Gerenciamento de projetos em entidades públicas.

4. Administrar as Aquisições Públicas

Tendo em vista que a Licitação foi homologada e adjudicada, o Licitante vencedor será convocado regularmente para a assinatura do Contrato, dentro do prazo estabelecido no Instrumento Convocatório sob pena de decair o direito à contratação, sem prejuízo das penalidades legais.

Assinado o Contrato cessa a responsabilidade da CPL e/ou Pregoeiro e Equipe de Apoio sobre a condução do Processo Licitatório. A partir de agora o objetivo do Processo Licitatório foi conseguido, ou seja, assinatura do Contrato.

A responsabilidade a partir de agora é do Gestor do Contrato, ou seja, aquele quem solicitou a compra ou contratação. Em Gerenciamento de Projetos com dedicação do Gerente de Aquisições, este deverá ser responsável. Mas esta Gestão é relativa, variando conforme o objeto do Contrato, estruturação administrativa, podendo ser qualquer stakeholder. Há Entidades em que existe um Departamento específico, chamado de Departamento de Execução de Contratos.

Independente de quem é o Gestor do Contrato, este tem que ser executado e sua biografia na maioria das vezes não é muito simples, acontecendo o que podemos chamar de Incidentes na execução dos Contratos Administrativos.

Conforme o art. 54, § 1º da Lei 8.666/93:

Os contratos administrativos de que trata esta Lei regulam-se pelas suas cláusulas e pelos preceitos de direito público, aplicando-lhes, supletivamente, os princípios da teoria geral dos contratos e as disposições de direito privado.

§ 1º Os contratos devem estabelecer com clareza e precisão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos da licitação e da proposta a que se vinculam.

Assim como no Direito Privado, administrar um Contrato Administrativo envolve o gerenciamento de ânimos do comprador e fornecedor e o cumprimento das condições contratuais.

Mudanças podem ocorrer, porém diferente de como acontece nas Empresas Privadas em que as partes contratuais livremente convencionam sobre a mudança e estabelecem um preço. Na Administração Pública essas mudanças só podem acorrer se tiver previsão legal, caso contrário um novo Procedimento Licitatório deverá ser instaurado.

As mais diferentes incidentes poderão ocorrer durante a vigência do contrato, e trataremos dos acontecimentos mais comuns na Administração das Aquisições Públicas que são: Prorrogação Contratual, Alteração Contratual e Pagamento. 

4.1. Prorrogação Contratual

De praxe, todos os Contratos Administrativos terão sua validade condicionada aos respectivos créditos orçamentários. Independente de quando o contrato foi assinado, a sua validade é de até 31 de dezembro do ano em que foi assinado, isso acontece devido ao princípio contábil da anualidade.

Porém, a Lei 8.666/93 no art. 57, incs. I, II e IV comporta três exceções. A primeira, em caso de obras ou serviços de engenharia, que estejam contempladas do PPA e exista a previsão de Prorrogação Contratual explícita no Edital e caso haja interesse da Administração Pública.

A segunda, no caso de prestação de serviços contínuos; e a prorrogação deverá acontecer em iguais e sucessivos períodos objetivando preços e condições mais vantajosas a Administração, limitadas a sessenta meses. Ou seja, um contrato de sete meses, somente poderá ser prorrogado em mais sete meses e assim sucessivamente até o limite de sessenta meses.  

Serviços contínuos são, em tese, aqueles que não possam ser interrompidos; fazem-se “sucessivamente, sem solução de continuidade, até seu axaurimento ou conclusão do objetivo”. A exemplo, teríamos: limpeza, conservação, manutenção, vigilância, segurança, transporte de valores, cargas ou passageiros. (MOTTA, 2011, p. 663).

A terceira é no caso de aluguel de equipamentos ou utilização de programas de informática em que a prorrogação do contrato poderá se estender até quarenta e oito meses. Em que segue o mesmo raciocínio anterior, em um Contrato de doze meses, somente poderá ser prorrogado por mais 12 meses, limitando-se a quarenta e oito meses.

Salientando que como condição de eficácia a prorrogação contratual deverá ser formalizada através do Termo Aditivo a Contrato Administrativo que fixa novo período de prestação de serviço.

4.2. Alteração Contratual

Os Contratos Administrativos assim com os Contratos do Direito Privado são instáveis, porém a LNL só admite duas situações para sua alteração.

A primeira é unilateralmente e somente por ser feita pelo Ente Público Contratante nos Contratos que houver modificação para melhor adequação técnica do projeto ou do seu detalhamento. E a segunda alteração é para alteração dos quantitativos do objeto do Contrato.

