Interação do Escritório com o ambiente externo
Os estágios preferíveis são os contratados para meio período (quatro horas), visto que estimulam o desenvolvimento pessoal extra-estágio, principalmente nas áreas do conhecimento, além de atividades de lazer que influenciam no equilíbrio emocional. A realização de tais atividades gera não só menor irritabilidade por parte do estagiário/funcionário, como, em questão de estagiários, se realiza a auto-alimentação, formando advogados aptos (em todos os sentidos) para atuar no próprio escritório.
Caso contrário, o período integral se camufla em um verdadeiro processo de degradação pessoal do agente empregado, visto que as atividades em 8 horas o tornarão um aluno desatencioso e cansado na aula, diminuindo os vínculos emocionais positivos em relação ao escritório (animosidade, descontentamento, maior rotatividade de estagiários). Evidentemente, é necessário manter funcionários, advogados, e possivelmente até alguns estagiários (preferencialmente últimos anos e chefias júnior) em período integral, para que se realize a integração entre o turno da manhã e o da tarde.
O turno da manhã deve ser utilizado preferencialmente para atividades que envolvem consulta processual, visto que o turno nas repartições públicas neste período é bem menos agitado (por razões óbvias), aumentando de forma incrível a produtividade e eficiência nas atividades realizadas.
Deve-se encorajar as atividades extras fora do estágio, podendo prover o pagamento de 1/3 das custas pessoais com um determinado esporte, fornecendo uma bolsa de R$ 20 por mês para gastos com livros técnicos (custos comprovados através de nota fiscal), ou até concedendo um bônus salarial se este conseguir estabelecer uma boa média de notas, também comprovadas através do instrumento competente.
Em contra-mão, deve-se desencorajar a realização de outro estágio, de forma concomitante. Sugere-se que se realizem concursos "acadêmicos" para os estagiários, pagando em moeda para o autor do melhor trabalho. Como tema (e a forma de apresentação), pode-se produzir peças processuais cuja realização é necessária para o desenrolar de uma lide na qual o escritório atua, assim é possível escolher uma "contestação, apelação, inicial, produção de quesitos" cujo prazo ainda não tenha se iniciado ou terminado, e, premiando a melhor peça processual, se estimula atividades intelectuais sem que haja um real prejuízo econômico, visto que as idéias produzidas podem de fato ser aproveitadas no processo, além de fornecer informações úteis sobre quais estagiários/funcionários estão aptos para funções mais avançadas, muito embora esta verificação de capacidade deva se dar com contato contínuo com o empregado/estagiários. No entanto, nada coíbe que sejam tratados temas acadêmicos relevantes para determinado escritório.
As atividades de acompanhamento processual devem funcionar com previsões para um novo andamento, os instrumentos de informática como o "C.P.J. for Windows" fornecem ferramentas para a impressão de relatórios com as respectivas previsões. É necessário que o próprio estagiário seja capaz de incluir andamentos, previsões, xeroxes realizados, cargas, etc., diminuindo tempo gasto com a digitação, visto que, em média, se demora mais se for realizado por terceiros. Porém, é necessário desabilitar a maioria dos usuários nas funções de exclusão e modificação destes andamentos, relegando tal serviço à central processamento de dados.
É bastante ineficiente a utilização de sistema de fichários para a verificação de andamentos processuais, como se pode verificar em alguns escritórios, pois além de ser fisicamente mais vulnerável que a informação eletronicamente armazenada, é capaz de despender maiores gastos com recursos humanos, além de danos emocionais decorrentes de atividades desgastantes e repetidas (visto que o registro virtual é imprescindível atualmente). Logicamente que a substituição do sistema manual pelo informatizado não é sugerido para escritórios com menos de 3 advogados, visto que o custo com "hardware" e "software" não compensa o benefício, no entanto, para quantidades maiores de 10 advogados, é altamente recomendável apenas a utilização de recursos eletrônicos.
Evidentemente, para aquele que utiliza o sistema eletrônico, é necessário tomar certas precauções. Em se tratando de uma grande rotatividade de informações, deve-se utilizar o antivírus, com atualizações sempre recentes, inclusive com compra anual de novo protetor de alta tecnologia (v.g., Symantec e MacAfee), visto que a organização e lógica do sistema de dados e controle de vírus assim como os mecanismos de autodefesa do "software" (antivírus) não sofram grandes modificações com a atualização via internet, embora restem ampliadas as quantidades de definições de vírus. Estas medidas são quanto mais necessárias se os computadores com acesso a "internet" utilizem a mesma rede que o de armazenamento de base de dados importantes.
Para aqueles que não pretendem investir em um bom aparato de prevenção, embora este seja sempre necessário, deve este constituir duas redes paralelas, cujo o intercâmbio de informações possa se dar através de "zip drive" e/ou instrumento análogo,
O primeiro acompanhamento e criação de andamentos devem ser realizados diretamente pelo advogado que, no primeiro contato com o seu cliente, deve também incluir andamentos derivados destes contatos pessoais, mesmo os anteriores à interposição da ação.
Para escritórios interessados apenas na utilização/exploração unilateral e mais lucrativa dos recursos humanos, sugere-se a contratação de estagiários dos primeiros anos, capazes de permanecer mais tempo na função, além de apenas utilizar fontes externas de contratação de advogados, visto o baixo nível daqueles produzidos no escritório.
É possível como medida interna, fornecer, mesmo aos estagiários e funcionários do "para-legal", um percentual fixo sobre os honorários judiciais de clientes indicados por estes. Também é possível a realização da "divulgação em rede", garantindo a terceiros um percentual sobre os honorários de uma primeira ação do novo cliente. Em escritórios grandes, também é aconselhável a fixação de convênios com escritórios de investigação e empresas de consultoria empresarial administrativa, estabelecendo vantagens recíprocas.