Operacionalizando um escritório de advocacia

É preferível a contratação de estagiários à funcionários para determinadas funções, tendo em vista o crescimento desenfreado de faculdades de Direito. o não pagamento de onerosidades sociais, por ser muito mais econômica , por permitir alguns instrumentos administrativos socialmente reprimidos (como o revezamento de recursos humanos, que causa ônus trabalhistas se executada em funcionários contratados, envolve geralmente demissão mensal de 5% á 10% dos empregados), além destes possuírem um conhecimento técnico mais adequado. No entanto, alguns setores devem ser regidos quase integralmente por aqueles com vínculo empregatício, como, por exemplo, o setor de Recursos Humanos, que eventualmente pode incluir estagiários de administração, assim como outras áreas com função puramente administrativa, como contabilidade, arquivo, etc. A Central de Processamento de Dados deve possuir pelo menos um profissional habilitado na área.

Dentre uma grande quantidade de escritórios, se destacam aqueles que estabelecem um plano de carreira prefixado, com aumento de salários por tempo de serviço e merecimento, com acréscimos de no máximo, e no começo de carreira preferencialmente aos seis meses ou menos. O merecimento pode ser constatado através de avaliações, sejam estas realizadas pelos companheiros de trabalho, seja requerendo conhecimentos práticos, embora seja mais recomendável a realizada por companheiros, avaliando não só o desempenho técnico como fatores emocionais. Desta forma, se estimula estadias mais longas, além de ter um efeito direto sobre a qualidade do trabalho realizado.

Logicamente, em se tratando de um bom candidato, é possível abrir exceções ao plano de carreira para atraí-lo. Evidentemente, tais vantagens concedidas não serão tornadas públicas, e sua divulgação, por parte do estagiário beneficiado pode gerar alguma onerosidade (sanção), como o enquadramento ao plano de carreira tradicional. Não é preciso dizer que os salários são secretos, sendo desaconselhável aos empregados que divulguem tais informações. A concessões excepcionais para uma contratação ou para manter o empregado na empresa são imprescindíveis, embora os limites destas devam ser preestabelecidos, sem exageros.

Certamente é mais compensador em termos de formação de recursos humanos que estagiários do 4º e 5º ano sejam mantidos apenas no ambiente interno do escritório. É também tão importante que os dos primeiros anos não sejam destinados apenas para trabalhos externos cuja gratificação cultural/intelectual é baixa, gerando improdutividade, pois por não se realizar um aprendizado o estagiário se torna desmotivado, decrescendo a qualidade do seu trabalho, destarte, atividades externas com importância essencial podem realizadas com desleixo, resultado o que doravante designaremos como "danos morais" ao recursos humanos, que não possui qualquer vínculo com a acepção jurídica do termo.

Apesar de ser imoral utilizar estagiários como mão-de-obra barata, este não é critério para administração de empresas, que deve visar unicamente o lucro. Sugere-se que todos os escritórios utilizem "office-boys" (preferencialmente terceirizados), que, utilizando motocicleta, serão capazes de realizar certos serviços com maior economia e rapidez.

Interação entre os funcionários e estagiários e o sistema burocrático

Burocracia não é o mesmo que retardamento, aliás, muitos pensadores defendem a burocracia como modelo ideal de organização, o que eventualmente pode ser constatado em uma boa administração.

Destaca-se em um primeiro momento a necessidade de instrução dos funcionários e estagiários novos, que devem passar os primeiros dias de serviço recebendo instruções sobre o funcionamento geral do escritório, sobre as regras de conduta impostas e demais informações gerais, para que não restem dúvidas acerca do funcionamento básico da empresa.

As estruturas internas devem trabalhar de forma coesa, facilitando a comunicação entre os diferentes setores. Nesta, é condenável a centralização excessiva em departamento "para-legal", como é freqüentemente realizado em grandes escritórios. A coordenação dos estagiários deve ser dividida por setores, na qual este trata diretamente com o advogado incumbido na promoção dos feitos.

