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Gerenciamento de projetos em entidades públicas.

Gerenciando as aquisições conforme a Lei nº 8.666/93

Gerenciamento de projetos em entidades públicas. Gerenciando as aquisições conforme a Lei nº 8.666/93

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Discute-se a forma de gerenciar compras públicas sob o ponto de vista do Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) e da lei de licitações.

Resumo: Várias Organizações Públicas ou Privadas utilizam-se das melhores práticas de Gerenciamento de Projetos. Práticas estas publicadas no Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) e uma das áreas de conhecimento integrantes deste compêndio é o Gerenciamento das Aquisições. Em se tratando da Administração Pública o Gerenciamento das Aquisições ocorre através de uma sucessão ordenada de atos vinculantes tanto para a Administração, quanto para particular buscando a seleção da proposta mais vantajosa, respeitando a isonomia para a contratação do seu interesse. As principais Leis que regem as Contratações Públicas são a Lei 8.666/93 e Lei 10.520/2002. O presente trabalho busca um parâmetro na forma de Gerenciar as Aquisições Públicas sob o ponto de vista do Guia PMBOK® e as Leis que regem as Contratações Públicas.

Palavras-chave: Gerenciamento de Projetos. Entidades Públicas. Aquisições. Lei 8.666/93.


1. Introdução

Com o passar dos tempos, a Administração Pública tem procurado adotar técnicas da atividade privada em sua rotina, com o objetivo de desburocratizar a atividade administrativa pública. E podemos citar como exemplo o chamado Choque de Gestão realizado no Governo do Estado de Minas Gerais durante o mandato do Governador Aécio Neves, de 2003 a 2006 – 2007 a 2010.

Outra técnica administrativa privada que tem se observado na Administração Pública é a adoção do Gerenciamento de Projetos.

Uma das áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos é o Gerenciamento das Aquisições, que nada mais é do que uma sucessão de atos vinculados pelo qual as empresas conquistam produtos ou serviços. E por se tratar de empresas privadas, esse procedimento de aquisição acontece perante a legislação privada em que tudo é permitido desde que a Lei não se posicione ao contrário. Em se tratando da Administração Pública o Gerenciamento das Aquisições ocorre através de uma sucessão ordenada de atos vinculantes tanto para a Administração, quanto para particular buscando a seleção da proposta mais vantajosa, respeitando a isonomia para a contratação do seu interesse. E por se tratar de Erário Público, só está autorizada a fazer o que a lei permite.

A principal Lei que rege as Contratações Públicas é a Lei 8.666/93, Lei Nacional de Licitações (LNL) que instituiu normas para Licitações e Contratos da Administração Pública. Com o passar dos anos, houve a necessidade de tornar mais célere suas aquisições públicas, e foi sancionada a Lei 10.520/2002, que instituiu outra modalidade de Licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns.

Nas Organizações Privadas para o Gerenciamento de Projetos usam um modelo padrão contendo normas, métodos, processos e práticas estabelecidas, denominado de O Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) e uma das áreas de conhecimento integrantes deste compêndio é o Gerenciamento das Aquisições.

Será discutido a partir de agora, a forma de Gerenciar as Aquisições Públicas sob o ponto de vista do Guia PMBOK® e da LNL.


2. Planejar as Aquisições Públicas

Antes do Gerente de Projetos ser designado para um determinado projeto e antes mesmo do Termo de Abertura do Projeto, todos os produtos, bem como, serviços que serão utilizados no Projeto já estavam previstos para aquisição ou contratação.

Isso ocorre porque a Administração Pública trabalha de forma planejada através de seus instrumentos de Planejamento, chamados de PPA (Plano Plurianual), LDO (Lei de Diretrizes Orçamentárias) e LOA (Lei Orçamentária Anual).

O planejamento é a forma de programar e administrar o futuro, pensando nas consequências e adaptações à realidade e aos fatos físicos, orçamentários, financeiros e históricos que intervenham no decorrer de uma ação e que podem influenciar os resultados esperados. (ANDRADE; BATISTA; SOUZA, 2003, p. 58).

Portanto, para que um Processo de Aquisição ocorra de maneira sistêmica e límpida, o ideal é que um membro do Departamento de Aquisições seja designado em tempo integral para o projeto, pois este saberá dar todo o apoio ao Gerente do Projeto no processo de Planejamento das Aquisições, como: importância da descrição e detalhamento do objeto do Edital, valores legais, prazos legais e processos legais.

2.1. Descrição e detalhamento do objeto do Edital

A descrição do objeto bem como o seu detalhamento é o principal alicerce para um Procedimento Licitatório ocorra de maneira retilínea sem incidentes quanto a sua ritualística procedimental.

A identificação do objeto da licitação: no edital deve estar bem definida a finalidade da licitação, vale dizer, o objeto do futuro contrato, com todos os elementos caracterizadores que permitam aos interessados fazer suas ofertas. Esse objeto deve ser descrito de forma precisa e clara, para não dar margem a dúvidas e não render ensejo a ofertas díspares, que não possam ser avaliadas homogeneamente. (CALASANS JUNIOR, 2009, p. 49).

