A carta-convite:

O convite é modalidade de licitação que se acha definida por expressa disposição inscrita no art. 22, § 3º, da Lei 8.666/93. Comparada à concorrência e à tomada de preços, reúne determinados elementos características e peculiaridades que lhe são próprias e que se voltam a dar-lhe individualidade quanto ao porte do objeto e ao seu processamento ^[1], diferenciando-o das demais modalidades que em lei são reguladas.

O convite, pelo que claramente se extrai da norma de regência, é, dentre as demais modalidades, aquela que se apresenta de modo mais simplificado. É modalidade entre interessados do ramo pertinente ao da licitação, cadastrados ou não, que serão escolhidos e convidados pela Administração. Nesta modalidade a qualificação dos licitantes ou é presumida ^[2], em decorrência do convite que lhe é formulado pela repartição interessada, ou será verificada por meio de cadastramento prévio.

Note-se que, ao dispor a esse respeito, explicita a Lei, de logo, que essa modalidade não só não comporta habilitação preliminar, como ainda admite que a habilitação dos convidados e escolhidos pela repartição licitante seja presumida, resultando daí a afirmativa legal de que se trata de modalidade entre interessados cadastrados ou não. Tanto assim é, que em relação aos não-convidados, impõe duas condições básicas para que venham a participar da licitação. Condiciona a Lei a participação de não-convidados à prévia manifestação de interesse, externada com antecedência de até 24 horas da apresentação das propostas. Exige, também, que estejam cadastrados. O momento e a exigência de cadastramento mostram de forma induvidosa que não se pode realizar habilitação em convite.

Certo é que, seja qual for a modalidade a ser utilizada pela Administração, o processamento da licitação,exige a prévia fixação de condições que se prestarão, no caso concreto, a reger o certame, assegurando não só o alcance do que se deseja contratar, como também recebam os diversos participantes um tratamento transparente e igualitário.

O instrumento convocatório, como genericamente se denomina o ato convocatório da licitação, tem por objetivos estabelecer, a priori, regras que deverão ser seguidas pela comissão de licitação numa situação específica, estabelecendo critérios destinados a avaliar as condições dos licitantes e a vantagem das propostas que serão oportunamente apresentadas ^[3].

Abordando o tema ora em comento, sustenta CARLOS ARY SUNDFELD que "A licitação tem início com a divulgação do ato convocatório, denominado edital (ou, no caso específico das licitações por convite, de carta-convite), destinado a normatizar com antecipação tanto o seu desenvolvimento como o regime da futura relação contratual" ^[4].

Possui o instrumento convocatório, como se percebe, a função de regular, numa hipótese dada, a condução do procedimento e a celebração do contrato que em decorrência será futura e oportunamente celebrado. Necessário ver-se, no entanto, que a norma interna da licitação não afasta a aplicação de regras inscritas na Lei de Licitações e Contratos Administrativos até porque esta lhe serve de base para a elaboração e não pode haver conflito entre ambas, o que, se vier a ocorrer, ensejará inapelavelmente a nulidade de dispositivo ou de todo o instrumento.

E visando a proporcionar o resultado almejado, qual seja a seleção da melhor proposta e, oportunamente, a contratação, deve o instrumento convocatório reunir um conjunto de condições mínimas que criarão, para a Administração e para os participantes, uma necessária vinculação. Em se tratando do edital - espécie do gênero instrumento convocatório - impõe a Lei 8.666/93 um conteúdo básico que se acha explicitado em seu art. 40 ^[5] e que serve, se bem observado, como um roteiro para a composição do edital, evitando omissões lesivas ao interesse do órgão ou entidade licitadora ^[6].

Tal conteúdo, no entanto, é aquele que a lei impõe para o edital, não se referindo ela à carta-convite, que é modalidade simplificada de ato convocatório, destinada especificamente ao disciplinamento e à regulação da licitação na modalidade de convite. A carta-convite até pela característica básica de ser um chamamento direto à licitação, não estará submetida às exigências contidas no citado art. 40 e não terá necessariamente que reunir todos os elementos que ali se acham indicados. Se assim o tivesse desejado o legislador, teria, ao dispor sobre o tema, usado o termo genérico e não apenas se referido ao edital.

Pode e deve o administrador, em relação à carta-convite, fazer carrear apenas os elementos indispensáveis ao disciplinamento e ao processamento do certame, sem preocupar-se em estabelecer regras que venham a se mostrar inadequadas a uma determinada contratação que poderá ser processada de forma simples e ágil, tornando efetivamente mais econômica para a Administração o custo de sua realização.

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Atento à característica de simplicidade do próprio convite, fará o Administrador, portanto, reunir em seu instrumento convocatório os dados e informações estritamente necessários ao atingimento do seu objetivo, sem onerar a Administração e sem impor ao particular exigências dispensáveis.

Cuidará, assim, para que o objeto que pretende contratar esteja descrito de forma satisfatória, porém objetiva. Informará o tipo de licitação que, em regra, é o de menor preço. Indicará regime de execução ou forma de fornecimento, normas aplicáveis e condições alusivas à apresentação e conteúdo das propostas. Estabelecerá prazos de entrega ou de execução, prevendo as multas para o caso de atrasos ou descumprimento total ou parcial.

