1 INTRODUÇÃO

No atual momento organizacional, em que a agilidade se faz eminente, é preciso executar tarefas e obter resultados em tempo hábil, pois a cada dia as cobranças se tornam mais intensas.

Isso é só mais uma das situações que o fenômeno da globalização vem trazendo à sociedade hodierna, pois são muitas informações, muitas opções, as tarefas se tornam múltiplas e a diversidade de qualificação faz com que a renovação e atualização pessoal e administrativa se tornem necessária.

Na administração pública não poderia ser diferente, pois o sucesso de uma organização está diretamente relacionado à sua capacidade de atender as necessidades e expectativas de seus clientes (cidadãos), e em razão disso a maioria busca formas de facilitar esse acesso à informação de maneira rápida e eficiente e assim atender as demandas dos usuários, pois isso é o que se deseja ao buscar o serviço público.

A organização da informação arquivista é um dos caminhos para obter esse resultado. Mas como fazer para que ela se torne um diferencial e uma ferramenta de fácil acesso para os que a buscam?

Para isso se faz necessário uma administração direcionada a organização de tais informações de maneira que busque simplificar, agilizar e ordenar tal acesso, esses processos citados formam o eixo funcional da gestão da informação arquivística.

  Esse estudo tem foco na gestão pública e gestão arquivística, busca melhorias no acesso aos processos arquivados para facilitar a disponibilização de informações para auxiliar os servidores que realizam os atendimentos ao público nas varas cíveis da Comarca de Teresina PI.

O presente estudo tem como objetivo geral analisar se a gestão da informação arquivística pode ser considerada um diferencial na administração pública, se esses métodos podem realmente ajudar e facilitar o acesso as informações. E como objetivos específicos: a) destacar a importância de uma correta gestão da informação arquivística para uma administração pública eficaz; b) descrever o processo de arquivamento nas varas cíveis da Comarca de Teresina-PI e c) avaliar se a gestão arquivística facilita o acesso de servidores, advogados e cidadãos. Para responder ao problema foi realizada uma pesquisa de campo com os colaboradores das varas cíveis da Comarca de Teresina-PI.

Para viabilizar o referido estudo, foi realizada uma revisão bibliográfica e a técnica de estudo de caso. Para coleta de dados foram aplicadas entrevistas para servidores do órgão público em questão, nas quais se puderam obter informações para que se assimile o contexto organizacional diante do tema exposto.

A análise dos dados foi qualitativa com o emprego da técnica da análise de conteúdo para interpretação dos resultados obtidos.

2 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

2.1 CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Para que todos vivam em sociedade de acordo com a lei o poder público criou um conjunto de poderes que trabalha para realizar e cumprir os interesses da população e solucionar os seus problemas.

Na administração pública é necessário coordenar todas as ações e direcioná-las para atender as necessidades da sociedade de forma justa e igualitária, seguindo a Constituição Federal, em seu artigo 5º e inciso XXXIII:

Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes: Inciso XXXIII – todos tem o direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesses coletivo ou geral, que serão prestados no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado (BRASIL, 1988).

Os direitos e deveres dos cidadãos são garantidos por lei. A administração pública tem como uma de suas funções assegurar a efetividade do princípio da supremacia do interesse público ao particular, ou seja, sendo o bem comum a única finalidade do Estado, em um eventual confronto entre interesse individual e o interesse coletivo, sempre prevalecerá o segundo. A natureza da administração pública de acordo com Matias-Pereira (p. 250, 2012) é a de:

encargo de defesa, conservação e aprimoramento dos bens, serviços e interesses da coletividade, impondo ao administrador público a obrigação de cumprir fielmente os preceitos do Direito e da moral administrativa que regem sua conduta. Esses preceitos é que expressam a vontade do titular dos interesses administrativos – o povo – e condicionam os atos a serem praticados no desempenho do múnus público que lhe é confiado.

Ainda de acordo com Matias-Pereira (p. 23, 2012), a administração pública:

Tem como finalidade a prestação de serviços aos cidadãos. O fim da administração pública é o interesse público ou o bem da coletividade. Administração Pública é composta por um conjunto de entes – órgãos e entidades – formados por recursos humanos, materiais e tecnológicos passíveis de ordenamentos e gestão, constituídos pelo Poder Público (Estado) para a consecução do bem comum. Designa o conjunto de serviços e entidades incumbidos de concretizar as atividades administrativas, ou seja, da execução das decisões políticas e legislativas. Nesse sentido, Administração Pública é a gestão de bens e interesses qualificados da comunidade no âmbito dos três níveis de governo (federal, estadual ou municipal), segundo preceitos de Direito e da Moral, visando o bem comum.

Todas as atividades prestadas pelo Estado para os cidadãos, são desempenhadas por funcionários públicos que estão integrados nas entidades político-administrativas de direito público e de segurança pública.

O Estado tem a obrigação de satisfazer concretamente as necessidades coletivas dos cidadãos, tais como saúde, educação, transporte e todos os serviços que são dever do poder público, segundo os preceitos da Carta Magna.

Alicerces da Administração Pública: O art.37 da Constituição Federal estabeleceu que a administração pública deve estar fundada sob dois alicerces, o organizacional (formal) e o funcional (material), revestidos, sempre, daqueles princípios(razoabilidade,impessoalidade,moralidade,entre outros) tão inerentes e necessários ao seu devido funcionamento. (MATIAS-PEREIRA, 2012, p.249)

Todos os órgãos que compõem a administração pública estão direta e indiretamente relacionados para desempenhar as funções necessárias e atender as necessidades do povo. Nesse sentido, existem os princípios que regem a Administração Pública, que são: Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e Eficiência, todos previstos no caput do art. 37 da CF/88.

