Veja 20 dicas na hora de selecionar software para Gestão de Contratos

Não é incomum encontrarmos nas empresas controles manuais via arquivo, planilhas ou ainda pior, contratos espalhados em vários departamentos dificultando seu acesso, acarretando problemas de perda e vazamento de informações.
 
Os sintomas na maioria das vezes (nem sempre) são muito claros:
 
Dificuldades para encontrar um contrato: “Precisamos do contrato para saber se esta correção estava prevista...”, “... Preciso saber se esta exigência do cliente estava prevista no contrato...”
 
Perda de prazos de renovação: “O contrato deveria ter sido rescindido 90 dias atrás e agora estamos sem prazo para negociar e teremos multa rescisória...”
 
Pagamentos em atraso, ou pior ainda no prazo mas sem que os aferíveis estejam em conformidade: “Como podermos ter liberado o pagamento se a etapa do projeto ainda não foi alcançada conforme descrito no contrato...”
 
Obrigações como taxas, impostos, alvarás, certidões e procurações com prazos de validade vencido: “Os aditivos poderão ser invalidados pois a procuração do representante legal estava vencida no momento da assinatura...”, “... a franqueada está com alvará de funcionamento vencido e assim seremos solidários no processo do acidente...”
 
Se algum destes sintomas lhe são familiares certamente já passou da hora de adotar uma gestão de contratos mais efetiva através de um sistema informatizado.São muitas as opções no mercado, especialmente se você buscar através do google vai encontrar uma verdadeira avalanche de alternativas. Desde as mais complexas e caras, normalmente parte integrante de um sistema de ERP, passando por soluções especialistas em contratos até pequenos fornecedores de software regionais sob customizados encomenda.
 
Mas como identificar a melhor alternativa em software de gestão de contratos para realidade da minha empresa?
 
Relacionamos a seguir 20 dicas para ajudar você a identificar a melhor solução de sistema para gestão de contratos. Para facilitar a avaliação classificamos as funcionalidades por relevância:
 
Requisitos Mínimos: São requisitos obrigatórios que devem ser apresentados por uma ferramenta atender a área de contratos. Sem eles a produtividade e confiabilidade nas informações são comprometidos:
 
1. Padronização: Deve haver meios para criação de bibliotecas para padronização de minutas, naturezas, objetos, partes entre outras informações. Desta forma garante a integridade e facilita a extração de informações gerenciais.
 
2. Controle de prazos: Todo contrato possui uma série de compromissos, não só relacionados a renovação, mas também a toda documentação relacionada. Assim controlar não só a validade do contrato, mas também os prazos de pagamento vencimento de taxas, licenças certidões e procurações é fundamental.
 
3. Registro de aprovações: Deve controlar todo histórico de aprovações e homologações do contrato bem como todos os envolvidos no processo permitindo rastreabilidade.
 
4. Financeiro: Deve haver controle financeiro nos pagamentos previstos em contrato com ligação a itens aferíveis do contrato se necessário.
 
5. Consultas e Relatórios: Que permitam acesso às informações de acordo com perfil do usuário e por várias dimensões como por exemplo palavras-chave, partes, natureza, prazos, etc.
 
6. Atualização Monetária: Deve ser possível alimentar cotação de índices de correção monetária bem como a correção dos contratos automática ou programada com base nestes índices. Melhor ainda se o software já possuir serviço integrado com o Banco Central do Brasil para atualização evitando assim erros de digitação.Requisitos Avançados: São requisitos, que embora não sejam mínimos e obrigatórios, facilitam muito o dia-a-dia do departamento aumentando significativamente sua produtividade.
 
7. GED – Gestão Eletrônica de Documentos: O sistema deve prover meio de publicação de versões digitais não só das minutas assinadas, bem como de toda documentação relacionada. Este item proporcionará uma economia de tempo e otimização do espaço físico uma vez que para se verificar um contrato ou documento não será mais necessário procura-lo fisicamente no arquivo.
 