Contudo, assim como ocorre no Gerenciamento do Escopo em que a definição do escopo segundo o Guia PMBOK® é um processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto” (PMBOK®, 2008). A definição do objeto de um Procedimento Licitatório, bem como seu detalhamento deverá conter o mesmo nível de descrição e detalhamento.  

Desta forma, os interessados em participar do Certame não precisarão impugnar ou impetrar pedidos de esclarecimentos ao Edital, pois o mesmo se encontra com objeto lacunoso, incompleto, incongruente reduzindo tempo para a consecução do objetivo da Licitação, o contrato.

2.2. Valores legais

O Gerente do Projeto tem que ter definido o custo ou orçamento da sua futura compra ou contratação, pois através do custo e de um bom relacionamento com o Departamento de Aquisições, quando um Gerente de Aquisições exclusivo não foi definido para o seu projeto, irá saber como procederá o Procedimento Licitatório.

LNL têm como critério para definir seus limites a prerrogativa do valor em relação à natureza da despesa, ou seja, o valor acumulado de um determinado objeto de mesma natureza durante o exercício financeiro, preservando a modalidade pertinente para a execução do objeto da licitação, e não a aquisição ou prestação de serviço isolada.

As modalidades são espécies do gênero licitação, e consistem, exclusivamente, naquelas elencadas no artigo e mais o pregão. É sabido que ao intérprete é vedado criar outras modalidades além das estabelecidas em lei, ou mesmo combinar entre si as modalidades existentes – como diz claramente o texto do art. 22, § 8º da LNL. Não obstante essa nítida restrição, deparamo-nos, quase habitualmente, com figuras denominadas “licitação informal” ou “procedimento seletivo simplificado”, mesmo em órgãos ou entidades obrigados à observância estrita LNL. Essas fórmulas são artificiais e desautorizadas pela letra legal. (MOTTA, 2011, p. 282).

Quanto à modalidade Pregão, instituída pela Lei 10.520/02, tem como critério de definição a natureza do objeto em si; bens e serviços comuns, art. 1º da lei em epígrafe, e não o valor da aquisição ou contratação.

Para se contratar obras e serviços de engenharia sob a modalidade convite, o valor orçado para a contratação mais o somatório do que foi estimado para se pactuar durante o exercício financeiro (ano) é de até R$ 150.000,00 (centro e cinquenta mil reais); sob a modalidade tomada de preços é de até R$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais) e sob a modalidade concorrência o valor é de acima de R$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais).

Para a contratação demais compras e serviços (que não sejam obras e serviços de engenharia), sob a modalidade convite, o valor orçado para a contratação mais o somatório do que foi estimado para se pactuar durante o exercício financeiro (ano) é de até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais); sob a modalidade tomada de preços é de até R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais) e sob a modalidade concorrência o valor é de acima de R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais).

2.3. Prazos legais

Aqui, mais uma vez, através de um bom relacionamento com o Departamento de Aquisições, ao saber qual a modalidade licitatória adotada pelo Gerente de Aquisições, o Gerente do Projeto irá saber qual o prazo mínimo para a realização do Procedimento Licitatório

Para os Procedimentos sob a modalidade licitatória Convite o prazo mínimo para abertura dos envelopes é de 05 (cinco) dias úteis.

Para os Procedimentos sob a modalidade licitatória Tomada de Preços o prazo mínimo para abertura dos envelopes é de 30 (trinta) dias corridos para os tipos melhor técnica e técnica e preço e 15 (quinze) dias corridos para menor preço.

Para os Procedimentos sob a modalidade licitatória Concorrência o prazo mínimo para abertura dos envelopes é de 45 (quarenta e cinco) dias corridos para os tipos melhor técnica e técnica e preço e 30 (trinta) dias corridos para menor preço.

Para os Procedimentos sob a modalidade licitatória Pregão o prazo mínimo é de 08 (oito) dias úteis

Conforme o art. 46 da Lei 8.666/93:

Neste sentido, a Lei 8.666/93, no § 4º do art. 45, disciplina que para a contratação de serviços de informática, a Administração Pública terá que observar legislação específica, a Lei 8.248/91, levando em conta fatores específicos de preferência, em primeiro lugar a bens e serviços com tecnologia desenvolvida no País e em segundo para bens e serviços produzidos de acordo com processo produtivo básico, na forma a ser definida pelo Poder Executivo.

E antes da publicação da Lei que instituiu a modalidade Pregão, nas aquisições de bens e serviços de informática e automação a adoção do tipo “técnica e preço” era obrigatório. Agora, aqueles bens e serviços de informática e automação considerados comuns, nos termos do art. 1º da Lei 10.520/02 poderão ser contratados por pregão, restrito às empresas que cumpram o Processo Produtivo Básico nos termos da Lei 8.248/91 e da Lei nº 8.387/91.

