Resumo

O objetivo deste trabalho é analisar a importância do escrivão junto aos cartórios judiciais, discriminar suas incumbências mais comuns previstas no código de processo civil, especialmente as aplicadas ao judiciário estadual, e servir de fonte para consulta. E, afinal, refletir sobre a atual situação dos cartórios judiciais, principalmente nas comarcas de vara única, a fim de sensibilizar as autoridades para rever os conceitos e critérios, em especial da lotação de recursos humanos. O artigo é desenvolvido com base em pesquisa bibliográfica e na experiência profissional. O conteúdo do artigo é organizado a analisar, posicionar, destacar, justificar e conceituar o escrivão, suas incumbências mais comuns do código de processo civil e da sua fé pública. Por fim, refletir quanto à escassez de recursos humanos nos cartórios judiciais, uma vez que não vencem a crescente demanda dos processos.

Palavras-chave: Escrivão, incumbências, fé pública e cartório judicial.

1.INTRODUÇÃO

Os recursos humanos lotados nos cartórios judiciais, principalmente nas comarcas de vara única, não vencem a crescente demanda dos processos.

Embora se tem informatizado o judiciário e criado novas comarcas e varas, como no poder judiciário do estado de Santa Catarina, há ainda, cartórios judiciais, principalmente nas comarcas de vara única, que têm dificuldades para cumprir suas tarefas, uns mais, outros menos. Pois, os recursos humanos não vencem a crescente demanda dos processos, que veio a crescer nos últimos anos extraordinariamente. Além de ter cartórios judiciais onde o número de funcionários permanece inalterado, mas, a realidade mudou.

Para amenizar a situação dos cartórios judiciais, vêm estes a atuar com o auxílio de funcionários cedidos e estagiários. Porém, principalmente estagiários, vêm e vão, e seus desejos são aprender. Não só necessitam de aprendizagem e acompanhamento, que em regra é por um tempo razoável, também ocorre que quando sabem alguma coisa, estão indo embora.

Atos meramente ordinatórios, conforme previsto no § 4°, art. 162, do CPC, são praticados, de ofício, pelo escrivão, o que veio racionalizar e agilizar o andamento dos processos, mas, mesmo assim, o número de processos veio a crescer. Portanto, o dia-a-dia vem a demonstrar que faltam recursos humanos.

Portanto, para se adequar à realidade emergente, faz-se necessário rever os conceitos e critérios que vêm a determinar o número de funcionários a lotar nos cartórios judiciais. Assim, deve-se levar em conta a necessidade de cada cartório judicial, devendo considerar a densidade populacional e a demanda na comarca.

Por ora, quais são os conceitos e critérios que prevalecem para determinar o número de funcionários a lotar nos cartórios judiciais? Uma vez que, há poucos anos, a realidade era a máquina de escrever e a demanda de processos era menor. Atualmente! É a era da informática e a demanda de processos veio a crescer extraordinariamente. Por conseguinte, os conceitos e critérios devem mudar para atender a necessidade emergente.

Por meio deste artigo visamos analisar, posicionar, destacar, justificar e conceituar o escrivão, discriminar suas incumbências mais comuns previstas no código de processo civil, especialmente as aplicadas ao poder judiciário estadual, e da sua fé pública. Além disso, objetivamos servir como fonte de consulta. E, por fim, sensibilizar as autoridades para refletir sobre a atual situação dos cartórios judiciais, principalmente nas comarcas de vara única, a fim de rever os conceitos e critérios quanto à necessidade de lotar mais recursos humanos, devidamente capacitados.

Com o tema "O abismo entre o fazer e o vencer do escrivão", objetivamos analisar a importância do escrivão no judiciário, discriminar suas incumbências mais comuns previstas no código de processo civil, especialmente as aplicadas ao poder judiciário estadual, e da sua fé pública e servir como fonte de consulta. E, afinal, sensibilizar as autoridades da atual situação dos cartórios judiciais, principalmente nas comarcas de vara única, em especial quanto à escassez dos recursos humanos, uma vez que não vencem a crescente demanda dos processos.

O estudo bibliográfico, de normas e doutrinas, principal fonte para analisar o cargo de escrivão, suas incumbências e da sua fé pública. E, quanto a atual situação dos cartórios judiciais, em especial à escassez de recursos humanos, advém do dia-a-dia do nosso trabalho.

