A falta de conhecimentos básicos de administração entre os advogados proprietários de escritórios é uma fonte geradora de problemas que desestruturam o ambiente de trabalho.
Como visamos uma análise objetiva (na medida do possível), analisaremos apenas as estruturas e funcionalidades dos escritórios. Com certeza, muito do que se afirma em linhas gerais pode não auxiliar especificamente uma parcela destas empresas, visto que seria necessária uma análise individualizada para melhor efetividade, e, em muitos desses casos, seria necessário operações complexas que não podem ser realizadas em poucas páginas, tão pouco com os conhecimentos aqui empregados.
A afirmativa que os escritórios jurídicos são mal administrados, longe de desempenhar apenas o papel de atração de leitores, reflete a inadequação do profissional em uma área em que não é especializado, que normalmente extrai seus parâmetros administrativos da burocracia judiciária. Dentre as causas, seria possível citar uma infinidade destes, que se estendem desde as características próprias da vida pessoal até a absoluta inexperiência e falta de conhecimentos teóricos necessários.
Dentre as razões psicológicas, reflexos sobre o trabalho podem ser resultantes de comportamentos compulsivos (para ver o significado, acessar: http://www.epub.org.br/cm/n15/diseases/compulsive.html), casos crônicos envolvendo neuroses e comportamentos paranóicos, ou até de pequenos desvios patológicos, freqüentemente comuns. Como dizem certos especialistas, "o comportamento animal se desenvolve como resultado da interação de influências genéticas e ambientais. Alguns comportamentos tem determinantes mais genéticos (inatos) do que comportamentais; em outros o oposto é verdadeiro. Por um lado, existem os chamados comportamentos instintivos, os quais são geneticamente programados e geralmente são muito pouco influenciados pela experiência ou aprendizagem. Eles são parte de uma constelação de habilidades que são essenciais para a vida e sobrevivência. ... Por outro lado, nós temos comportamentos que são quase inteiramente dependentes da aprendizagem..." (Silvia Helena Cardoso, PhD e Renato M.E. Sabbatini, PhD. Aprendendo Quem é a Sua Mãe).
É possível que um advogado, por exemplo, por o seu longo período de exposição à máquina estatal, visando sentir-se mais confortável no seu próprio escritório, crie uma quantidade extraordinária de processos inúteis, que em pouco ou nada auxiliam no desenvolvimento das atividades essenciais à administração e operacionalização dos escritórios, por vezes não respeitando a instrumentalidade das formas em função da sua finalidade, tão debatida na filosofia, com estudos complexos em todos os ramos do direito.
Outras hipóteses podem ser formuladas, a presença constante da figura do juiz na vida do advogado pode gerar uma associação da figura "ordenador" e "comandante" com a qualidade "poderes amplos" e "submissão", e, assim, inconscientemente, alguns organizadores, ao criar estruturas inexplicáveis, estão querendo mais demonstrar o seu poder de submissão sobre seus subordinados do que atender aos critérios objetivos que devem permear uma boa organização empresarial.
No entanto, as prioridades estabelecidas visam demonstrar um caminho mais ou menos eficiente, se baseando antes na casuística e na pesquisa empírica que propriamente conceitos mais complexos e abstratos da administração e psicologia.
Uma primeira parte será dedicada aos recursos humanos; uma segunda, a estrutura interna, quer dizer, a interação entre os funcionários/estagiários, e destes com o sistema burocrático a ser fixado; uma terceira parte tratará da interação do escritório e suas estruturas com o ambiente externo.
Cabe explicar que o termo funcionário utilizado ao longo do trabalho compreende desde advogados sem sociedade com o escritório até empregados menos especializados.
Os Recursos Humanos
A contratação
O processo de contratação de estagiários/funcionários é geralmente realizada unicamente através de entrevistas. No entanto, alguns escritórios fazem uma seleção prévia através de prova escrita. Esta na maioria das vezes se mostra desnecessária, gerando despesas extras e compilação de dados que podem ser percebidos através de outros processos menos dispendiosos.