Embora contrário a legislação, a realização de pregões para a aquisição/contratação de todo e qualquer tipo de bens/serviços de informática é uma prática bastante comum e com aval do TCEMG (Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais).   

Desta maneira, se o Gerente do Projeto tiver esses prazos legais em mente, ao realizar o Gerenciamento do Tempo, esses já deverão constar no Cronograma, o que não irá ocasionar atrasos na entrega do Projeto.

2.4. Processos Legais

A Licitação por ser um procedimento, desenvolve-se mediante uma sucessão ordenada de atos vinculantes para a Administração e para os licitantes, o que propicia igual oportunidade a todos os interessados e atua como fator de eficiência e moralidade nos negócios administrativos.

Não basta o Gerente de Projetos definir, descrever e detalhar o objeto do Edital (Declaração do Trabalho da Aquisição) e enviar para o Departamento de Aquisições e que após os prazos legais de ancoragem seu produto ou serviço já estará contrato. A resposta é não, pois uma série de outros atos administrativos deverá ser seguida como: justificativa da compra, parecer jurídico quanto a legalidade do Procedimento Licitatório adotado, orçamento detalhado em quantitativos e preços unitários, elaboração do Edital com seus respectivos anexos.

Ademias, o Departamento de Aquisições poderá revisar o objeto e sua descrição, o detalhamento e a Declaração do Trabalho da Aquisição, podendo retornar ao Gerente do Projeto para que esse altere, acrescente ou exclua algo, caso seja necessário.

Após toda esta etapa (fase interna), o Edital estará apto para ser publicado. 


3. Realizar as Aquisições Públicas

Com a publicação do Edital de Licitação inicia-se outra fase, a chamada fase externa, em que este assume o papel de ato convocatório e deverá conter todos os elementos necessários para a caracterização do objeto, bem como, discorrer sobre como ocorrerá o rito processual e regulamentar as lacunas da LNL.

Cada Instrumento Convocatório nada mais é, do que a Lei Interna de cada aquisição/contratação específica. “Nele devem estar contidas as diretrizes e regras que nortearão a ação da unidade administrativa promotora da licitação e daqueles que se mostrarem interessados em participar do certame”. (CALASANS JUNIOR, 2009, p. 48).

E deverá conter obrigatoriamente: publicidade, identificação do objeto, delimitação dos interessados, critérios de julgamento, forma do procedimento e condições do contrato.

Podemos dividir a fase externa da licitação em: impugnações, abertura do certame, recursos administrativos e homologação.

3.1. Impugnações

Por mais bem elaborado que seja o Edital de Licitação, as mais diversas dúvidas poderão ocorrer no universo de interessados e estes exercendo seu direito ao contraditório poderá Impugnar o Instrumento Convocatório.

A impugnação é o documento através do qual o interessado questiona a Unidade Promotora da Licitação sobre falhas, irregularidades, dúvidas, imprecisão, direcionamentos de objeto, violação de princípios e normas legais. Feita formalmente através de petição, é dirigida a Autoridade Competente através da Comissão de Licitação ou Pregoeiro.

Conforme os parágrafos 1º e 2º do art. 41 da Lei 8.666/93, se a impugnação for feita por pessoa física o prazo é de até 05 (cinco) dias úteis da data fixada para abertura do certame e para pessoa jurídica de até 03 (três) dias úteis, cabendo a Administração Pública julgar e responder em até 03 (três) dias úteis em ambos os casos. 

Ressalta-se que qualquer alteração feita no Edital não somente em virtude de impugnação, cabe a republicação do Edital e caso a modificação influencie na elaboração da proposta, a recontagem do prazo de ancoragem deverá ser observado.

É comumente visto em Editais de Licitação a referência a Pedido de Esclarecimento que tende a ser um documento informal em que o interessado dirige à Autoridade Competente alguma dúvida quanto ao Edital de Licitação, geralmente essas indagações são relacionadas ao objeto do Certame.

O Pedido de Esclarecimento nada mais é do que uma maneira de mascarar a figura Impugnação. É uma prática bastante utilizada, uma vez que Impugnações ge  ralmente criam um ambiente hostil entre a Administração Pública e o propenso contratante. Nada obstante, a LNL não fazer nenhuma referência a sua existência.

Esse tempo destinado para a Impugnação deverá ser observado pelo Gerente do Projeto no Cronograma. 

3.2. Abertura do certame

No dia e horário marcados no Instrumento Convocatório a Comissão de Licitação ou Pregoeiro e equipe de apoio se reunirá para abertura dos envelopes de documentação e preço.

Nos casos das modalidades licitatórias regidas pelo LNL (convite, tomada de preços e concorrência) abre-se primeiro o envelope de documentação que deverá conter todos os documentos de ordem jurídica, fiscal, técnica e econômico-financeiro estatuídos no Edital de Licitação. E somente estará habilitado, ou seja, autorizado a abertura do próximo envelope (proposta técnica ou proposta financeira), dependendo do tipo de licitação adotado (vide item 2.3), daqueles licitantes que apresentaram todos os documentos exatamente como disciplinado no Instrumento Convocatório. 

