1 - CONSIDERAÇÕES GERAIS
Nestas breves linhas que virão, falaremos dos meios modernos de arquivamento, tendo em vista as Leis Federais n. 6015/73, n. 8935/94 e n. 9492/97. Quanto às duas primeiras leis, faremos uma interpretação extensiva; já quanto à última, lei de protestos, faremos uma interpretação e mostraremos que ela poderá servir de base para as outras serventias através da analogia. Analisando conjuntamente as três leis, falaremos sobre interpretação teleológica ou sociológica.
Começaremos o trabalho explicando o que é interpretação extensiva o que é analogia, demonstrando, principalmente, suas diferenças. Após, falaremos da interpretação teleológica.
2 - INTERPRETAÇÃO EXTENSIVA
Segundo Maria Helena Diniz (2005, pág. 1035):
[...] tal interpretação desenvolve-se em torno da norma, para nela compreender-se casos que não estão expressos em sua letra, mas que nela se encontram, virtualmente, incluídos, conferindo, assim, à norma o mais amplo raio de ação possível, todavia, sempre dentro de seu sentido literal, concluindo que o seu alcance é mais amplo do que indicam seus termos.
Com tal tipo de interpretação, pode-se utilizar uma lei que já seria ultrapassada para seu tempo para torná-la mais atual. Segundo Luiz Regis Prado (2000, pág. 99), interpretação extensiva é a "correção de fórmula legal demasiado estreita", "amplia-se a significação das palavras para alcançar a mens legis".
3 - ANALOGIA
Segundo Maria Helena Diniz (2005, pág. 231), analogia:
[...] é a aplicação, a um caso não regulado de modo direto ou específico por uma norma jurídica, de uma prescrição normativa prevista para uma hipótese distinta, mas semelhante ao caso não contemplado, fundando-se na identidade do motivo da norma, e não na identidade do fato.
A analogia visa a suprir as lacunas existentes no ordenamento jurídico. Segundo Luiz Regis Prado (2000, pág. 99): "a analogia integra e a interpretação extensiva indaga, busca, revela o sentido da norma".
4 - INTERPRETAÇÃO TELEOLÓGICA
Segundo Maria Helena Diniz (2005, pág. 1037): "é a técnica que objetiva adaptar a finalidade da norma às novas exigências sociais, sendo, por isso, também denominada sociológica".
A interpretação sociológica busca os fins da norma, interpretando-a de acordo com todo o sistema, buscando "adaptar o sentido ou finalidade da norma às novas exigências sociais" (GONÇALVES, 2005, pág. 26).
Passaremos, nas linhas abaixo, a fazer breves comentários de alguns artigos das Leis Federais n. 6015/73, n. 8935/94 e n. 9492/96, para depois fecharmos o tema ora proposto.
5 - LEI FEDERAL N. 6015/73
Art. 22. Os livros de registro, bem como as fichas que os substituam, somente sairão do respectivo cartório mediante autorização judicial.
-Preserva-se a segurança dos dados.
-O termo "autorização judicial" pode ser entendido de duas formas:
---Autorização do juiz corregedor dos serviços. É uma autorização administrativa.
---Autorização mediante processo judicial. Este tipo não está restrito ao juiz corregedor; as ordens judiciais devem ser cumpridas.
-Já o termo "livros de registro" deve ter uma interpretação mais ampla. Significa livros, computadores, CDs, disquetes e outros objetos em que se faça o armazenamento de dados.
.Art. 23. Todas as diligências judiciais e extrajudiciais que exigirem a apresentação de qualquer livro, ficha substitutiva de livro ou documento, efetuar-se-ão no próprio cartório
-Este artigo deve ser interpretado conjuntamente com o anterior. Ou seja, os "livros" podem sair do cartório por ordem judicial (ordem administrativa ou em processo judicial).
Art. 24. Os oficiais devem manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos e respondem pela sua ordem e conservação.
-Trata-se de uma das obrigações do delegado: manter a segurança dos dados que estão registrados através do cuidado que ele deve ter com os livros, disquetes, CDs, computadores etc.
