O serviço público em todos os setores do Executivo, Legislativo e Judiciário, presta-se para oferecer ao cidadão bons serviços, constituindo o interesse coletivo em prioridade absoluta.
Importa-nos analisar o gerenciamento do processo, no sistema judicial, no qual a queixa do jurisdicionado é bastante acentuada, principalmente pela extrema morosidade da prestação jurisdicional. Não há polêmica sobre essa afirmativa, todavia vale esclarecer suas principais causas, originadas de variadas motivações no âmbito interno e também no externo, alheio ao comando do Judiciário.
O controle e acompanhamento do processo não se guiam pela gestão do magistrado, mas entregues à chefia do próprio Cartório; o procedimento deveria ser idêntico ao que se pratica na empresa privada, porque a movimentação do processo guarda semelhança com a compra e venda de um produto no mundo empresarial. A diferença reside somente no tipo de bem adquirido, pois enquanto no Judiciário busca-se somente a prestação de algum serviço, tal como uma sentença, uma certidão, na área empresarial quer-se um patrimônio, na mais elástica interpretação que se possa oferecer a esse termo.
Os entraves para a efetiva entrega do direito requerido no Judiciário são significativos e o maior deles está localizado na infernal burocracia dos Cartórios judiciais, responsáveis por 80% dos atrasos na tramitação dos processos, segundo pesquisa da Fundação Getúlio Vargas. Esse estudo feito no ano de 2006, na Justiça paulista, mostrou também que os autos permanecem em Cartório pelo período de até 95% do tempo total de processamento, excluído quando está no gabinete do juiz ou com vistas para os advogados e Ministério Público. Constatou-se ainda que as causas dessa paralisação situam-se na falta de equipamentos, de informatização e treinamento dos servidores além da inexistência de gerenciamento dos cartórios. Com todos esses fatores, chegou-se à conclusão de que “o Tribunal só anda por causa do servidor”, mesmo tendo sobrecarga de trabalho, ausência de estrutura e nenhum incentivo para desenvolvimento da atividade.
Pelo Brasil afora, a situação é semelhante ao que se registrou em São Paulo, mas agrava-se, porque a falta efetiva de funcionários nos Cartórios, principalmente nos Estados do Nordeste, impede o cumprimento de qualquer meta. Apesar de tudo isso, pouca atenção tem-se dado a essa peça fundamental do Judiciário, os Cartórios judiciais, porque, praticamente, não há sobre eles gerenciamento algum.
A falta de gestão causa a má distribuição dos processos, atraso para sua autuação, para diligências como a citação, intimação, instrução, publicação dos despachos, sentenças e remessa para o Tribunal, no caso de recurso. A situação é tão grave que a simples juntada de uma peça aos autos ou o despacho do juiz na petição inicial pode demorar meses ou anos; a explicação é fácil de ser dada, pois o número de requerimentos aumenta a cada dia em proporção inversa à quantidade de servidores e à própria estrutura dos Cartórios.
Os atos cartoriais são bastante amplos: editar e expedir mandados, cartas, editais; certificar os atos praticados, juntar petições, verificar o vencimento dos prazos processuais, abrir vistas às partes e ao Ministério Público, cobrar os autos indevidamente retidos, atender às partes, aos advogados, ao Ministério Público, cumprir despachos, decisões e sentenças, preparar todos os atos para realização das audiências, além de arquivar e desarquivar os processos, praticando ainda todos os atos ordinatórios e muito mais.
Vê-se então que a boa prestação jurisdicional depende muito do bom funcionamento dos Cartórios, mas sabe-se que, na parte que lhe compete, a exemplo da disponibilização de recursos, o Executivo não demonstra preocupação alguma com esse segmento do Judiciário, mesmo porque a agilidade da justiça “quebraria o Estado”, porque é um dos maiores clientes dos tribunais.
A modernização do Judiciário inicia-se pela prioridade na gestão de pessoas, responsável pela boa prestação de serviços; essa ação importa fundamentalmente na integração do magistrado com o Cartório. A operação não se mostra fácil, porque envolve presença diuturna do magistrado, administração de contrariedades, de interesses variados, de exigências de procedimentos, de aferição de competências, de equilíbrio na resolução dos conflitos internos.
