O Domicílio Tributário Eletrônico veio modernizar o processo administrativo fiscal, prevendo a possibilidade dos atos e termos processuais serem formalizados, tramitados, comunicados e transmitidos em formato digital.
Essa nova funcionalidade nada mais é do que a prática de atos e termos processuais, de forma eletrônica através de uma caixa postal disponível na internet, cujo acesso será restrito a usuários autorizados e portadores de certificação digital de forma a garantir o sigilo, a identificação, a autenticidade e a integridade das comunicações.
O domicílio eletrônico passou a ser utilizado pela Administração Tributária nos âmbitos Municipal, Estadual e Federal, possuindo em cada uma delas uma denominação diferente, mas com o mesmo propósito, o de atingir a maior celeridade e eficiência aos atos administrativos. É a modernização e a informatização da comunicação entre o fisco e os contribuintes, iniciada com a implementação do uso da certificação digital.
Mas o que vem a ser o Domicílio Eletrônico?
O Domicílio Eletrônico é a Caixa Postal disponibilizada nos sistemas eletrônicos de processamento de dados das Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal, onde são postadas e armazenadas as correspondências de caráter oficial dirigidas ao contribuinte.
Denominações nos diversos âmbitos da Administração Tributária
No âmbito da Receita Federal do Brasil é denominado DTE (Domicílio Tributário Eletrônico), na Secretaria da Fazenda Estadual de São Paulo é denominado por DEC (Domicílio Eletrônico do Contribuinte) e no Município, a exemplo da Prefeitura de São Paulo recebeu a denominação DEC (Domicílio Eletrônico do Cidadão), mas ainda aguarda regulamentação.
O que mudou com a instituição do Domicílio Eletrônico?
Na prática, o que mudou para o contribuinte com a adesão do Domicílio Eletrônico é que a ciência por parte do sujeito passivo de quaisquer tipos de atos administrativos, encaminhamento de notificações e intimações, expedição de avisos gerais, protocolo de documentos, dentre outros serviços passou a ser de forma eletrônica.
Cada ente da administração tributária regulamentou e disciplinou a forma como a adesão a essa nova funcionalidade ocorreria. No âmbito estadual e municipal, o credenciamento é obrigatório, já para a Receita Federal era, a princípio facultativo.
No âmbito da Receita Federal, cabe uma ressalva sobre a facultatividade da adesão ao DTE. Não é obrigatório, mas caso o contribuinte acesse o portal e-CAC para aderir a um parcelamento, por exemplo, sua opção ao domicílio tributário eletrônico passa a ser uma obrigação, sem a qual o parcelamento não será processado.
Muitos contribuintes aderem ao Domicílio Eletrônico sem se dar conta das implicações de tal opção, principalmente quanto a possíveis prejuízos no cumprimento de prazos processuais. Uma vez que, a adesão pode ser feita por qualquer pessoa que detenha procuração eletrônica ou mesmo faça a utilização do certificado digital.
O uso do certificado digital por vários usuários em uma empresa, seja na área contábil ou fiscal é muito comum, até mesmo porque hoje sua utilização é indispensável na rotina do dia-a-dia.
Nessa situação é perfeitamente possível que um usuário faça a adesão ao domicílio eletrônico imperitamente e não a divulgue, com isso o contribuinte passa a receber as correspondências de forma eletrônica em sua caixa postal nos ambientes virtuais sem fazer o devido acompanhamento.
As vantagens
Com a desburocratização, muitos serviços que antes, somente eram possíveis por atendimento presencial nas repartições, hoje com a funcionalidade do domicílio eletrônico ou ambiente virtual com acesso pelo certificado digital, tornaram-se possíveis pela internet, sem a necessidade de deslocamento e pagamento de taxas.
Entre as vantagens para ambas as partes (Fisco e Contribuinte) estão:
- Agilidade e redução no tempo de trâmite dos processos administrativos digitais;
- Economia e celeridade processual;
- Segurança contra extravio de correspondência;
- Garantia do sigilo fiscal;
- Acesso por parte do contribuinte (usuários do certificado digital) à integra de todos os processos digitais nas esferas administrativas;
- Redução dos custos da Administração Tributária com impressões de documentos e envio de correspondências pelos Correios.
As desvantagens
A opção pelo Domicílio Eletrônico requer conhecimento das regras e acompanhamento constante. Como desvantagens para o contribuinte, se é que assim se pode dizer, estão:
- O fato de a opção poder ser feita por qualquer pessoa, mediante o uso do certificado digital, o que pode acarretar um a adesão involuntária ao domicílio eletrônico por parte do contribuinte;
- O ambiente virtual, nele incluído a Caixa Postal Eletrônica que é por onde será feita toda a comunicação dos atos é geralmente, de uso comum a todas as pessoas que atuam nas áreas fiscal e contábil, o que gera de certo modo, insegurança;
- O aviso de que há mensagem na Caixa Postal sempre se dá no acesso ao ambiente virtual, ou seja, querendo ou não o usuário é obrigado a acessar antes a mensagem para conseguir mudar a tela;
- Ao acessar a caixa postal, o simples fato de desmarcar a mensagem como se fosse para a leitura, o sistema registra e sendo uma intimação, a partir desse momento estará iniciando a contagem do prazo de uma possível defesa;
- Com essa funcionalidade exige-se maior cuidado e comunicação interna entre as áreas contábil, fiscal e jurídica;
Frisa-se que a maior desvantagem é a possibilidade da perda de prazos processuais, principalmente, para aqueles que não têm o hábito de acessar a caixa postal eletrônica todos os dias, ou então, para quem aderiu sem perceber.
