Falar em acesso à informação é imaginar uma nova sociedade, baseada na disseminação rápida de informações através de avançados meios eletrônicos. Mas, para muitos, os arquivos (suporte para fontes de informação) são lembrados apenas como grandes gavetões de aço, cheios de pastas em ordem alfabética.
A implantação da gestão de arquivos, nos municípios, vem contribuir para disponibilização da informação para consulta em tempo hábil, além da eliminação destes sem valor arquivístico, propiciando credibilidade na administração, uma consciência de preservação do bem público e o acesso à informação pelo cidadão.
Para que isto aconteça, de forma equilibrada, há a necessidade de se ter organizados todos os documentos a serem disponibilizados. E isto não quer dizer que esta organização básica não esteja casada com tecnologia, pelo contrário, este casamento deve gerar bons frutos. Mas também não significa gastos exagerados com tecnologia de ponta.
Apesar dos novos valores sociais, econômicos e culturais, talvez a busca pela identidade seja uma forma de resgatar o que realmente procuramos com todas estas mudanças: o direito à informação e o acesso à mesma.
Um município bem organizado internamente, será melhor administrado, distribuindo melhor suas verbas em suas necessidades básicas como educação, saúde, moradia, emprego, prestando assim, informações a seus cidadãos de como é gasto o dinheiro público. E é nestas ações, que o administrador municipal será reconhecido e lembrado.
O que podemos perceber na maioria das organizações, é a falta de consciência política no tratamento dos documentos produzidos por estas. É necessário que haja uma Política de Gestão de Documentos para definir o tempo de guarda para esta documentação, com base numa Tabela de Temporalidade Documental, facilitando assim, o trabalho de organização e evitando o crescimento desordenado de papéis.
Situação atual dos Arquivos Públicos Municipais
De acordo com a Lei Federal no. 8.159 DE 08/01/1991 que Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências, no artigo 21, "a administração pública tem autonomia para legislar a gestão pública de documentos". E são várias as legislações nos níveis federais, estaduais e até municipais sobre o tema, o que facilita para a administração pública municipal começar a trabalhar em favor do mesmo.
No entanto, não bastam os regulamentos para conscientizar a população e aos chefes de poder executivo, sobre a importância da organização e manutenção de acervos arquivísticos do município.
Encontramos na literatura,
"...alguns fatores inibidores que comprometeriam as funções para a gestão de documentos pelas instituições arquivísticas:
- Limitações de ordem legal;
- Escala e complexidade dos governos nacionais, impossibilitando que o único organismo exerça funções executivas em todo este campo;
- Tradições administrativas que impedem uma reorganização radical dos sistemas vigentes;
- O papel histórico dos arquivos nacionais, cuja gênese identifica-se com uma atuação mais passiva de custódia dos documentos de valor permanente para a pesquisa retrospectiva."(JARDIM)
Levando-se em conta que a maioria dos municípios não se encontram organizados e que o Município de Belo Horizonte, com mais de seus 100 anos ( ainda sendo considerado um município novo), possui um arquivo de apenas 9 anos, podemos verificar que, ainda, não temos municípios sensibilizados para a gestão documental. Quer seja pelos motivos acima, quer seja pela falta de conscientização, esclarecimento ou ainda vontade política destes.
"Os administradores [municipais] tendem a ver apenas os valores imediatos da documentação, não se preocupando com seu conteúdo histórico. A conseqüência tem sido a destruição indiscriminada ou o acúmulo caótico de conjuntos documentais básicos para a reconstituição do passado municipal.
No outro extremo ficam os que, supervalorizando a utilização do acervo para a pesquisa histórica, desconhecem a importância da fase inicial de arquivamento.
Os resultados têm sido, entre outros, a perda de provas de direito dos cidadãos, a imprecisão no fornecimento de subsídios para o processo decisório e sérias lacunas no acervo documental potencialmente importante para a investigação retrospectiva." (MACHADO, 1996)
Para OLIVEIRA (2000) " os dados evidenciam com clareza os problemas mais comuns principalmente relativos ao abandono e precariedade da situação a que estão relegados no Brasil, os arquivos públicos municipais".
Entre outros, "Os problemas mais comuns observados são:
.inexistência de ineficiência de Políticas de Gestão de Documentos nos Municípios;
.falta de recursos materiais e humanos;
.desconhecimento e consequente descaso pela ação arquivística e sobre a importância dos arquivos para a eficiência dos governos municipais;
.isolamento administrativo e falta de integração entre os arquivos correntes, intermediário e histórico;
.insuficiência de profissionais qualificados e
.heterogeneidade de normas e procedimentos arquivísticos."
Sabemos que, muitas vezes a falta de recursos e outras prioridades falam mais alto e que este não é um trabalho a curto prazo e nem tão simples ou conhecido (haja vista quase não se ouvir falar em arquivos pelos leigos), quanto parece. É um trabalho, que deve ser realizado, paulatinamente, para que se construa um arquivo bem estruturado, com pessoal capacitado e objetivo.