Também, por mobilizar uma quantidade relativamente grande do pessoal administrativo, dificilmente consegue finalizar a sua realização e correção em pouco tempo, o que é essencial em se tratando de captar profissionais de grande habilidade, visto a rapidez com que são absorvidos pelo mercado.
A melhor pré-seleção é realizada através do próprio currículo apresentado, embora a contratação de funcionários para posições de elite deva ser diferenciada, recomendando um contato prévio com psicólogos especializados. Os eventuais conhecimentos básicos necessários deverão ser requeridos em entrevista, que, através da presença física do agente, poderá demonstrar com muita maior nitidez a sua habilidade e retórica. É recomendável que, se julgar necessária a realização da avaliação, que seja feita após o primeiro contato físico com a mão de obra empregável, tratando apenas dos pontos que não puderam ser percebidos através da entrevista.
Uma prova elucidativa é aquela que visa primordialmente avaliar a redação do candidato, seja na língua pátria ou estrangeira. É possível pedir para que comente determinado fato, ou que este leia um artigo e expresse sua opinião, analisando as repercussões jurídicas ou não. A avaliação deste também deve ser efetuada com cautela, não devendo utilizá-la como principal critério para escolha do recurso humano. Requerer informações no teste sobre conhecimentos que imediatamente não serão aplicados no escritório fornecerá uma base de dados que gerará problemas na avaliação do mesmo, visto que serão valorizadas características que se afastam do perfil mais adequado às necessidades do escritório.
A entrevista é um dos pontos mais críticos e mal executados na maioria dos escritórios. Se o nível do estágio é inferior ao mercado, ou se determinado candidato é super qualificado para a função, é importante, de imediato, instruir que no primeiro contato se forneça algumas informações, como salário (ou bolsa auxílio), horário, atividades a serem realizadas, também podendo optar por fornecer tais informações a este candidato em véspera de entrevista. Uma vez informados, será visível quem não se mostra suficientemente animado em relação às precondições fixadas.
No entanto, não havendo motivo razoável para se crer em um possível desânimo premeditado, as condições devem ser requeridas pelo candidato se assim desejar, o que, na forma perguntada, poderá revelar alguma característica relevante da mão de obra a ser empregável. Se não houver qualquer manifestação durante a entrevista, deve-se, a final, informá-lo. Aliás, deve-se evitar candidatos super qualificados para determinadas funções, principalmente rotineiras e cansativas, visto que provavelmente não permanecerão por muito tempo no cargo. Também é interessante informar a este candidato as razões da sua desclassificação, evitando qualquer animosidade.
Realizar a seleção através de uma coletiva também se mostra uma forma ruim de organizá-la, visto que nem todos os candidatos possuem a disponibilidade para determinado horário, sendo também inexigível por parte do escritório que não disponham de outra atividade de estágio/emprego quando pretendem se inscrever para determinada vaga. Uma coletiva também pode ser mal interpretada, pessoas altamente empregáveis verão nisto uma fraqueza do escritório, que necessita de grande reposição a ponto de exigir grandes coletivas, sendo assim, candidatos com função fixa podem relutar na troca de emprego.
A todo tempo, deve-se trabalhar no sentido de diminuir a resistência do entrevistado, criando um ambiente saudável de conversa, diminuindo a tensão, o ambiente estará mais propenso a sinceridade. Críticas pessoais são marcas da uma eventual prepotência e arbitrariedade do avaliador, que se sente no poder de invadir de forma rude e grotesca a vida pessoal do inquirido, o que de forma alguma ajuda na avaliação. Portanto, é altamente necessário que, antes de perguntar qualquer coisa pessoal, se estabeleça uma boa relação entre o entrevistador e o candidato, comentando determinado jogo de futebol, uma publicação interessante, demonstrando a humildade e bom humor do interlocutor. A função social da "risada" deve ser amplamente utilizada, estudo comprovam que a sua origem é inerente ao homem, o seu reconhecimento é estimulado instintivamente, e, através deste, o interlocutor realiza uma ponte de comunicação com o seu público. Sobre este assunto, ver excelente artigo produzido pela Dra. Sílvia Helena Cardoso. (http://www.epub.org.br/cm/n15/mente/laughter2/info-ciencia.html) .