-Este artigo está diretamente ligado ao Princípio da Segurança.
Art. 25. Os papéis referentes ao serviço do registro serão arquivados em cartório mediante a utilização de processos racionais que facilitem as buscas, facultada a utilização de microfilmagem e de outros meios de reprodução autorizados em lei.
-Deve-se procurar um meio que garanta ao mesmo tempo a eficiência e a segurança.
-Eficiência significa que os dados constantes do registro devem ser de fácil acesso. De nada adianta um título estar registrado, se o registro não pode ser encontrado. Cada vez mais são utilizados meios eletrônicos que permitem uma maior capacidade de armazenamento de dados, com uma maior facilidade de localização dos mesmos.
-Segurança significa que se deve procurar a modernização, mas sem se esquecer em nenhum momento de que os dados armazenados garantem direitos. Logo, eles devem ser mantidos intactos.
Art. 26. Os livros e papéis pertencentes ao arquivo do cartório ali permanecerão indefinidamente.
-Pode-se interpretar este artigo de dois modos:
---Os livros, computadores, CDs e outros que contenham os dados registrados devem permanecer na sede da serventia. Tal procedimento facilita as buscas e a emissão de certidões. Logo, até é admitido que os livros não fiquem no local exato do cartório, desde que os dados sejam de fácil acesso para quem estiver na sede da serventia.
---Mesmo havendo desdobramento de serventia, o que na originária foi registrado, nela permanecerá. Os novos registros e averbações serão feitos na nova serventia.
6 LEI FEDERAL N. 8935/94
Art. 4º Os serviços notariais e de registro serão
prestados, de modo eficiente e adequado, em dias e horários estabelecidos
pelo juízo competente, atendidas as peculiaridades locais, em local de fácil
acesso ao público e que ofereça segurança para o arquivamento de livros e
documentos
Art. 4º Os serviços notariais e de registro serão prestados, de modo eficiente e adequado, em dias e horários estabelecidos pelo juízo competente, atendidas as peculiaridades locais, em local de fácil acesso ao público e que ofereça segurança para o arquivamento de livros e documentos
-Princípio da Eficiência. Os serviços devem ser prestados de forma eficiente e adequada. O serviço deve ser prestado no menor tempo possível, e com boa qualidade.
-Quando a lei fala que os dias e horários serão estabelecidos pelo juízo competente, deve-se interpretar que o horário deve ser fixado pela Corregedoria.
-Quando a lei fala em segurança, ela diz que os serviços devem estar em locais que não sejam facilmente atingidos por força da natureza e correlatos. Por exemplo, o cartório não deve ser localizado às margens de um rio que freqüentemente sai de seu leito na época das chuvas.
-Como "local de fácil acesso", deve-se entender aquele para o qual haja facilidade de transporte público.
-O arquivamento pode ser feito através de meios eletrônicos, como computadores, CDs etc. Nesse sentido a palavra "arquivo" adquire uma conotação mais ampla do que simples repositório de papéis. O que importa é que sejam mantidas a publicidade, a eficácia, a segurança e a autenticidade dos serviços.
-Princípio da Autonomia Administrativa.
---Os delegados podem praticar, independentemente de autorização, todos os atos legalmente previstos necessários à execução e organização dos serviços. Mas é importante dizer que tal autonomia visa a uma melhor prestação do serviço. Aqui pode ser inserido o dever do oficial de atender o público dentro dos prazos legais e com qualidade.
---Também deve ser lembrado que o delegado sofre fiscalização pelo Poder Judiciário. Juiz Corregedor dos serviços e Corregedoria-Geral de Justiça.
-O Poder Judiciário detém apenas a fiscalização dos serviços. Pelo Princípio da Autonomia Administrativa, aos delegados compete a organização da serventia, visando à prestação de um serviço rápido e de qualidade.
Art. 41. Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar, independentemente de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução.
-Neste artigo vemos o Princípio da Autonomia Administrativa no que se refere aos processos de escrituração e conservação. O importante é o resguardo da publicidade, da eficácia, da segurança e da autenticidade dos atos jurídicos.