De acordo com Matias-Pereira (2012) o princípio da Eficiência significa que o contribuinte tem o direito de exigir um retorno, pois ele que paga a conta dos serviços públicos. O princípio da Impessoalidade determina que todas as atividades administrativas sejam dirigidas aos cidadãos sem distinção ou discriminação de qualquer natureza.

O princípio da Legalidade determina que todas as ações que o administrador realizar deverá estar baseado na lei. Já o da Moralidade determina que se o ato administrativo visa apenas os interesses dos governantes ou de um determinado grupo, evidentemente não será válido e uma ação judicial poderá derrubá-lo.

E por último o princípio da Publicidade determina que torne obrigatórios a divulgação de todos os atos, contratos e outros instrumentos celebrados pela Administração Pública. Todas as funções devem estar relacionadas a esses princípios e a lei.

2. 2 MODELO BUROCRÁTICO E GERENCIAL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

A humanidade vivenciou diversas mudanças em relação ao papel do Estado, muitos acontecimentos históricos refletiram na forma de gerenciar e governar o povo, com a transição do absolutismo para o Estado de direito na idade moderna, essa forma de governar é submetida ao que a lei determina. Após as revoluções francesa, inglesa e americana, o “Estado Liberal e Democrático” foi disseminado e o poder passa também a se sujeitar à sociedade, após fatos históricos e conquistas éticas à ordem jurídica o Estado passa a seguir também a moral.

Muitos teóricos como Wilson (1887), Taylor e Weber (1978) deram sua rica contribuição para a modernização da administração pública, apoiados nos princípios da racionalidade e adequação dos meios aos fins.

2. 2.1 Modelo Burocrático

 À medida que vão acontecendo mudanças econômicas e sociais a Administração Pública reage de uma forma lenta e insatisfatória, pois as distorções e ineficiências ficam claras ao induzirem os servidores a aceitar acomodações, desestímulo, e resistência a mudanças. A teoria do modelo Burocrático de gestão criado por Max Weber é bem clara nesse aspecto, pois buscava gerenciar as organizações de forma super organizada e controlada, com colaboradores especializados em suas funções e voltados para a competência e eficiência, sem considerações pessoais, era pré-estabelecido por escrito de forma a ter um maior controle das ações dos colaboradores, divisão do trabalho.

Essa divisão era distribuída através de cargos e funções definidas pela técnica e meritocracia em que a preferência não interferia e sim a especialidade técnica, voltado para a eficiência. Existia uma hierarquia de poder, tudo era basicamente padronizado e regido por normas e regras.

 A administração burocrática no serviço público, embora tenha sido criada para esse fim, com o surgimento do grande Estado social e Econômico do século XX, não garante nem rapidez, nem boa qualidade, nem custo baixo para os serviços prestados ao público, sendo na verdade lenta, cara, autorreferida, ou seja, pouco ou nada orientada para o atendimento das demandas dos cidadãos. Por sua vez, argumenta Bresser Pereira (1996, 1997) que o novo papel do Estado, com vista a atender a estas demandas, é o de facilitar a competitividade internacional, o que pode ser conseguido mediante melhoria dos seus sistemas de gestão para uma ação mais efetiva e eficiente em benefício da sociedade. (MATIAS-PEREIRA, 2012, p. 58.)

Segundo Matias-Pereira (2012) existia um exagero e apego as normas e regulamentos, excesso de papelório e formalidade, resistência a mudança e principalmente a dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público. Cada cliente é diferente e necessita de um atendimento personalizado, como os funcionários seguiam normas e regras não sabiam lidar com essa pessoalidade de cada um, tornando esse modelo disfuncional.

Esse modelo burocrático foi criado como forma de combater a corrupção e o nepotismo patrimonialista, por conta disso foi atribuído ao funcionário a tarefa de controlar rigidamente os processos, desta forma o Estado voltou-se para si mesmo e os servidores deixaram de desempenhar sua principal função: servir os cidadãos.

2.2.2 Modelo Gerencial

O modelo gerencial consiste na administração voltada para resultados, para atender as demandas do usuário, ou seja, esse modelo é direcionado a atender as necessidades da população, delegar e descentralizar tarefas para obter os resultados, é contra o nepotismo e a corrupção, encoraja o coletivo ao trabalho.

Na busca de encontrar instrumentos para fazer frente à crise fiscal do Estado, a administração pública gerencial surgiu na segunda metade do século XX como estratégia para reduzir custos e tornar mais eficiente a administração dos serviços sob a responsabilidade do Estado; como instrumento de proteção ao patrimônio público e para amenizar a insatisfação existente contra a administração pública burocrática. A adoção da administração pública gerencial começou na Grã-Bretanha (TATCHER,1979) e em seguida nos EUA (REAGAN,1980) (MATIAS-PEREIRA, 2012, p. 61)

Neste modelo, o principal foco é o cidadão visto como um cliente da administração pública, por tal motivo o usuário do serviço público é priorizado fazendo com que os resultados da atuação estatal sejam em beneficio da coletividade e não apenas da administração, tem como pressupostos descentralização das decisões e funções do Estado, autonomia na gestão de recursos humanos, materiais e financeiros e ênfase na qualidade e produtividade do serviço público.