O rito processual é seguido posteriormente com abertura do envelope contendo a proposta técnica (dependendo do tipo de licitação adotado) e abertura do envelope contendo a proposta de preços.

Nada obstante na modalidade Pregão, a abertura do envelope proposta de preços ocorre primeiramente, e somente após a fase de lances, que trata-se de uma disputa oral de preços entre os licitantes, é que será aberto o envelope contendo a documentação.

Ao contrário das outras modalidades licitatórias, no Pregão, somente abre-se o envelope de documentação do licitante autor da proposta melhor classificada.

A Lei 10.520/02 além de criar a modalidade Pregão, disciplinou também a forma de sua realização, que poderá ser presencial ou eletrônica. Em que a primeira é feita com os licitantes presentes fisicamente e a forma eletrônica é feita pela internet, por meio de provedores de chats específicos.

3.2.1. Comissão Permanente de Licitação

A CPL (Comissão Permanente de Licitação) é formada por Recursos Humanos e esses deverão fazer parte do Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos.

Conforme o art. 51 da Lei 8.666/93:

A habilitação preliminar, a inscrição em registro cadastral, a sua alteração ou cancelamento, e as propostas serão processadas e julgadas por comissão permanente ou especial de, no mínimo, 3 (três) membros, sendo pelo menos 2 (dois) deles servidores qualificados pertencentes aos quadros permanentes dos órgãos da Administração responsáveis pela licitação.

E no caso da Modalidade Convite e em pequenas Entidades Públicas é permitida a substituição da Comissão de Licitação por um único Recurso Humano, devido a escassez de pessoal.

O ideal é que o Gerente de Aquisições, no caso de contratação descentralizada, seja o Presidente da Comissão de Licitação.

E no caso do Gerente de Aquisições não for exclusivo do Projeto seria interessante a participação de um membro da Equipe do Projeto na Comissão de Licitação, mesmo em casos em que uma Empresa Privada esteja executando o Projeto na Administração Pública. É perfeitamente lícito um membro da Equipe do Projeto integrar a Comissão de Licitação, pois a LNL reserva uma porcentagem a membros pertencentes aos quadros permanentes do órgão da Administração responsável pela Licitação, quanto ao restante ela silencia. O que formaria uma Comissão Especial de Licitação.

Por mais que não exista impedimento legal em relação à CPL ser presidida pelo Chefe do Departamento de Licitação, não é uma prática adotada pela Administração Pública por ser considerado antiético.

A função da Comissão de Licitação é o de julgar, em nome da Autoridade Superior, os atos intermediários atinentes a Aquisições Públicas, ou seja, a decisão final sempre é da Autoridade Competente que ratificará ou retificará a decisão da CPL. 

3.2.2. Pregoeiro e Equipe de Apoio

Assim como a Comissão de Licitação, a função do Pregoeiro é o de julgar em nome da Autoridade Competente os atos intermediários atinentes a Aquisições Públicas, porém o legislador conferiu um ato a mais no caso do Pregão, o de Adjudicação.

Ao contrário das demais modalidades licitatórias, no Pregão quem adjudica o Processo Licitatório é o Pregoeiro e não a Autoridade Superior.     

A Equipe de Apoio assim como o nome diz, tem a função de dar suporte ao Pregoeiro na tramitação do Pregão.

A Lei 10.520/02 não especificou um número mínimo de Recursos Humanos que deverão formar a Equipe de Apoio, ficando a cargo de cada Entidade a sua nomeação.

Os Recursos Humanos referente ao Pregoeiro e a Equipe de Apoio também devem ser alocados no Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos.

3.3. Recursos Administrativos

Em toda tramitação do Procedimento Licitatório em que a Administração Pública exerce sua função julgadora é conferido aos Licitantes o direito constitucional da ampla defesa e contraditório.

A LNL nomeou esses dois Princípios Constitucionais de Recursos Administrativos. Destinando um capítulo inteiro da Lei citada para discorrer sobre eles.

Portanto, nas modalidades licitatórias concorrência, tomada de preços e pregão, após cada fase julgadora (habilitação ou inabilitação, julgamento das propostas e anulação ou revogação da licitação) cabe recurso hierárquico de 05 (cinco) dias úteis. O certame poderá sim seguir o seu rito sem a paralisação para o prazo recursal desde que estejam presentes na reunião todos os licitantes e esses renunciem expressamente ao prazo recursal.

Interposto o recurso, a Comissão de Licitação ou Pregoeiro deverá dar ciência aos outros licitantes do teor do recurso e estes poderão impugná-los no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

No caso da modalidade convite, por se tratar de aquisições/contratações de menor vulto e prazos mais adstritos, a LNL concedeu um prazo menor, o de 03 (três) dias úteis, tanto para o recurso, quanto para a resposta dos outros licitantes.  

