Definir-se a sindicância e traçar os seus elementos característicos, impõe necessariamente, para que equívocos não sejam induzidos, chamar a atenção para o fato de que estatutos estaduais e municipais nem sempre tratam do assunto com a mesma orientação que atualmente adota o Estatuto dos Servidores Públicos Civis da União, das autarquias e fundações públicas federais. Observe-se e atente-se para o fato de que a Lei 8.112/90, em seu art. 143, estatui que "a autoridade que tiver ciência de irregularidade no serviço público é obrigada a promover a sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar, assegurada ao acusado ampla defesa". E para que nenhuma dúvida paire quanto à natureza punitiva da sindicância, estabelece o art. 145 do mesmo diploma, que da sindicância poderá resultar não só o arquivamento do processo, como também a aplicação de penalidade de advertência ou suspensão por até 30 dias, quando não se verificar a necessidade de instauração de processo disciplinar, para aplicação de penalidade mais grave.
À luz das disposições anteriormente referidas, possível definir-se a sindicância como o meio sumário de que se vale a Administração Pública federal para realizar a apuração de fatos irregulares, podendo dela resultar o arquivamento da investigação, a aplicação de penalidades leves, ou, ainda, a instauração de processo disciplinar, passando ela, nesse último caso, a ser mera peça informativa da instrução (art. 154). Percebe-se, portanto, que além de servir como instrumento para o levantamento de dados - encerrando de logo a apuração, por não se haver detectado qualquer falta punível - poderá servir à punição de servidor ou a aprofundamento da investigação, quando se referir a fato de maior gravidade. No dizer oportuno de LÉO DA SILVA ALVES ("Questões Relevantes da Sindicância e do Processo Disciplinar" - Brasília-DF: Editora Brasília Jurídica, 1999 - pág. 48/49) têm-se aí duas espécies básicas de sindicância: investigatória e punitiva.
O exame de situações práticas e reiteradamente cuidadas no âmbito da Administração Pública tem se prestado a demonstrar que as maiores dificuldades na condução de procedimentos disciplinares na modalidade de sindicância, resultam diretamente do fato de não se ter, no texto da Lei 8.112/90, disposições que sirvam sequer para traçar um rito básico a ser seguido.
Não raro ocorre que, iniciada sindicância com escopo investigativo, depara-se a Administração com a identificação do responsável pelo fato irregular, surgindo, então, a necessidade de punir-se a conduta indesejada. Servindo a sindicância como meio para apuração de faltas e eventual punição de servidor, questão que entremostra-se relevante relaciona-se diretamente à necessidade de preservação do direito de ampla defesa a que se refere o art. 5º, inciso LV, da Constituição Federal. Em casos que tais, cumpre ver-se como deve proceder a Administração para evitar eventuais nulidades, decorrentes diretamente do fato de não haver proporcionado o direito de defesa ao servidor a quem imputa o cometimento do fato irregular. Primeira providência que cabe adotar, nesse caso, é verificar a gravidade da conduta e a pena que, em tese, lhe seria aplicável. Não se amoldando a pena possível ao permissivo contido no art. 145, II, há de se encerrar a sindicância e providenciar a imediata instauração de processo disciplinar, quando então apenas terá ela a função informativa a que se refere o art. 154 da Lei 8.112/90.
Vislumbrando-se, todavia, a possibilidade de que ao servidor venha a ser aplicada pena mais leve - advertência ou suspensão que não exceda de 30 dias - o mesmo procedimento a tanto se prestará, não admitindo-se, entretanto, a aplicação direta da penalidade sem que previamente exercite o servidor o seu direito de defesa. Com vista a atender-se a essa exigência de caráter constitucional deve-se, então, suspender a coleta de elementos probatórios, não realizando-se mais nenhum ato alusivo à instrução do procedimento, até porque essa prova assim colhida não terá sido submetida ao crivo do contraditório e não ensejará validamente a punição do servidor. Paralisado o procedimento, dever-se-á elaborar, de forma fundamentada, "termo de indiciação do servidor" onde se fará constar necessariamente a especificação dos fatos apurados, a avaliação das provas até então obtidas e a infração disciplinar praticada, com a indicação do dispositivo de lei afrontado.
Cumprida essa providência básica, passo seguinte será o de realizar-se a citação do servidor, que agora já se encontra indiciado. A citação, como se sabe, é o ato através do qual dar-se-á ciência formal da acusação que é imputada ao servidor, estabelecendo prazo para a formulação de defesa e esclarecendo que, não sendo ela oferecida no prazo legal, a conseqüência imediatamente resultante é a declaração revelia (art. 164) com a oportuna nomeação de defensor dativo (art. 164, § 2º). Forma-se, a partir de então, a relação processual disciplinar. Cuidado que se impõe, nesse momento, é o de franquear o acesso do servidor ao processo, de modo a que tenha ele conhecimento amplo dos elementos de prova já colhidos, dando-lhe a oportunidade de impugná-los e de produzir a contraprova, estabelecendo-se, desse modo, o contraditório.
A defesa do servidor, é bom que se diga, deverá ser apresentada por escrito, em petição por ele firmada ou por advogado regularmente constituído. O prazo para apresentação da defesa na sindicância, embora a Lei 8.112/90 nada informe a respeito, poderá ser fixado em 10 dias, valendo-se, para esse efeito, do prazo fixado para o mesmo fim no procedimento disciplinar comum (art. 161, § 1º). À defesa poderão ser anexados documentos e poderá o servidor requerer livremente a produção de outras provas, inclusive a oitiva de outras testemunhas, a realização de exames periciais etc.
Regularizada nos moldes expostos a relação processual disciplinar, e nada mais havendo a produzir em termos de prova, cumpre tão-somente dar por encerrada a instrução processual, elaborando-se, em seguida, relatório minucioso em que serão resumidas as peças principais dos autos e onde serão mencionadas as provas colhidas, firmando-se, então, juízo no sentido da inocência ou da responsabilidade do servidor.
Vistos tais aspectos, extrai-se conclusão no sentido de que as maiores dificuldades sentidas em relação ao regular processamento da sindicância, segundo se pode observar, resultam diretamente do fato de não dispor a Lei 8.112/90 de um rito específico que se preste a reger os seus atos, nada obstando, todavia, a observância de regras e atos alusivos ao procedimento disciplinar comum.
Vale dizer, portanto, que embora instaurada a sindicância com função meramente investigativa, poder-se-á, com base nela, na esfera federal, aplicar ao servidor penalidades de advertência ou de suspensão por até 30 dias, desde que, no curso do procedimento, a ele se tenha oportunizado a formulação de defesa com os meios e garantias decorrentes, sendo cabível a assertiva de que nenhuma nulidade poderá ser argüida ou admitida se presentes no procedimento atos destinados a assegurar o contraditório e a ampla defesa.