Numa iniciativa pioneira em Minas e mesmo no Brasil, uma Universidade, juntamente com duas Fundações de pesquisa no Estado de Minas Gerais, estão lançando o Guia dos Arquivos e Acervos Documentais Históricos do Estado de Minas Gerais, 1522-1945 que contém 2407 arquivos e acervos com documentação de 587 municípios mineiros. A coordenadora da pesquisa, professora Lucy Fontes Hargreaves, afirma que "o guia vai possibilitar a ampliação de estudos variados e, portanto, o aprofundamento do conhecimento de Minas". E o mais interessante é que este trabalho estará disponível na rede mundial "Internet" em três endereços(1) para consulta, num formato que permite identificar os arquivos e acervos de interesse de acordo com a localização geográfica, a natureza dos documentos e o período a ser estudado e ainda um "menu" para que o usuário possa contribuir com informações que possam enriquecer e manter os arquivos e acervos atualizados. Iniciativas como esta, mostram o quanto é importante a manutenção de arquivos públicos.
A Política de Gestão de Documentos e sua importância
A Gestão de Documentos é todo o processo de planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, espaço físico e os equipamentos, com o objetivo de preservar e facilitar o acesso aos documentos.
É sabido por todos, da importância de se ter e manter organizados arquivos públicos municipais como por exemplo:
*para possibilitar o acesso a informação em que todo cidadão tem direito;
*para possibilitar a pesquisa e o apoio para a administração pública através de documentos dos arquivos;
*para preservar a memória e a preservação histórico-cultural do patrimônio público;
E além destes, evidenciar a transparência da administração municipal. Mesmo porque, é um dever do chefe do poder executivo municipal, quase uma raridade de acontecer, assim como de todos que exercem poder, prestar contas.
Queremos conscientizar os chefes do poder executivo municipal, que, com vontade política, é possível fazer uma administração transparente, e que esta exige uma organização criteriosa dos documentos gerados.
Flávio Sátiro Fernandes em seu artigo PRESTAÇÃO DE CONTAS: Instrumento de Transparência da Administração (in www.jus.com.br), esclarece:
"E melhor instrumento para a transparência da administração não há do que a prestação de contas dos atos por ela praticados. Prestação de contas que não significa apenas aquilo que a esse título é remetido aos Tribunais de Contas ao fim de cada exercício, mas a demonstração correta e sincera, a qualquer época, do que a administração vem fazendo pela coletividade."
FIGUEIREDO (2000), reafirma o fato de que:
"O acervo do arquivo subsidia os trabalhos da administração Pública, evitando o eterno recomeçar dos planejamentos nas mudanças de governo, e viabilizando análises retrospectivas."
E acrescenta um novo fator:
"Somos detentores de memória, e à medida que exercitamos nossa habilidade para usá-la com apoio nos acervos documentais, estamos abrindo novas possibilidades de recriação e invenção do mundo que nos cerca. Ao buscarmos informações sobre a história da cidade, estamos possibilitando o fortalecimento da memória e seu potencial renovador e criador."
Além disso, há fatores como o da educação e o da saúde primordiais ao desenvolvimento do município. E o arquivo dessas instituições são fontes de pesquisa histórica para o município que poderá descobrir através de seus documentos, vários fatos importantes. Como por exemplo, doenças erradicadas na localidade, nível escolar, metodologia usada pelos educadores e outras tantas que ajudarão a administração atual.
SOUZA (1998), retrata bem esta questão quando diz
"Os documentos descritos, contidos nestes arquivos, são tratados enquanto preciosas fontes de informação sobre relevantes fatos históricos, ocorridos nas localidades, contendo os mais diversos assuntos, registrados pelos mais diversos tipos de pessoas."
"Às vezes um documento é mais relevante pela forma em que foi elaborado do que pelo próprio conteúdo que porta.".
Então, ele cita o exemplo de um "Livro de Termos de Visitas" do arquivo de uma escola da periferia de Turmalina/MG, onde se encontram variadas informações históricas, sociológicas e pedagógicas. E finaliza:
"Entretanto, o bom senso diz que, a fazer uso indevido de documentos inéditos em virtude de falta de instrumentalização adequada - o que pode inviabilizar, desfigurar ou condenar irremediavelmente importantes fontes de novos conhecimentos é preferível entregá-los a quem adquiriu competência para extrair cascalho bruto o ouro, que tanto nos entusiasma e fascina."
Somente os documentos relativos à ordem nacional e à segurança pública, os documentos relativos à vida privada e os documentos relativos aos segredos protegidos por lei, não devem ser de "livre e imediato acesso".
Na verdade, a dificuldade de acesso não se deve só a fatores legais, mas aos obstáculos conhecidos e ignorados por nós cidadãos, já citados acima.
Os Instrumentos para a Gestão Arquivística
Para criar uma Política de Gestão de Documentos é necessário primeiramente, definir uma equipe com pessoal que tenha respaudo legal para avaliar e definir o tempo de guarda para os documentos.
