De acordo com o conceito de despesas operacionais da Receita Federal, estas são caracterizadas por não serem computadas nos custos e por serem necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora, tais como as usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades. Nesse contexto, poderão ser deduzidos da base de calculo de IRPJ e CSLL as despesas com viagens de funcionários.
Especificadamente, a pessoa jurídica tributada pelo Lucro Real poderá deduzir em cada período de apuração da base de cálculo de IRPJ e CSSL, despesas com viagens de empregados e diretores que estejam comprovadamente vinculadas às atividades da empresa. A viagem deverá ser comprovada por recibo de estabelecimento hoteleiro, ou bilhete de passagem quando a viagem não incluir qualquer pernoite, que mencione o nome do funcionário a serviço da pessoa jurídica.
No caso das despesas com alimentação, das quais não precisam ser comprovadas, sendo apenas preciso comprovar a viagem, poderão ser deduzidas desde que não excedentes ao valor de R$ 16,57 por dia de viagem, caso esse seja superior ao delimitado, haverá a necessidade de apresentar um documento fiscal para que seja dedutível na apuração do IRPJ e da CSLL. Já a dedução de gastos como o uso de táxi será permitido desde que em valores razoáveis. Passagens e hospedagem também entram na lista de deduções.
Porém, nos casos de gastos de viagem realizada por funcionários em função de transferências definitivas para outro estabelecimento da pessoa jurídica, igualmente com relação às despesas com alimentação de sócios, acionistas e diretores não são aplicáveis ao dispositivo. (Lei n° 9.249 de 1995, art. 13, IV e 30, e Portaria MF n o 312/1995).
Tais despesas cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupom emitidos por equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal), contendo sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação (Lei n° 9.532, de 1997, art. 61, § 1 o e 81, II). Sendo assim, qualquer outro meio de emissão de nota fiscal, depende de autorização da Secretaria de Estado da Fazenda.
Contudo, para a recuperação dos créditos tributários nesse ponto, será necessário verificar o que foi pago a título de viagens relacionadas às atividades da empresa, e se elas foram devidamente deduzidas do Imposto de Renda. Após esse procedimento, será feita a retificação da ECF (Escrituração Contábil Fiscal, cuja qual substituiu a DIPJ) e a atualização dos valores pela Taxa SELIC.