Nada obstante, a Lei 8.666/93 fixar os quantitativos:

§ 1º O contratado fica obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem nas obras, serviços ou compras, ate 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato, e, no caso particular de reforma de edifício ou equipamento, até o limite de 50% (cinquenta por cento) para os seus acréscimos.

Parafraseando, se eu tenho um Contrato Administrativo de fornecimento de material de escritório e o Ente Público deseja aditivar em 25% (vinte e cinco por cento) em um único material é perfeitamente legal, o aditivo não precisa ser divido entre os diversos materiais. A Administração Pública que vai decidir qual produto ela deseja. Desde que não acrescente um produto diferente, somente poderão ser aditivados produto ou produtos que conste no detalhamento do objeto.

O Gerente do Projeto deverá proceder toda a rotina de solicitação de mudanças. O Plano do projeto deverá descrever a forma de enviá-la, revisão, aprovação, custo, tempo, e demais repercussões. O diferencial é que o Fornecedor não poderá negociar, ele só será notificado de que haverá aumento ou supressão no contrato em 25% (vinte e cinco por cento). Esse despropósito – inércia do fornecedor – na verdade é a consagração da Supremacia do Poder Público tendo em vista o interesse público.   

A segunda alteração do Contrato Administrativo é por acordo entre as partes. E podem ser por substituição da garantia de execução do contrato; alteração do regime de execução da obra ou serviços de engenharia ou no modo de fornecimento; alteração na forma de pagamento, vedada a antecipação e para a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro do Contrato.

O equilíbrio financeiro ou equilíbrio econômico do contrato administrativo, também denominado equação econômica ou equação financeira, é a relação que as partes estabelecem inicialmente, no ajuste, entre os encargos do contratado e a retribuição da Administração para a justa remuneração da obra, do serviço ou do fornecimento. Em última análise, é a correlação entre o objeto do contrato e sua remuneração, originariamente prevista e fixada pelas partes em números absolutos ou em escala móvel. Essa correlação deve ser conservada durante toda a execução do contrato, mesmo que alteradas as cláusulas regulamentares da prestação ajustada, a fim de que se mantenha a equação financeira ou, por outras palavras, o equilíbrio econômico-financeiro do contrato (Lei 8.666, de 1993, art. 65, II, “d”, e § 6º). (MEIRELLES, 2002, p. 192).  

Houve a preocupação do Legislador em não lesionar o particular que contrata com o Poder Público, caso existe uma desproporção entre o valor inicial pactuado e a contraprestação durante a execução do Contrato.

Essa repactuação fica também assegurada no Aditivo de 25% (vinte e cinco por cento), em que o fornecedor deverá aceitar o aumento, porém não deverá sofrer prejuízo no valor da contraprestação, desde que comprove que houve um desequilíbrio entre o valor inicial e o valor do momento.

O Gerente do Projeto também deverá seguir toda a Rotina de Implementação de Mudanças, porém neste caso, o fornecedor terá que ser consultado para negociar em conjunto com o Gestor do Contrato sobre todas as repercussões da alteração contratual.

4.3. Pagamento

Conforme inc. XIII do art. 55 da Lei 8.666/93, o Contratado durante toda execução contratual é obrigado manter as condições de habilitação e qualificação exigidas no Edital de Licitação que deu origem ao Contrato. Significando que todos aqueles documentos de ordem jurídica, fiscal, técnica e econômico-financeiro apresentados na fase habilitatória, deverão estar vigentes durante o cumprimento do objeto contratual.  

Geralmente nas Minutas de Contratos Administrativos (anexo obrigatório do Edital) estabelecem pagamentos mensais no caso de Contratos de Execução de Obra ou Prestação de Serviços. Mas é perfeitamente lícito estabelecer pagamentos conforme medição. Ou seja, após um período de tempo, geralmente mensal, é realizado cálculo das quantidades de serviços executados e dos materiais empregados numa obra, para fins de pagamento e verificação da observância do andamento da execução do objeto contratual.

E o cálculo é feito através de apresentação, pela Contratada, de evidências que comprovem que o objeto contratual foi executado, nada obstante a forma com que será feito a medição deverá ter sido acordada previamente e estar inserida no Instrumento Contratual.