Nada obstante, o Gerente do Projeto também deverá considerar esses prazos recursais no Cronograma do Projeto.

3.4. Homologação

Após toda a tramitação da Licitação com a abertura da habilitação, proposta técnica e proposta de preços, cabe a Autoridade Superior da Entidade Promotora da Licitação finalizar o Procedimento Licitatório.

Essa finalização é chamada de Homologação.

Homologar o Procedimento Licitatório é a aprovação da Autoridade Competente da legalidade dos atos praticados.

Para dar direito a celebração do contrato a Administração Pública também terá que adjudicar o objeto da Licitação a um vencedor. Pois nem sempre o autor da melhor proposta após a abertura do envelope proposta de preços será o licitante adjudicado. Diversos incidentes na ritualística poderão acontecer como desistência da proposta por parte do Licitante vencedor; licitante vencedor convocado para demonstração da proposta e não comparece.

Porém, a Autoridade Competente também poderá anular ou revogar a Licitação. E conforme a Lei 8.666/93 revoga-se o Procedimento Licitatório por razões de interesse público e anula-se por ilegalidade, ambos mediante parecer escrito e devidamente fundamentado.

Significa que se uma Licitação foi revogada ou anulada, conseguintemente não haverá assinatura do Contrato e por ser apenas um Procedimento Administrativo preparatório do futuro ajuste, nada obstante, não conferir ao vencedor nenhum direito ao Contrato, apenas uma expectativa de direito. Concluída a Licitação não fica a Administração obrigada a celebrar o Contrato.

No caso de anulação e revogação de Licitação, também cabe Recurso Hierárquico no prazo de 05 (cinco) ou 03 (três) dias dependendo da modalidade licitatória e esses prazos também poderão fazer parte do Cronograma do Projeto. 


4. Administrar as Aquisições Públicas

Tendo em vista que a Licitação foi homologada e adjudicada, o Licitante vencedor será convocado regularmente para a assinatura do Contrato, dentro do prazo estabelecido no Instrumento Convocatório sob pena de decair o direito à contratação, sem prejuízo das penalidades legais.

Assinado o Contrato cessa a responsabilidade da CPL e/ou Pregoeiro e Equipe de Apoio sobre a condução do Processo Licitatório. A partir de agora o objetivo do Processo Licitatório foi conseguido, ou seja, assinatura do Contrato.

A responsabilidade a partir de agora é do Gestor do Contrato, ou seja, aquele quem solicitou a compra ou contratação. Em Gerenciamento de Projetos com dedicação do Gerente de Aquisições, este deverá ser responsável. Mas esta Gestão é relativa, variando conforme o objeto do Contrato, estruturação administrativa, podendo ser qualquer stakeholder. Há Entidades em que existe um Departamento específico, chamado de Departamento de Execução de Contratos.

Independente de quem é o Gestor do Contrato, este tem que ser executado e sua biografia na maioria das vezes não é muito simples, acontecendo o que podemos chamar de Incidentes na execução dos Contratos Administrativos.

Conforme o art. 54, § 1º da Lei 8.666/93:

Os contratos administrativos de que trata esta Lei regulam-se pelas suas cláusulas e pelos preceitos de direito público, aplicando-lhes, supletivamente, os princípios da teoria geral dos contratos e as disposições de direito privado.

§ 1º Os contratos devem estabelecer com clareza e precisão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos da licitação e da proposta a que se vinculam.

Assim como no Direito Privado, administrar um Contrato Administrativo envolve o gerenciamento de ânimos do comprador e fornecedor e o cumprimento das condições contratuais.

Mudanças podem ocorrer, porém diferente de como acontece nas Empresas Privadas em que as partes contratuais livremente convencionam sobre a mudança e estabelecem um preço. Na Administração Pública essas mudanças só podem acorrer se tiver previsão legal, caso contrário um novo Procedimento Licitatório deverá ser instaurado.

As mais diferentes incidentes poderão ocorrer durante a vigência do contrato, e trataremos dos acontecimentos mais comuns na Administração das Aquisições Públicas que são: Prorrogação Contratual, Alteração Contratual e Pagamento. 

4.1. Prorrogação Contratual

De praxe, todos os Contratos Administrativos terão sua validade condicionada aos respectivos créditos orçamentários. Independente de quando o contrato foi assinado, a sua validade é de até 31 de dezembro do ano em que foi assinado, isso acontece devido ao princípio contábil da anualidade.

Porém, a Lei 8.666/93 no art. 57, incs. I, II e IV comporta três exceções. A primeira, em caso de obras ou serviços de engenharia, que estejam contempladas do PPA e exista a previsão de Prorrogação Contratual explícita no Edital e caso haja interesse da Administração Pública.

A segunda, no caso de prestação de serviços contínuos; e a prorrogação deverá acontecer em iguais e sucessivos períodos objetivando preços e condições mais vantajosas a Administração, limitadas a sessenta meses. Ou seja, um contrato de sete meses, somente poderá ser prorrogado em mais sete meses e assim sucessivamente até o limite de sessenta meses.  

