Com a terceirização dos arquivos judiciais do Estado de São Paulo, os colegas advogados têm tido dificuldade no desarquivamento de autos, cujos documentos são necessários para instruir ações de execução e revisão de alimentos, dentre outras urgentes. Por vezes, a demora no desarquivamento pleiteado supera 6 meses, por conta de irregularidades encontradas no arquivamento feito até então pelo Poder Judiciário Paulista. Na triagem realizada pela empresa vencedora da licitação para o serviço de arquivamento de feitos, foram constatados ausência de processos nas respectivas caixas, processos trocados e até mesmo objetos estranhos foram encontrados. Não fosse isto, o contrato firmado com esta empresa previu um número de feitos muito inferior ao realmente existente.

            Quem sofre com isso são o cidadão e os advogados. Mas enquanto esta contingência não é superada, algumas saídas começam a ser vislumbradas, para que a prestação jurisdicional possa ser conseguida no tempo hábil. Seguem alguns exemplos abaixo:

            Para as ações de execução, a juntada do título original é dispensada, quando se tratar de sentença ^[01]. Porém, como na maioria dos casos a execução não se processa nos mesmos autos da ação de conhecimento, seria necessário, pelo menos, cópia da sentença, para delinear os termos do pedido e orientar o juiz na apreciação preliminar das condições da ação. O mesmo se aplica às ações de revisão de alimentos, incluindo as de exoneração.

            A juntada de cópia da sentença já supre as exigências do art. 282, do CPC, não podendo o juiz obstar o andamento da ação sem que a parte contrária impugne fundamentadamente o teor daquele documento, o que veio reforçado atualmente com o advento do Novo Código Civil, segundo o qual as cópias não autenticadas são verdadeiras até que se alegue o contrário ^[02].

            O advogado tem fé pública ao declarar a autenticidade de cópias de documentos de processos, mediante a afirmação de que a cópia confere com o original, acompanhada do número da página e do número dos autos e respectiva Vara Judicial, além da assinatura do advogado e seu número de inscrição na OAB ^[03]. Modelo de certidão: "Certifico e dou fé que esta cópia confere com o original: proc. nº …/… - …ª Vara de Dracena-SP – fls. … - Data – Assinatura – nome do advogado – OAB nº …".

            O problema está em conseguir esta cópia da sentença proferida no processo original. Apesar do protocolo de intenções recentemente firmado, onde os colegas advogados comprometeram-se a guardar cópia das sentenças proferidas nos autos em que militaram, os processos mais antigos escapam a esta possibilidade.

            Porém, é possível obter subsídios através do próprio cartório onde transcorreu o processo originário. Segundo as Normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça, atualizadas em 1989 pelo Provimento NSCG nº 50/89, os ofícios judiciais devem possuir livros de registro de sentenças ^[04], que conterá a parte dispositiva da sentença, com o respectiva folha em que foi exarada, e anotações que remetem ao livro Protocolo de Audiências ^[05]. Segundo ainda as Normas da Corregedoria Geral de justiça:

            Assim, as ações referidas no início não dependeriam do demorado processo de desarquivamento dos autos originários para instruir a nova ação, bastando obter junto ao respectivo ofício cópia do livro de sentença onde a mesma fora registrada, documento este que, pela fé pública de quem o expedir, não terá sua autenticidade infirmada pela parte contrária.

            Porém, esta hipótese mostra-se impraticável, pois é preciso ter o número de registro da sentença, que só encontrado no próprio processo, já arquivado ^[06]. O advogado obtém, por pesquisas no cartório distribuidor, o número do processo, o ano em que foi distribuído e o ofício em que o mesmo transcorreu. Porém, estas informações não são suficientes para a localização dos registros de sentença, que são numerados independentemente do número do processo e em série anual renovável (1/80, 2/80, 3/80, ... , 1/82, 2/82 etc.) ^[07], pois na maioria das vezes, a sentença não é prolatada no mesmo ano em que se iniciou o processo.

            Para viabilizar a pesquisa do registro de sentença no livro de sentença, o advogado deve, portanto, estar munido do número do processo, do respectivo cartório e, além disto, ser conhecedor do mês e do ano em que a mesma foi prolatada. Com estes dados, o advogado pode pleitear junto ao juiz da causa principal a extração de cópia, ou certidão deste registro de sentença.

            Ainda assim, em muitos casos o advogado não terá este último dado, ora porque não representou a parte no processo originário, ora porque o advogado que a representou também não tem esta informação, ora porque a própria parte já esqueceu não se recorda das datas dos acontecimentos dos atos no processo, devido à antiguidade do feito.

            Em conclusão, podemos ventilar duas possibilidades para contornar o problema:

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            1. Oficiar ao juiz diretor do fórum informando do atraso no desarquivamento dos autos e solicitando que baixe portaria determinando ao cartório distribuidor da Comarca que doravante anote na margem das fixas de controle dos processos o número do registro da sentença e do respectivo livro, antes de remeter o processo ao arquivo. Desta maneira, ao pesquisar o número do processo no cartório distribuidor, o advogado também terá acesso ao número do registro da sentença, facilitando a obtenção desta peça processual. Mas isto somente resolverá o problema dos processos que serão arquivados; e

            2. Quanto aos processos já arquivados, orientar os advogados militantes na Comarca a solicitarem ao juiz certidão ou cópia do registro da sentença de que necessita para instruírem suas ações, informando, para tanto, o número do processo, da vara em que tramitou e a data em que foi prolatada a sentença (pelo menos mês e ano).

Notas