Essa intermediação realizada pelo "para-legal" entre os estagiários e advogados é ineficiente, pois, não tendo assim os estagiários um acesso direto aos advogados, problemas de comunicação podem deturpar todo o funcionamento do escritório. A administração deve ser direta, econômica e rápida, resultado da retirada de obstáculos desnecessários. Portanto, é interessante a desconcentração do "para-legal", embora esta figura ainda seja necessária, na medida que controla os andamentos e publicações alertando os advogados sobre os prazos, embora os causídicos devam estabelecer um controle em paralelo, acompanhando os andamentos que os estagiários sobre o seu comando executam.

O "para-legal" pode ter a função de órgão fiscalizador de eventuais irregularidades administrativas, no entanto, o eventual preparo de relatórios, projetos e planos por este departamento deve ser remetida à diretoria, ou aos sócios, se for o caso, pois este departamento não pode ser munido de funções de coerção sobre outros setores. Nesta divisão, não se permite a interferência de setores e seus chefes sobre outros departamentos (e seus funcionários) do mesmo nível hierárquico, embora possa ser realizada se verificar vantagens substanciais, sempre dentro do cálculo custo/benefício.

O revezamento de setores é recomendável apenas em escritórios que utilizam a mão-de-obra de estágio em funções essencialmente rotineiras e cansativas, o que costuma ser atenuado com a abolição da centralização de funções no "para-legal". Esta desconcentração, por via de regra, permite uma maior interação entre advogado/estagiário, permitindo ao aprendiz desenvolver, já nos primeiros anos, outras atividades relacionadas à produção de peças processuais, o que atenua o dano emocional (dano moral) que, acumulado, é a maior causa da saída e demissão de bons funcionários e estagiários. Também é possível utilizar este revezamento como forma de desviar eventuais atritos pessoais entre os empregados que se mostram competentes.

Algumas atividades são demasiadas rotineiras e cansativas. Quando a intenção do escritório é utilizar a mão-de-obra de estágio para alimentação da necessidade por novos advogados, é essencial que este não seja imbuído apenas em tarefas cujo aprendizado é remoto. Desta forma, o dano emocional causado não gera uma alta rotatividade de empregados. Caso contrário, seria necessário brecar esta rotatividade com um plano de carreira com maiores aumentos e benefícios, embora esta não seja a solução ideal, visto que os componentes da empresa continuarão sendo emocionalmente abalados, reduzindo a produtividade e eficiência, mesmo que em menor escala com os maiores benefícios.

Seguindo a mesma linha de raciocínio, apenas aqueles profissionais menos empregáveis continuarão trabalhando por longo período no mesmo escritório, pois, caso contrário, levando em conta as vicissitudes apresentadas no exercício regular da função, os mais hábeis são capazes de encontrar outras possibilidades. Como se não bastasse, o futuro "advogado" provavelmente possuirá nível de conhecimento baixo e retardado, justamente porque o escritório utilizou a vida do estagiário em período quase integral.

A solução é designar, para as tarefas cuja compensação em termos de conhecimento é menor, um salário (ou bolsa) maior, sugerindo que os próprios estagiários/funcionários se candidatem para a função, que deverá ter um período máximo de alguns meses para a permanência neste cargo. Não havendo candidatos, deve-se recorrer à designação criteriosa. Entre exemplos destas atividades culturalmente inúteis, estão a leitura de diários oficiais, trabalhos extra-jurídicos (v.g., certidões em tabelionatos de Registro de imóveis), cópias de autos, andamentos processuais se realizados com grande freqüência (quatro a cinco vezes por semana, por exemplo), etc.

Escritórios com "para-legal" descentralizado provavelmente não possuirão estagiários apenas para andamentos processuais, no entanto, se assim o fizerem, o plano de carreira deve ser mais compensador do que o fornecido pelo mercado em geral, de forma que entre os estagiários mais antigos sejam mantidos apenas os melhores.

No trato com a mão-de-obra, é essencial sinceridade. Se o estágio ou trabalho é de meio período, então este deve permanecer não mais que quatro horas. Se for integral, então não mais que oito. Se a atividade realizada por uma determinada pessoa não atender os objetivos necessários, este deve ser criticado imediatamente e apenas no momento que há uma má execução ou não realização do requerido. No entanto, a crítica deve ser sempre construtiva, demonstrando o interesse do escritório no desenvolvimento profissional do funcionário/estagiário, na medida do possível, é óbvio.