Conforme o art. 5º, § 3º conjugado com o art. 40, XIV, “a” da Lei 8.666/93, o pagamento estará condicionado a execução do Contrato (entrega da mercadoria, medição do serviço, execução do serviço) e a entrega da Nota Fiscal e o prazo será aquele disciplinado no Edital de Licitação, que não poderá ser superior a 30 (trinta) e nem inferior a 05 (cinco) dias corridos. Nada obstante, Contratos que não ultrapassem o valor de R$ 8.000,00 (oito mil reais), deverão se pagos até 05 (cinco) dias úteis. E seguirão uma ordem cronológica de suas exigibilidades tendo como marco a data da Nota Fiscal.  

O TCU (Tribunal de Contas da União) recomenda a verificação mensal no que tange a regularidade junto ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Fundo de Garantia por tempo de serviço (FGTS). E muitas Entidades Públicas costumam a reter os pagamentos condicionados a manutenção mensal da apresentação das Certidões de regularidade.

Outro motivo que poderá gerar a retenção dos pagamentos é que mesmo que entregue a Nota Fiscal, a Administração verificar que o objeto do Contrato não foi concluído ou que esteja em desacordo com o detalhamento do objeto.

Conforme Lamarão (2011) o Cronograma Físico-Financeiro (Anexo do Edital) deverá estar muito bem elaborado e deve ter sequência lógica, para não se pagar uma etapa antes da conclusão da antecedente, em se tratando de obras e serviços de engenharia.

5. Encerrar as Aquisições Públicas

Nada obstante, o Contrato ter finalizado, compete a Administração pública finalizar o Procedimento Licitatório.

Ao contrário da atividade privada que não existe nenhuma normatização legal de como se proceder com as aquisições, na atividade pública existe uma ritualística para o Encerramento das Aquisições Públicas.

As fases de o processo Encerrar as Aquisições Públicas são: Recebimento de obra,                                                                                                                           de serviço, de compras e de locação de equipamentos; Autuar, numerar e documentar e o Termo de Encerramento de volume e processo.

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5.1. Recebimento de obra, de serviço, de compras e de locação de equipamentos

Com o término do Contrato, compete a Administração pública receber o objeto pactuado.

O recebimento nada mais é do que o aval certificando que o objeto do Contrato foi executado e que este atende o detalhamento do Escopo.

O recebimento do objeto Contratual pode ser provisório e definitivo, ser recebido por servidor público ou comissão, através de termo circunstanciado ou recibo em um prazo de 15 ou até 90 dias:

Quadro 1 – Recebimento do objeto contratual – arts. 73/74

Fonte: MOTTA (2011, p. 741).

Embora a Administração Pública outorgue o recebimento provisório e definitivo não existe exclusão da responsabilidade civil pelas obras e serviços de engenharia e responsabilidade ético-profissional pela primazia da execução do contrato (§ 2º do art. 73 da Lei 8.666/93).

E conforme o § 3º do art. 73 da Lei 8.666/93 caso a Administração Pública se omita em dar o recebimento, este se dará com realizado desde que o Contratado comunique que o prazo se findará em 15 dias.

5.2. Autuar, numerar e documentar o processo

Encerrado o Procedimento Licitatório compete ao Gerente de Aquisições a formalização do processo.

Este deverá ser composto por todos os documentos que fundamentaram a Licitação.

Na fase interna o Processo já se originou composto por requisição de compras, autorização do ordenador da despesa, definição sucinta do objeto e recurso orçamentário próprio da despesa.

Com o desenrolar das fases outros documentos foram surgindo, como Portaria designado à Comissão de Licitação ou Pregoeiro e Equipe de Apoio, Edital e anexos, Publicações, Impugnações (se houverem), Propostas, Atas, Recursos (se houverem), Pareceres, Ato de Homologação e Adjudicação ou Ato de Anulação ou Revogação, Contrato, bem como todos os documentos pertinentes a Licitação.

Ao final, o Gerente de Aquisições deverá se atentar em também juntar as Notas de Empenhos referentes aos pagamentos e os termos de recebimento provisório e definitivo. E também deverá autuar e numerar todo o processo.

O Processo original deverá ficar arquivado em local próprio da Entidade Pública e uma cópia do Processo deverá compor os documentos do Projeto.

5.3. Termo de encerramento de volume e do processo.

Uma particularidade que não é muito observada é a questão do Termo de Encerramento de volume e processo.

As Entidades Públicas realizam Licitações com objetos simples em pequenas quantidades, como também objetos extremamente complexos e de grande vulto. Podendo dar origem a Processos formados por 01 (um) só volume, como Processos formados por diversos volumes.

Portanto, para garantir a legalidade da Formalização Procedimental é adotado a cada final de volume a inserção de um documento chamado de Termo de Encerramento de Volume e no final do Processo do Termo de Encerramento do Processo para impedir que documentos forjados sejam acrescentados posteriormente.