Visamos oferecer noções das incumbências mais comuns do escrivão, especialmente às aplicadas ao judiciário estadual, destacar sua importância no judiciário e sensibilizar as autoridades das dificuldades que os funcionários estão enfrentando em cumprir as tarefas dos cartórios judiciais, a fim de agilizar e melhorar a prestação jurisdicional. Assim, possibilitar abreviar a pretensão do consumidor, que é o anseio da sociedade e do próprio estado.

2.ESCRIVÃO

O desenvolvimento da atividade judiciária necessita de auxiliares da justiça, o que está previsto no art. 139, do CPC: "São auxiliares do juízo, além de outros, cujas atribuições são determinadas pelas normas de organização judiciária, o escrivão ^[1], o oficial de justiça, o perito, o depositário, o administrador e o intérprete". Destes, destacamos o escrivão, que segundo Theodoro Júnior (1997, p. 206), "É o mais importante auxiliar do juízo, pois é o encarregado de dar andamento ao processo e de documentar os atos que se praticam em seu curso".

O processo se desenvolve por impulso oficial ^[2] e vários são os atos a serem praticados, e como, a atividade isolada do juiz é insuficiente para o desenvolvimento do processo, por conseguinte, faz-se necessário o auxílio do escrivão e de outros órgãos auxiliares. Theodoro Júnior (1997, p. 229) justifica assim a existência do escrivão:

O sistema do nosso Código assegura a marcha do processo, pelo método do impulso oficial, isto é, os próprios agentes do órgão judicial promovem o andamento do processo, mesmo que as partes estejam inertes.

Para tanto, existem prazos contínuos e peremptórios previstos para o exercício dos atos processuais que tocam às partes, de par com ônus e deveres processuais, cuja inobservância acarreta soluções prefixadas na lei. Dessa forma, a marcha do processo torna-se quase automática, por força dos imperativos jurídicos que rodeiam a prática dos atos dos sujeitos processuais.

Para atingir sua finalidade, no entanto, os atos jurídicos processuais devem ser documentados e comunicados às partes.

Daí a existência do principal órgão auxiliar do juiz ^[3], que é o escrivão ^[4] [...], que se encarrega especificamente dos atos de documentação, comunicação e movimentação do processo e cujas tarefas estão bem delineadas no art. 141.

O escrivão está subordinado às normas do judiciário e ao estatuto dos funcionários públicos, segundo Safraider (2000, p. 43):

O Escrivão [...] é um servidor, com a denominação específica de Serventuário da Justiça [...]. É subordinado às normas dos Códigos de Organização e Divisão Judiciárias do Estado, e Código de Normas da Corregedoria da Justiça do respectivo Estado, e Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado, no que for aplicável.

O escrivão exerce a função de ofício de justiça, segundo Theodoro Júnior (1997, p. 206), "O escrivão [...] sua função recebe do Código o nome de Ofício de Justiça (art. 140) ^[5]", bem como, segundo Safraider (2000, p. 43), "O Escrivão [...] é um servidor, com a denominação específica de Serventuário da Justiça e enquadrado como titular de ofício da Justiça ^[6]". Portanto, além das atribuições normais exerce a chefia do cartório e é auxiliado por funcionários, segundo afirmam CINTRA; GRINOVER; DINAMARCO, (1994, p. 201): "Do ponto-de-vista administrativo, o escrivão é também um chefe de seção ^[7] (ofício de justiça), com funcionários subalternos sob sua direção (escreventes); [...]". Portanto, o escrivão é o titular do cartório, cabendo-lhe também dirigir, orientar, inspecionar, organizar e comandar.

As normas de organização judiciária, como: O código de organização judiciária do estado do Rio Grande do Sul dispõe no art. 106, item 1, que incumbe aos escrivães: "chefiar ^[8], sob a supervisão e direção do Juiz, o cartório em que estiver lotado". A descrição sumária das atribuições do escrivão judicial, prevista na resolução n° 02/98-GP, do Tribunal de Justiça do estado de Santa Catarina, dispõe: "Atividades relacionadas com coordenação e supervisão ^[9] dos serviços de cartório, de natureza administrativa, e acompanhamento e execução de serviços inerentes a processos judiciais". Estas destacam a atuação do escrivão como titular do cartório.

