A situação dos quadros funcionais na administração pública, carentes de reposição e qualificação há muitos anos, impôs, em 1997, a necessidade de elaboração de "roteiros" destinados à orientação dos servidores da Secretaria de Transportes Metropolitanos do Estado de São Paulo, buscando o aperfeiçoamento da instrução dos processos administrativos a serem submetidos à análise e aprovação dos órgãos jurídicos, nos termos do parágrafo único, do artigo 38, da Lei federal de licitações e contratos (nº 8.666/93 e suas alterações posteriores).
Considerando que aqueles servidores aos quais se destinavam as orientações não possuíam formação jurídica ou cursos na área, a linguagem deveria ser clara e simples, remetendo-se aos textos legais ou normativos, quando necessário.
Na época, na qualidade de assessor técnico do gabinete do secretário, elaborei tais orientações, sendo que, posteriormente, em 1999, como Procurador Jurídico dirigente do órgão jurídico da Fundação Prefeito Faria Lima - Centro de Estudos e Pesquisas da Administração Municipal/CEPAM, vinculada à Secretaria de Economia e Planejamento do Estado de São Paulo, constatei a necessidade de serem adaptadas tais orientações à legislação àquela aplicável, e por extensão, às demais fundações de direito público de maneira genérica, cujos servidores são igualmente carentes de informações para o desenvolvimento das mesmas atividades de instrução processual.
Coordenando os estudos conjuntos dos advogados integrantes da Procuradoria Jurídica, Cibelle Busana, Betty Dantas e Francisco Gigliotti, foram atualizados os roteiros destinados aos processos de licitação, assim como de dispensa e inexigibilidade de licitação.
Posteriormente, procedi a nova atualização, para adequá-los às inovações normativas ocorridas até maio de 2003, forma que se encontram abaixo.
A execução do contrato não está incluída nos roteiros, pois foge ao objetivo do trabalho.
A - CONVITE, TOMADA DE PREÇOS E CONCORRÊNCIA
1. SOLICITAÇÃO, em que fique evidente:
a. a definição clara e precisa do objeto, em conformidade com item 3 abaixo, atentando quanto aos seus eventuais fracionamentos;
b. a existência da necessidade administrativa da contratação;
c. a sua oportunidade;
d. a sua conveniência;
e. no caso de São Paulo, o atendimento ao requisito da excepcionalidade da contratação, em caso de novos serviços (art. 34, c.c.parágrafo único, Decreto estadual nº 45.623/01), ou o esclarecimento de que não se trata de serviço novo;
f. a especificação das condições e prazos, inclusive de entrega do objeto da aquisição ou da prestação dos serviços (carga horária, em caso de consultoria) e de pagamento.
Obs: deverá ser avaliada a hipótese de utilização da modalidade PREGÃO (Lei federal nº 10.520, de 17 de julho de 2002, no caso de São Paulo, c.c. Decreto 47.297, de 06 de novembro de 2002, justificando-se eventual opção contrária).
2. MANIFESTAÇÃO acerca da CONVENIÊNCIA DE EXIGIR-SE (neste caso, cabe ao contratado optar pela modalidade - art. 56, § 1º, Lei federal nº 8.666/93, e suas alterações posteriores) ou DISPENSAR-SE a PRESTAÇÃO DE GARANTIA (facultada pelo art. 56, Lei nº 8.666/93).
3. TERMO DE REFERÊNCIA, PROJETO BÁSICO ou PLANO DE TRABALHO, ou instrumento em que fique perfeitamente delineado o objeto (serviço/compra/obra) pretendido, conforme o caso (art. 7º, § 2º, inciso I, da Lei nº 8.666/93).
4. DESPACHO da AUTORIDADE COMPETENTE AUTORIZANDO abertura da fase interna do processo licitatório (art. 38, Lei nº 8.666/93).
5. MANIFESTAÇÕES TÉCNICAS sobre a especificação do pedido, que poderão ser substituídas pelo contido no item 1, se a área solicitante for técnica e nessa qualidade manifestar-se, já no pedido inicial (por exemplo, compra de computadores solicitada por Gerência de Informática).
