Lemos e ouvimos incontáveis e repetidas vezes, de fontes as mais diversas, um antigo dogma a respeito do gerenciamento dos Cartórios judiciais : é obrigação do Juiz gerir os Cartórios; se este não funciona a contento, o Magistrado é o primeiro e principal responsável.

Esse dogma, verdadeiro ícone ideológico incontestado até hoje, foi intelectualmente absorvido por praticamente toda a classe jurídica, de forma especial - e curiosa -, pela própria Magistratura, na qual essa semente sócio-político-psicológica encontra eco singular.

Confesso que desde que o ouvi pela primeira vez, inquietei-me. Tive vasta experiência no dia-a-dia de um Cartório, como Auxiliar, Escrevente, Notária e Escrivã, e já conto com quase um decanato de Magistratura, mas continuo a ouvi-la com uma boa dose de ceticismo, e ainda de inquietação. Daí a vontade de instigar ao debate sobre o tema.

A raiz dessa mentalidade de responsabilidade-culpa que enfocamos está calcada na lei latu sensu ( leis como a LOMAN (art. 35, VII), código de organização judiciária – lei estadual-, regimentos internos, resoluções, portarias dos Tribunais ), na literatura jurídica em geral (doutrina e jurisprudência), e, bem antes, num sistema histórico patriarcal-imperialista.

Outro pensamento – esse também com forte matiz sócio-cultural – que se disseminou no meio jurídico é o de que as imposições da lei não merecem ser questionadas; deve-se cumpri-las, sem muito espaço para questionamentos, até porque , pelos princípios tradicionais do direito – um tanto ultrapassados e parte em desuso, é verdade -, a lei não diz coisas inúteis e não impõe condutas perniciosas; afinal, a lei é ou deveria ser sempre sábia, e justa (...).

Sabemos que essa máxima é também falaciosa. No Direito, as mudanças de mentalidade e de postura costumam ser mais tardias...

Mas voltando ao tema abordado nos deparamos com aspectos bizarros e instigantes, que nos remetem à seguinte pergunta : por que o Juiz deve ser responsabilizado pelo mau andamento do Cartório ?

Abstrairemos a imposição legal, que já foi mencionada – e que entendemos deva ser repensada. Mais nos interessa aqui dissecar os aspectos de ordem administrativa, lógica, prática e funcional.

Pois bem. Analisemos a questão verificando-se a congruência responsabilidade-poder de interferência e de punição.

Para melhor conduzirmos a análise, de acordo com a realidade de nosso Estado (Sergipe) – que é a que conhecemos mais de perto -, a dividiremos em itens que tratam dos principais aspectos de alcance no gerenciamento cartorário. São eles : 1-Gerenciamento de material – fornecimento - administração; 2-Gerenciamento de pessoal – composição das equipes de trabalho - poder de fiscalização –poder punitivo- carência de preparo técnico e de padronização do serviço; 3-Gerenciamento funcional da atividade-fim do Magistrado – atividades judiciais x atividades administrativas; 4- Macro-estrutura gerencial – Corregedoria de Justiça - sugestões e conclusão.


  1. Gerenciamento de material – fornecimento –administração:

As Comarcas, Varas e Juizados trabalham sob sistema de requisição de materiais permanentes e de expediente a setores próprios do Tribunal de Justiça, de acordo com as suas necessidades, e através de pedidos mensais.

No dia-a-dia forense, é comum ocorrerem atrasos e incompletudes nas entregas, por questões várias, destacando-se a margem financeira de repasse das verbas ao Judiciário, pelo Poder Executivo. Esses atrasos e incompletudes dão margem, aqui e acolá, a paralisações no serviço ou impossibilidade de prestação de um serviço otimizado. É a conhecida e tão reclamada falta de estruturação dos blocos que prestam a atividade-fim : Cartórios, Secretarias e Gabinetes, além das demais dependências dos Fóruns.

O fornecimento dos materiais – permanentes ou não – e os serviços de manutenção , por força disso , não conseguem atingir a demanda que lhes é apresentada - e que cresce na mesma proporção da procura pelos serviços judiciários.

Nesse compasso, torna-se difícil a prestação de um serviço judiciário eficiente e rápido.

É verdade que os esforços de estruturação e manutenção contínua dos referidos blocos vêm se multiplicando, dia após dia, administração após administração, mas reconhecemos que é difícil dar vazão a imposições crescentes do serviço sem um aumento correspondente no suprimento financeiro que o Poder Judiciário estadual recebe ou arrecada através das taxas judiciárias.

De qualquer sorte, como já acima foi registrado, o assunto já não é mais um tabu ou motivo de agravo para as administrações do Tribunal de Justiça, dado que os motivos da carência de estruturação são bastante conhecidos e largamente debatidos.