Caso o escrivão estiver impedido de exercer suas atividades, como nas férias, afastamento por motivo de saúde, remoção, e para evitar que o cartório fique sem titular, neste caso, dispõe o art. 142, do CPC, que "No impedimento do escrivão, o juiz convocar-lhe-á o substituto, e, não o havendo, nomeará pessoa idônea para o ato ^[10]".

2.1.INCUMBÊNCIAS

Cabe ao escrivão, além das incumbências ditadas pelas normas do judiciário, a responsabilidade de guardar, movimentar e conservar, segundo afirma Safraider (2000, p. 43): "Além das incumbências que lhes são ditadas pelos Códigos de Normas e de Divisão e Organização Judiciárias do respectivo Estado, cabe ao Escrivão [...] a responsabilidade pela guarda, movimentação e conservação de processos e papéis, livros, armas e objetos [...]". Por conseguinte, também tem atos e incumbências ditadas em normas gerais, como por exemplo, no código de processo civil e na consolidação das leis do trabalho. Além disso, os atos processuais devem obedecer à forma ^[11], conteúdo, procedimentos ^[12], prazos, de acordo com o objeto e espécie do processo ^[13], ditadas nas normas aplicadas ao caso em concreto.

Dentre as atribuições legais do escrivão, descrevemos as mais comuns previstas no art.141, do CPC:

Incumbe ao escrivão:

I – redigir, em forma legal, os ofícios, mandados, cartas precatórias e mais atos que pertencem ao seu ofício;

II – executar as ordens judiciais, promovendo citações ^{[14]- (15) - (16)} e intimações, bem como praticando todos os demais atos, que lhe forem atribuídos pelas normas de organização judiciária;

III – comparecer às audiências, ou, não podendo fazê-lo, designar para substituí-lo escrevente juramentado, de preferência datilógrafo ou taquígrafo;

IV – ter, sob sua guarda e responsabilidade, os autos, não permitindo que saiam de cartório, exceto:

a)quando tenham de subir à conclusão do juiz;

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b)com vista aos procuradores, ao Ministério Público ou à Fazenda Pública;

c)quando devam ser remetidos ao contador ou ao partidor;

d0quando, modificando-se a competência, forem transferidos a outro juízo;

V – dar, independentemente de despacho, certidão de qualquer ato ou termo do processo, observado o disposto no art. 155 ^{[17]- (18)}.

Acham-se regulados nos artigos 166 a 171, do CPC, a forma e conteúdo dos atos processuais, de documentar e guardar:

Art. 166. Ao receber a petição inicial de qualquer processo, o escrivão a autuará, mencionando o juízo, a natureza do feito, o número de seu registro, os nomes das partes e a data do seu início; e procederá do mesmo modo quanto aos volumes que se forem formando.

Art. 167. O escrivão numerará e rubricará todas as folhas dos autos, procedendo da mesma forma quanto aos suplementares.

Parágrafo único. Às partes, aos advogados, aos órgãos do Ministério Público, aos peritos e às testemunhas é facultado rubricar as folhas correspondentes aos atos em que intervieram.

Art. 168. Os termos de juntada, vista, conclusão e outros semelhantes constarão de notas datadas e rubricadas pelo escrivão ^[19].

Art. 169. Os atos e termos do processo serão datilografados ou escritos com tinta escura e indelével, assinando-os as pessoas que neles intervieram. Quando estas não puderem ou não quiserem firmá-los, o escrivão certificará, nos autos, a ocorrência.

Parágrafo único. É vedado usar abreviaturas.

Art. 170. É lícito o uso da taquigrafia, da estenotipia, ou de outro método idôneo, em qualquer juízo ou tribunal.

Art. 171. Não se admitem, nos atos e termos, espaços em branco, bem como entrelinhas, emendas ou rasuras, salvo se aqueles forem inutilizados e estas expressamente ressalvadas.

A fim de solucionar o litígio, atos sucessivos e concatenados são praticados no processo, como os de documentar e comunicar. Theodoro Júnior (1997, p. 229-230) assim os define:

Atos de documentação são os que se destinam a representar em escritos as declarações de vontade das partes, dos membros do órgão jurisdicional e terceiros que acaso participem de algum evento no curso do processo.

O ato processual geralmente precede à sua documentação. O depoimento pessoal, feito oralmente pela parte, é o ato processual propriamente dito. A documentação dele é a lavratura do termo pelo escrivão, após as declarações da parte.