Serviços contínuos são, em tese, aqueles que não possam ser interrompidos; fazem-se “sucessivamente, sem solução de continuidade, até seu axaurimento ou conclusão do objetivo”. A exemplo, teríamos: limpeza, conservação, manutenção, vigilância, segurança, transporte de valores, cargas ou passageiros. (MOTTA, 2011, p. 663).

A terceira é no caso de aluguel de equipamentos ou utilização de programas de informática em que a prorrogação do contrato poderá se estender até quarenta e oito meses. Em que segue o mesmo raciocínio anterior, em um Contrato de doze meses, somente poderá ser prorrogado por mais 12 meses, limitando-se a quarenta e oito meses.

Salientando que como condição de eficácia a prorrogação contratual deverá ser formalizada através do Termo Aditivo a Contrato Administrativo que fixa novo período de prestação de serviço.

4.2. Alteração Contratual

Os Contratos Administrativos assim com os Contratos do Direito Privado são instáveis, porém a LNL só admite duas situações para sua alteração.

A primeira é unilateralmente e somente por ser feita pelo Ente Público Contratante nos Contratos que houver modificação para melhor adequação técnica do projeto ou do seu detalhamento. E a segunda alteração é para alteração dos quantitativos do objeto do Contrato.

Nada obstante, a Lei 8.666/93 fixar os quantitativos:

§ 1º O contratado fica obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem nas obras, serviços ou compras, ate 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato, e, no caso particular de reforma de edifício ou equipamento, até o limite de 50% (cinquenta por cento) para os seus acréscimos.

Parafraseando, se eu tenho um Contrato Administrativo de fornecimento de material de escritório e o Ente Público deseja aditivar em 25% (vinte e cinco por cento) em um único material é perfeitamente legal, o aditivo não precisa ser divido entre os diversos materiais. A Administração Pública que vai decidir qual produto ela deseja. Desde que não acrescente um produto diferente, somente poderão ser aditivados produto ou produtos que conste no detalhamento do objeto.

O Gerente do Projeto deverá proceder toda a rotina de solicitação de mudanças. O Plano do projeto deverá descrever a forma de enviá-la, revisão, aprovação, custo, tempo, e demais repercussões. O diferencial é que o Fornecedor não poderá negociar, ele só será notificado de que haverá aumento ou supressão no contrato em 25% (vinte e cinco por cento). Esse despropósito – inércia do fornecedor – na verdade é a consagração da Supremacia do Poder Público tendo em vista o interesse público.   

A segunda alteração do Contrato Administrativo é por acordo entre as partes. E podem ser por substituição da garantia de execução do contrato; alteração do regime de execução da obra ou serviços de engenharia ou no modo de fornecimento; alteração na forma de pagamento, vedada a antecipação e para a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro do Contrato.

O equilíbrio financeiro ou equilíbrio econômico do contrato administrativo, também denominado equação econômica ou equação financeira, é a relação que as partes estabelecem inicialmente, no ajuste, entre os encargos do contratado e a retribuição da Administração para a justa remuneração da obra, do serviço ou do fornecimento. Em última análise, é a correlação entre o objeto do contrato e sua remuneração, originariamente prevista e fixada pelas partes em números absolutos ou em escala móvel. Essa correlação deve ser conservada durante toda a execução do contrato, mesmo que alteradas as cláusulas regulamentares da prestação ajustada, a fim de que se mantenha a equação financeira ou, por outras palavras, o equilíbrio econômico-financeiro do contrato (Lei 8.666, de 1993, art. 65, II, “d”, e § 6º). (MEIRELLES, 2002, p. 192).  

Houve a preocupação do Legislador em não lesionar o particular que contrata com o Poder Público, caso existe uma desproporção entre o valor inicial pactuado e a contraprestação durante a execução do Contrato.

Essa repactuação fica também assegurada no Aditivo de 25% (vinte e cinco por cento), em que o fornecedor deverá aceitar o aumento, porém não deverá sofrer prejuízo no valor da contraprestação, desde que comprove que houve um desequilíbrio entre o valor inicial e o valor do momento.

O Gerente do Projeto também deverá seguir toda a Rotina de Implementação de Mudanças, porém neste caso, o fornecedor terá que ser consultado para negociar em conjunto com o Gestor do Contrato sobre todas as repercussões da alteração contratual.

4.3. Pagamento

Conforme inc. XIII do art. 55 da Lei 8.666/93, o Contratado durante toda execução contratual é obrigado manter as condições de habilitação e qualificação exigidas no Edital de Licitação que deu origem ao Contrato. Significando que todos aqueles documentos de ordem jurídica, fiscal, técnica e econômico-financeiro apresentados na fase habilitatória, deverão estar vigentes durante o cumprimento do objeto contratual.  