6. ORÇAMENTO e/ou PESQUISA DE PREÇO, destinada à estimativa de valor para definição da modalidade licitatória e futura INDICAÇÃO RECURSOS - não é necessário juntar ao processo - pode ser arquivado no setor competente, vindo aos autos a informação de sua realização.
7. INDICAÇÃO DE RECURSOS (art. 7º, § 2º, inciso III, c.c. art. 14, da Lei nº 8.666/93, e, no caso de São Paulo, c.c. art. 36, do Decreto nº 45.623/01).
8. SOLICITAÇÃO de MANIFESTAÇÕES PRÉVIAS das SECRETARIAS DE ECONOMIA E PLANEJAMENTO e DA FAZENDA, no caso do Estado de São Paulo, se valor do contrato for igual ou superior a R$ 150.000,00 (Decreto nº 41.165/96, c.c. art. 1º, Res. SGGE/SEP nº 01/99 - "meio eletrônico").
9. MINUTAS DE EDITAL/CONVITE e CONTRATO ou INSTRUMENTO EQUIVALENTE e seus anexos, elaboradas com base nos elementos fornecidos na solicitação inicial (art. 38, incisos I e X, Lei nº 8.666/93).
10. Revisão e rubrica da COMISSÃO JULGADORA, ou RESPONSÁVEL PELO CONVITE, nas minutas de edital/convite e contrato/instrumento equivalente e seus anexos (art. 40, § 1º, Lei nº 8.666/93).
11. PARECER JURÍDICO, aprovando as minutas (art. 38, parágrafo único, Lei nº 8.666/93).
12. Juntada das MANIFESTAÇÕES PRÉVIAS FAVORÁVEIS das SECRETARIAS DE ECONOMIA E PLANEJAMENTO e DA FAZENDA (item 11), no caso do Estado de São Paulo.
13. DESPACHO da AUTORIDADE COMPETENTE:
a. AUTORIZANDO a abertura da fase externa da LICITAÇÃO (art. 38, "caput", Lei nº 8.666/93), e, no caso de São Paulo, em caráter excepcional, se "novos serviços" (art. 27, parágrafo único, Decreto nº 44.659/00);
b. FIXANDO CONDIÇÕES e PRAZOS do certame, de ENTREGA do OBJETO da contratação ou PRESTAÇÃO do serviço, e de PAGAMENTO (art. 40, Lei nº 8.666/93, c.c. art. 1º, Decreto nº 35.262/92);
c. EXIGINDO ou DISPENSANDO a PRESTAÇÃO DA GARANTIA (art. 56, Lei nº 8.666/93).
14. CÓPIAS das PUBLICAÇÕES (art. 38, inciso II, Lei 8.666/93) ou RECIBOS dos CONVITES (mínimo de 3 convidados - art. 38, inciso II, c.c. art. 22, § 3º, da Lei nº 8.666/93), e, no caso de São Paulo, dos COMPROVANTES de envio ao SEBRAE/SIMPI/FIESP/FCESP (art. 2º, inciso V, do Decreto nº 36.226/92, acrescentado pelo Decreto nº 43.859/99, este por cautela determinada pela CG) e CERTIDÃO DE AFIXAÇÃO DO CONVITE/EDITAL em local apropriado, para conhecimento geral (art. 40, § 1º, c.c. art. 22, § 3º, Lei nº 8.666/93).
15. COMPROVANTE de comunicação do "ANÚNCIO DE REALIZAÇÃO DA LICITAÇÃO" à ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA, no caso de São Paulo (art. 4º, Lei estadual nº 7.857/92, com redação dada pela Lei nº 9.398/96).
16. CÓPIAS das comunicações às ENTIDADES DE CLASSE, se for o caso, em São Paulo (tendo por parâmetro art. 22, inciso II, Lei estadual nº 6.544/89 – em Tomada de Preço).