Mesmo quando as partes praticam o ato processual por escrito, como no caso de uma transação extra-autos ou no fornecimento de uma quitação ou renúncia de direito à parte contrária, seus efeitos, com relação ao processo, só se farão sentir após sua integração aos autos por ato de documentação que compete ao escrivão promover.

A própria sentença do juiz enquanto não publicada e documentada nos autos não tem existência jurídica como ato processual.

[...] atos de comunicação ou de intercâmbio processual, os quais são indispensáveis para que os sujeitos do processo tomem conhecimento dos atos ocorridos no correr do procedimento e se habilitem a exercer os direitos que lhe cabem e a suportar os ônus que a lei lhes impõe.

Os principais atos de comunicação são as citações ^{[20]- (21)} e as intimações ^[22] [...].

Ao mesmo tempo que documenta todos os atos processuais, o escrivão faz com que o procedimento tenha andamento, certificando os atos praticados, verificando o vencimento dos prazos, abrindo vista às partes, cobrando os autos indevidamente retidos fora do cartório e fazendo conclusão deles ao juiz para os despachos de expediente ou decisões que o caso reclamar.

Os atos que não dependem de juízo de valor são praticados, de ofício, pelo escrivão, segundo determina o §4.°, art. 162, do CPC, "Os atos meramente ordinatórios, como a juntada ^[24] e a vista obrigatória ^[25], independem de despacho, devendo ser praticados de ofício pelo servidor e revistos pelo juiz quando necessários" e de acordo com Theodoro Júnior (1997, p. 206), "[...], a marcha comum do processo, naqueles casos em que não depende de nenhum juízo de valor, como nas "juntadas" e "vistas obrigatórias", será impulsionada, de ofício, pelo próprio escrivão [...], ou quem for o auxiliar encarregado [...]". Assim, possibilitou-se ao juiz atuar só nos atos em que precisa decidir.

Assim, há várias normas como as do judiciário e as federais, que ditam ao escrivão, de acordo com o objeto e espécie do processo: incumbências, atos, formas, conteúdos, procedimentos, prazos, bem como, os de guardar, movimentar e conservar os autos.

Enfim, além das incumbências supracitadas, deve o escrivão, como titular do cartório, manter a ordem, segundo Safraider (2000, p. 43): "[...], deve o escrivão, quando necessário, agir com firmeza e energia, impondo ordem no cartório e no balcão", a fim de manter a harmonia e conciliar os objetivos comuns.

2.2.FÉ PÚBLICA

O escrivão tem fé pública, segundo Andrioli, (apud Theodoro Júnior, 1997, p. 206), "O escrivão tem fé pública [...]", bem como, afirmam CINTRA; GRINOVER; DINAMARCO, (1994, p. 205), que "O escrivão [...] têm fé pública, o que significa que suas certidões são havidas por verdadeiras, sem qualquer necessidade de demonstração de sua correspondência à verdade, até que o contrário seja provado (presunção juris tantum)". E ainda, segundo Theodoro Júnior (1997, p. 230), "Toda documentação do escrivão [...] está coberta pela presunção de veracidade, que decorre da fé pública que a lei reconhece ao seu ofício". Portanto, até não se provar o contrário, presume-se como verdadeira toda documentação emanada do escrivão.

3.CARTÓRIO JUDICIAL

Cartório é a repartição, com espaço físico próprio junto ao juízo a que servir, em que atuam o escrivão, como titular do cartório, auxiliado por subalternos, a fim de cumprir as ordens emanadas do juízo e demais incumbências previstas nas normas. Assim, Theodoro Júnior (1997, p. 206), define que "[...]. Cartório é a repartição dirigida pelo escrivão ^[25] onde podem servir outros funcionários subalternos, como os escreventes, cuja função se regula pelas normas de organização judiciária".

Havendo mais juízes e cartórios, os processos serão distribuídos, obedecendo à igualdade, de acordo com a ordem de protocolo, que se acha regulado no CPC:

Art. 251. Todos os processos estão sujeitos a registro, devendo ser distribuídos onde houver mais de um juiz ou mais de um escrivão.

Art. 252. Será alternada a distribuição entre juízes e escrivães, obedecendo a rigorosa igualdade.