As perguntas diretas e objetivas são instrumentos corretos apenas para questionar dados objetivos e conceitos jurídicos específicos, cuja valoração subjetiva não é capaz de alterar.
Com relação aos dados pessoais, cuja valoração interna não é passível de ser afastada, como na aferição da animosidade, disposição, vontade de conhecimento do candidato, as perguntas devem ser formuladas de forma que os objetivos sejam implícitos e indiretos, imperceptíveis a uma primeira vista.
A razão é simples, se o candidato está se dispondo a realizar uma entrevista, mesmo que não aceite o cargo, fará o possível para garantir a vaga, destarte, perguntas diretas muito provavelmente resultarão em uma resposta afirmativa.
É necessário citar alguns exemplos. Se for interessante para o perfil visado uma boa disposição, pergunte sobre as suas atividades no período de lazer, se o candidato ficar indeciso, então é possível que as suas atividades não acrescentem nada à sua vida profissional, no entanto, se este demonstrar interesse pelo esporte, com rotina semanal, por atividades culturais e beneficentes sem retorno financeiro, e, em geral, preferindo atividades ativas às passivas, então é um bom indício que o mesmo possua boa disposição.
Para perceber ânimo para o estudo, também utilize perguntas sutis, como, por exemplo, inquirindo sobre o último livro que leu, quando o leu, o que lhe mais atraiu no livro, quais as características negativas do livro, perguntando sobre outras leituras e objetivos fixados para futuros estudos. O melhor traço é sobre atividades que dificilmente trazem algum retorno imediato, remanescendo as benesses culturais e intelectuais.
A habilidade emocional, que permite um bom trabalho em grupo, é percebida através de perguntas que trazem em relevo atividades de socialização do empregável.
A estabilidade emocional é imprescindível, neste ponto é possível perguntar sobre assuntos polêmicos, como o seu candidato a presidência, e, com a devida ressalva, podendo até criticar a escolha deste (e não o candidato em si) se o mesmo não reagir ao estímulo. Caso isto ocorra, procure outros assuntos polêmicos, nunca valorizando o conteúdo do discurso, mas o modo com que este o descreve, que poderá ressaltar as suas características emocionais latentes.
Se não houver qualquer reação, insista no ambiente informal e divertido de conversa. No entanto, caso isto ocorra, sempre é possível recorrer aos meios tradicionais de entrevista, ou, através desta falta de estímulo concluir que o candidato em referência possui pouca iniciativa. Evite falar sobre o perfil desejado do candidato, estes dados devem ser guardados a sete chaves, o objetivo é perceber se, através de perguntas indiretas, o empregável demonstra as características desejadas sem induzir este a respondê-las de determinadas maneiras.
Requerer informações sobre coisas que já estão no currículo é uma perda de tempo, sendo imprescindível que os avaliadores já o tenham lido, podendo inclusive perguntar sobre as atividades mais interessantes ou menos proveitosas em cada emprego/estágio desenvolvido, o porque da saída, o que mais apreciou em determinada palestra/curso, etc. Dados objetivos apresentados no currículo, como o pouco tempo de serviço em alguns estágios, podem servir de indícios para acentuar perguntas que questionam o porquê destes dados, sem quebrar a informalidade e o bom humor da conversa. Se a demissão for uma constante que se mostre relevante no contexto do currículo, pode-se formar um critério para eliminação de candidatos.
A crítica, se absolutamente imprescindível para se verificar a capacidade do candidato em lidar com estas, deve ser realizada sempre com ressalvas e o devido respeito. Esta manutenção de um mínimo ético deve ser mantido após a contratação, sendo absolutamente desnecessário para que ao bom profissional que as medidas drásticas sejam realizadas de forma grosseira, como restará demonstrado ao final.