17. Cópia do ato de DESIGNAÇÃO da COMISSÃO JULGADORA da licitação ou RESPONSÁVEL PELO CONVITE (art. 38, inciso III, Lei nº 8.666/93).
18. PESQUISA DE PREÇOS em DATA PRÓXIMA à abertura dos envelopes, para fornecer subsídios ao julgamento da Comissão ou do Responsável pelo convite - juntar ao processo somente próximo à abertura envelopes, para os concorrentes não tomarem conhecimento do seu conteúdo (no caso de São Paulo, art. 1º, § 1º, do Decreto nº 34.350/91).
19. ATOS da COMISSÃO JULGADORA da LICITAÇÃO ou RESPONSÁVEL PELO CONVITE - culminando com a classificação dos participantes, segundo as regras do edital/convite e subseqüente submissão à autoridade competente para a homologação e adjudicação (art. 43, inciso V, da Lei nº 8.666/93).
20. DESPACHO da AUTORIDADE COMPETENTE HOMOLOGANDO o processo e ADJUDICANDO ao PRIMEIRO CLASSIFICADO no certame, bem como AUTORIZANDO a realização da DESPESA e determinando o respectivo EMPENHO (art. 38, inciso VII, c.c. art. 43, inciso VI, da Lei nº 8.666/93, e em São Paulo, cf. Parecer PA-3 nº 309/95, aprovado Procurador Geral do Estado em 10/01/96, e art. 60, da Lei federal nº 4.320/64).
21. no caso de São Paulo, COMPROVANTE de comunicação do "JULGAMENTO E HOMOLOGAÇÃO DA LICITAÇÃO", em até oito (oito) dias da concretização do ato, à ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA (art. 4º, Lei estadual nº 7.857/92, com redação da Lei nº 9.398/96).
22. PRESTAÇÃO da GARANTIA, se exigida no instrumento convocatório, antes da assinatura do contrato (art. 56, Lei nº 8.666/93).
23. EMISSÃO DE EMPENHO (art. 60, da Lei nº 4.320/64).
24. ASSINATURA do CONTRATO (art. 64, Lei nº 8.666/93).
25. no caso de São Paulo, COMPROVANTE de comunicação da "CONTRATAÇÃO", em até oito (oito) dias da concretização do ato, à ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA (art. 4º, Lei estadual nº 7.857/92, com redação da Lei nº 9.398/96).
26. PUBLICAÇÃO de extrato do contrato no D.O.E., até o 5º (quinto) dia útil do mês subseqüente à sua assinatura, para ocorrer no prazo de 20 (vinte) dias (art. 61, parágrafo único, da Lei nº 8.666/93).
27. ENVIO de cópia do CONTRATO/INSTRUMENTO EQUIVALENTE e demais documentos (no caso do Estado de São Paulo, relacionados no artigo 101, da Instrução nº 1, aprovada pela Resolução 9/98, do TCE), ao T.C.E., até o dia 15 (quinze) do mês seguinte, quando de valor igual ou superior ao limite previsto no art. 23, inciso II, letra "c", da Lei nº 8.666/93 (no caso de São Paulo, art. 99, inciso I, e art. 101, da Instrução nº 1, aprovada pela Resolução 9/98, do TCE).
28. INCLUSÃO no "QUADRO DEMONSTRATIVO MENSAL DE COMPRAS REALIZADAS", a ser PUBLICADO no D.O.E. ou afixado em quadro de amplo acesso ao público, no mês subseqüente (art. 16, da Lei nº 8.666/93, no caso de São Paulo, até o 15º (décimo quinto) dia do quando com valor acima de 7.800 UFESPs, cf. art. 1º, Lei estadual nº 7.857/92, com a redação dada pela Lei nº 9.398/96).
29. EXECUÇÃO do contrato ou entrega do objeto.
obs. - oportunamente:
a. deverão ser comunicados à Assembléia Legislativa os aditamentos e encerramentos dos contratos, em até 8 (oito) dias da concretização destes atos, no caso de são Paulo, art. 4º, da Lei estadual nº 7.857/92, com a redação dada pela Lei nº 9.398/96)
b. deverão ser enviadas cópias de aditamentos de qualquer valor, de contratos/instrumentos equivalentes mencionados no item 27, ao T.C.E., até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente à concretização destes atos, no caso de São Paulo, art. 99, incisos II e III, da Instrução nº 1, aprovada pela Resolução 9/98, do TCE).