Deve-se optar pela organização mais simplificada, evitando portanto classificações complexas. E uma padronização de todos os procedimentos relacionados ao recolhimento, guarda e manutenção dos documentos.
É de grande importância a definição do local físico onde esta documentação deverá ser armazenada, tomando sempre como base os critérios mínimos para a apresentação dos documentos.
Na escolha do local e mobiliário de arquivamento, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se observar determinadas especificações como:
. economia de espaço
. arrumação racional dos documentos,
. capacidade de expansão (previsão de crescimento do acervo),
. segurança
A Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes ou intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. A definição desta Tabela norteará todo o trabalho de organização, portanto, ela deverá ser aprovada por um ato legislativo, a fim de tornar sua execução de caráter legal, uma vez que esta documentação é pública e deverá obedecer os critérios governamentais. Podemos seguir o modelo da tabela aprovada pelo decreto municipal de Belo Horizonte no. 9.223/97, por ser uma tabela que abrange todos os documentos de todos os órgãos municipais.
Assim que houver uma Política, uma Tabela aprovada e um local definido, a equipe de profissionais responsáveis, deverão listar uma rotina padronizada para o recolhimento de documentos em todos os órgãos municipais. O Manual de Procedimentos visa garantir a continuidade do trabalho pelos funcionários, bem como instruir os novos profissionais e sempre que houver atualizações, este também deverá recebê-las.
A disponibilização do documento ao usuário é um fator de extrema importância, mas, que também exige mecanismos, como por exemplo, a descrição do documento, o estudo das modalidades de pesquisa, do usuário e ainda instrumentos para a recuperação da informação. Os instrumentos de busca ou de pesquisa, podem encontrar-se de forma convencional (guia, inventário, catálogo, índice, tabelas, etc...) ou automatizada (banco de dados ou até mesmo o documento de forma digitalizada).
Conclusão
Estamos defendendo uma administração mais comprometida, mais consciente; a economia de gastos públicos com esforços duplicados e tentativas fracassadas e a oportunidade de se ver os erros passados; a disponibilidade das informações aos cidadãos para o exercício da cidadania; a memória da cidade, de um povo, sua história, sua cultura.
Estamos defendendo a ordem e o progresso!
Os administradores públicos devem estar atentos à nova ordem mundial, porque várias questões hoje discutidas em todo o mundo, de certa forma afetarão seu município, trazendo-lhe benefícios ou prejuízos. Um exemplo disto é o comércio eletrônico e sua tributação. Isto só será possível com um eficaz controle interno de produção de documentos, utilização e manutenção.
Defender os arquivos públicos municipais é uma forma de se preservar a história do cotidiano da administração pública, salvando o passado para servir o presente e o futuro, não só da localidade mas de toda nação.
Notas
1. www.fjp.gov.br, www.fapemig.br, www.fafich.ufmg.br/cem
Bibliografia
ACERVOS Documentais históricos em disponibilidade na Internet. Minas Gerais. Belo Horizonte: Imprensa Oficial de Minas Gerais. No. 192, 07 de outubro de 2000. Caderno do Executivo, p. 06.
FERNANDES, Flávio Sátiro. Prestação De Contas: Instrumento de Transparência da Administração. Na internet [on line ] in www.jus.com.br
FIGUEIREDO, Betânia Gonçalves. O arquivo e seus amigos. Estado de Minas, 01 de julho de 2000.Caderno Pensar.p.4
FONSECA, Maria Eudília. Informações e direitos humanos: acesso à informação arquivística. Revista Ciência da Informação, v. 28,n. 2, Brasília, IBICT, 1999.
JARDIM, José Maria . O conceito e a prática da gestão de documentos. Revista Acervo do Rio de Janeiro. V. 2, n. 2.p.36-42. Ju/dez.1987
MACHADO, Helena Corrêa, CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para implantação de arquivos municipais. São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura/ Departamento de Museus e Arquivos, Porto Calendário, 1996. p.99.
NOGUEIRA, Alberto. Globalização, regionalização , tributação: a nova matriz mundial. Rio de Janeiro, Renovar, 2000.
OLIVEIRA, Daise Apparecida. Arquivos Municipais brasileiros: diagnósticos e experiências de gestão de documentos. In: REVISTA Escola Aberta Arquivos: Gestão de Documentos e Memória da Cidade de Belo Horizonte. Belo Horizonte, PBH, v. 2, n. 3, p. 23-28, abril/2000.
REVISTA Escola Aberta Arquivos: Gestão de Documentos e Memória da Cidade de Belo Horizonte. Belo Horizonte, PBH, v. 2, n. 3, abril/2000.
SOUZA, João Valdir Alves de. Arquivo escolar: fonte de pesquisa histórica. In: Presença Pedagógica, Belo Horizonte, V. 4, n. 22, p.15-22, jul./ag./98.