É muito importante questionar sobre a habilidade de resolver problemas sozinho, visando este aspecto, elabore algumas hipóteses requisitando qual a solução o candidato executaria, esta pergunta também pode ser utilizada para avaliar conjuntamente conhecimentos sobre direito. Mas é possível inquirir sobre situações de cunho apenas emocional, até mesmo sobre situações absurdas.
A resposta inteligente deve ser analisada caso a caso, não cabendo noções pré-fixadas. Se o candidato em perguntas com resposta óbvia não fornecer a resposta esperada por algum motivo emocional que se mostre evidente, é possível questionar a sua sinceridade na entrevista e, dependendo, até fora desta.
Gerenciamento dos Recursos Humanos
É preferível a contratação de estagiários à funcionários para determinadas funções, tendo em vista o crescimento desenfreado de faculdades de Direito. o não pagamento de onerosidades sociais, por ser muito mais econômica , por permitir alguns instrumentos administrativos socialmente reprimidos (como o revezamento de recursos humanos, que causa ônus trabalhistas se executada em funcionários contratados, envolve geralmente demissão mensal de 5% á 10% dos empregados), além destes possuírem um conhecimento técnico mais adequado. No entanto, alguns setores devem ser regidos quase integralmente por aqueles com vínculo empregatício, como, por exemplo, o setor de Recursos Humanos, que eventualmente pode incluir estagiários de administração, assim como outras áreas com função puramente administrativa, como contabilidade, arquivo, etc. A Central de Processamento de Dados deve possuir pelo menos um profissional habilitado na área.
Dentre uma grande quantidade de escritórios, se destacam aqueles que estabelecem um plano de carreira prefixado, com aumento de salários por tempo de serviço e merecimento, com acréscimos de no máximo, e no começo de carreira preferencialmente aos seis meses ou menos. O merecimento pode ser constatado através de avaliações, sejam estas realizadas pelos companheiros de trabalho, seja requerendo conhecimentos práticos, embora seja mais recomendável a realizada por companheiros, avaliando não só o desempenho técnico como fatores emocionais. Desta forma, se estimula estadias mais longas, além de ter um efeito direto sobre a qualidade do trabalho realizado.
Logicamente, em se tratando de um bom candidato, é possível abrir exceções ao plano de carreira para atraí-lo. Evidentemente, tais vantagens concedidas não serão tornadas públicas, e sua divulgação, por parte do estagiário beneficiado pode gerar alguma onerosidade (sanção), como o enquadramento ao plano de carreira tradicional. Não é preciso dizer que os salários são secretos, sendo desaconselhável aos empregados que divulguem tais informações. A concessões excepcionais para uma contratação ou para manter o empregado na empresa são imprescindíveis, embora os limites destas devam ser preestabelecidos, sem exageros.
Certamente é mais compensador em termos de formação de recursos humanos que estagiários do 4º e 5º ano sejam mantidos apenas no ambiente interno do escritório. É também tão importante que os dos primeiros anos não sejam destinados apenas para trabalhos externos cuja gratificação cultural/intelectual é baixa, gerando improdutividade, pois por não se realizar um aprendizado o estagiário se torna desmotivado, decrescendo a qualidade do seu trabalho, destarte, atividades externas com importância essencial podem realizadas com desleixo, resultado o que doravante designaremos como "danos morais" ao recursos humanos, que não possui qualquer vínculo com a acepção jurídica do termo.
Apesar de ser imoral utilizar estagiários como mão-de-obra barata, este não é critério para administração de empresas, que deve visar unicamente o lucro. Sugere-se que todos os escritórios utilizem "office-boys" (preferencialmente terceirizados), que, utilizando motocicleta, serão capazes de realizar certos serviços com maior economia e rapidez.