B - DISPENSA DE LICITAÇÃO
(art. 24, incisos II a XXII, da Lei nº 8.666/93)1. SOLICITAÇÃO, em que fique evidente:
a. a definição clara e precisa do objeto, em conformidade com item 3 abaixo;
b. a existência da necessidade administrativa da contratação, bem como a indicação do inciso do artigo 24 (ver item 5 abaixo);
c. a oportunidade da contratação;
d. a sua conveniência;
e. no caso do Estado de São Paulo, o atendimento ao requisito da excepcionalidade da contratação, em caso de novos serviços (art. 34, c.c. parágrafo único, Decreto estadual nº 45.623/01), ou o esclarecimento de que não se trata de serviço novo.
f. indicação do pretendido contratado e justificativa de sua escolha;
g. a especificação das condições e prazos, inclusive de entrega do objeto da aquisição ou da prestação dos serviços (carga horária, em caso de consultoria) e de pagamento.
h. declaração expressa e conclusiva acerca da razoabilidade do preço proposto, conforme itens 7 e 8 abaixo (no caso do Estado de São Paulo, inciso III, art. 2º, Decreto nº 36.226/92).
2. MANIFESTAÇÃO acerca da CONVENIÊNCIA de EXIGIR-SE (neste caso, cabe ao contratado optar pela modalidade - art. 56, § 1º, Lei federal nº 8.666/93, e suas alterações posteriores) ou DISPENSAR-SE a PRESTAÇÃO DE GARANTIA (facultada pelo art. 56, Lei nº 8.666/93).
3. TERMO DE REFERÊNCIA, PROJETO BÁSICO ou PLANO DE TRABALHO, ou instrumento em que fique perfeitamente delineado o objeto/serviço/compra/obra pretendido, conforme o caso (art. 7º, § 2º, inciso I, da Lei nº 8.666/94).
4. MANIFESTAÇÕES TÉCNICAS sobre a especificação do pedido, que poderão ser substituídas pelo contido no item 1, se a área solicitante for técnica e nessa qualidade manifestar-se, já no pedido inicial (por exemplo, compra de computadores solicitada por Gerência de Informática).
5. DEMONSTRAÇÃO de ENQUADRAMENTO em um dos incisos do ARTIGO 24, por exemplo:
a. (inciso II) - os documentos relacionados nos itens 4 e 6, e comprovação de que os valores da serem pagos encontram-se abaixo do limite de R$ 8.000,00 ;
b. (inciso VIII) - os documentos relacionados nos itens 4 e 6, e comprovação de que o preço é compatível com os de mercado (pesquisa de preço);
c. (inciso XIII) - os documentos relacionados nos itens 4 e 6 e a demonstração documental de que é incumbida da pesquisa, do ensino ou desenvolvimento institucional - é pressuposto que o objeto do contrato seja um destes - (lei criadora, estatuto ou regimento interno), de que não tem fins lucrativos (normalmente consta do estatuto) e da sua inquestionável reputação ético-profissional (currículo, matérias em jornal, revistas especializadas etc;
d. (inciso XVI) - os documentos relacionados nos itens 4 e 6 e a lei criadora da Imprensa Oficial do Estado (no caso de São Paulo, Lei Estadual nº 228/74), PRODESP (mas também PRODAM, no caso do Município de São Paulo e SERPRO, no caso da União);
e. (inciso XVII) - prova de que o uso de peças ou componentes originais é condição para a garantia do fabricante (termo de garantia, onde conste tal exigência), nota fiscal de aquisição do equipamento (para prova da vigência da garantia).