O quadro 1 apresenta o comparativo das diferenças entre a administração pública burocrática e a gerencial, onde pode-se notar aspectos bastante específicos que demonstram como cada um tem o seu objetivo e foco direcionado para lados opostos na forma de gerir funcionários e o atendimento aos clientes.

Quadro 1: Comparativo entre os modelos de administração pública Burocrática e administração pública Gerencial:

Fontes: Bresser Pereira (1998); Pacheco (2003); Matias- Pereira (2010d), com adaptações (MATIAS-PEREIRA, 2012 p. 62).

No quadro 1 fica bastante claro os aspectos de cada modelo teórico, e também acentua a diferença existente entre os dois, o Burocrático é totalmente voltado para os processos, é controlador, obedece rigidamente às regras e controla todos os processos e ações desenvolvidas na organização, já o Gerencial foca o cidadão e as suas necessidades e é orientado para os resultados, cria incentivos para um melhor desempenho, melhora continuamente os processos e dar ênfase a qualidade e produtividade do serviço público.

2.3 ORGANIZAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

O ritmo das mudanças na administração pública é resultado da crise financeira e econômica e das grandes revoluções tecnológicas que estão em curso no mundo “A sobrevivência das empresas ou organizações públicas passa pela capacidade de antever as ameaças decorrentes das turbulências geradas por essas transformações em seus negócios ou atividades” (MATIAS-PEREIRA, 2012, p.115).

Para enfrentar essas mudanças é preciso definir uma boa estratégia, no setor público a solução é definir os objetivos da organização, buscar a sintonia com as demandas da população e definir bem o papel de cada setor, coordenando-os para que todos desempenhem o seu papel.

2.3.1 Conceitos Básicos

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É necessário distribuir e organizar as funções do Estado para que estas sejam desempenhadas de forma inteligente, buscando melhorias e resultados para o bem da sociedade. De forma a atender o cidadão em tempo hábil, pois o serviço público é conhecido por burocratizar exageradamente, ou seja, dificultar o atendimento. Infelizmente no Brasil essa é uma visão generalizada, causada pela falta de uma gestão organizada em boa parte das instituições públicas, pois a maioria dos servidores não tem uma formação ou qualificação para desempenhar este papel, esta situação é agravada por setores e servidores com excesso de trabalho.

É perceptível que a capacidade da administração pública de realizar e obter resultados em benefício da sociedade depende em geral do modo como se encontra estruturada. É sabido que a organização é o ponto de partida para o sucesso na administração pública. Nesse esforço de se organizar está implícita a necessidade de definir com clareza a dimensão, o papel e as funções do Estado. Um estado com dimensões excessivas e que interfere em todas as áreas tende a não cumprir adequadamente as suas funções essenciais, que somente cabe ao Estado executar, das funções acessórias, que podem ser exercidas por outras entidades, sob a supervisão do Estado, bem como as funções inúteis que, como tais, não fazem sentido nem têm razão de ser executadas. (MATIAS-PEREIRA, 2012, p.118).

A administração pública pode ser conceituada no sentido subjetivo que se refere ao conjunto de órgãos e entidades incumbidos da realização da atividade administrativa e no sentido objetivo que representa a atividade administrativa exercida por seus órgãos e entes.

Enquanto o conceito subjetivo leva em considerações sujeitos que exerce atividade administrativa, o conceito objetivo consiste na própria atividade exercida por seus servidores.

2. 3.2 O Cliente na Gestão Pública

Na gestão pública o cidadão é como um consumidor, pois paga impostos e taxas para o governo, diante disso deve ser bem atendido, fidelizado e principalmente ter as suas necessidades atendidas.

É Perceptível que as mudanças nas relações entre a administração pública e seus usuários decorrem, em grande parte, da crise gerada pelo atendimento deficiente ao cidadão. Os usuários de serviços públicos além de mostrarem nível elevado de insatisfação com a qualidade do atendimento passaram a exigir cada vez mais, a prestação de serviços de qualidade. Assim a prestação de serviços tornou-se um fator bastante crítico para a administração pública no mundo e particularmente no Brasil. Os motivos para a crescente insatisfação com os serviços prestados passam, entre outros problemas, pela ineficiência e ineficácia do atendimento. Nesse contexto, a ausência de conhecimento e a resistência à adoção das ferramentas necessárias para a melhoria do atendimento contribuem para dificultar qualquer mudança significativa nessa área. (MATIAS-PEREIRA, 2012, p.69)

O papel do administrador público é buscar mecanismos para priorizar a população, criar um sentimento de confiança, o servidor deverá ser acessível, e tentar solucionar os problemas daqueles que buscam o serviço público munido de suas garantias constitucionais “As mudanças em curso no setor público, que vêm sendo implementadas por inúmeros países, em função das expectativas crescentes da sociedade, estão concentradas no usuário.” (MATIAS-PEREIRA, 2012, p. 69)

O atendimento a esse usuário deve ser de qualidade, e a gestão voltada para descentralização e definir as funções, a tomada de decisões devem ser direcionadas para a realidade. É importante formas flexíveis de gestão em que todos possam desempenhar serviços variados, o servidor deve ser incentivado à criatividade e a novas maneiras de desempenhar a sua função.