Interação entre os funcionários e estagiários e o sistema burocrático
Burocracia não é o mesmo que retardamento, aliás, muitos pensadores defendem a burocracia como modelo ideal de organização, o que eventualmente pode ser constatado em uma boa administração.
Destaca-se em um primeiro momento a necessidade de instrução dos funcionários e estagiários novos, que devem passar os primeiros dias de serviço recebendo instruções sobre o funcionamento geral do escritório, sobre as regras de conduta impostas e demais informações gerais, para que não restem dúvidas acerca do funcionamento básico da empresa.
As estruturas internas devem trabalhar de forma coesa, facilitando a comunicação entre os diferentes setores. Nesta, é condenável a centralização excessiva em departamento "para-legal", como é freqüentemente realizado em grandes escritórios. A coordenação dos estagiários deve ser dividida por setores, na qual este trata diretamente com o advogado incumbido na promoção dos feitos.
Essa intermediação realizada pelo "para-legal" entre os estagiários e advogados é ineficiente, pois, não tendo assim os estagiários um acesso direto aos advogados, problemas de comunicação podem deturpar todo o funcionamento do escritório. A administração deve ser direta, econômica e rápida, resultado da retirada de obstáculos desnecessários. Portanto, é interessante a desconcentração do "para-legal", embora esta figura ainda seja necessária, na medida que controla os andamentos e publicações alertando os advogados sobre os prazos, embora os causídicos devam estabelecer um controle em paralelo, acompanhando os andamentos que os estagiários sobre o seu comando executam.
O "para-legal" pode ter a função de órgão fiscalizador de eventuais irregularidades administrativas, no entanto, o eventual preparo de relatórios, projetos e planos por este departamento deve ser remetida à diretoria, ou aos sócios, se for o caso, pois este departamento não pode ser munido de funções de coerção sobre outros setores. Nesta divisão, não se permite a interferência de setores e seus chefes sobre outros departamentos (e seus funcionários) do mesmo nível hierárquico, embora possa ser realizada se verificar vantagens substanciais, sempre dentro do cálculo custo/benefício.
O revezamento de setores é recomendável apenas em escritórios que utilizam a mão-de-obra de estágio em funções essencialmente rotineiras e cansativas, o que costuma ser atenuado com a abolição da centralização de funções no "para-legal". Esta desconcentração, por via de regra, permite uma maior interação entre advogado/estagiário, permitindo ao aprendiz desenvolver, já nos primeiros anos, outras atividades relacionadas à produção de peças processuais, o que atenua o dano emocional (dano moral) que, acumulado, é a maior causa da saída e demissão de bons funcionários e estagiários. Também é possível utilizar este revezamento como forma de desviar eventuais atritos pessoais entre os empregados que se mostram competentes.
Algumas atividades são demasiadas rotineiras e cansativas. Quando a intenção do escritório é utilizar a mão-de-obra de estágio para alimentação da necessidade por novos advogados, é essencial que este não seja imbuído apenas em tarefas cujo aprendizado é remoto. Desta forma, o dano emocional causado não gera uma alta rotatividade de empregados. Caso contrário, seria necessário brecar esta rotatividade com um plano de carreira com maiores aumentos e benefícios, embora esta não seja a solução ideal, visto que os componentes da empresa continuarão sendo emocionalmente abalados, reduzindo a produtividade e eficiência, mesmo que em menor escala com os maiores benefícios.
Seguindo a mesma linha de raciocínio, apenas aqueles profissionais menos empregáveis continuarão trabalhando por longo período no mesmo escritório, pois, caso contrário, levando em conta as vicissitudes apresentadas no exercício regular da função, os mais hábeis são capazes de encontrar outras possibilidades. Como se não bastasse, o futuro "advogado" provavelmente possuirá nível de conhecimento baixo e retardado, justamente porque o escritório utilizou a vida do estagiário em período quase integral.