O serviço cartorário mostra-se de extrema complexidade, porquanto há uma grande variedade de profissionais, de conhecimentos, de idades, de remuneração, e de perfis. São servidores concursados, estagiários, cedidos pelos municípios, emprestados e voluntários. A ação do gestor passa pela busca de comprometimento de todos que integram o grupo de trabalho e isso só será obtido se o entrosamento incluir discussões, críticas e sugestões para o desenvolvimento da ação, fixando metas e possibilitando a luta de todos, porque artífices do caminho traçado.
Equivocado o entendimento de que a obrigação do julgador resume-se em despachar, realizar audiências e julgar. Na verdade, não é assim, pois o magistrado tem o dever de gerenciar os Cartórios, reunindo com os servidores para ouvir, discutir, orientar, fiscalizar e traçar metas. Esses encontros prestam-se também para apuração, correção e implementação de novas ações e isso motiva os servidores para maior comprometimento com o trabalho, porque convocados e satisfeitos com a participação na elaboração das metas traçadas.
Afinal, a Loman, art. 35, VII, impõe ao juiz o dever de “assídua fiscalização sobre os subordinados...”.
Mas há de se conscientizar de que o magistrado não exerce a liderança através de ameaças, incutindo o medo ao invés da fiscalização e orientação; da opressão e punição, sem compreensão e dialogo constante; muito pelo contrário, o gerenciamento dos Cartórios presume aproximação, cortesia e entrosamento com aqueles que são os maiores responsáveis pelo trabalho do julgador e pela boa ou má movimentação da máquina judiciária.
O acesso à justiça, a morosidade do processo e seus custos tem constituído nas maiores perturbações para a efetiva prestação jurisdicional. Mudam-se os códigos, alteram-se os procedimentos, mas não se chega ao controle e gerenciamento dos processos judiciais, que andam sem comando capaz de abreviar o caminho até chegar à efetivação do direito reclamado.
Boa parte dos juízes reclama para si a prática de atos ordinatórios e não delega uma função que é autorizada pela lei, CPC, art.. 162, § 4º; além dessa centralização, muitos não aplicam dispositivos legais que se prestam para agilizar os serviços judiciais, a exemplo do que dispõe o art. 285-A do CPC que autoriza o julgamento imediato, sem ouvir a parte ré, quando causa semelhante já fora rechaçada pelo mesmo juiz em casos semelhantes.
O descrédito na justiça ocorre exatamente porque ao grande número de demandas não segue a modernização nos métodos de trabalho. A estrutura continua a mesma, a despeito do volume de serviço, especialmente depois da Constituição de 1988, com a enorme quantidade de direitos individuais e coletivos que passaram a desembocar no Judiciário.
Depois da Carta Cidadã, o jurisdicionado tornou-se mais consciente para exigir transparência nos serviços públicos, tratamento cortês e todos os direitos consagrados pela democracia.
As estatísticas mostram que em 2003, cada magistrado tinha sob sua gestão em torno de 3.400 processos; em 2008, esse número pulou para 5.300, mas é comum o Cartório contar com mais de 10.000 processos sob o comando de um só juiz.
Toda atividade exige conhecimento antecipado da ação que se busca desenvolver. Assim, indispensável que o julgador saiba o que vai encontrar pela frente a fim de traçar metas e estratégias na movimentação dos processos. Daí porque é de sua obrigação gerenciar os Cartórios para traçar critérios, mesmo porque, apesar do insignificante número de servidores, são raros os cursos e reciclagem para o bom preparo intelectual; a cobrança, entretanto, ocorre como se todos estivessem bem assistidos pelos tribunais.
O juiz, que já não tem maiores conhecimentos sobre gestão, não exerce vigilância sobre os Cartórios e secretarias, não toma conhecimento de suas necessidades, quando teria utilidade motivacional se visitasse e compartilhasse com os servidores sobre o trabalho a ser desenvolvido. Por outro lado, os servidores não têm perspectiva de subir na carreira, pois fazem o concurso para este ou aquele cargo e, em alguns estados, não dispõem de condições legais para serem promovidos. Além disso, é comum deparar-se com situações inusitadas nas quais os servidores usam seus próprios salários para adquirir materiais de consumo para o trabalho ou disponibilizam recursos próprios para fazer diligências, juntamente com a dedicação de tempo muito mais que a lei exige aos cartórios, comprometendo sua saúde e o lazer da família.