Art. 42. Os papéis referentes aos serviços dos notários e dos oficiais de registro serão arquivados mediante utilização de processos que facilitem as buscas.
-Este artigo visa tanto à praticidade quanto à segurança dos serviços. O importante é garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos do modo mais eficiente possível.
-O termo "Papéis" deve sofrer interpretação extensiva para abarcar microfilmagem, meios eletrônicos etc.
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação.
Parágrafo único. Se houver necessidade de serem periciados, o exame deverá ocorrer na própria sede do serviço, em dia e hora adrede designados, com ciência do titular e autorização do juízo competente.
-É obrigação do delegado preservar a segurança dos atos jurídicos. Assim prescreve o artigo 1º desta lei.
-A segurança dos atos jurídicos se faz através de métodos seguros de arquivamento. Método seguro de arquivamento diz respeito ao modo como ele é feito e à maneira como ele é conservado e protegido de violações.
7 - LEI FEDERAL N. 9492/97
Art. 32. O livro de Protocolo poderá ser escriturado mediante processo manual, mecânico, eletrônico ou informatizado, em folhas soltas e com colunas destinadas às seguintes anotações: número de ordem, natureza do título ou documento de dívida, valor, apresentante, devedor e ocorrências.
-Este artigo trata do Livro de Protocolo.
-Este artigo traz a obrigatoriedade do livro de protocolo, que pode ser escriturado de diversas formas, inclusive por meio eletrônico.
-São 3 os livros a serem mantidos em uma serventia de protestos:
--1 – Livro de Protocolo.
--2 – Livro de Registro de Protestos.
--3 – Livro Índice.
-Importante dizer que cada vez mais os livros vão sendo substituídos por métodos eletrônicos de arquivamento. O importante é que se garanta a publicidade, a eficácia, a segurança e a autenticidade dos registros.
Parágrafo único. A escrituração será diária, constando do termo de encerramento o número de documentos apresentados no dia, sendo a data da protocolização a mesma do termo diário do encerramento.
-A escrituração diária ajuda na fiscalização e garante a ordem de precedência.
Art. 33. Os livros de Registros de Protesto serão abertos e encerrados pelo Tabelião de Protestos ou seus Substitutos, ou ainda por Escrevente autorizado, com suas folhas numeradas e rubricadas.
-Este artigo trata do Livro de Registro de Protesto.
-É importante perceber que não é mais o Juiz que faz o termo de encerramento, e sim o tabelião.
Art. 34. Os índices serão de localização dos protestos registrados e conterão os nomes dos devedores, na forma do § 4º do art. 21, vedada a exclusão ou omissão de nomes e de protestos, ainda que em caráter provisório ou parcial, não decorrente do cancelamento definitivo do protesto.
-Este artigo trata do Livro Índice.
-O tabelião deve ter um índice pelo qual se encontrem todos os protestos lavrados em nome de uma pessoa. Os nomes das pessoas, constantes no índice, devem ser acompanhados do documento de identidade mais CPF ou CNPJ. Este índice tem o mesmo objetivo do Livro indicador pessoal do registro de imóveis (artigo 138 da Lei 6.015/73); ele favorece a localização de todos os protestos registrados em nome de uma pessoa.
-Qualquer título não cancelado deve constar no índice. Se houve sustação de protesto, a mesma deve constar do índice.
§ 1º Os índices conterão referência ao livro e à folha, ao microfilme ou ao arquivo eletrônico onde estiver registrado o protesto, ou ao número do registro, e aos cancelamentos de protestos efetuados.
-É o sistema de anotações recíprocas, que facilita as buscas.
§ 2º Os índices poderão ser elaborados pelo sistema de fichas, microfichas ou banco eletrônico de dados.
-O banco eletrônico de dados garante uma maior publicidade, pois, através dele fica mais fácil a localização dos registros e averbações. Com avanço da tecnologia, pode-se dizer que tal método é o mais seguro.