Os chefes devem ser instruídos para criticarem apenas atitudes que são relevantes à à administração do escritório. Por exemplo, pouco importa se determinado funcionário/estagiário realiza a sua digitação olhando ou não para a tela, se, de vez em quando, utiliza o telefone do escritório para ligações pessoais, desde que seja capaz de alcançar o objetivo almejado com os meios por estes escolhidos. O uso de um determinado traje pelos estagiários (diferente dos estagiários assistentes), como a gravata, não demonstra os benefícios que sugerem o custo tido por estes na sua compra, indiretamente financiado pelo escritório através da bolsa auxílio.

Portanto, é essencial garantir uma certa liberdade criativa para que o encarregado desenvolva as suas funções, podendo este incrementá-la e modificá-la a qualquer tempo, desde que seja capaz de cumprir os objetivos fixados, sendo pressuposto do sistema que estes sejam razoáveis, caso contrário, toda a construção aqui desenvolvida é inutilizada pela pressão extrema exercida sobre os seus empregados. A manutenção de um mínimo ético entre os diferentes componentes do escritório é importante não só para o desenvolvimento das relações afetivas, que de certa forma atuarão na atenuação do dano emocional (dano moral) e, conseqüentemente, no aumento da produtividade, mas também porque aumenta a produtividade fora do escritório, quando no estudo, estabelecimento de relações pessoais que possam resultar em novos clientes para o escritório, etc.

Todas as atividades internas devem invocar um mínimo de burocracia possível à manutenção da função sem desvirtuações e fraudes. Pedido de pastas, arquivos, documentos, materiais não devem ser obstruídos com entraves, embora devam ser mantidos os registros da retirada de objetos, com especificação de informações essenciais, como nome, data e motivo da retirada, sendo certo que, independente do motivo apresentado, desde que haja algum, não reste prejudicada a utilização do objeto.

Apesar de se dever manter controle do material de escritório utilizado, não se pode restringir aos funcionários/estagiários o uso de qualquer que seja o objeto demonstrado necessário ao exercício da função. A vontade de o contratado querer realizar o trabalho indicado sem poder ter acesso aos instrumentos necessários ao seu exercício é um grande gerador de frustrações e "stress" . Assim, deve a empresa fornecer imediatamente após a contratação (e sem qualquer requerimento) materiais pessoais básicos, como uma agenda, pasta, um arquivo privativo pequeno, assim como gavetas pessoais para guardar quaisquer itens que se mostrarem necessários e, se necessário, as vestimentas usadas no exercício da função.

Escritórios sem compartimentos são altamente desorganizados, e aumentam, por isso, a tensão entre os funcionários. Também é altamente improdutivo manter restrições de acesso a determinadas áreas, como às bibliotecas, aos arquivos, determinados banheiros, visto o benefício gerado é quase nulo ante ao custo gerado por causa desta burocracia, além de, em alguns casos, este tipo de desconfiança infundada acaba por estreitar os vínculos entre os empregados e os seus respectivos chefes, estabelecendo tensão na relação e um maior temor reverencial dos contratados pelos chefes. Telefones e "e-mails" pessoais devem ser permitidos, coibindo excessos e quando objetivamente atrapalhem o trabalho.

Em relação ao dinheiro para pagamento de custas, é melhor que cada funcionário/estagiário carregue consigo um valor mínimo (devidamente registrado), e, a medida que despesas surjam, este crédito seja gasto, sendo constantemente reposto. Logicamente, o caixa deve ser controlado por funcionários de outros setores que aqueles que "geradores" de despesa, com o devido registro em material informatizado, com senha e acesso, regularmente alvo de "back-up" .

O sistema de previsão de custas implica na presunção da absoluta infalibilidade dos funcionários e a previsibilidade de todas as custas. Certamente, nem todas as custas são previsíveis, no entanto, as que requerem valor maior devem ser agendadas previamente pelos próprios advogados, ou seus competentes assistentes, devendo estes pessoalmente entregar os valores aos encarregados pelo pagamento direto.

