CAPÍTULO IV - INICIATIVAS NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO
A implantação do processo administrativo eletrônico nas entidades integrantes do Poder Executivo é necessária para beneficiar o trâmite processual com as novas tecnologias disponíveis, possibilitar a substituição do papel por mecanismos digitais de armazenamento dos processos e criar rotinas padrões para as tarefas meramente repetitivas e burocráticas.
A execução fiscal virtual é uma iniciativa desenvolvida por meio de cooperação entre a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional, Receita Federal, SERPRO, Judiciário Federal e Instituto Nacional da Seguridade Social. O processo administrativo fiscal, já será aberto pela Receita Federal ou pelo INSS por meio de documentos eletrônicos e o envio para a Procuradoria da Fazenda Nacional será feito através de teleprocessamento, onde será gerado um arquivo eletrônico contendo a petição e documentos digitais, material que será enviado ao Poder Judiciário [25].
Destaca-se o contrato celebrado pelo TST e o CSJT com o SERPRO para desenvolvimento do Sistema Único de Administração Processual da Justiça do Trabalho – SUAP/JT, que permitirá a instalação do processo administrativo eletrônico, conferindo nova dinâmica ao andamento do processo, com redução significativa do tempo de tramitação e julgamento e dos custos operacionais envolvidos, propiciando melhoria na qualidade da prestação jurisdicional e no acesso à informação [26].
O Governo Federal brasileiro possui um portal de compras virtual – ComprasNet – administrado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que utiliza a certificação digital para assegurar a legalidade dos processo de compras governamentais feitos na modalidade pregão eletrônico e oferece serviços à sociedade, tais como consulta aos pregões em andamento e cotações eletrônicas disponíveis, dando ampla publicidade aos procedimentos licitatórios [27].
O Banco Central do Brasil desenvolveu o sistema BACENJUD, para possibilitar que os Magistrados enviem através da internet as ordens judiciais de bloqueio, desbloqueio e transferência de valores para conta de depósito judicial, e fornecer por meio eletrônico os dados financeiros sobre pessoas físicas e jurídicas clientes do Sistema Financeiro Nacional, quando requisitados por ordem judicial [28].
O chamado "e-MEC", sistema eletrônico de trabalho e gerenciamento de informações relativos aos processos de regulação da educação superior de graduação e sequencial do sistema federal de educação, permite o acompanhamento dos processos que regulam a educação superior no Brasil. Todos os pedidos de credenciamento e recredenciamento de instituições de educação superior e de autorização, renovação e reconhecimento de cursos, além dos processos de aditamento, que são modificações de processos, serão feitos através do e-MEC [29].
A Imprensa Nacional (IN), desde o dia 1º de outubro de 2004, data de aniversário do Diário Oficial, implantou a assinatura eletrônica do DOU e do DJ, passando a oferecer para seus clientes – órgãos federais, estaduais e municipais; leitores e assinantes – a segurança garantida pela certificação digital da página da Imprensa Nacional na internet, estabelecida de acordo com os padrões tecnológicos definidos pela ICP-Brasil [30].
O CNJ, o Conselho da Justiça Federal - CJF, a Advocacia-Geral da União – AGU, o Ministério da Previdência Social – MPS, e com a interveniência do Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, celebraram acordo de cooperação técnica com a finalidade de fomentar o estudo, promover o intercâmbio de informações e estabelecer a definição, padronização e implantação de procedimentos administrativos e judiciais que permitam maior celeridade, qualidade, segurança, controle e transparência na tramitação de processos e na prestação jurisdicional aos segurados da Previdência Social e beneficiários da Assistência Social [31].
CAPÍTULO 5 – EXPANSÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO A TODO O PODER EXECUTIVO FEDERAL
Diante do cenário tecnológico atual, as demais entidades do Poder Executivo Federal devem buscar a ampliação e redefinição de formas e processos de trabalho, a implementação de estratégia de desenvolvimento sustentável, que minimize ou elimine os impactos provocados ao meio ambiente pelo funcionamento dos órgãos e entidades públicas, e estimular a adoção de atitudes e procedimentos de uso racional dos recursos públicos.
5.1. Gestão eletrônica de documentos e processos
O processo de modernização do Poder Executivo Federal precisa incluir, além de outras iniciativas, a implantação da gestão eletrônica de documentos e processos, em substituição ao tradicional uso de documentos em papel, através da digitalização dos processos arquivados e implantação do processo administrativo eletrônico.