Só se pode ter uma boa relação com aquilo que se conhece, logo o gestor público deve conhecer a realidade na qual ele atua, suas necessidades, exigências e desejos, a qualidade dos serviços prestados e vice-versa o cidadão deve conhecer o governo, suas dificuldades, identificar quem são os responsáveis pela atuação e pelo controle da gestão pública e fiscalizar a prestação de contas. Essa é uma situação interessante, o Estado por conhecer as demandas da população agirá de forma mais assertiva, enquanto o cidadão conhecedor de seus direitos poderá cobrar de forma organizada e legal essa atuação do Estado.

2.3.3 Controle de Qualidade no Serviço Público

A satisfação do cidadão-usuário é a referência de qualidade do serviço prestado, no sentido de receber um atendimento de excelência, que deve sempre buscar satisfação.

O servidor público deve disponibilizar para o cidadão-cliente um atendimento adequado, algumas das características essenciais é a disposição para resolver os problemas, apresentação impecável, afinal ele representa o poder público, presteza e agilidade para solucionar o problema e ter empatia com a população.

As mudanças nas relações entre a administração pública e seus usuários decorrem, em grande parte, da crise gerada pelo atendimento deficiente ao cidadão. Os usuários de serviços públicos, além de mostrarem um nível elevado de insatisfação com a qualidade do atendimento, passaram a exigir, cada vez mais, a prestação de serviços de qualidade. (MATIAS-PEREIRA, 2012, p. 73)

A qualidade do atendimento ao cliente é de responsabilidade tanto do servidor público quanto do ente público para isso é interessante que a instituição adote como padrão um atendimento cordial e eficiente, para isso é necessário treinar e capacitar os servidores para desempenharem um bom atendimento.

Algumas das ferramentas utilizadas para mensurar o atendimento ao cidadão-cliente são, guichês únicos, onde todos os serviços podem ser resolvidos ou encaminhados para o setor responsável; Centro de Informação, local que se obtém todo e qualquer tipo de informação do órgão público; Centros de Atendimento, direcionado para atender todas as necessidades dos cidadãos de maneira geral; Centros de Atendimento Específico, estabelecimento que realiza um tipo específico de atendimento; Atendimento Itinerante, os servidores são direcionados a localidades para prestarem atendimento aos cidadãos que ali residem.

3 GESTÃO ARQUIVÍSTICA

A gestão arquivística busca selecionar e organizar os documentos necessários e importantes para a empresa, no intuito de preservar somente o que agrega conhecimento e importância para a organização, para que no futuro se precisar, possa pesquisar ou consultar estes documentos.

Gestão de documentos é o planejamento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo. Visa à racionalização e eficiência dos documentos de arquivo desde a produção até o seu destino final, que pode ser eliminação ou guarda permanente. (VERANO-AQUINO, 2010, p.10-11)

É importante também para que seja feita uma seleção minuciosa do teor dos documentos, separação e ordenação dos documentos os que têm valor fiscal ou histórico para que possam ser eliminados.

3.1MÉTODOS UTILIZADOS PELA GESTÃO ARQUIVÍSTICA

Pelo fato de existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (nome, assunto, local, data, número) podem ser utilizados diferentes métodos de organização.

3.1.1 Controle da Produção

Controlar e melhorar processos é imprescindível e deve estar sempre entre os objetivos da organização. Serviços continuamente melhorados dependem essencialmente do monitoramento dos processos com vista a torná-los mais eficientes.

Conjunto de medidas e rotinas que otimizam a produção de documentos. Através desse controle, a informação pode ser produzida de forma estruturada e inteligível, registrada em um suporte adequado e inserida num canal de difusão apropriado, levando-se em conta questões administrativas, legais, financeiras e históricas. (VERANO-AQUINO, 2010, p. 11).

Com o trabalho rotineiro os arquivos podem ficar bagunçados e fora de ordem, para que isso não aconteça, um controle da produção dos processos e a organização pode-se acabar com essa desorganização do dia-a-dia.

3.1.2 Classificação

Classificam-se os documentos de acordo com as atividades, para que se tenha uma visão clara e objetiva do que se está organizando. O que resulta dessa atividade é uma espécie de manual de classificação de documentos.

 Classificação é um conjunto de operações intelectuais e físicas que visa representar os documentos de arquivo de acordo com as estruturas, atividades e funções do organismo produtor. Através dela é possível visualizar a ligação dos documentos com as respectivas atividades e funções que lhe deram origem. Por isso a classificação é lógica (VERANO-AQUINO, 2010, p.11).

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas, essas tarefas são realizadas com base no conteúdo do documento. Por ser lógica a classificação é um método relativamente fácil de organizar, basta ligar os documentos com os que são do mesmo assunto por exemplo.

3.1.3 Ordenação

O objetivo básico da Ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos e processos, pois é um tipo de organização que segue um determinado conceito pré-estabelecido dos arquivos e documentos. “Ordenação é a forma como se dispõe fisicamente os documentos de um mesmo tipo, de acordo com um elemento convencionado para sua recuperação. Seu objetivo é facilitar e agilizar a busca direta dos documentos” (VERANO-AQUINO, 2010, p. 11).

Esse tipo de classificação procura dinamizar a busca direta dos arquivos, pois existem documentos bastante parecidos seja pela função ou atividade, quanto mais métodos existirem para organizar e separar estes documentos, mais facilitada será uma futura busca a esse acervo.

Métodos Básicos de Ordenação:

Alfabético: Ordenado de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperação da informação for um nome.

