unidades Operacionais de controle interno.
   • Servidores das Unidades administrativas da estrutura organizacional.
   • Cumprimento das normas estabelecidas.
   • Proposição a Controladoria Geral de atualização ou adequação das normas, agenda de obrigações e check list.
   • Informação a Controladoria Geral sobre a prática de atos ilegais, erros ou falhas.
   • Colaborar com os trabalhos de auditoria, tomada de contas ou processo administrativo.

1. Auditoria Interna.
   • Verificação do cumprimento das normas de controle interno pelos servidores das Unidades Operacionais. Controle do Controle.
   • Orientada por check list.
   • Acesso irrestrito a todos os documentos.
   • Obediência ao sigilo das informações conhecidas em razão do exercício da função.
   • Registro em relatório.
   • Encaminhamento do relatório à Controladoria Geral para emissão de parecer, conhecimento do Chefe de Poder correspondente, adoção de medidas cabíveis para corrigir eventuais falhas, indicação das medidas adotadas e a adotar, sugestão para instauração de tomada de contas especial e/ou processo administrativo e encaminhamento ao TCE.
   • Realização, preferencialmente por servidores efetivos com formação nas áreas de economia, ciências contábeis, administração e direito.
   • Observância ao princípio da segregação de função tanto quanto possível, sem prejuízo da economicidade.
   • Possibilidade de contratação para preservar o princípio da segregação de função.

1. Tomada de Contas Especial.
   • Realização por comissão ou tomador de contas nomeado pelo Chefe de Poder correspondente.
   • Sugerida pela Controladoria Geral e determinada pelo chefe de Poder correspondente depois de esgotadas a medidas administrativas cabíveis pela Controladoria Geral para recomposição do erário.
   • Destinada a apurar fatos, identificar responsáveis e quantificar o dano causado ao erário quando não forem prestadas contas, ocorrência de desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores públicos, ou ainda pela prática de ato ilegal de que resulte dano ao erário.
   • Observância ao princípio do contraditório e da ampla defesa.
   • Registro em relatório e encaminhamento a Controladoria Geral para emissão de parecer, indicação das medidas adotadas e a adotar, conhecimento ao chefe de Poder correspondente para homologação e encaminhamento ao TCE.
   • Apurado os fatos, quantificado o dano, homologado pelo chefe de Poder correspondente, o responsável será notificado para no prazo de 30 dias, recolher aos cofres públicos o débito que lhe foi imputado ou apresentar alegações de defesa com fatos novos.
   • Mantida a decisão após as alegações de defesa, o responsável será notificado a recolher o débito no prazo de 15 dias, sobe pena de inscrição em dívida ativa para execução.
   • Não sendo imputado débito, mas comprovada a prática de grave infração a norma constitucional ou legal, o responsável estará sujeito à multa e/ou às penalidades administrativas previstas no estatuto.

1.  Processo Administrativo
   • Realização por comissão designada pelo chefe de Poder correspondente.
   • Sugerida pela Controladoria Geral e determinada pelo chefe de Poder correspondente quando comprovada a prática de grave infração as normas de controle.
   • Destinada a apurar fatos e identificar os responsáveis.
   • Conclusão em 180 dias.
   • Observância ao princípio do contraditório e da ampla defesa.
   • Registro em relatório e encaminhamento a Controladoria Geral para emissão de parecer, indicação das medidas adotadas e a adotar para corrigir e prevenir novas falhas, conhecimento ao chefe de Poder correspondente para homologação.
   • Imputação de multa e/ou adoção das medidas punitivas cabíveis e na forma do estatuto ou regulamento próprio.

Abrangência do Controle Interno

• O Sistema de Controle Interno atuará de forma integrada entre os Poderes, alcançando todos os órgãos e Agentes Públicos da Administração direta e indireta e os beneficiários de recursos públicos. Art. 70 e 74 da CF.
• Em respeito ao princípio constitucional da independência entre os Poderes, as normas de controle interno, auditoria, tomada de contas especial, processo administrativo e as decisões encaminhadas em parecer da Controladoria Geral, serão baixadas, programadas e tomadas no âmbito da competência de cada um dos Poderes.

Impactos do Sistema de Controle Internos nas Administrações e na Sociedade

• Repartição das responsabilidades nos atos da administração;
• Melhor qualificação e valorização dos servidores;
• Diminuição dos níveis de corrupção;
• Melhoria da qualidade dos serviços públicos;
• Maior proteção dos ativos;
• Ampliação da prática dos princípios constitucionais da legalidade, legitimidade, economicidade, impessoalidade, moralidade, eficácia, eficiência, transparência e efetividade nos atos da administração;
• Consolidação e fortalecimento de uma estrutura funcional menos vulnerável às transições de governo;
• Efetivo apoio à fiscalização do controle externo;
• Elevação da confiança e credibilidade da sociedade;
• Proteção dos Agentes Políticos contra atos de improbidade administrativa;
• Valorização política dos Administradores;
• Efetiva contribuição para consolidação do processo democrático;
• Melhoria da qualidade de vida da população.