6. DOCUMENTAÇÃO do CONTRATADO, por cópias autenticadas, em especial:
a. pessoa física: RG, CPF/MF, diplomas registrados nos órgãos competentes etc, assim como:
. inscrição no Conselho da categoria profissional correspondente (OAB, CRM, CREA, CRO etc), quando for o caso (art. 30, inciso I, Lei nº 8.666/93);
. comprovante de inscrição como autônomo na Prefeitura - CMM (art. 29, inciso II, Lei nº 8.666/93);
. comprovante de inscrição no INSS (art. 29, inciso IV, Lei nº 8.666/93);
. número de conta corrente junto à Nossa Caixa - Nosso Banco, no caso do Estado de São Paulo (art. 1º, Decreto nº 43.060/98);
b. pessoa jurídica: Atos constitutivos registrados (Junta Comercial ou Cartório Reg. Civil Pessoas Jurídicas) ou lei de sua criação (se for "estatal") (art. 28, Lei 8.666/93);
. estatuto social ou equivalente (para comprovar quem tem competência para firmar contratos e demonstrar que o objeto do contrato consta do rol de atribuições da contratada) (art. 28, incisos II, III e IV, Lei 8.666/93);
. RG dos diretores que firmarão o contrato (art. 28, inciso I, Lei 8.666/93);
. comprovante de inscrição no CNPJ do MF (art. 29, inciso I, Lei 8.666/93);
. termo de posse dos atuais diretores (art. 28, Lei 8.666/93);
. certidão negativa de débito do INSS, dentro do prazo de validade (art. 29, inciso IV, Lei 8.666/93);
. certidão negativa de débito do FGTS, dentro do prazo de validade (art. 29, inciso IV, Lei 8.666/93);
7. ORÇAMENTO e/ou PESQUISA DE PREÇO destinada à ESTIMATIVA de valor proposto para a contratação, se for o caso - (no caso de São Paulo, art. 1º, Decreto nº 34.350/91).
8. DECLARAÇÃO de RAZOABILIDADE DO PREÇO proposto, se ainda não efetuada pela área proponente por falta de elementos, que dependiam da pesquisa feita conforme item 7 acima (no caso de São Paulo, inciso III, art. 2º, Decreto nº 36.226/92).
9. DESPACHO da AUTORIDADE COMPETENTE, autorizando o seguimento do procedimento, desde que confirmada a existência de recursos, e determinando a elaboração de minutas contratuais ou instrumento equivalente (exceto nos casos do art. 24, incisos I e II, da Lei nº 8.666/93), para oportuna análise da Procuradoria Jurídica, ou órgão jurídico competente (art. 38, "caput", Lei nº 8.666/93), além da justificativa para não utilização do PREGÃO (Lei Federal 10.520, de 17/07/02).
10. INDICAÇÃO DE RECURSOS (art. 7º, § 2º, inciso III, c.c. art. 14, da Lei nº 8.666/93, e, no caso de São Paulo, c.c. art. 36, do Decreto nº 45.623/01).
11. SOLICITAÇÃO de MANIFESTAÇÕES PRÉVIAS das SECRETARIAS DE ECONOMIA E PLANEJAMENTO e DA FAZENDA, no caso do Estado de São Paulo, se valor do contrato for igual ou superior a R$ 150.000,00 (Decreto nº 41.165/96, c.c. art. 1º, Res. SGGE/SEP nº 01/99 - "meio eletrônico").
12. MINUTA de CONTRATO/INSTRUMENTO EQUIVALENTE, elaborada com base nos elementos fornecidos na solicitação inicial e demais elementos dos autos (art. 38, inciso X, Lei nº 8.666/93).
13. PARECER JURÍDICO, quando for o caso, aprovando a minuta (art. 38, parágrafo único, Lei nº 8.666/93).
14. Juntada das MANIFESTAÇÕES PRÉVIAS FAVORÁVEIS das SECRETARIAS DE ECONOMIA E PLANEJAMENTO e DA FAZENDA (item 11), no caso do Estado de São Paulo.