Geralmente nas Minutas de Contratos Administrativos (anexo obrigatório do Edital) estabelecem pagamentos mensais no caso de Contratos de Execução de Obra ou Prestação de Serviços. Mas é perfeitamente lícito estabelecer pagamentos conforme medição. Ou seja, após um período de tempo, geralmente mensal, é realizado cálculo das quantidades de serviços executados e dos materiais empregados numa obra, para fins de pagamento e verificação da observância do andamento da execução do objeto contratual.

E o cálculo é feito através de apresentação, pela Contratada, de evidências que comprovem que o objeto contratual foi executado, nada obstante a forma com que será feito a medição deverá ter sido acordada previamente e estar inserida no Instrumento Contratual.

Conforme o art. 5º, § 3º conjugado com o art. 40, XIV, “a” da Lei 8.666/93, o pagamento estará condicionado a execução do Contrato (entrega da mercadoria, medição do serviço, execução do serviço) e a entrega da Nota Fiscal e o prazo será aquele disciplinado no Edital de Licitação, que não poderá ser superior a 30 (trinta) e nem inferior a 05 (cinco) dias corridos. Nada obstante, Contratos que não ultrapassem o valor de R$ 8.000,00 (oito mil reais), deverão se pagos até 05 (cinco) dias úteis. E seguirão uma ordem cronológica de suas exigibilidades tendo como marco a data da Nota Fiscal.  

O TCU (Tribunal de Contas da União) recomenda a verificação mensal no que tange a regularidade junto ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Fundo de Garantia por tempo de serviço (FGTS). E muitas Entidades Públicas costumam a reter os pagamentos condicionados a manutenção mensal da apresentação das Certidões de regularidade.

Outro motivo que poderá gerar a retenção dos pagamentos é que mesmo que entregue a Nota Fiscal, a Administração verificar que o objeto do Contrato não foi concluído ou que esteja em desacordo com o detalhamento do objeto.

Conforme Lamarão (2011) o Cronograma Físico-Financeiro (Anexo do Edital) deverá estar muito bem elaborado e deve ter sequência lógica, para não se pagar uma etapa antes da conclusão da antecedente, em se tratando de obras e serviços de engenharia.


5. Encerrar as Aquisições Públicas

Nada obstante, o Contrato ter finalizado, compete a Administração pública finalizar o Procedimento Licitatório.

Ao contrário da atividade privada que não existe nenhuma normatização legal de como se proceder com as aquisições, na atividade pública existe uma ritualística para o Encerramento das Aquisições Públicas.

As fases de o processo Encerrar as Aquisições Públicas são: Recebimento de obra,                                                                                                                           de serviço, de compras e de locação de equipamentos; Autuar, numerar e documentar e o Termo de Encerramento de volume e processo.

5.1. Recebimento de obra, de serviço, de compras e de locação de equipamentos

Com o término do Contrato, compete a Administração pública receber o objeto pactuado.

O recebimento nada mais é do que o aval certificando que o objeto do Contrato foi executado e que este atende o detalhamento do Escopo.

O recebimento do objeto Contratual pode ser provisório e definitivo, ser recebido por servidor público ou comissão, através de termo circunstanciado ou recibo em um prazo de 15 ou até 90 dias:

Quadro 1 – Recebimento do objeto contratual – arts. 73/74

Tipo de objeto

Tipo de recebimento

Recebedor

Documento

Prazo

OBRA OU SERVIÇO

Provisório

Responsável pelo acompanhamento e fiscalização

Termo circunstanciado assinado pelas partes

15 dias da comunicação do contrato

Definitivo

Servidor ou comissão designada pela Autoridade competente

Termo circunstanciado assinado pelas partes

Prazo de observação ou vistoria + correção ou reparos – até 90 dias

COMPRA OU LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTO

Provisório e definitivo

Servidor

Recibo

Prazo de verificação da qualidade/ quantidade do objeto

Equipamentos de grande vulto: servidor ou comissão designada

Equipamento de grande vulto: termo circunstanciado

Gêneros perecíveis, serviços profissionais, obras/ serviços até o limite do convite (exceto sujeitos à verificação de funcionamento)

Apenas definitivo

Servidor

Recibo

 

Fonte: MOTTA (2011, p. 741).

Embora a Administração Pública outorgue o recebimento provisório e definitivo não existe exclusão da responsabilidade civil pelas obras e serviços de engenharia e responsabilidade ético-profissional pela primazia da execução do contrato (§ 2º do art. 73 da Lei 8.666/93).

E conforme o § 3º do art. 73 da Lei 8.666/93 caso a Administração Pública se omita em dar o recebimento, este se dará com realizado desde que o Contratado comunique que o prazo se findará em 15 dias.

5.2. Autuar, numerar e documentar o processo

Encerrado o Procedimento Licitatório compete ao Gerente de Aquisições a formalização do processo.

Este deverá ser composto por todos os documentos que fundamentaram a Licitação.

Na fase interna o Processo já se originou composto por requisição de compras, autorização do ordenador da despesa, definição sucinta do objeto e recurso orçamentário próprio da despesa.