A solução é designar, para as tarefas cuja compensação em termos de conhecimento é menor, um salário (ou bolsa) maior, sugerindo que os próprios estagiários/funcionários se candidatem para a função, que deverá ter um período máximo de alguns meses para a permanência neste cargo. Não havendo candidatos, deve-se recorrer à designação criteriosa. Entre exemplos destas atividades culturalmente inúteis, estão a leitura de diários oficiais, trabalhos extra-jurídicos (v.g., certidões em tabelionatos de Registro de imóveis), cópias de autos, andamentos processuais se realizados com grande freqüência (quatro a cinco vezes por semana, por exemplo), etc.
Escritórios com "para-legal" descentralizado provavelmente não possuirão estagiários apenas para andamentos processuais, no entanto, se assim o fizerem, o plano de carreira deve ser mais compensador do que o fornecido pelo mercado em geral, de forma que entre os estagiários mais antigos sejam mantidos apenas os melhores.
No trato com a mão-de-obra, é essencial sinceridade. Se o estágio ou trabalho é de meio período, então este deve permanecer não mais que quatro horas. Se for integral, então não mais que oito. Se a atividade realizada por uma determinada pessoa não atender os objetivos necessários, este deve ser criticado imediatamente e apenas no momento que há uma má execução ou não realização do requerido. No entanto, a crítica deve ser sempre construtiva, demonstrando o interesse do escritório no desenvolvimento profissional do funcionário/estagiário, na medida do possível, é óbvio.
Os chefes devem ser instruídos para criticarem apenas atitudes que são relevantes à à administração do escritório. Por exemplo, pouco importa se determinado funcionário/estagiário realiza a sua digitação olhando ou não para a tela, se, de vez em quando, utiliza o telefone do escritório para ligações pessoais, desde que seja capaz de alcançar o objetivo almejado com os meios por estes escolhidos. O uso de um determinado traje pelos estagiários (diferente dos estagiários assistentes), como a gravata, não demonstra os benefícios que sugerem o custo tido por estes na sua compra, indiretamente financiado pelo escritório através da bolsa auxílio.
Portanto, é essencial garantir uma certa liberdade criativa para que o encarregado desenvolva as suas funções, podendo este incrementá-la e modificá-la a qualquer tempo, desde que seja capaz de cumprir os objetivos fixados, sendo pressuposto do sistema que estes sejam razoáveis, caso contrário, toda a construção aqui desenvolvida é inutilizada pela pressão extrema exercida sobre os seus empregados. A manutenção de um mínimo ético entre os diferentes componentes do escritório é importante não só para o desenvolvimento das relações afetivas, que de certa forma atuarão na atenuação do dano emocional (dano moral) e, conseqüentemente, no aumento da produtividade, mas também porque aumenta a produtividade fora do escritório, quando no estudo, estabelecimento de relações pessoais que possam resultar em novos clientes para o escritório, etc.
Todas as atividades internas devem invocar um mínimo de burocracia possível à manutenção da função sem desvirtuações e fraudes. Pedido de pastas, arquivos, documentos, materiais não devem ser obstruídos com entraves, embora devam ser mantidos os registros da retirada de objetos, com especificação de informações essenciais, como nome, data e motivo da retirada, sendo certo que, independente do motivo apresentado, desde que haja algum, não reste prejudicada a utilização do objeto.
Apesar de se dever manter controle do material de escritório utilizado, não se pode restringir aos funcionários/estagiários o uso de qualquer que seja o objeto demonstrado necessário ao exercício da função. A vontade de o contratado querer realizar o trabalho indicado sem poder ter acesso aos instrumentos necessários ao seu exercício é um grande gerador de frustrações e "stress" . Assim, deve a empresa fornecer imediatamente após a contratação (e sem qualquer requerimento) materiais pessoais básicos, como uma agenda, pasta, um arquivo privativo pequeno, assim como gavetas pessoais para guardar quaisquer itens que se mostrarem necessários e, se necessário, as vestimentas usadas no exercício da função.