Além de tais informações, deve-se fazer a indicação da data, hora e local de abertura do certame, com informação sobre os meios de comunicação para esclarecimentos. Oportuno, também, acrescer um item sobre o modo de formalização da contratação e o prazo para esse efeito, estabelecendo, desde logo, a multa para o caso de recusa, nos moldes em lei delineados (art. 81 ^[7]).

Tudo isso poderá estar inserido em instrumento padrão, de conteúdo bem reduzido e simplificado, de modo a facilitar o entendimento e a tramitação da modalidade de licitação que foi imaginada pelo legislador para ser simples, barata e descomplicada, mas que dificilmente se vê sendo executada de forma adequada pelos diversos órgãos e entes da Administração Pública.

A contratação, por outro lado, poderá também ser formalizada nos moldes explicitados no art. 62 ^[8], segunda parte, da Lei 8.666/93, que autoriza, nesse caso, a utilização do que ela denomina de "outros instrumentos hábeis", referindo-se à nota de empenho, carta-contrato, autorização de fornecimento etc. Observa-se que a Lei de Licitações e Contratos, de modo claro, imaginou não só a carta-convite como um instrumento simples, como também permitiu que a própria contratação dela resultante fosse concretizada sem maiores exigências, proporcionando à Administração o desapego às formalidades tão em moda no Serviço Público e os gastos desnecessários.

A agilidade e a simplicidade com que a norma trata o convite e o seu instrumento convocatório não admitem e não toleram fórmulas complicadas e excessivas formalidades, até porque isso representaria afronta ao princípio de eficiência inscrito, de forma expressa, no art. 37, caput, da Constituição Federal.

Deve-se, portanto, ao tratar da elaboração da carta-convite, como instrumento destinado a disciplinar a realização de licitação na modalidade de convite, cuidar para que seja ela composta de forma simples, bem objetiva, sem apegos a exigências inúteis e de caráter meramente formal.

A simplicidade do certame nessa modalidade e os valores de contratação a que geralmente se referem não admitem exageros e não justificam determinadas condições que, em regra, são encontradas em tais licitações, acarretando o acréscimo de injustificáveis encargos ao valor final do bem pretendido.

Visando contribuir para a maior compreensão dos aspectos ora sustentados, oferta-se, a seguir, sugestão de instrumento que pode ser utilizado como parâmetro para a confecção de carta-convite a ser adotada em órgãos e entes da Administração, seja qual for a esfera da Federação, interessados em desburocratizar os seus procedimentos e agilizar as suas contratações de pequeno porte, reduzindo os ônus que naturalmente resultam quando não se tem essa preocupação com a eficácia e a eficiência do certame licitatório.

SUGESTÃO DE MINUTA

CARTA-CONVITE

Serviços de Manutenção Preventiva e Corretiva

Prezados Senhores,

Notas

¹ Em artigo que aborda o tema "Ritos nas Licitações" demonstra-se de forma detalhada os elementos de diferenciação alusivos ao procedimento que em lei é adotado para cada uma das modalidades, evitando, assim, demora na conclusão do certame pela utilização de rito impróprio, ensejador de nulidade (L&C - Revista de Direito e Administração Pública nº 24 – Junho de 2000 – p. 32. Brasília, Editora Consulex).

² Diógenes Gasparini, discorrendo a respeito do convite, assevera que "Nessa modalidade a entidade licitante presume como boas a habilitação jurídica, a qualificação técnica, a qualificação econômico-financeira e a regularidade fiscal dos convidados." (Direito Administrativo – 6ª ed. – São Paulo: Saraiva, 2001 – p. 460).

³ Ao referir-se ao tema, assevera Hely Lopes Meirelles a respeito que "O edital é o instrumento através do qual a Administração leva ao conhecimento público a abertura da concorrência ou da tomada de preços, fixa as condições de sua realização e convoca os interessados para a apresentação de suas propostas. Vincula inteiramente a Administração e os proponentes às suas cláusulas. Nada se pode exigir ou decidir além ou aquém do edital, porque é a lei interna da concorrência e da tomada de preços." (Licitação e Contrato Administrativo - 10ª ed. – São Paulo: Malheiros Editores, 1991 – p. 102).

⁴"Licitação e Contrato Administrativo" – São Paulo: Malheiros Editores, 1994 - pág. 98

⁵ Lei 8.666/93 – "Art. 40. O edital conterá no preâmbulo o número de ordem em série anual, o nome da repartição interessada e de seu setor, a modalidade, o regime de execução e o tipo da licitação, a menção de que será regida por esta Lei, o local, dia e hora para recebimento da documentação e proposta, bem como para início da abertura dos envelopes, e indicará, obrigatoriamente, o seguinte:. ..".

⁶ Marçal Justen Filho, em comentário ao assunto versado, externa orientação no sentido "O edital deverá prever as regras procedimentais que disciplinarão o procedimento licitatório. Os incisos do art. 40 dispõem exemplificativamente acerca do conteúdo do edital." (Comentários à Lei de Licitações e Contratos Administrativos – 6ª ed. – São Paulo: Dialética, 1999 – p. 376).

⁷ "Art. 81. A recusa injustificada do adjudicatário em assinar o contrato, aceitar ou retirar o instrumento equivalente, dentro do prazo estabelecido pela Administração, caracteriza o descumprimento total da obrigação assumida, sujeitando-o às penalidades legalmente estabelecidas."

⁸ "Art. 62. O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço."