A nova Lei nº 12.682 e a digitalização de documentos

1.      INTRODUÇÃO

A Lei 12.682 dispôs sobre a digitalização de documentos com certificação digital. O grande objetivo da Lei era conferir segurança jurídica aos documentos que fossem digitalizados por meio de certificação no processo de digitalização. Assim, visava o projeto citado equiparar os documentos digitalizados com certificação aos documentos originais, o que geraria economia de recursos e de espaço físico.

2.      A LEI 12.282 E A EQUIPARAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS AOS ORIGINAIS

            A Lei 12.682/2012 não equiparou os documentos digitalizados com certificação digital aos documentos físicos originais.

            O Projeto de Lei nº. 11, de 2007, do Senado Federal, aprovado no Senado e na Câmara, equiparava o documento digitalizado ao documento original, conforme constava nos arts. 2º, 5º e 7º:

“Art. 2º  É autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos e privados, sejam eles compostos por dados ou imagens, observadas as disposições constantes desta Lei e da regulamentação específica.

§ 1o  Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar a legislação pertinente.

§ 2o  O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo com o disposto nesta Lei terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.”

“Art. 5º  Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”

“Art. 7º  Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, consoante a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e regulamentação posterior.”

 

Entretanto, tais dispositivos foram vetados pela Presidência da República. Assim, os documentos digitalizados, mesmo com certificação digital, não foram equiparados aos originais, não sendo autorizado o descarte destes com a digitalização.

Tal lei assim não avançou naquilo que se esperava que era conferir maior segurança jurídica aos documentos digitalizados e dispensar, após certo período de tempo, a guarda dos documentos originais.

Com o advento da Lei 12.865/2013, entretanto, o Decreto nº. 70.235/1972 sofreu as seguintes alterações:

 

“Art. 2o  ......................................................................... 

Parágrafo único.  Os atos e termos processuais poderão ser formalizados, tramitados, comunicados e transmitidos em formato digital, conforme disciplinado em ato da administração tributária.” (NR) 

“Art. 64-A.  Os documentos que instruem o processo poderão ser objeto de digitalização, observado o disposto nos arts. 1o e 3o da Lei no 12.682, de 9 de julho de 2012.” 

“Art. 64-B.  No processo eletrônico, os atos, documentos e termos que o instruem poderão ser natos digitais ou produzidos por meio de digitalização, observado o disposto na Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. 

§ 1o  Os atos, termos e documentos submetidos a digitalização pela administração tributária e armazenados eletronicamente possuem o mesmo valor probante de seus originais. 

§ 2o  Os autos de processos eletrônicos, ou parte deles, que tiverem de ser remetidos a órgãos ou entidades que não disponham de sistema compatível de armazenagem e tramitação poderão ser encaminhados impressos em papel ou por meio digital, conforme disciplinado em ato da administração tributária.” 

 

Como se pode observar, os atos, termos e documentos relativos aos processos da administração tributária passaram a possuir o mesmo valor probante de seus originais, o que se afigura como uma tendência em se caminhar rumo à equiparação dos documentos digitalizados com certificação aos originais.

Além disso, caso o documento seja produzido integralmente na forma eletrônica, com assinatura das partes, inclusive, na forma eletrônica, é cabível que não haja realização de guarda física de tal documento, já que este será integralmente eletrônico.

Necessário destacar que digitalização de documento físico e produção de documento eletronicamente são atos diversos, sendo dispensada a guarda dos documentos no meio físico no último caso.

3.       CONCLUSÃO

            Sendo assim, com exceção dos documentos, atos e termos relativos à administração tributária, não há equiparação legal entre o documento original e o documento digitalizado, não cabendo o descarte daquele com a digitalização. Entretanto, a Lei 12.865 parece-nos indicar uma progressiva tendência em equiparar os documentos digitalizados com certificação aos originais, o que é de se elogiar. No caso de produção de documento de forma integralmente eletrônica, com assinatura digital, é desnecessária a guarda do documento em meio físico.