Como se sabe em 19 de março de 2016 entrou em vigor o Novo Código de Processo Civil (Lei Federal 13.105/2015), e que trouxe inovações importantes quanto a responsabilidade e os procedimentos a serem tomados pelos funcionários da portaria de condomínios e que devem ser bem fiscalizados pelo síndico sob pena de responsabilidade civil e obrigação do condomínio em ressarcir os danos pelos erros que cometer, faremos uma análise simples dos principais aspectos, mas necessários para que nenhum dano ou responsabilidade seja causado.
Em primeiro lugar convém esclarecer o que é a citação em um processo que tramita no Poder Judiciário: de maneira simplificada é o comunicado destinado à uma parte (o réu) que emanada da Justiça que o destinatário está respondendo a uma ação que lhe é promovida por alguém, seja ela civil, criminal, etc. e é uma formalidade cuja irregularidade causa a anulação do processo respectivo.
O conceito legal de citação está previsto nos artigos 238 e 239 do Código de Processo Civil abaixo transcritos:
Art. 238. Citação é o ato pelo qual são convocados o réu, o executado ou o interessado para integrar a relação processual.
Art. 239. Para a validade do processo é indispensável a citação do réu ou do executado, ressalvadas as hipóteses de indeferimento da petição inicial ou de improcedência liminar do pedido.
A citação é, portanto, um ato formal cuja falta, como já dito, anula o processo e se isso não ocorrer será o caso de responsabilidade do Condomínio onde o réu residir, seja ele condômino ou morador.
Esclarecido o conceito de citação passamos a analisar como a mesma é realizada e quais os cuidados iniciais que devem ser ter os porteiros ou funcionário encarregado do recebimento da correspondência no condomínio edilício, seja ele vertical ou horizontal.
O Código de Processo determina que a citação inicial, em um primeiro momento, se proceda por carta com aviso de recebimento a ser entregue ao destinatário (réu) também chamando citando, mas já traz uma novidade prevista no § 4º do art. 248 cujo teor é o seguinte:
§ 4º Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente.
Essa novidade merece atenção redobrada porque a citação se faz, desde logo, através da pessoa do funcionário da portaria responsável pelo recebimento da correspondência, a quem, agora, passa a ser responsável pelo envio da carta de citação ao destinatário dentro do condomínio.
Portanto, é imperativo, que haja um livro de protocolo de recebimento e entrega de correspondência aos moradores do condomínio, cabendo ao funcionário responsável a entrega da carta de citação ao seu destinatário e colher a respectiva assinatura no livro.
Há uma exceção que deve ser observada com muita atenção e envolve o caso em que que o destinatário da correspondência está ausente.
Nesse caso o porteiro ou quem suas vezes fizer, deverá declarar ao carteiro que o morador está “ausente”, sob pena de considerar-se que a citação ocorreu.
Mas como interpretar a expressão ausente?
A ausência no caso, ao meu ver não impede a devolução da carta de citação ao carteiro, em razão do morador não estar no local no momento, isso não irá alterar a questão da ausência, uma vez que o Código de Processo, fala simplesmente em ausente, mesmo assim, pode ser recebida no caso do morador estar simplesmente em seu local de trabalho, retornando diariamente à sua unidade.
É imprescindível a devolução no caso de viagem, internação em hospitais, férias, etc.'
Caso recebida a carta de citação e for entregue ao morador, mediante protocolo, nenhum problema haverá, porém se esse recusar o recebido da correspondência, deverá recusar o destinatário, por escrito na própria carta, cabendo a portaria o cuidado na devolução da correspondência ao carteiro.
Caso haja necessidade de devolução da carta de citação, por ausência do morador, o ato de citação se fará de outra forma, agora por intermédio de Oficial de Justiça, que é o funcionário do Poder Judiciário encarregado da entrega das citações e intimações às partes, sendo que as informações que o mesmo prestará no processo, através do que se chama “certidão”, tem validade perante as autoridades judiciárias, vale dizer “tem fé pública”.
Comparecendo o oficial de justiça cabe ao porteiro ou responsável exigir do mesmo a “carteira funcional” do mesmo, o que não poderá ser recusada.
Deverá a portaria então tomar as seguintes providências:
a) caso estiver no condomínio o morador deverá ser chamado para comparecer à portaria e atender ao oficial de justiça;
b) por outro lado, caso o morador não esteja, deverá o porteiro indicar ao oficial de justiça qual o melhor horário para encontrar o citando ou, se este está viajando e se tem data prevista para retorno ou não, se o destinatário está em um hospital, etc
Importante frisar que caso o oficial de justiça entenda que o réu estiver se ocultando para não recebê-lo, após duas vezes que comparecer no condomínio, irá fazer a intimação do morador através do funcionário da portaria encarregado, veja o texto da lei:
Art. 252. Quando, por 2 (duas) vezes, o oficial de justiça houver procurado o citando em seu domicílio ou residência sem o encontrar, deverá, havendo suspeita de ocultação, intimar qualquer pessoa da família ou, em sua falta, qualquer vizinho de que, no dia útil imediato, voltará a fim de efetuar a citação, na hora que designar.
Parágrafo único. Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a intimação a que se refere o “caput” feita a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência.
A portaria deverá comunicar se possível ao morador esse fato e caso o mesmo não esteja, deverá receber a citação, através de um documento que se chama “mandado de citação”.
O oficial de justiça então colherá os dados do funcionário responsável e informará ao Juízo onde o processo corre. Esse procedimento se denomina “citação por hora certa”.
À portaria caberá a entrega do mandado de citação ao morador, de preferência via protocolo, e caso este recuse o recebimento isso deve ser registrado no livro de reclamações e ocorrências pelo funcionário da portaria.
Alguns dias depois chegará ao condomínio uma nova carta ao morador, que deverá ser encaminhada ao mesmo sem maior formalidade, como correspondência comum.
Mas por que tanto cuidado?
Como já dito acima existe uma questão de responsabilidade civil que pode atingir o condomínio obrigando-o a indenizar o morador em razão da irregularidade no recebimento da citação.
A não entrega da correspondência, o esquecimento em colher a assinatura do morador do livro próprio de protocolo, a recusa do morador em assinar o protocolo de recebimento, entre outros pode gerar uma ação de indenização contra o condomínio pela perda de oportunidade de apresentação de defesa.
Isso pode ocorrer inclusive por má-fé do morador, que poderá perder o prazo de defesa e culpar os funcionários do condomínio.
Além disso, não há garantia que a Justiça vai anular a citação dependendo das circunstâncias de cada caso e do entendimento do juiz que apreciará o caso.
Pior, se houver irregularidade na citação e juiz não acolher o pedido de anulação, o condomínio pode ser processado pelo que se chama de “teoria da perda de chance”, vale dizer: o réu perdeu a oportunidade de ver sua defesa apreciada pela Justiça em razão de erro a que não deu causa, cabendo ao responsável, no caso o condomínio, responder por uma indenização pela perda da oportunidade de defesa.
Tudo o quanto foi dito acima também se aplica às intimações judiciais, que diferentemente da citação se destina dar ciência à uma das partes de uma ação no judiciário, só que já está em andamento.
Postas essas considerações, cabe ao síndico ou administrador do condomínio orientar a portaria de como proceder nos casos acima, orientando os funcionários responsáveis, inclusive para que identifiquem uma carta de citação, que geralmente tem o timbre do Poder Judiciário bem como atendam o oficial de justiça encarregado da citação do morador.