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Como transformar a gestão jurídica tradicional, vista como motor de despesas dentro da organização, numa área de eficiência operacional, redutora de despesas e criadora de estratégias?

As corporações, em geral estão passando por grandes mudanças de comportamento, que vão além da crise política, econômica e dos problemas sociais. Num cenário como esse a Governança Corporativa Jurídica é muito importante e a tecnologia e o fornecedor corretos poderão fazer a diferença nas empresas.

O que você está fazendo neste momento para ajudar sua empresa a atravessar estes tempos de instabilidade, a estar próxima das mudanças exigidas pelo governo, dos processos de auditoria (exemplo da SOX, do e.Social, Cálculos Trabalhistas)? Como é possível transformar a gestão jurídica tradicional, vista como motor de despesas dentro da organização, numa área de eficiência operacional, redutora de despesas e responsável por grande parte das estratégias de negócios da companhia?

Inicialmente, é vital identificar em qual momento a empresa se encontra nesta trajetória, ou seja, identificar se a companhia está pronta para uma mudança radical do modelo de gestão dos processos judiciais, incorporação de novas tecnologias, automatização dos processos no intuito de otimizar tempo e recursos, gerir parceiros e escritórios externos e, principalmente, incorporar o departamento jurídico dentro das estratégias da organização.

Neste sentido, o primeiro passo a ser adotado, após a decisão por esta mudança de comportamento, é entender que não é possível mais se apoiar em planilhas para a gestão, pois elas podem interferir na qualidade das informações, uma vez que as mesmas são de fácil manipulação e não seguem os pré-requisitos de uma boa governança corporativa e de sistemas.

As planilhas, normalmente, tendem a ser ferramentas provisórias e, ao longo dos tempos, se tornam ferramentas de gestão, gerando impacto no controle, na extração de relatórios gerenciais e exigem um esforço tremendo de pessoas para sua administração. As planilhas não se integram aos demais sistemas da empresa, não executam tarefas programadas, não automatizam processos e ainda causam problemas devido à facilidade de manipulação e compartilhamento de dados sem autorização e sem Compliance.

O segundo passo e, talvez, o mais importante, é a identificação dos pontos que mais contribuem para esta mudança. É preciso desenhar os processos que mais merecem atenção, onde se investe mais recursos, quais são os processos operacionais da área que podem ser automatizados para ganhos de eficiência, se existem soluções que possam absorver e se integrar ao departamento jurídico, proporcionando uma integração de estratégias, quais são os elementos da gestão dos escritórios terceiros que podem gerar uma redução de despesas e o encerramento dos processos num tempo mais curto e menos oneroso, entre outros.

Esta fase, chamada de principal, poderá ser realizada através do conhecimento interno dos gestores ou por empresas especializadas na consultoria de processos e de melhores práticas de gestão. Hoje, existem empresas de software que podem ajudar nesta fase, alinhando estratégias com tecnologia, obtendo resultados muito mais rápidos.

O passo seguinte, após o conhecimento do que já existe, de qual a pretensão e objetivos a serem alcançados, é a fase da escolha de tecnologias que vão subsidiar a mudança. Existe no mercado a ânsia de se achar que um software poderá salvar a empresa e melhorar os seus processos, sem seguir os dois primeiros passos. Isso, normalmente leva ao erro na escolha, muitas vezes tendo os sistemas como responsáveis pelo fracasso da gestão dos processos jurídicos. Para evitar esse tipo de problema, é fundamental seguir alguns conselhos importantes.

Etapa 1 – Escolha de um fornecedor de tecnologia que vai além da entrega de software, que mescle serviços, know-how em soluções jurídicas, que pense o projeto como um modelo de gestão de Compliance e que esteja alinhado com as melhores práticas do mercado e não apenas um sistema de gestão judicial. Praticamente, é possível definir o mercado de software em duas grandes verticais, o de controle de processos, normalmente utilizados pelos escritórios de advocacia e o de gestão de processos judiciais corporativos, sendo este o mais indicado para o enquadramento das estratégias de mudança do departamento jurídico e que vão além da entrega de tecnologia.

Etapa 2 – Escolha de um fornecedor que apresente mais que uma quantidade de clientes em seu portfólio, mas sim, cases de sucesso, clientes que saíram da gestão por planilhas e hoje terceirizam os processos operacionais e que fazem a gestão estratégica, com ganhos operacionais de relevância estratégica.

Etapa 3 – Talvez a mais difícil de todas, mas que com planejamento podem fazer a diferença entre uma gestão de ganhos para uma gestão de processos. Imagine uma área de gestão jurídica sem atividades de uma área de gestão jurídica. Parece estranho, mas isto é possível. Uma empresa especializada em soluções jurídicas pode entregar, além do software, a gestão de todos os processos operacionais, deixando à empresa apenas a responsabilidade das estratégias jurídicas e controle do aumento e diminuição da entrada de processos, controle de terceiros e principalmente na prevenção na fonte da entrada destes processos. Isto chama-se LPO – Legal Process Outsourcing.

Etapa 4 – Por o projeto em prática. Este passo depende de muitos fatores, um deles é o planejamento já abordado anteriormente e tranquilidade para esta mudança acontecer. Muitas empresas, na ansiedade de por um projeto no ar, adiantam e pulam etapas que podem lá na frente, prejudicar o sucesso do projeto. Neste sentido, vale observar um fornecedor através de qual metodologia ele utiliza para implantação, se ele tem uma metodologia de processos, se ele segue um cronograma com gestão de responsabilidades, se ele possui um PMO (Project Management Office) para o controle das etapas. Tudo isso é muito importante para concretização do projeto. Mais ainda, qual o compromisso do fornecedor para o seu sucesso e o quanto esta parceria poderá funcionar? Isto dependerá exclusivamente de como a empresa apresenta seus produtos e serviços de curto, médio e longo prazo, fornecendo ao cliente uma disponibilidade de implantação inteligente e adequada ao momento de Governança da empresa.

Etapa 5 – Comemorar, isso mesmo. Só há uma maneira de comemorar o sucesso e ele deve ser apoiado também numa estratégia conjunta entre a empresa e o seu fornecedor. Quando o mercado tem conhecimento de um grande projeto, dos resultados alcançados, isto se torna uma vitrine para empresa, para os seus profissionais, na valorização e orientação dos seus fornecedores e parceiros, elevando o grau de Governança Corporativa a ser percebida pelo mercado. Novos parceiros e fornecedores vão se aproximar da empresa, novos profissionais terão vontade de trabalhar na organização, que será mais valorizada por acionistas, funcionários e mercado.

Por isso, e através dessas dicas, é viável uma mudança simples e que pode ser feita imediatamente. Os resultados vão aparecer mais rápido do que se imagina, com a transformação radical de uma área de despesas para uma área de estratégia jurídica.

E quanto custa tudo isso? Custa muito menos que a gestão por planilhas, do que o aumento dos processos, do que as despesas pela manutenção dos escritórios terceiros que não encerram os processos, do que o aumento de pessoas na área para realização das atividades que só aumentam no dia a dia, do que a compra de um software sem inteligência de governança jurídica corporativa, entre outros pontos.

Bem vindo ao novo mundo, ao mundo da Governança Corporativa Jurídica.


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