Escritórios sem compartimentos são altamente desorganizados, e aumentam, por isso, a tensão entre os funcionários. Também é altamente improdutivo manter restrições de acesso a determinadas áreas, como às bibliotecas, aos arquivos, determinados banheiros, visto o benefício gerado é quase nulo ante ao custo gerado por causa desta burocracia, além de, em alguns casos, este tipo de desconfiança infundada acaba por estreitar os vínculos entre os empregados e os seus respectivos chefes, estabelecendo tensão na relação e um maior temor reverencial dos contratados pelos chefes. Telefones e "e-mails" pessoais devem ser permitidos, coibindo excessos e quando objetivamente atrapalhem o trabalho.
Em relação ao dinheiro para pagamento de custas, é melhor que cada funcionário/estagiário carregue consigo um valor mínimo (devidamente registrado), e, a medida que despesas surjam, este crédito seja gasto, sendo constantemente reposto. Logicamente, o caixa deve ser controlado por funcionários de outros setores que aqueles que "geradores" de despesa, com o devido registro em material informatizado, com senha e acesso, regularmente alvo de "back-up" .
O sistema de previsão de custas implica na presunção da absoluta infalibilidade dos funcionários e a previsibilidade de todas as custas. Certamente, nem todas as custas são previsíveis, no entanto, as que requerem valor maior devem ser agendadas previamente pelos próprios advogados, ou seus competentes assistentes, devendo estes pessoalmente entregar os valores aos encarregados pelo pagamento direto.
É preferível que o salário seja realizado em conta-corrente, que, no caso dos estagiários, pode ser mantida sem custas, desde que o banco em referência possua programa especial para estudantes, como é fornecido por instituições como o "Banco do Brasil" (BB "campus") e Itaú, fornecendo, inclusive, o "cheque eletrônico".
Cada setor não deve trabalhar com muitos funcionários/estagiários, visto que, com esta organização, é possível melhor integração e comunicação entre os empregados diretamente relacionados . Os setores devem ser divididos por carteiras de ações judiciais, distribuindo-se de forma igual em pequenos grupos de no máximo 4 advogados, 4 estagiários e 1 funcionário, concedendo ao "para-legal" uma quantidade bem menor de estagiários do que os destinados aos outros setores. É possível, e as vezes imprescindível, que determinado setor empreste os serviços de estagiários e funcionários de outros setores, no entanto, é recomendável que cada setor possua um relativo grau de auto-suficiência.
Entre cada grupo de estagiários em diferentes setores, é possível conferir posições de destaques aos com melhor potencial de organização de pessoas e recursos, atribuindo-lhes função de "chefia de estagiário Júnior". A modificação de chefia, mesmo que temporária (férias), deve ser preferencialmente reposta por advogados/funcionários do mesmo setor, visto que além de estar habituado às pessoas e problemas pertinentes aquele grupo, possuí vínculo afetivo com os demais.
Todo e qualquer documento ou objeto desnecessário (ou inutilizado) deve ser eliminado da área de trabalho, mantendo esta sempre limpa e organizada. Na forma de organização das mesas e materiais, destacamos o modelo "espaço fluído", na qual desaparecem as divisórias, mantendo-se apenas as mesas e suas respectivas gavetas e arquivos, facilitando a comunicação e interação dos estagiários/funcionários, além de gerar uma sensível economia de movimentos ("vis minima"), que diminui o cansaço (dano moral) dos empregado resultante do menor esforço despendido.
É possível manter material recreativo no escritório, como uma mesa de sinuca, por exemplo, o que aumentará os vínculos entre a mão de obra, também gerando uma associação psicológica de idéias prazerosas ao ambiente de trabalho, evitando atividades de lazer realizadas em frente de aparelhos eletrônicos, que é danosa, como recentemente foi comprovado cientificamente. A modificação gráfica constante estimula os sentidos das pessoas, estabelecendo reações mentais e hormonais instintivas em relação à mudança da imagem e cor, o que é próprio dos computadores e televisões. A grosso modo, estes aparelhos eletrônicos não diminuem o "stress", apenas geram uma sensação de prazer temporária e, concomitantemente, um vício pelos estímulos graficamente produzidos, o que comprovadamente diminui a paciência e aumenta a agitação (no sentido negativo).