Na esteira dessa "distonia" administrativa, o Magistrado fica impossibilitado de empreender um trabalho decente de condução do bloco judiciário sob seu comando.

Ao Juiz resta acomodar-se a um orçamento pequeno, e que, ademais, não lhe pertence e sobre o qual ele não tem alcance gerencial algum.

Esse é o primeiro ponto a se considerar.


2- Gerenciamento de Pessoal – composição das equipes de trabalho - poder de fiscalização – poder punitivo – carência de preparo técnico e de padronização do serviço;

As equipes de trabalho das Comarcas, Varas e Juizados foram por muito tempo compostas por servidores requisitados e comissionados, em sua maioria; os servidores efetivos sempre foram uma pequeníssima minoria.

Tal massa de mão-de-obra, por outro lado, algumas vezes gozou de tratamentos privilegiados ligados a preferências administrativas, o que impedia os Juízes de remanejarem e de punirem com facilidade os maus-servidores - vicissitude que se estende a todos os outros setores do poder público, infelizmente.

Os requisitados poderiam, em geral, ser "devolvidos" à administração do Tribunal de Justiça. Menos mal. Mas os cargos comissionados e os ocupados por servidores efetivos, por suas vezes, vez por outra requereram incontáveis malabarismos administrativos e legais dos Juízes para serem atingidos.

Diante dessa inexorável realidade, o poder de polícia do Juiz se esgarça, sem dúvida.

Aos Juízes, após o longo calvário de apuração de uma infração funcional de maior gravidade, cabe uma ridícula atribuição punitiva : apenas se pode punir com mera advertência. E o funcionário desidioso continua a gerar aborrecimentos, prejuízos ao serviço e às partes, e responsabilidade ao Juiz – subsidiária em termos civis, e solidária, em termos administrativos.. É inacreditável, mas verdadeiro.

Aspecto coadjuvante é o que diz respeito à falta de treinamento específico para os serviços prestados.

Conta-se com uma massa de pessoas que, majoritariamente, não receberam orientações e treinamentos próprios para exercício de suas funções, ou não recebem cursos/treinamentos de manutenção e reciclagem, e se os recebem, não os absorvem de maneira satisfatória.

Confesso que pouco entendo de gerenciamento de recursos humanos, mas sei o suficiente para ter uma noção, ainda que pálida, das necessidades básicas, as mais comezinhas, do serviço judiciário.

Um terceiro fator agregante de estrangulamento dos serviços é a falta de uma padronização lógica, racional e mais abrangente dos serviços cartorários. Grandes passos já foram dados neste sentido, especialmente pelas duas últimas administrações da Corregedoria de Justiça – justiça seja feita - mas ainda há muito caminho a trilhar.

Em resumo, temos um quadro com toques surrealistas, onde a ingerência do Juiz é mínima, o alcance punitivo é mínimo – ridículo, até - mas a responsabilidade social e funcional é vigorosa.

Um novo e alentador horizonte pode se descortinar com o provimento dos cargos através de concurso público recentemente realizado. Ares novos e benfazejos certamente soprarão. Mas ainda assim, restaria a falta de alcance referente aos demais itens acima tratados, o que manteria o status quo atual em vários aspectos.

Eis o segundo ponto da abordagem.


3--Gerenciamento funcional da atividade-fim do Magistrado – atividades judiciais X atividades administrativas:

Discorre-se e divulga-se diuturnamente sobre o aumento da demanda judiciária. As estatísticas não nos deixam mentir, os Fóruns , Comarcas, Varas e Juizados estão abarrotados, e os conflitos sociais são cada vez mais sofisticados e complexos.

À frente desse panorama, mesmo com a iminente ampliação do número de Magistrados em nosso Estado (pela realização de concurso público), cada um dos Juízes continuará enfrentando número de atribuições e de processos muito além de sua capacidade humana e funcional.

Vivemos "correndo atrás do prejuízo", impotentes, angustiados, crescentemente desgastados no âmbito físico, psicológico, e – ah! irônico destino... – perante os órgãos fiscalizadores e perante os jurisdicionados.

O anseio social por uma justiça célere, eficiente e efetiva é crescente.

Entretanto, a justiça é lenta, morosa, ineficiente... e a culpa é atribuída, em maior fatia, aos Magistrados de primeiro grau, justamente os que vivem soterrados pelas distorções de um sistema político, social e judiciário perverso e injusto : atribui-se a culpa a quem mais vive tentando conter os malefícios.

Aos Juízes cabe agilizar a prestação da justiça. Enfrentam-se pautas de audiëncia bem mais extensas do que deveriam, pilhas de processos para despacho e julgamento, atendimento aos Advogados e partes, reclamações (justas e injustas) e, além de tudo isso, os problemas de uma administração cartorária cujas soluções lhes fogem às mãos ou nunca chegam a toca-las. E aí nem incluímos a administração dos Fóruns, cujas vicissitudes são semelhantes às dos Cartórios, com algumas peculiaridades...