Outrora, as serventias do foro judicial eram exercidas anomalamente como função pública em caráter privado. No entanto, essa situação anômala foi solucionada segundo CINTRA; GRINOVER; DINAMARCO, (1994, p. 202): "[...]. O art. 31 do Ato das Disposições Transitórias da Constituição Federal ^[26], [...], dita a regra da oficialização de todas as serventias do foro judicial, respeitados os direitos adquiridos pelos atuais titulares". Assim, ficou estabelecida a definitiva "estatização" dessas serventias.

Para entendermos a situação atual dos cartórios judiciais, precisamos analisar os critérios utilizados para provimento dos cargos judiciais efetivos, como o do poder judiciário do estado do Rio Grande do Sul, conforme discriminado no quadro 1, infra, respeitadas as peculiaridades de cada Vara/Comarca.

QUADRO 1- Critério para provimento dos cargos efetivos

Observações:

[...]. 4. Nas comarcas de Vara única, bem como nas Comarcas/Varas com execuções criminais, e cujo movimento seja acima de 60 ingressos mensais, [...], poderá ser provido mais 01 cargo de Oficial Escrevente.

4.1. Nas Comarcas com ingresso acima de 180 processos mensais poderá ser provido mais 01 cargo de Oficial Escrevente para ser lotado na Distribuição-Contadoria.

Fonte: Paulo Edson Marques. Polígrafo Solução (2003, p. 65).

Assim, constata-se que o número de funcionários está relacionado com o número de processos. Porém, deve-se observar que a máquina de escrever está sendo gradativamente substituída pela informatização, que veio agilizar e padronizar o trabalho. Por conseguinte, os conceitos e critérios para determinar o número de funcionários, por cartório judicial, também devem mudar, devendo considerar a densidade populacional e a demanda na comarca.

Informatizar o judiciário, como o do poder judiciário do estado de Santa Catarina, veio trazer inúmeras vantagens, como: padronizar documentos, agilizar, consultar com rapidez, elaborar estatísticas, comunicar-se com rapidez, acompanhar andamento de processos pela internet, imprimir de pronto e possibilitar diversos controles.

Embora informatizar veio mudar a era da máquina de escrever, agora a realidade é digitar para registrar. Não só para informar dados cadastrais do processo, mas também, para alimentar o sistema com informações a realizar a operação desejada, como expedir mandados, ofícios, cartas precatórias, editais, termos, autos, estatísticas, relações e certidões de publicação, movimentar e localizar autos, fazer carga, receber e executar demais tarefas.

Além disso, outras tarefas continuam a se realizar manualmente, como atender as partes, localizar autos, efetuar carga aos advogados, juntar aos autos petições, mandados, avisos de recebimento, despachos, decisões e numerar suas folhas, certificar nos autos, dar andamento aos autos, fazer conclusões, vistas ou outros encaminhamentos, interpretar e cumprir despachos, decisões e sentenças, registrar sentenças, expedir certidões, entre outras.

Outrora, havia menos processos em andamento, enquanto que hoje veio a aumentar extraordinariamente. Embora, tem-se criado novas comarcas e varas, há cartórios judiciais que continuam a ter dificuldades para cumprir suas tarefas, uns mais, outros menos. Assim como há também os em que o número de funcionários lotados permanece inalterado. Por conseguinte, não se consegue acompanhar o crescente volume das tarefas a executar, principalmente nas comarcas de vara única.

Também veio assoberbar os cartórios judiciais, o fato de ter funcionários que além das tarefas a executar nos cartórios judiciais, são designados a auxiliar em outras atividades, como distribuição, contadoria, informática, juizado especial, o que ocorre principalmente nas comarcas de vara única. Portanto, mal e mal conseguem dar conta das tarefas para as quais foram designadas a auxiliar, sobrando pouco tempo, ou até nenhum, para atuar nas do cartório judicial. Além disso, também, vêm a folgar férias, afastar-se por motivo de doença ou remover-se.

Para amenizar a situação dos cartórios judiciais, vêm estes a atuar com funcionários cedidos e estagiários. No entanto, principalmente estagiários, vêm e vão, pois, seus desejos são aprender. Portanto, além de necessitar de um tempo de aprendizagem e acompanhamento, que geralmente é por tempo razoável, também ocorre que quando sabem alguma coisa, estão indo embora. Portanto, providências far-se-ão necessárias, sob pena de agravar a situação cada vez mais.