Como fica a Ciência do Atos e Prazos Processuais?
A ciência e a questão dos prazos processuais é preciso ser tratada de forma separada devido aos fundamentos legais de cada esfera, seja municipal, estadual ou federal.
DTE (Domicílio Tributário Eletrônico) – Receita Federal
O art. 23 do Decreto nº 70.235, de 6 de março de 1972, com redação alterada pelo artigo 33 da Lei nº 12.844 de 2013, determina que a intimação, quando esta se der por meio eletrônico, considerar-se-á feita, da seguinte forma:
- 15 (quinze) dias contados da data registrada no comprovante de entrega no domicílio tributário do sujeito passivo;
- Na data em que o sujeito passivo efetuar consulta no endereço eletrônico a ele atribuído pela administração tributária, se ocorrida antes do prazo previsto na alínea a; ou
- Na data registrada no meio magnético ou equivalente utilizado pelo sujeito passivo;
DEC (Domicílio Eletrônico do Contribuinte) - Secretaria da Fazenda de SP
A Lei nº 13.918/2009 que dispões sobre a comunicação eletrônica entre a Secretaria da Fazenda e o sujeito passivo dos tributos estaduais determina em seus artigos 3º e 4º, o que segue:
- Quanto ao recebimento da comunicação eletrônica, esta dar-se-á somente após o credenciamento do sujeito passivo na Secretaria da Fazenda;
- Uma vez credenciado nos termos do artigo 3º da lei, as comunicações da Secretaria da Fazenda ao sujeito passivo serão feitas, por meio eletrônico, em portal próprio, denominado “DEC” - Domicílio Eletrônico do Contribuinte, dispensando-se a sua publicação no Diário Oficial do Estado ou o envio por via postal.
- Considerar-se-á realizada a comunicação no dia em que o sujeito passivo efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação. Nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a comunicação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte.
- A consulta da comunicação eletrônica deverá ser feita em até 10 (dez) dias contados da data do envio da comunicação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo.
DEC (Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano) - Prefeitura de São Paulo
Publicada em 08 de janeiro de 2011 pelo Município de São Paulo, a Lei nº 15.406 que ainda depende de regulamentação, instituiu o Domicílio Eletrônico do Cidadão paulistano (DEC).
Embora essa nova funcionalidade ainda não esteja em uso, pois aguarda regulamentação, frisa-se de grande importância ao contribuinte conhecer antecipadamente o que a lei prevê quanto a comunicação:
- As comunicações da Secretaria Municipal de Finanças ao sujeito passivo serão feitas por meio eletrônico, em portal próprio, denominado DEC, dispensando-se a sua publicação no Diário Oficial da Cidade, a notificação ou intimação pessoal, ou o envio por via postal;
- Considerar-se-á realizada a comunicação no dia em que o sujeito passivo efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação. Nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a comunicação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte;
- A consulta deverá ser feita em até 10 (dez) dias contados da data do envio da comunicação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo.
Presunção de Conhecimento dos Atos
É importante ressaltar que o domicílio eletrônico, em todos os âmbitos requer adesão ou credenciamento.
Na dúvida se há ou não adesão ao domicílio eletrônico é sempre prudente uma consulta, no sistema fica o registro da data em que foi feita a adesão ou credenciamento.
Estar credenciado no domicílio eletrônico tem suas vantagens e desvantagens, a principal desvantagem reside na possibilidade da perda de prazos processuais, que implica na perda de direitos de defesas, impugnações e recursos administrativos.
O prazo recursal não deixa de fluir pelo simples fato de não haver consulta por parte do contribuinte e o simples ato de clicar sobre a mensagem, ainda que não se tenha tido o conhecimento do seu conteúdo, cientificado sobre o ato estará o sujeito passivo.
Em suma, da disponibilização da comunicação pela autoridade tributária, o prazo começará a fluir em, 15 (quinze) dias no caso da Receita Federal (DTE) e em 10 (dez) dias, no que se refere à Secretaria da Fazenda de São Paulo (DEC). Todavia, se o contribuinte acessar o sistema antes, a fluência do prazo já se inicia a partir daí.
Ante o exposto, o alerta que se faz é para a necessidade do conhecimento e da correta observância das respectivas normas. Inclusive, com ampla divulgação interna aos usuários do certificado digital nas empresas sobre o uso dessa funcionalidade e suas implicações.
Base Legal
Informações Gerais do DTE
Decreto nº 70.235/72 – Disciplina o processo administrativo fiscal.
Leis nº 11.196/2005 e 12.865/2013 alteram a redação do Decreto nº 70.235/72
Portaria SRF nº 259, de 13 de março de 2006, alterada pela Portaria RFB n° 574, de 10 de fevereiro de 2009.
Informações Gerais do DEC – SEFAZ
Lei 13.918/09 - Dispõe sobre a comunicação eletrônica entre a SEFAZ e o sujeito passivo dos tributos estaduais.
Decreto 56.104/10 - Dispõe sobre o credenciamento de sujeito passivo dos tributos estaduais na SEFAZ para fins de recebimento de comunicação eletrônica por meio do DEC.
Resolução SF-141/2010 e suas atualizações em 2011: institui a obrigatoriedade de credenciamento ao Domicílio Eletrônico do Contribuinte, cronograma e dispõe sobre o Programa Cartão Empresa SP.
Portaria CAT 140/2010 - Disciplina o credenciamento de pessoa jurídica, na condição de sujeito passivo de tributos estaduais, para recebimento de comunicação eletrônica por meio do DEC.
Informações Gerais do DEC – Secretaria de Finanças do Município de São Paulo
Lei nº 15.406/2011