A partir de 2016, as empresas serão obrigadas a utilizar o sistema eSocial, um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
O principal objetivo é viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas, simplificar o cumprimento de obrigações e aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho para diminuir as informalidades e tornar mais efetivo o cumprimento das Leis existentes.
Por conta disso, as empresas enfrentarão muitos desafios para cumprir o volume de informações exigido.
EXPOSIÇÃO DOS EMPREGADORES
O novo sistema também deverá expor as fragilidades dos empregadores que poderão ser penalizados com multas. Para o especialista em eSocial, Roberto Dias Duarte, o sistema “vai forçar um cumprimento mais rigoroso da lei e aumentará a arrecadação de impostos e obrigações trabalhistas”.
No eSocial, as empresas serão obrigadas a informar dados fiscais, previdenciários e trabalhistas, unificando o registro de cada empregado, incluindo os domésticos, repassado ao órgão do Governo responsável pelo cadastro. Outra obrigatoriedade será a rapidez no envio das informações sobre afastamentos, acidentes de trabalho, licenças e outras ocorrências que deverão ser registradas em tempo real ou até 24 horas dependendo do caso.
Através do cruzamento de informações, o sistema irá apurar inconformidades, o que facilitará o registro de penalidades. A precisão dos dados é outro aspecto que dificultará a rotina das empresas.
PROFISSIONAIS QUALIFICADOS SERÁ UMA EXIGÊNCIA
Para orientar a utilização do novo sistema eletrônico, foi disponibilizado um manual que contém mais de 200 páginas – o que exigirá treinamento dos profissionais de Recursos Humanos. Inicialmente, será necessário um estudo e diagnóstico da situação da empresa, seguida pela elaboração de um plano de ação para submissão das informações ao sistema destinado à convergência dos dados.
O aumento significativo da quantidade de informação a ser prestada, analisada e administrada pelas empresas exigirá mais recursos humanos, tanto para gerar os dados como para resolver as inconsistências apontadas pelo eSocial ou Fisco. Empresas que possuem um RH organizado terão mais facilidade em cadastrar suas informações ao banco de dados do eSocial; entretanto, aquelas que não possuem seus processos administrativos tão alinhados poderão sofrer impactos, já que deverão remodelar os processos e capacitar funcionários.
ANTECIPAÇÃO É FUNDAMENTAL
Muitas empresas aguardam o sistema começar a valer para saberem o que farão e quais serão os procedimentos para a transmissão dos dados. Este é um erro, uma vez que é preciso antecipação pois a empresa que perder prazo poderá pagar multas. Outro detalhe importante é que existem poucos profissionais capacitados para lidar com o sistema.
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
No portal eSocial (www.esocial.gov.br) existe uma versão de uso opcional e atende os empregadores domésticos para registro de informações referentes às competências a partir de junho de 2013. Também são disponibilizados serviços que possibilitam o cumprimento de algumas obrigações trabalhistas e fiscais do empregador.
Quando implantado em sua totalidade, o eSocial será estendido aos demais empregadores, pessoas físicas e jurídicas.