Numérico: Ordenação de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos.  Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento.

Cronológico: Ordenação de acordo com a sucessão temporal. Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperação da informação for a data do documento.

Temático: Ordenação de acordo com assuntos ou temas. “Deve ser utilizado quando o elemento principal para a recuperação da informação for um assunto ou tema.” (VERANO-AQUINO, 2010, p. 12)

Esses métodos de ordenação são os mais básicos e mais utilizados para separar e organizar documentos, pois todos conhecem e é de fácil acesso para qualquer pessoa que necessite das informações contidas no arquivo.

3.1.4 Descrição

Este modelo define o arquivo pela descrição, e os assuntos contidos no interior do arquivo. “É a representação das informações contidas nos documentos, considerando os nexos lógicos com as atividades e funções que as geraram, a fim de identificá-las, geri-las e torná-las acessíveis ao pesquisador seja ele interno ou externo à instituição produtora” (VERANO-AQUINO, 2010, p. 13).

É um breve resumo do que contém no arquivo, ou um conjunto de normas que leva em conta os elementos formais e de conteúdo, para elaboração de instrumentos de pesquisa. Facilita a pesquisa, pois com uma breve leitura se tem noção do assunto do arquivo.

3.1.5 Proteção

Existem documentos ou processos que tramitam em segredo da organização ou em segredo de justiça, que nem todas as pessoas podem ter acesso, para esse tipo de acervo arquivado é necessário restrições e somente pessoas autorizadas podem manusear esses documentos, para que seja mantido o sigilo do seu teor. “Conjunto de normas e medidas que visam assegurar a restrição de acesso aos documentos que contenham informações essenciais e sigilosas por estarem estabelecidas em preceitos legais ou para preservar os interesses da instituição” (VERANO-AQUINO, 2010, p. 13).

O assunto que destes arquivos deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

3.1.6 Preservação

É necessário tomar precauções para que o arquivo não seja deteriorado e o seu conteúdo danificado de maneira irreversível.

Conjunto de normas e medidas preventivas que visam prolongar a vida útil dos documentos de arquivo, através da eliminação ou retardamento da degradação ou mesmo da destruição provocadas por fatores internos e externos, garantindo dessa maneira, a qualidade de acesso às informações registradas nos documentos. (VERANO-AQUINO, 2010, p.13)

Existe uma série de cuidados a serem tomados para que essas informações sejam preservadas.

3.2 CONSERVAÇÃO DOS ARQUIVOS E PRESERVAÇÃO DAS INFORMAÇÕES.

É necessário adotar medidas para que nenhum arquivo possa ser deteriorado e suas informações sejam perdidas. “Conjunto de procedimentos e medidas específicas e preventivas que visam preservar as informações contidas nos documentos e prolongar a vida útil de seus suportes, assegurando sua proteção física contra os agentes de deterioração” (VERANO-AQUINO, 2010, p. 14).

Existe um conjunto de normas e procedimentos a serem seguidos para a preservação dos arquivos e do seu conteúdo, são importantes e devem ser seguidas para que perpetue as suas informações.

3.2.1 Fatores de deterioração

Os arquivos e materiais estão sempre sujeitos a qualquer tipo de deterioração que possa ocorrer seja interna ou externa, por isso é necessário conhecê-las para que seja possível evitar e caso ocorra saber identificá-las e reparar os danos.

Internos - tinta, encadernação, acidez (torna o papel escurecido, quebradiço e com cheiro mais forte), produtos utilizados no clareamento Externos - temperatura, umidade, luz, poluição atmosférica, micro-organismos (fungos, bactérias), insetos (traças, brocas, cupins, baratas), roedores (ratos), o homem como agente destruidor. (VERANO-AQUINO, 2010, p. 14)

Qualquer mínimo descuido pode ser responsável por deteriorar um documento. É necessário o máximo de cuidado possível para que não ocorra.

3.2.2 Recomendações

As recomendações a serem tomadas para melhor preservação dos arquivos e acervos de documentos.

Quanto ao ambiente:

Manter sempre limpo e arejado; Utilizar aspirador de pó e pano levemente umedecido para não dispersar o pó existente no chão, estantes e armários;

Não consumir alimentos e bebidas nos locais do acervo, pois atraem insetos e roedores que atacam os documentos; Não fumar nos locais de acervo, pois os resíduos químicos da fumaça causam danos aos suportes documentais;”  (VERANO-AQUINO, 2010, p. 13)

No ambiente existem diversos fatores que podem contribuir para danificar os arquivos, é necessária uma rigorosa limpeza diária do ambiente onde estão instalados os arquivos.

Quanto ao manuseio:

Evitar o manuseio desnecessário; Não manusear os documentos com as mãos úmidas, sujas de alimentos, cremes ou outras substâncias; A mesa de trabalho deve estar sempre limpa; Evitar fazer cópias reprográfica, pois a luz ultravioleta em grande intensidade danifica o papel e a tinta do original. Se forem necessárias cópias, deve-se fazer uma primeira cópia e, a partir desta, as outras;

Não dobrar os documentos, pois as fibras são rompidas e o papel se rasga facilmente; Não grampear os documentos (especialmente os de guarda permanente), pois os grampos de metal enferrujam rapidamente, além de produzir perfurações no papel; Nunca use saliva para folhear livros e documentos, pois, além de danificar o documento, formando no local um depósito de acidez e bactérias, você poderá se contaminar com os micro-organismos existentes no papel ou até com resíduos de venenos, naqueles locais em que se costumam fazer desinsetizações. (VERANO-AQUINO, 2010, p. 15)

Deve-se ter um maior cuidado na hora de manusear papéis e documentos, muitas vezes no dia- a dia não é tomada a maioria dessas precauções, pois não se tem essa ideia de que é necessário preservar os documentos para que daqui a alguns anos eles ainda possam existir para uma consulta de informações.

