Com a terceirização dos arquivos judiciais do Estado de São Paulo, os colegas advogados têm tido dificuldade no desarquivamento de autos, cujos documentos são necessários para instruir ações de execução e revisão de alimentos, dentre outras urgentes. Por vezes, a demora no desarquivamento pleiteado supera 6 meses, por conta de irregularidades encontradas no arquivamento feito até então pelo Poder Judiciário Paulista. Na triagem realizada pela empresa vencedora da licitação para o serviço de arquivamento de feitos, foram constatados ausência de processos nas respectivas caixas, processos trocados e até mesmo objetos estranhos foram encontrados. Não fosse isto, o contrato firmado com esta empresa previu um número de feitos muito inferior ao realmente existente.
Quem sofre com isso são o cidadão e os advogados. Mas enquanto esta contingência não é superada, algumas saídas começam a ser vislumbradas, para que a prestação jurisdicional possa ser conseguida no tempo hábil. Seguem alguns exemplos abaixo:
Para as ações de execução, a juntada do título original é dispensada, quando se tratar de sentença [01]. Porém, como na maioria dos casos a execução não se processa nos mesmos autos da ação de conhecimento, seria necessário, pelo menos, cópia da sentença, para delinear os termos do pedido e orientar o juiz na apreciação preliminar das condições da ação. O mesmo se aplica às ações de revisão de alimentos, incluindo as de exoneração.
A juntada de cópia da sentença já supre as exigências do art. 282, do CPC, não podendo o juiz obstar o andamento da ação sem que a parte contrária impugne fundamentadamente o teor daquele documento, o que veio reforçado atualmente com o advento do Novo Código Civil, segundo o qual as cópias não autenticadas são verdadeiras até que se alegue o contrário [02].
O advogado tem fé pública ao declarar a autenticidade de cópias de documentos de processos, mediante a afirmação de que a cópia confere com o original, acompanhada do número da página e do número dos autos e respectiva Vara Judicial, além da assinatura do advogado e seu número de inscrição na OAB [03]. Modelo de certidão: "Certifico e dou fé que esta cópia confere com o original: proc. nº …/… - …ª Vara de Dracena-SP – fls. … - Data – Assinatura – nome do advogado – OAB nº …".
O problema está em conseguir esta cópia da sentença proferida no processo original. Apesar do protocolo de intenções recentemente firmado, onde os colegas advogados comprometeram-se a guardar cópia das sentenças proferidas nos autos em que militaram, os processos mais antigos escapam a esta possibilidade.
Porém, é possível obter subsídios através do próprio cartório onde transcorreu o processo originário. Segundo as Normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça, atualizadas em 1989 pelo Provimento NSCG nº 50/89, os ofícios judiciais devem possuir livros de registro de sentenças [04], que conterá a parte dispositiva da sentença, com o respectiva folha em que foi exarada, e anotações que remetem ao livro Protocolo de Audiências [05]. Segundo ainda as Normas da Corregedoria Geral de justiça:
"26. Todas as sentenças, cíveis em geral, criminais, mesmo as extintivas de punibilidade, e trabalhistas, deverão ser registradas".
Assim, as ações referidas no início não dependeriam do demorado processo de desarquivamento dos autos originários para instruir a nova ação, bastando obter junto ao respectivo ofício cópia do livro de sentença onde a mesma fora registrada, documento este que, pela fé pública de quem o expedir, não terá sua autenticidade infirmada pela parte contrária.
Porém, esta hipótese mostra-se impraticável, pois é preciso ter o número de registro da sentença, que só encontrado no próprio processo, já arquivado [06]. O advogado obtém, por pesquisas no cartório distribuidor, o número do processo, o ano em que foi distribuído e o ofício em que o mesmo transcorreu. Porém, estas informações não são suficientes para a localização dos registros de sentença, que são numerados independentemente do número do processo e em série anual renovável (1/80, 2/80, 3/80, ... , 1/82, 2/82 etc.) [07], pois na maioria das vezes, a sentença não é prolatada no mesmo ano em que se iniciou o processo.
Para viabilizar a pesquisa do registro de sentença no livro de sentença, o advogado deve, portanto, estar munido do número do processo, do respectivo cartório e, além disto, ser conhecedor do mês e do ano em que a mesma foi prolatada. Com estes dados, o advogado pode pleitear junto ao juiz da causa principal a extração de cópia, ou certidão deste registro de sentença.
Ainda assim, em muitos casos o advogado não terá este último dado, ora porque não representou a parte no processo originário, ora porque o advogado que a representou também não tem esta informação, ora porque a própria parte já esqueceu não se recorda das datas dos acontecimentos dos atos no processo, devido à antiguidade do feito.
Em conclusão, podemos ventilar duas possibilidades para contornar o problema:
1. Oficiar ao juiz diretor do fórum informando do atraso no desarquivamento dos autos e solicitando que baixe portaria determinando ao cartório distribuidor da Comarca que doravante anote na margem das fixas de controle dos processos o número do registro da sentença e do respectivo livro, antes de remeter o processo ao arquivo. Desta maneira, ao pesquisar o número do processo no cartório distribuidor, o advogado também terá acesso ao número do registro da sentença, facilitando a obtenção desta peça processual. Mas isto somente resolverá o problema dos processos que serão arquivados; e
2. Quanto aos processos já arquivados, orientar os advogados militantes na Comarca a solicitarem ao juiz certidão ou cópia do registro da sentença de que necessita para instruírem suas ações, informando, para tanto, o número do processo, da vara em que tramitou e a data em que foi prolatada a sentença (pelo menos mês e ano).
Notas
01
CPC, art. 614, I.02
Código Civil, art. 225.03
CPC, art. 544.04
NSCGJ, Capítulo II, Seção II, Subsecção I, item 5, h.05
NSCGJ, Capítulo II, Seção II, Subsecção I, item 24.06
NSCGJ, Capítulo II, item 87.07
NSCGJ, Capítulo II, Seção II, Subsecção I, item 25.