Dentre os principais benefícios desta modernização, merecem destaque: o aperfeiçoamento da gestão de documentos (produção, armazenamento, organização, acesso e circulação da informação); a redução de custos financeiros, operacionais e ambientais associados à impressão de documentos em papel; maior facilidade de acesso e compartilhamento de documentos; maior agilidade e qualidade na instrução e tramitação de documentos; maior segurança da informação; e possibilidade de otimização de processos de trabalho.
A digitalização dos documentos e processos arquivados é a ferramenta disponível para superar um obstáculo enfrentado pela área de logística, mediante a liberação do espaço utilizado para armazenamento de papéis, que poderá servir para acomodar servidores. Além disso, com a implantação do processo eletrônico, toda a papelada, referente aos processos administrativos que se iniciarem no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, será substituída por documentos digitalizados e procedimentos informatizados.
5.2. Exemplos de processos administrativos
Conforme critério de classificação anteriormente apresentado, podemos exemplificar os seguintes tipos processuais praticados pelos órgãos e entidades integrantes do Executivo Federal:
a) processos com objeto de mera tramitação, através dos quais os órgãos e as entidades formalizam suas rotinas administrativas;
b) processos com objeto de controle dos próprios atos, tais como aqueles em que as Auditorias Internas examinam e emitem pareceres sobre a prestação de contas anual e tomadas de contas especiais;
c) processos com objeto punitivo, para averiguação de situações irregulares ou ilegais e aplicação de penalidades, que pode ser tanto interno, quando a apuração tem pertinência com a relação funcional entre o Estado e o servidor público - sindicâncias e processos administrativos disciplinares instaurados pelas Corregedorias -, quanto externo, quando a verificação tem em mira a relação entre o Estado e os administrados em geral, como as penalidades de multa e advertência aplicadas pelos órgãos e entidades no exercício do poder de polícia;
d) processos com objeto contratual, que são os processos licitatórios regulados pela Lei nº 8.666/93, promovidos para a aquisição de bens e para a execução de serviços e obras;
e) processos com objeto revisional, instaurados em virtude da interposição de algum recurso administrativo pelo administrado ou pelo servidor público;
f) processos com objeto de outorgas de direitos, como aqueles em que as Agências Reguladoras concedem outorgas de concessão ou permissão para a exploração da infra-estrutura e para a prestação de serviços.
Além disso, as Procuradorias dos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo estão vinculadas à Advocacia-Geral da União, e são competentes para apurarem a liquidez e certeza dos créditos, de qualquer natureza, inerentes às suas atividades, inscrevendo-os em dívida ativa, para fins de cobrança amigável ou judicial. Com a adoção do processo administrativo fiscal virtual, se tornará viável o envio de documentos eletrônicos à Procuradoria da Fazenda Nacional através de teleprocessamento, nos termos da sistemática já adotada pela Receita Federal e INSS, para cobrança judicial dos créditos da dívida ativa por meio de processo judicial eletrônico.
5.3. Melhorias a serem alcançadas
Cabe reiterar que a virtualização do processo administrativo revela-se muito vantajosa para a Administração Pública, diante da economia de tempo, papel, tinta, grampos e trabalho que proporciona.
A cobrança por celeridade, transparência e presteza na prestação dos serviços públicos, passa pela revisão das práticas adotadas e pela implantação do processo virtual, que não implica na alteração dos princípios e regras procedimentais já existentes, pois apenas ocorrerá a informatização de procedimentos realizados cotidianamente pelo Poder Executivo Federal.
No mais, a agilidade e a facilidade dos procedimentos reduzirão sensivelmente o tempo em que os processos costumam permanecer dentro de cada unidade dos órgãos e entidades, e, ainda, facilitará que entidades distintas daquela na qual tramita o processo administrativo tenham acesso às informações e documentos constantes dos autos, pois estarão disponíveis para encaminhamento por meio virtual.
Por último, os documentos eletrônicos serão gerenciados por um sistema que possibilitará ao usuário consultar dados referentes a determinado processo, como localização, movimentações e documentos que foram anexados, assim como permitirá a elaboração de relatórios gerenciais automaticamente, não sendo necessário o dispêndio de tempo por parte de servidores na execução dessas tarefas, como atualmente ocorre.