Quanto ao acondicionamento:

Não usar barbantes ou elásticos, eles podem cortar e danificar os documentos;

Não usar pastas com prendedores e hastes de metal, pois estes enferrujam com facilidade, danificando os documentos; As embalagens devem ser de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo; Não acondicionar documentos em quantidade superior à capacidade da pasta ou caixa; Manter os documentos protegidos de a luz solar intensa e evitar o contato com água. (VERANO-AQUINO, 2010, p.15-16)

É necessário atentar para os utensílios utilizados nos documentos, como o material que é fabricado, os de metal enferrujam com maior facilidade, utilizar os de plástico que não danificam os papéis, as caixas-arquivo que geralmente são as mais utilizadas devem ser maiores, são detalhes que influenciam na preservação dos documentos.

4 CARACTERIZAÇÃO DA INSTITUIÇÃO

As Varas Cíveis da Comarca de Teresina foram instaladas em 01 de setembro de 1986, e funcionam no prédio do Fórum Cível e Criminal Desembargador Joaquim de Sousa Neto, no terceiro andar, e são composta de: secretaria, gabinete, salas de audiências, balcão de atendimento e protocolo.

A Comarca de Teresina-PI dispõe hoje de 8 (oito) varas cíveis, que em sua maioria, contam com 12 funcionários distribuídos entre analistas judiciais, escrivães, secretária, oficiala de gabinete, servidores comissionados e estagiários e o juiz titular da vara. As varas possuem hoje uma média de 6.000 processos em tramitação, um número grande em relação a outras varas cíveis de Comarcas de portes semelhantes.

4.1 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

Segundo Bruyne (1991), a metodologia é a lógica dos procedimentos científicos em sua gênese e em seu desenvolvimento, não se reduz, portanto, a uma “metrologia” ou tecnologia da medida dos fatos científicos. “A metodologia deve ajudar a explicar não apenas os produtos da investigação científica, mas principalmente seu próprio processo, pois suas exigências não são de submissão estrita a procedimentos rígidos, mas antes da fecundidade na produção dos resultados” (BRUYNE, 1991 p. 29).

O método de pesquisa é um conjunto de procedimentos e técnicas utilizados para se coletar e analisar os dados. O método fornece os meios para se alcançar o objetivo proposto, ou seja, são as ferramentas das quais se faz uso na pesquisa, a fim de responder a questão.

De acordo com a classificação de Vergara (2006), a pesquisa foi definida quanto aos fins, sendo uma pesquisa descritiva, pois expõe conceitos e características da terceirização, bem como fazer relações com a terceirização na administração pública. Quanto aos meios, trata-se de uma pesquisa bibliográfica, documental e um estudo de caso. Bibliográfica, porque o estudo foi desenvolvido com base em material já publicado sobre o assunto em livros, revistas, artigos, internet e legislações pertinentes ao assunto. Enfim, tudo que forneceu instrumento teórico ao desenvolvimento da pesquisa. Documental, porque foram investigados documentos encontrados no interior do órgão concernente ao objeto da pesquisa, tais como contratos, termos de referência e resoluções. Estudo de caso, porque o estudo teve como objetivo analisar o processo de terceirização em um órgão público específico.

Segundo Lakatos e Marconi (2003) a abordagem da pesquisa classifica-se como qualitativa, pois se faz a investigação dos significados das melhorias inerentes à atividade finalística, privilegiando a melhor compreensão do tema a ser estudado e facilitando a interpretação dos dados. 

A pesquisa qualitativa foi realizada através da entrevista com a servidora responsável pelo arquivamento, que explica todos os métodos e a ordem dos procedimentos para o arquivamento de um processo, com essa entrevista foi possível entender como se dá o real arquivamento nos processos da Justiça Estadual do Piauí.

As entrevistas que foram aplicadas segundo Lakatos e Marconi (2003), são classificadas como despadronizadas ou não-estruturadas, já que, no caso, o entrevistador tem a liberdade para desenvolver cada situação em qualquer direção que considere adequada. Sendo uma forma de explorar mais amplamente a questão.

Para análise dos dados coletados utilizou-se o método denominado de “análise de conteúdo” de Laurence Bardin. A análise de conteúdo é caracterizada pela expansão das aplicações da técnica a disciplinas muito diversificadas e pelo aparecimento de interrogações e novas respostas no plano metodológico (BARDIN, 2009).

 Bardin (2009, p.23) afirma que:

A análise de conteúdo (seria melhor falar de analises de conteúdo) é um método muito empírico, dependente do tipo de ‘ fala’ a que se dedica e do tipo de interpretação que se pretende como objetivo. Não existe o pronto-a-vestir em analise de conteúdo, mas somente algumas regras de base, por vezes, dificilmente transponíveis. A técnica de analise de conteúdo adequada ao domínio e ao objetivo pretendidos tem que ser reinventada a cada momento, exceto para usos simples e generalizados, como é o caso do escrutínio próximo da decodificação e de respostas a perguntas abertas de questionários cujo conteúdo é avaliado rapidamente por temas.