É preferível que o salário seja realizado em conta-corrente, que, no caso dos estagiários, pode ser mantida sem custas, desde que o banco em referência possua programa especial para estudantes, como é fornecido por instituições como o "Banco do Brasil" (BB "campus") e Itaú, fornecendo, inclusive, o "cheque eletrônico".

Cada setor não deve trabalhar com muitos funcionários/estagiários, visto que, com esta organização, é possível melhor integração e comunicação entre os empregados diretamente relacionados . Os setores devem ser divididos por carteiras de ações judiciais, distribuindo-se de forma igual em pequenos grupos de no máximo 4 advogados, 4 estagiários e 1 funcionário, concedendo ao "para-legal" uma quantidade bem menor de estagiários do que os destinados aos outros setores. É possível, e as vezes imprescindível, que determinado setor empreste os serviços de estagiários e funcionários de outros setores, no entanto, é recomendável que cada setor possua um relativo grau de auto-suficiência.

Entre cada grupo de estagiários em diferentes setores, é possível conferir posições de destaques aos com melhor potencial de organização de pessoas e recursos, atribuindo-lhes função de "chefia de estagiário Júnior". A modificação de chefia, mesmo que temporária (férias), deve ser preferencialmente reposta por advogados/funcionários do mesmo setor, visto que além de estar habituado às pessoas e problemas pertinentes aquele grupo, possuí vínculo afetivo com os demais.

Todo e qualquer documento ou objeto desnecessário (ou inutilizado) deve ser eliminado da área de trabalho, mantendo esta sempre limpa e organizada. Na forma de organização das mesas e materiais, destacamos o modelo "espaço fluído", na qual desaparecem as divisórias, mantendo-se apenas as mesas e suas respectivas gavetas e arquivos, facilitando a comunicação e interação dos estagiários/funcionários, além de gerar uma sensível economia de movimentos ("vis minima"), que diminui o cansaço (dano moral) dos empregado resultante do menor esforço despendido.

É possível manter material recreativo no escritório, como uma mesa de sinuca, por exemplo, o que aumentará os vínculos entre a mão de obra, também gerando uma associação psicológica de idéias prazerosas ao ambiente de trabalho, evitando atividades de lazer realizadas em frente de aparelhos eletrônicos, que é danosa, como recentemente foi comprovado cientificamente. A modificação gráfica constante estimula os sentidos das pessoas, estabelecendo reações mentais e hormonais instintivas em relação à mudança da imagem e cor, o que é próprio dos computadores e televisões. A grosso modo, estes aparelhos eletrônicos não diminuem o "stress", apenas geram uma sensação de prazer temporária e, concomitantemente, um vício pelos estímulos graficamente produzidos, o que comprovadamente diminui a paciência e aumenta a agitação (no sentido negativo).

As chefias devem ser concedidas às pessoas que, além de possuírem certa experiência e competência, são bem comunicativos, dotados de estabilidade emocional e bom humor. A escolha de um dirigente cujo potencial emocional é negativo acaba, em certa medida, influenciando toda a moral dos seus subordinados, o oposto ocorre quando este possui aspectos emocionais positivos.

É importante que o chefe seja capaz de, antes de coibir determinada conduta, estabelecer um mínimo de contraditório, verificando antes o porquê e condições que levaram a tal acontecimento, além de exercer papel na melhora do humor no ambiente de trabalho, principalmente daqueles que se mostrem menos entusiasmados. Obviamente, este deve ter a experiência necessária para constatar o motivo da incompetência, com apuração simples de fatos. Uma pessoa com um mínimo de preparo é capaz de verificar as causas antes de partir aos atos coercivos. Medidas drásticas devem ser tomadas com a ternura da palavra, desta forma os resultados objetivos são os mesmos e os danos subjetivos daquele que emprega tal método é atenuado, tendo em vista que uma determinada atitude servirá de medida coercitiva para outros funcionários, evitando regimes de "terror".