CONCLUSÃO
A mudança na cultura organizacional, mediante a implantação da nova sistemática de trabalho e a conseqüente alteração na forma de trabalhar, implicará em mudanças na cultura organizacional, que deve ocorrer de forma gradativa e sem traumas para os servidores e particulares.
A tendência é que a implantação do processo administrativo eletrônico seja proporcionalmente estendida a todo o Poder Executivo, na medida em que os diferentes órgãos forem identificando suas necessidades, sendo que, as entidades devem adotar procedimentos: unificados no que tange as questões similares entre todos os órgãos, como por exemplo, procedimentos relativos às questões de pessoal, logística, materiais e orçamento; e individualizados no tocante às áreas específicas de cada departamento dentro dos órgãos.
O uso de sistemas da informação é comprovadamente o meio mais idôneo, seguro e eficiente para imprimir celeridade ao trâmite dos processos no âmbito administrativo, tornando-os mais rápidos e eficientes por serem feitos eletronicamente, e possibilitar a plena transparência dos comportamentos administrativos ao ampliar o acesso aos autos e às informações.
Para obter sucesso na implantação e desenvolvimento do processo administrativo virtual pelos órgãos da administração pública direta e indireta de todos os Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, deve ser priorizada a adoção de práticas processuais e funcionalidades sistêmicas padronizadas, com interoperabilidade entre os sistemas, como primeiro passo para a implementação de um sistema nacional de processo administrativo eletrônico.
NOTAS
- Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
- Art. 5º. LXXVIII. A todos, no âmbito judicial e administrativo, são assegurados a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação.
- BULOS, Uadi Lammêgo. Curso de Direito Constitucional. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2009, p. 548.
- CARVALHO FILHO, José dos Santos. Manual de Direito Administrativo. 21. ed. Lumen Juris: Rio de Janeiro, 2009, p. 906.
- MELLO, idem, p. 99.
- MELLO, Celso Antonio Bandeira de. Curso de Direito Administrativo. 25 ed. Malheiros: São Paulo, 2008, p. 477.
- CARVALHO FILHO, idem, p. 96.
- MELLO, idem, p. 380-1.
- CUNHA, Leonardo José Carneiro. A Fazenda Pública em Juízo. 6. ed. Dialética: São Paulo, 2008, p. 505.
- BULOS, idem, p. 806.
- CARVALHO FILHO, idem, p. 28.
- MENDES, Gilmar Ferreira; COELHO, Inocêncio Mártires; BRANCO, Paulo Gustavo Gonet. Curso de Direito Constitucional. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2008, p. 834.
- MENDES, idem, p. 500.
- BOBBIO, Norberto. O Futuro da Democracia. 6. ed. Paz e Terra: São Paulo, 1997, p. 87
- MELLO, idem, p. 405.
- CARVALHO FILHO, idem, p. 928-9.
- http://www.governoeletronico.gov.br/o-gov.br
- CARVALHO FILHO, idem, p. 28.
- DINIZ, Eduardo Henrique; BARBOSA, Alexandre Fernandes; JUNQUEIRA, Álvaro Ribeiro Botelho; PRADO, Otavio. O governo eletrônico no Brasil: perspectiva histórica a partir de um modelo estruturado de análise in Revista de Administração Pública — RIO DE JANEIRO 43(1):23-48, JAN./FEV. 2009 ISSN 0034-7612
- As informações para elaboração deste tópico forma obtidas no seguinte endereço eletrônico: http://www.iti.gov.br
- http://www.cnj.jus.br/
- http://www.tst.jus.br/ - Notícia publicada no site no dia 18.02.2009.
- http://www.cnmp.gov.br – Notícia publicada no site no dia 26.05.2009
- http://www.tst.jus.br – Notícia publica no site no dia 24.04.2008
- http://www.serpro.gov.br – Notícia publicada no site no dia 18.10.2006
- http://www.serpro.gov.br – Notícia publicada no site no dia 19.12.2007
- http://www.comprasnet.gov.br
- http://www.bcb.gov.br/?BCJUDINTRO
- http://emec.mec.gov.br/
- http://www.in.gov.br
- Publicado o extrato no DOU, seção 3, páginas 88 e 89, do dia 16/10/2007.