15. DESPACHO da AUTORIDADE COMPETENTE dispensando a licitação (art. 24, Lei nº 8.666/93), e:
a. AUTORIZANDO A CONTRATAÇÃO, desde que plenamente atendidos os requisitos dos incisos I a IV, do parágrafo único, do art. 26, Lei nº 8.666/93) (e, no caso de São Paulo, em CARÁTER EXCEPCIONAL, se "novos serviços" cf. art. 27, parágrafo único, Decreto 44.659/00);
b. FIXANDO CONDIÇÕES e PRAZOS de ENTREGA do OBJETO da CONTRATAÇÃO ou PRESTAÇÃO DO SERVIÇO, e de PAGAMENTO, conforme constou da minuta contratual (arts. 54 e 55, Lei nº 8.666/93);
c. EXIGINDO ou DISPENSANDO a PRESTAÇÃO DA GARANTIA (art. 56, Lei nº 8.666/93).
d. AUTORIZANDO a realização da DESPESA e determinando o respectivo EMPENHO, hipótese em que não se aplica o item 16 abaixo (art. 60, da Lei federal nº 4.320/64).
16. DESPACHO da AUTORIDADE SUPERIOR RATIFICANDO a DISPENSA da LICITAÇÃO, AUTORIZANDO a realização da DESPESA e determinando o respectivo EMPENHO, em três (3) dias, exceto nos casos dos incisos I e II, do artigo 24 - dispensa por valor (art. 26, Lei 8.666/93, c.c. art. 60, da Lei federal nº 4.320/64).
17. PUBLICAÇÃO de extrato dos despachos da dispensa e sua ratificação (itens 15 e 16) no D.O.E, em cinco (5) dias, exceto nos casos dos incisos I e II, do artigo 24 - dispensa por valor (art. 26, "caput", Lei 8.666/93).
18. PRESTAÇÃO da GARANTIA, se exigida, antes da assinatura do contrato (art. 56, Lei nº 8.666/93).
19. EMISSÃO DE EMPENHO (art. 60, da Lei Federal nº 4.320/64).
20. ASSINATURA do CONTRATO (art. 64, Lei nº 8.666/93).
21. PUBLICAÇÃO de extrato do contrato no D.O.E., até o 5º (quinto) dia útil do mês subseqüente à sua assinatura, para ocorrer no prazo de 20 dias (art. 61, parágrafo único, da Lei nº 8.666/93).
22. ENVIO de cópia do CONTRATO/INSTRUMENTO EQUIVALENTE e demais documentos (no caso do Estado de São Paulo, relacionados no artigo 101, da Instrução nº 1, aprovada pela Resolução 9/98, do TCE), ao T.C.E., até o dia 15 (quinze) do mês seguinte, quando de valor igual ou superior ao limite previsto no art. 23, inciso II, letra "c", da Lei nº 8.666/93 (no caso de São Paulo, art. 99, inciso I, e art. 101, da Instrução nº 1, aprovada pela Resolução 9/98, do TCE).
23. INCLUSÃO no "QUADRO DEMONSTRATIVO MENSAL DE COMPRAS REALIZADAS", a ser PUBLICADO no D.O.E. ou afixado em quadro de amplo acesso ao público, no mês subseqüente (art. 16, da Lei nº 8.666/93, no caso de São Paulo, até o 15º (décimo quinto) dia do quando com valor acima de 7.800 UFESPs, cf. art. 1º, Lei estadual nº 7.857/92, com a redação dada pela Lei nº 9.398/96).
24. EXECUÇÃO do contrato ou entrega do objeto.
obs. - oportunamente:
a. deverão ser comunicados à Assembléia Legislativa os aditamentos e encerramentos dos contratos, em até 8 (oito) dias da concretização destes atos (no caso de são Paulo, art. 4º, da Lei estadual nº 7.857/92, com a redação dada pela Lei nº 9.398/96)
b. deverão ser enviadas cópias de aditamentos de qualquer valor, de contratos/instrumentos equivalentes mencionados no item 27, ao T.C.E., até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente à concretização destes atos (no caso de São Paulo, art. 99, incisos II e III, da Instrução nº 1, aprovada pela Resolução 9/98, do TCE).