A contratação de parentes, amigos e filhos de amigos deve ser evitada como política interna. Parentes muito próximos, cuja não contratação é impossível, devem ser primeiramente direcionados a outros escritórios, de forma que sejam capazes de formar uma atitude profissional amparada sobre uma experiência profissional legitimamente livre. A proteção funcional de determinados amigos e parentes em um primeiro momento é capaz de deturpar a atitude profissional do mesmo, com probabilidades de desenvolvimento de uma prepotência e um conjunto de atitudes autoritárias, que, embora possam ser coibidas, são exercidas como uma forma de expressão da falta de amadurecimento profissional combinado com o exercício de uma atividade dotada de poderes prematuros de mando.

Um dos maiores objetivos de um escritório é a formação de profissionais com iniciativa e auto-motivação, quer dizer, "self-empowerment", sendo este sempre incentivado para que apure os fatos e decida por si mesmo, e, na medida do possível, atuando como um gerador de soluções e não de problemas.

É importante que ao estagiário/funcionário seja fornecido instrumento pelo qual esse expresse as suas opiniões, seja de forma secreta ou realizada através de coletivas mensais, estimulando que estes dêem sugestões para o andamento do processo administrativo. Assim, eventuais insatisfações profissionais relacionadas à má operacionalização do escritório devem ser postos nestas reuniões, sendo também necessária a proposição da solução (possível e viável), embora a deliberação final caiba à diretoria.

Todas as estruturas implantadas, burocracias, métodos de trabalhos, devem ser analisados de forma que seja possível verificar um benefício maior que o custo derivado. O custo e o benefício não são refletidos apenas em moeda, mas podem ser resultado de um dano emocional, que, indiretamente poderá acarretar prejuízos estruturais e monetários.

Embora não seja o objetivo da empresa o bem estar do funcionário, como já relatado, o rendimento e a produtividade do escritório são influenciados pela moral destes, que deve sempre ser levada em conta, principalmente em um modelo que preza pela auto-iniciativa. Portanto, é necessário integrá-los ao processo, fazê-los sentir como parte importante da máquina, demonstrando o compromisso dos patrões no sentido da possibilidade de se empregar os estagiários, ou, pelo menos, encaminhá-los a outros escritórios, tudo na medida do possível.

Não é aconselhável que estabeleça outras atividades com o grupo de trabalho fora deste período, visto que, embora seja importante o estabelecimento de um vínculo afetivo dos funcionários enquanto no trabalho, as relações profissionais devem ser impessoais e objetiva, dentro dos termos lançados. Também é importante que se estabeleça um período de descanso mental para determinadas atividades, ambientes e pessoas.

Interação do Escritório com o ambiente externo

Os estágios preferíveis são os contratados para meio período (quatro horas), visto que estimulam o desenvolvimento pessoal extra-estágio, principalmente nas áreas do conhecimento, além de atividades de lazer que influenciam no equilíbrio emocional. A realização de tais atividades gera não só menor irritabilidade por parte do estagiário/funcionário, como, em questão de estagiários, se realiza a auto-alimentação, formando advogados aptos (em todos os sentidos) para atuar no próprio escritório.

Caso contrário, o período integral se camufla em um verdadeiro processo de degradação pessoal do agente empregado, visto que as atividades em 8 horas o tornarão um aluno desatencioso e cansado na aula, diminuindo os vínculos emocionais positivos em relação ao escritório (animosidade, descontentamento, maior rotatividade de estagiários). Evidentemente, é necessário manter funcionários, advogados, e possivelmente até alguns estagiários (preferencialmente últimos anos e chefias júnior) em período integral, para que se realize a integração entre o turno da manhã e o da tarde.

O turno da manhã deve ser utilizado preferencialmente para atividades que envolvem consulta processual, visto que o turno nas repartições públicas neste período é bem menos agitado (por razões óbvias), aumentando de forma incrível a produtividade e eficiência nas atividades realizadas.

Deve-se encorajar as atividades extras fora do estágio, podendo prover o pagamento de 1/3 das custas pessoais com um determinado esporte, fornecendo uma bolsa de R$ 20 por mês para gastos com livros técnicos (custos comprovados através de nota fiscal), ou até concedendo um bônus salarial se este conseguir estabelecer uma boa média de notas, também comprovadas através do instrumento competente.