Art. 35. O Tabelião de Protestos arquivará ainda:
I - intimações;
II - editais;
III - documentos apresentados para a averbação no registro de protestos e ordens de cancelamentos;
IV - mandados e ofícios judiciais;
V - solicitações de retirada de documentos pelo apresentante;
VI - comprovantes de entrega de pagamentos aos credores;
VII - comprovantes de devolução de documentos de dívida irregulares.
-Acontece quando por vício formal o credor não poderia ter protestado o documento. Ver parágrafo único, do artigo 9º desta lei.
§ 1º Os arquivos deverão ser conservados, pelo menos, durante os seguintes prazos:
I - um ano, para as intimações e editais correspondentes a documentos protestados e ordens de cancelamento;
II - seis meses, para as intimações e editais correspondentes a documentos pagos ou retirados além do tríduo legal;
-Documentos retirados além do tríduo legal que não foram protestados.
III - trinta dias, para os comprovantes de entrega de pagamento aos credores, para as solicitações de retirada dos apresentantes e para os comprovantes de devolução, por irregularidade, aos mesmos, dos títulos e documentos de dívidas.
§ 2º Para os livros e documentos microfilmados ou gravados por processo eletrônico de imagens não subsiste a obrigatoriedade de sua conservação.
-O que o parágrafo quer dizer é que a microfilmagem ou o processo eletrônico de imagens substitui os livros. É que eles garantem a transcrição literal, que é integral.
§ 3º Os mandados judiciais de sustação de protesto deverão ser conservados, juntamente com os respectivos documentos, até solução definitiva por parte do Juízo.
-Este artigo é muito importante tendo em vista o estabelecimento dos prazos de arquivamento e papéis que devem ser arquivados.
Art. 36. O prazo de arquivamento é de três anos para livros de protocolo e de dez anos para os livros de registros de protesto e respectivos títulos.
-Este é o prazo mínimo de arquivamento. Com os atuais métodos tecnológicos, a tendência é que o arquivamento se faça por mais tempo.
Como dissemos no início desse trabalho, a Lei 6015/73 deve sofrer uma interpretação extensiva e teleológica para poder abarcar as novas tecnologias que permitem métodos mais seguros e mais eficientes de arquivamento e buscas.
Aceitando-se tais métodos, passaremos a perceber que os artigos da Lei 6015/73 devem ser interpretados conjuntamente com as Leis 8935/94 e 9492/97 para permitir que os arquivamentos sejam feitos através dos mais modernos métodos tecnológicos.
Podemos, também, falar de analogia. Entendendo-se que depois da Lei 8935/94 era exigível que cada serventia tivesse a sua legislação específica, poderemos utilizar-nos da Lei 9492/97. É que tal legislação permite o arquivamento dos dados por meios os mais modernos possíveis.
Encerramos esse trabalho dizendo que o importante é que sejam obedecidos os princípios da Publicidade, da Eficiência, da Segurança e da Autenticidade na feitura dos arquivos dos serviços notariais e registrais.
REFERÊNCIAS
DINIZ, Maria Helena. Dicionário Jurídico. v. I e II. (ambos 2ª edição) São Paulo: Saraiva, 2005.
PRADO, Luiz Regis. Curso de Direito Penal Brasileiro: parte geral. 2. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2000.
GONÇALVES, Carlos Roberto. Direito Civil: parte geral. (12ª edição) São Paulo: Saraiva, 2005.
BRASIL, Lei 6.015, de 31 de dezembro de 1973. Dispõe sobre os registros públicos e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L6015.htm>. Acesso em: 02 jun. 2006.
BRASIL. Lei n. 8.935, de 18 de novembro de 1994. Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro. Disponível em: <http://legislacao.planalto.gov.br/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%208.935-1994?OpenDocument>. Acesso em: 02 jun. 2006.
BRASIL. Lei n. 9.492, de 10 de setembro de 1997. Define competência, regulamenta os serviços concernentes ao protesto de títulos e outros documentos de dívida e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L9492.htm>. Acesso em: 02 jun. 2006.