8. Agenda e Notificações: O sistema deve prover um meio de notificação e agenda de compromissos importantes do sistema evitando assim que dependa do usuário a verificação de vencimentos e outras datas importantes.
 
9. Trilhas de Auditoria: Deve ser possível a criação de trilhas de auditoria que permitam monitorar alterações feitas nas informações dos contratos prevenindo fraudes. Um responsável deve poder ser avisado automaticamente caso as informações monitoradas sofram alteração dentro dos critérios estabelecidos. Este requisito pode passar para item obrigatório caso a empresa seja sujeita a regulamentação SOX.
 
10. Criação de Consultas e Relatórios: Sempre vai haver aquela consulta ou relatório que o sistema poderia ter. Nada melhor então que o sistema providencie uma forma para que os usuários ou um administrador possa criar novos relatórios ou consultas, mas sempre respeitando as políticas de segurança.
 
11. Restrições de Visualização de Informações: Devem haver mecanismos que permitam personalizar a visualização de informações de acordo com o perfil de usuário. Por exemplo para restringir que os usuários do RH possam ver o valor dos contratos de terceiros.
 
12. Workflow: Um mecanismo interessante é o controle do fluxo de trabalho da aprovação do contrato. Este mecanismo não só melhora a rastreabilidade do contrato como também aumenta produtividade e a distribuição da carga de trabalho no departamento.
 
13. Controle de Contencioso: Algumas soluções permitem que sejam registrados os processos judiciais e administrativos relacionados aos contratos permitindo assim acompanhamento mais preciso destes processos, bem como apuração de perdas, possíveis, prováveis ou remotas para efeitos de controladoria.Extras: São outros fatos a se considerar no momento da escolha de software que também são muito relevantes para qualquer software de gestão de contratos:
 
14. Permitir Acesso Web e Móvel Seguro: Com a descentralização do acesso às informações bem como a popularização da computação móvel, mais especificamente os tablets, faz-se quase que uma obrigação a possibilidade de acesso seguro via Internet e via Tablets.
 
15. Segurança: Todo software deve possuir mecanismos de acesso seguro através de protocolos padrões de segurança e usuários identificados com perfil de acesso que viabilize a criação restrições de acordo com a política de acesso às informações.
 
16. Suporte e Manutenção: O fornecedor deve oferecer suporte e políticas de manutenção e atualização do software sem o qual seu investimento fica rapidamente obsoleto.
 
17. Customizações: No momento da cotação peça ao fornecedor uma customização simples como a inclusão de um campo adicional e a criação de um relatório. Veja se os custos e prazos não indicam um software complicado de manter e evoluir.
 
18. SaaS: Já é popular a opção de empresas que trocam a aquisição de licenças de uso por contratação de software como serviço (SaaS). Mas tome cuidado com cláusulas de permanência, recomenda-se que não seja superior as 24 meses.
 
19. Cloud: A implantação rápida e facilitada, além da dispensa de necessidade de investimentos em servidores e administradores de serviços, hoje são grandes atrativos para empresas optarem por ter seus sistemas na nuvem. Aqui a precaução deve estar relacionada a propriedade dos dados, que devem sempre ser da contratante, bem como da confiabilidade e disponibilidade dos serviços. Evite fornecedores com pouca expressão ou novos no mercado.
 
20. Fique atento aos custos: Ás vezes softwares de baratos cobram caro pelos serviços de implantação, customização, taxas recorrentes, treinamento e consultoria. O ideal é buscar um bom equilíbrio entre os valores dos contratos com as funcionalidades e custo total do software (TOC).
 
Enfim estas são apenas algumas pequenas dicas para ajudar você a escolher melhor seu software de gestão de contratos. Esperamos que elas sejam úteis para sua decisão. Agora cabe sua avaliação da solução que melhor atenda suas necessidades e mãos-a-obra.