As chefias devem ser concedidas às pessoas que, além de possuírem certa experiência e competência, são bem comunicativos, dotados de estabilidade emocional e bom humor. A escolha de um dirigente cujo potencial emocional é negativo acaba, em certa medida, influenciando toda a moral dos seus subordinados, o oposto ocorre quando este possui aspectos emocionais positivos.
É importante que o chefe seja capaz de, antes de coibir determinada conduta, estabelecer um mínimo de contraditório, verificando antes o porquê e condições que levaram a tal acontecimento, além de exercer papel na melhora do humor no ambiente de trabalho, principalmente daqueles que se mostrem menos entusiasmados. Obviamente, este deve ter a experiência necessária para constatar o motivo da incompetência, com apuração simples de fatos. Uma pessoa com um mínimo de preparo é capaz de verificar as causas antes de partir aos atos coercivos. Medidas drásticas devem ser tomadas com a ternura da palavra, desta forma os resultados objetivos são os mesmos e os danos subjetivos daquele que emprega tal método é atenuado, tendo em vista que uma determinada atitude servirá de medida coercitiva para outros funcionários, evitando regimes de "terror".
A contratação de parentes, amigos e filhos de amigos deve ser evitada como política interna. Parentes muito próximos, cuja não contratação é impossível, devem ser primeiramente direcionados a outros escritórios, de forma que sejam capazes de formar uma atitude profissional amparada sobre uma experiência profissional legitimamente livre. A proteção funcional de determinados amigos e parentes em um primeiro momento é capaz de deturpar a atitude profissional do mesmo, com probabilidades de desenvolvimento de uma prepotência e um conjunto de atitudes autoritárias, que, embora possam ser coibidas, são exercidas como uma forma de expressão da falta de amadurecimento profissional combinado com o exercício de uma atividade dotada de poderes prematuros de mando.
Um dos maiores objetivos de um escritório é a formação de profissionais com iniciativa e auto-motivação, quer dizer, "self-empowerment", sendo este sempre incentivado para que apure os fatos e decida por si mesmo, e, na medida do possível, atuando como um gerador de soluções e não de problemas.
É importante que ao estagiário/funcionário seja fornecido instrumento pelo qual esse expresse as suas opiniões, seja de forma secreta ou realizada através de coletivas mensais, estimulando que estes dêem sugestões para o andamento do processo administrativo. Assim, eventuais insatisfações profissionais relacionadas à má operacionalização do escritório devem ser postos nestas reuniões, sendo também necessária a proposição da solução (possível e viável), embora a deliberação final caiba à diretoria.
Todas as estruturas implantadas, burocracias, métodos de trabalhos, devem ser analisados de forma que seja possível verificar um benefício maior que o custo derivado. O custo e o benefício não são refletidos apenas em moeda, mas podem ser resultado de um dano emocional, que, indiretamente poderá acarretar prejuízos estruturais e monetários.
Embora não seja o objetivo da empresa o bem estar do funcionário, como já relatado, o rendimento e a produtividade do escritório são influenciados pela moral destes, que deve sempre ser levada em conta, principalmente em um modelo que preza pela auto-iniciativa. Portanto, é necessário integrá-los ao processo, fazê-los sentir como parte importante da máquina, demonstrando o compromisso dos patrões no sentido da possibilidade de se empregar os estagiários, ou, pelo menos, encaminhá-los a outros escritórios, tudo na medida do possível.
Não é aconselhável que estabeleça outras atividades com o grupo de trabalho fora deste período, visto que, embora seja importante o estabelecimento de um vínculo afetivo dos funcionários enquanto no trabalho, as relações profissionais devem ser impessoais e objetiva, dentro dos termos lançados. Também é importante que se estabeleça um período de descanso mental para determinadas atividades, ambientes e pessoas.