 A análise de conteúdo, como um conjunto de técnicas de análise das comunicações, apesar de poder ser considerada como um instrumento de análise é marcado por uma grande diversidade de formas e é adaptável a um campo de aplicação muito vasto, ou seja, o campo das comunicações. A análise de conteúdo, segundo Bardin (2009) pode ser uma análise dos ‘significados’, como na analise temática, ou uma análise de ‘ significantes’, como na analise léxica, fato que será utilizado no decorrer da analise das informações coletadas através das entrevistas.

Pelo tema abordado a análise de conteúdo é bem mais valida que a utilização do método documental, pois como bem ensina Bardin (2009), “a análise de conteúdo é uma busca de outras realidades através das mensagens”, diferentemente da pesquisa documental que supre à análise de conteúdo a inferência, ficando-nos limitados à análise categorial ou temática, tem-se uma identificação muito entre as duas formas de tratarmos o dado de pesquisa.

Além disso, para Mozzato e Grzybovski (2011), a análise de conteúdo, além de realizar a interpretação após a coleta dos dados, desenvolve-se por meio de técnicas mais ou menos refinadas. Dessa forma, a análise de conteúdo se vem mostrando como uma das técnicas de análise de dados mais utilizada no campo da administração no Brasil, especialmente nas pesquisas qualitativas, como é o caso desta.

Através da técnica de análise de conteúdo pode-se realizar a adequada análise das informações coletadas durante a entrevista, através da descodificação, seguindo as seguintes etapas: pró-análise, exploração do material e tratamento dos resultados, inferência e interpretação.

Na pré-análise foi organizado o material a ser analisado, através da leitura do material e formulação dos objetos a serem cumpridos, para em seguida explorar o material, onde é feita a descrição analítica orientada pelo referencial teórico utilizado, para realizar a interpretação das informações colhidas na pesquisa qualitativa.

ANÁLISE DOS RESULTADOS

Para elaboração deste trabalho foram observadas todas as etapas que o arquivamento deve seguir, da petição inicial ao despacho para arquivamento. Tudo que tramita no processo é peticionado pelos advogados das partes e encaminhado para a distribuição cível do fórum, que segue para a secretaria da vara, um servidor faz a juntada no processo físico e escaneia os documentos para que sejam disponibilizados no sistema Themis Web, que pode ser acessado por servidores de outros setores e advogados.

Após a juntada da petição o processo é concluso para o gabinete do juiz, nesta etapa o juiz despacha indeferindo ou não o pedido do patrono, após o despacho o processo retorna para a secretaria para ser cumprido, daí por diante o processo segue sendo publicado e peticionado e despachado até que o juiz sentencia a favor de uma das partes, quando não é sentenciado por falta de provas ou cumprimento de despacho das partes envolvidas o juiz determina que seja arquivado, pois não houve pronunciamento para dizer se tinham interesse ou não do seguimento do feito, após essa etapa a servidora responsável faz o arquivamento, procedimento este detalhado no capítulo de análise dos resultados.

De acordo com a entrevista realizada com os servidores, responsável pelas funções arquivísticas dos processos nas varas cíveis da comarca de Teresina, é possível perceber que o processo de arquivamento é feito de forma empírica, sem nenhum treinamento ou qualificação por parte do Tribunal de Justiça para tal atividade.

A arquivista desenvolveu sua própria técnica, que tenta conciliar as necessidades da secretaria e suas obrigações diárias.

Segundo a entrevistada,

“É necessário ter um despacho do juiz ordenando o arquivamento. Para isto, o processo precisa estar julgado, com sentença publicada no DJ (Diário de Justiça), ou intimação pessoal nos casos necessários, após decurso do prazo de recurso com transito em julgado (não pode ter recurso), poderá iniciar o procedimento de arquivamento. Além disso, devem estar pagas as custas finais do processo.”

Esse é o processo inicial para que seja feito o arquivamento dos processos.

“O processo deve estar devidamente alimentado no sistema Themis Web, com movimentação de julgado vez que sem ela não se realizam os atos posteriores. Antes da movimentação “arquivamento” é necessário dar a baixa definitiva para que o processo saia do acervo da vara. Depois da Baixa e Arquivamento é elaborado um termo que é preenchido pela servidora responsável e este termo fica dentro do processo.”

Vista as falas da entrevistada observa-se que não há nenhuma espécie de cuidado voltado para a preservação do processo e para necessidade de futuramente se ter acesso a tais decisões. Ultimamente o Tribunal de Justiça vem buscando modificar essa situação por meio da digitalização dos processos, mas esse procedimento ainda não é frequente nas varas cíveis da Comarca de Teresina.

Após o arquivamento o processo é colocado numa caixa-arquivo e é enviado ao arquivo judicial do Tribunal de Justiça, que se localizam um no bairro Redonda e o outro no bairro Ilhotas, ambos na cidade de Teresina-PI.

Com relação a existência de um Banco de Dados dos processos arquivados, a entrevista respondeu que não existe, o que existe é um controle pela própria Secretaria da Vara dos processos arquivados.

