O Brasil atravessa um período de grande instabilidade econômica e a preocupante queda na arrecadação tributária vem ocasionando uma expressiva restrição nas disponibilidades financeiras dos Estados e Municípios, voltadas à manutenção e ao funcionamento da Administração Pública, não se vislumbrando indícios de que esta situação possa ser alterada de maneira significativa em um futuro próximo.
Assim, cabe ao Poder Público buscar alternativas para uma mais inteligente e eficiente aplicação dos recursos disponíveis, otimizando e racionalizando o desembolso relativo às despesas correntes, até mesmo como instrumento para a retomada dos investimentos.
Neste sentido, o Sistema de Registro de Preços (SRP) - procedimento que visa selecionar a proposta mais vantajosa para eventual e futura contratação de bens ou de serviços de consumo e uso frequentes, cujo quantitativo não é mensurável com precisão - se apresenta como uma ferramenta de grande utilidade para o gestor público, haja vista que, dentre as vantagens inerentes a tal sistemática, se encontram a desnecessidade de prévia indicação da dotação orçamentária para se licitar (que será exigível apenas por ocasião da emissão da ordem de fornecimento/serviço); a possibilidade de obtenção de um melhor negócio (em virtude da economia de escala que se pode obter ao se registrar preços de um quantitativo maior de bens/serviços); o controle eficaz dos estoques (pois as aquisições podem ocorrer de acordo com a equação demanda X estoque); e a redução do número de licitações e de seus custos (ao se deixar de efetuar o ‘fracionamento’ de compras ao longo do ano).
Soma-se a isto a possibilidade - que pode ser prevista no regulamento editado pelo ente federado, nos termos do § 3º, do artigo 15, da Lei nº 8.666/93 - de se registrarem os preços de outras licitantes dispostas a fornecer pelo mesmo preço da vencedora do certame, fato que pode ampliar a disputa de preços e resultar em maior economicidade.
Apesar das evidentes benesses em sua adoção, ainda são muitos os casos em que o SRP é inadequadamente utilizado, sendo um dos aspectos mais comprometedores a falha - em alguns casos, a falta - de planejamento, etapa essencial que deve preceder e nortear toda e qualquer contratação pública e que ganha ainda maior relevo nas aquisições que se valem de referida sistemática.
A despeito de não ser possível definir com exatidão o montante a ser 'consumido' durante o prazo de vigência da futura ata de registro de preços, uma estimativa adequada do quantitativo - que pode se dar mediante o levantamento do 'histórico' de consumo de determinado bem ou serviço em anos anteriores -, aliada a uma cuidadosa aferição dos preços praticados no mercado, são fatores que influenciam diretamente no sucesso da execução do contrato.
Afinal, ao estipular o preço final a ser ofertado no certame, o licitante levará em conta a quantidade e o prazo estabelecidos para os fornecimentos e, assim, uma estimativa muito além ou muito aquém da real necessidade da Administração afetará não apenas a formulação da proposta, como também a própria viabilidade na manutenção dos preços registrados durante a vigência da ata.
Isto porque, nos termos do § 4º, do artigo 15, da Lei nº 8.666/93, "a existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderão advir, ficando-lhe facultada a utilização de outros meios", donde se extrai que, como regra geral, não há que se falar em concessão de reajuste ou de reequilíbrio em contratações decorrentes do SRP.
Portanto, observados os cuidados mínimos aqui citados, é de todo recomendável que se adote o Sistema de Registro de Preços como ferramenta para auxiliar no eficiente gerenciamento dos recursos públicos disponíveis.