Em contra-mão, deve-se desencorajar a realização de outro estágio, de forma concomitante. Sugere-se que se realizem concursos "acadêmicos" para os estagiários, pagando em moeda para o autor do melhor trabalho. Como tema (e a forma de apresentação), pode-se produzir peças processuais cuja realização é necessária para o desenrolar de uma lide na qual o escritório atua, assim é possível escolher uma "contestação, apelação, inicial, produção de quesitos" cujo prazo ainda não tenha se iniciado ou terminado, e, premiando a melhor peça processual, se estimula atividades intelectuais sem que haja um real prejuízo econômico, visto que as idéias produzidas podem de fato ser aproveitadas no processo, além de fornecer informações úteis sobre quais estagiários/funcionários estão aptos para funções mais avançadas, muito embora esta verificação de capacidade deva se dar com contato contínuo com o empregado/estagiários. No entanto, nada coíbe que sejam tratados temas acadêmicos relevantes para determinado escritório.

As atividades de acompanhamento processual devem funcionar com previsões para um novo andamento, os instrumentos de informática como o "C.P.J. for Windows" fornecem ferramentas para a impressão de relatórios com as respectivas previsões. É necessário que o próprio estagiário seja capaz de incluir andamentos, previsões, xeroxes realizados, cargas, etc., diminuindo tempo gasto com a digitação, visto que, em média, se demora mais se for realizado por terceiros. Porém, é necessário desabilitar a maioria dos usuários nas funções de exclusão e modificação destes andamentos, relegando tal serviço à central processamento de dados.

É bastante ineficiente a utilização de sistema de fichários para a verificação de andamentos processuais, como se pode verificar em alguns escritórios, pois além de ser fisicamente mais vulnerável que a informação eletronicamente armazenada, é capaz de despender maiores gastos com recursos humanos, além de danos emocionais decorrentes de atividades desgastantes e repetidas (visto que o registro virtual é imprescindível atualmente). Logicamente que a substituição do sistema manual pelo informatizado não é sugerido para escritórios com menos de 3 advogados, visto que o custo com "hardware" e "software" não compensa o benefício, no entanto, para quantidades maiores de 10 advogados, é altamente recomendável apenas a utilização de recursos eletrônicos.

Evidentemente, para aquele que utiliza o sistema eletrônico, é necessário tomar certas precauções. Em se tratando de uma grande rotatividade de informações, deve-se utilizar o antivírus, com atualizações sempre recentes, inclusive com compra anual de novo protetor de alta tecnologia (v.g., Symantec e MacAfee), visto que a organização e lógica do sistema de dados e controle de vírus assim como os mecanismos de autodefesa do "software" (antivírus) não sofram grandes modificações com a atualização via internet, embora restem ampliadas as quantidades de definições de vírus. Estas medidas são quanto mais necessárias se os computadores com acesso a "internet" utilizem a mesma rede que o de armazenamento de base de dados importantes.

Para aqueles que não pretendem investir em um bom aparato de prevenção, embora este seja sempre necessário, deve este constituir duas redes paralelas, cujo o intercâmbio de informações possa se dar através de "zip drive" e/ou instrumento análogo,

O primeiro acompanhamento e criação de andamentos devem ser realizados diretamente pelo advogado que, no primeiro contato com o seu cliente, deve também incluir andamentos derivados destes contatos pessoais, mesmo os anteriores à interposição da ação.

Para escritórios interessados apenas na utilização/exploração unilateral e mais lucrativa dos recursos humanos, sugere-se a contratação de estagiários dos primeiros anos, capazes de permanecer mais tempo na função, além de apenas utilizar fontes externas de contratação de advogados, visto o baixo nível daqueles produzidos no escritório.

É possível como medida interna, fornecer, mesmo aos estagiários e funcionários do "para-legal", um percentual fixo sobre os honorários judiciais de clientes indicados por estes. Também é possível a realização da "divulgação em rede", garantindo a terceiros um percentual sobre os honorários de uma primeira ação do novo cliente. Em escritórios grandes, também é aconselhável a fixação de convênios com escritórios de investigação e empresas de consultoria empresarial administrativa, estabelecendo vantagens recíprocas.