E aqui é oportuno lembrar que a atividade judicial é indelegável, o que não ocorre com a atividade gerencial, por exemplo.

Como conciliar tantas atribuições sem prejuízos à qualidade do serviço prestado para mim é um mistério. Sinceramente parabenizo, com uma ponta de inveja, os Colegas que dizem faze-lo, mas confesso-me sempre deficiente em tal mister, embora muito me esforce para atingi-lo.

Acredito, outrossim, que o desempenho eficiente e satisfatório de todas as funções atribuídas ao Juiz, na realidade atual, é quase impossível. Em alguns casos, seria milagroso.

Tenho o cuidado de registrar, por outro ângulo, que aqui não vai qualquer apologia à vitimização do Magistrado ou à subtração de suas responsabilidades.

O que pretendo é ancorar uma reflexão justa e lúcida sobre o ponto.

E assim vai colocado o terceiro item que nos propomos a analisar.


4- Macro-estrutura gerencial – Corregedoria de Justiça- sugestões e conclusão.

Esse item é, ele próprio, um epílogo, um resumo dos anteriores, uma tentativa de conclusão reflexiva.

Refoge aos Juízes a administração de inúmeros fatores de manutenção dos Cartórios, Secretarias e Fóruns, como já demonstramos acima. É fato.

Se assim o é, a atribuição de qualquer responsabilidade ao Juiz por ato ilegal ou irregular dos Cartórios ou Secretarias é não somente injusta, mas atentatória ao próprio Direito (vai contra os mais fundamentais princípios de atribuição de responsabilidade por dolo ou culpa (dentre outros), não se podendo falar em qualquer um deles – regofe à correlação punitiva primária : poder/dever de agir - responsabilidade, ou, se preferir, ação/omissão-responsabilidade)

A responsabilidade dos referidos atos deveria ser diretamente atribuída ao servidor faltoso, sem imposições de fiscalização ao Juiz por atos de administração do Cartório.

Ao escrivão caberia gerenciar a administração do andamento dos feitos, no que a lei atine, e também a parte administrativa do Cartório – escala de férias, freqüências, administração de material, etc.

A atuação reguladora do Juiz se circunscreveria a cada processo e ato processual, e as irregularidades seriam denunciadas pelas partes e Advogados, a quem caberia a fiscalização individual dos feitos, como já ocorre ou deveria ocorrer.

A essa altura os leitores mais aferroados ao status presente tacharão minhas teses como absurdos, e se perguntarão: afinal, quem fiscalizaria o Cartório ? Respondo : Caberia a fiscalização gerencial a quem cabe expedir os ordens de gerenciamento em sentido amplo e a quem pode exercer o poder de punição: as Corregedorias. E respondo com base na própria legislação institucional estadual , já que o art. 30 da Lei Complementar Estadual 88 (Código de Organização Judiciária do Estado de Sergipe) me endossa a tanto.

As correições seriam feitas deixando apartadas as responsabilidades do Juiz e do Escrivão. O Cartório, no referente ao serviço que lhe é próprio, aí incluídos itens como organização, procedimentos, manutenção de materiais, e outros, seria fiscalizado separadamente, observada a presteza, temporaneidade , agilidade e dinâmica no cumprimento dos despachos judiciais e a administração cartorária em si. O Juiz seria fiscalizado no que diz respeito ao cumprimento de suas funções constitucionais estritas – despachos, julgamentos, audiências, cumprimento de prazos, enfim, condução do processo. Cada um seria corrigido ou aplaudido pelos seus próprios mandos ou desmandos, substituindo-se o sistema vigente, no qual os Juízes são chamados à atenção por atos que não praticam, não ensejam e na maioria das vezes não podem evitar.

Cabe lembrar, por aqui, que a figura do gestor público, cujo espelho vem sendo multiplicado, já representa um passo na mudança de mentalidade no âmbito público, e poderia ser aproveitada, com adaptações, ao âmbito do Judiciário.

É à guisa de repensamento que traçamos estas linhas e lançamos estas sugestões.

Por derradeiro, gostaria de relembrar outra conhecida máxima segundo a qual quem ordena e cobra os resultados de uma tarefa deve fornecer os meios para que ela seja satisfeita.

E que assim seja feito na Casa da Justiça!


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Informações sobre o texto

Como citar este texto (NBR 6023:2002 ABNT)

PRADO, Gardênia Carmelo. Gerenciamento de cartórios: instigando ao debate. Revista Jus Navigandi, ISSN 1518-4862, Teresina, ano 9, n. 301, 4 maio 2004. Disponível em: <https://jus.com.br/artigos/5166>. Acesso em: 9 dez. 2018.

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