Finalmente questionou-se sobre a consulta à processos já arquivados, a Entrevista respondeu que o procedimento é o seguinte:

O advogado da parte interessada entra com uma petição pedindo o desarquivamento com todos os dados do processo, requerendo ao juiz o desarquivamento. O juiz dá um despacho autorizando, o servidor da vara vai buscar no Arquivo Judicial do TJ e trás para a vara para os devidos fins. Depois que cumpre o despacho volta para a caixa de origem e para o arquivo. Esse procedimento pode durar até 01 ano, desde o pedido do advogado até o efetivo desarquivamento, isso por conta da dificuldade de localização dos processos no arquivo central.

De acordo com a análise dos dados coletados, foi possível perceber que o atendimento não está no nível de eficiência desejado, contudo, existem muitos servidores que trabalham todo dia para disponibilizar para a população o melhor atendimento possível. O fato é que, em alguns casos é humanamente impossível realizar as tarefas, há muito trabalho para poucos servidores, e a ausência clara de uma política de gestão de pessoas efetiva, que acaba resultando em uns trabalhando mais que outros, falta de adequação dos funcionários aos cargos em que desempenhem melhor as funções.

Outro ponto observado foi que, os servidores não são treinados ou qualificados para gerir uma secretaria de uma vara do Fórum, tendo em vista que, os servidores responsáveis por estas atividades, via de regra, são bacharéis em direito, e não tem formação gerencial, para delegar funções, dividir o trabalho, assumir o controle e direcionar os servidores.

Em relação ao trabalho realizado para arquivar os processos, o método que a entrevistada utiliza e descreve é bastante válido para organizar e obter um maior controle dos processos, mas o conteúdo do processo que é disponibilizado para a população na internet é pouco ou inexistente, como é o caso do banco de dados. Facilitaria bastante poder consultar num sistema um processo já arquivado, até advogados poderiam consultar para analisar os autos, pouparia tempo e trabalho para os servidores.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao longo deste trabalho é possível concluir que no universo da gestão pública, tudo é regido por lei, os servidores seguem essas normas e tentam desempenhar da melhor forma o seu papel, mas é exatamente por seguir somente a lei e não buscar o conhecimento de simples técnicas administrativas, como divisão de tarefas, ensinadas pelos teóricos e seus modelos de gerenciamento, é que o setor público tem sido rotulado por burocratizar em excesso os processos e dificultar o acesso à informação.

O que se pode constatar é que não há a gestão de arquivamentos dos processos necessária para torná-la um diferencial na gestão das Secretarias das Varas judiciais.

A necessidade da criação e implementação de um banco de dados é urgente para servidores e para a população, este foi o maior problema detectado com a pesquisa realizada, quanto a organização e ao controle dos processos, a servidora responsável desempenha suas atividades de forma correta, mas infelizmente um setor depende do outro para que toda a organização possa desempenhar a sua função e colaborar com os interesses da população.

A gestão da informação arquivística é um diferencial bastante competitivo aliado às técnicas de arquivamento, de separação e de classificação dos arquivos e processos, pois a informação é disseminada de forma organizada e diferenciada, o acesso aos processos é facilitado, com esse modelo de gestão tudo é localizado, disponibilizar essas informações contidas nos processos a qualquer tempo e de acordo com a necessidade torna as atividades diárias mais práticas, e com isso todos ganham, o servidor na hora de desempenhar sua função e o cidadão na hora de buscar as informações que necessita.

É importante disponibilizar para a população informações a respeito dos interesses do coletivo e também informações particulares que dependem do poder público, litígios que necessitam do intermédio da justiça, injustiças, cobranças indevidas, simples obrigações que não são cumpridos, todos esses exemplos necessitam da intervenção do poder público e é necessário focar na melhoria dos processos para que o servidor possa desempenhar sua função  e solucionar estes problemas.

Conhecer de perto como é desempenhado algumas dessas funções judiciárias, é engrandecedor e uma experiência rica, percebe-se as dificuldades, a ausência de treinamento e ao mesmo tempo percebe-se o quanto é importante fazer um trabalho humano e contribuir para o desempenho do serviço público para o cidadão que dele necessita.

REFERÊNCIAS

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CHIAVENATTO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 8. ed. São Paulo: Campus, 2011.

FIEL FILHO, Alécio, FERREIRA, Maria das Graças, KANAANE, Roberto. Gestão pública: planejamentos, processos, sistemas de informação e pessoas. São Paulo: Atlas, 2010.

MATIAS-PEREIRA, José. Manual de gestão pública contemporânea. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2012.

SANTOS, Clézio Saldanha. Introdução a gestão pública. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2012.

SILVA, CG. O contributo da arquivística para a gestão da qualidade das organizações, JORNADAS DE ARQUIVOS. Albuferia, Portugal. 2010. Disponível em: http: www.cm-albuferia.pt/portal-autarquico/albuferia/v_pt-PT/menu_muricipe/serviços_municipais/arquivo_historico/JornadaArquivos/2Edição-2010/. Acesso em: 14 set. 2013.

SILVA-FLORES, Luciane Scoto, Daniel. Gestão da qualidade em arquivos, ferramentas: programas e métodos. III SBA- Simpósio Baiano de Arquivologia, 2011- Salvador,Bahia.  Disponível em: <http//www.arquivistasbahia.org/3sba/wp-content/uploads/2011/09/Silva-Flores.pdf>.  Acesso em 13 set .2013.

VERANO-AQUINO, Marisete Bertaglia. Manual de gestão arquivística - Tribunal de Contas do Estado do Mato Grosso. Cuiabá: O Tribunal, 2010.