Com o desenrolar das fases outros documentos foram surgindo, como Portaria designado à Comissão de Licitação ou Pregoeiro e Equipe de Apoio, Edital e anexos, Publicações, Impugnações (se houverem), Propostas, Atas, Recursos (se houverem), Pareceres, Ato de Homologação e Adjudicação ou Ato de Anulação ou Revogação, Contrato, bem como todos os documentos pertinentes a Licitação.

Ao final, o Gerente de Aquisições deverá se atentar em também juntar as Notas de Empenhos referentes aos pagamentos e os termos de recebimento provisório e definitivo. E também deverá autuar e numerar todo o processo.

O Processo original deverá ficar arquivado em local próprio da Entidade Pública e uma cópia do Processo deverá compor os documentos do Projeto.

5.3. Termo de encerramento de volume e do processo.

Uma particularidade que não é muito observada é a questão do Termo de Encerramento de volume e processo.

As Entidades Públicas realizam Licitações com objetos simples em pequenas quantidades, como também objetos extremamente complexos e de grande vulto. Podendo dar origem a Processos formados por 01 (um) só volume, como Processos formados por diversos volumes.

Portanto, para garantir a legalidade da Formalização Procedimental é adotado a cada final de volume a inserção de um documento chamado de Termo de Encerramento de Volume e no final do Processo do Termo de Encerramento do Processo para impedir que documentos forjados sejam acrescentados posteriormente.


6. Conclusão

Conforme verificado no decorrer no texto, o Gerenciamento das Aquisições Públicas segue um mesmo roteiro de procedimentos, diferenciando das Empresas Privadas que utilizam as melhores práticas publicadas no Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) por só poder agir conforme a Lei disciplina.

O resumo dos processos de Gerenciamento das Aquisições Públicas do Projeto pode ser definido conforme a seguir:

Quadro 2 – Planejar as Aquisições Públicas

Entradas

Ferramentas e técnicas

Saídas

1. PPA, LDO E LOA

1. Opinião especializada

1. Definição sucinta do objeto

2. Requisição de compras

 

2. Modalidade licitatória

3. Autorização do ordenador de despesa

 

3. Estimativa do valor da contratação

4. Recurso orçamentário próprio da despesa

 

4. Estimativa do prazo da contratação

   

5. Edital e anexos

Fonte: Elaborado pela autora.

Quadro 3 – Realizar as Aquisições Públicas

Entradas

Ferramentas e técnicas

Saídas

1. Edital e anexos

1. Comissão de Licitação ou Pregoeiro e Equipe de Apoio

1. Impugnações

   

2. Recursos Administrativos

   

3. Homologação/Adjudicação, Revogação ou Anulação

Fonte: Elaborado pela autora.

Quadro 4 – Administrar as Aquisições Públicas

Entradas

Ferramentas e técnicas

Saídas

1. Termo de Adjudicação

1. Administração das reivindicações

1. Contrato

2. Processo

2. Gerenciamento da execução

2. Prorrogação contratual

   

3. Aditivo Contratual

4. Pagamento

5. Retenção de pagamento

Fonte: Elaborado pela autora.

Quadro 5 – Encerrar as Aquisições Públicas

Entradas

Ferramentas e técnicas

Saídas

1. Processo

1. Documentar

1. Recebimento provisório/definitivo

 

2. Autuar

2. Termo de encerramento de volume

 

3. Numerar

3. Termo de encerramento de processo

Fonte: Elaborado pela autora.


REFERÊNCIAS

ANDRADE, Nilton de Aquino; BATISTA, Daniel Gerhaud e Souza; SOUZA; Cleber Batista de. O planejamento como base de contabilidade para a gestão pública. Porto Alegre: Revista do Conselho de Contabilidade do Rio Grande do Sul, 2004.

BRASIL. Lei n. 8.666, de 21 de jun. 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 22 jun. 1993.

BRASIL. Lei n. 10.520, de 17 de jul. 2002. Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 18 jul. 2002.

BRASIL. Lei n. 8.248, de 23 de out. de 1991. Dispõe sobre a capacitação e competitividade do setor de informática e automação, e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 24, out. 1991.

BRASIL. Lei n. 8.387, de 30 de dez. de 1991. Dá nova redação ao § 1° do art. 3° aos arts. 7° e 9° do Decreto-Lei n° 288, de 28 de fevereiro de 1967, ao caput do art. 37 do Decreto-Lei n° 1.455, de 7 de abril de 1976 e ao art. 10 da Lei n° 2.145, de 29 de dezembro de 1953, e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 31 de dez. de 1991.

JUNIOR, José Calasans. Manual da licitação. São Paulo: Atlas S/A, 2009.

LAMARÃO, R. C. Retenção do pagamento. Disponível em: <http://www.licitacao-pregao.com.br/blog/>. Acesso em: 17 nov. 2011.   

MEIRELLES, Hely Lopes. Licitação e contrato administrativo. 13. ed. São Paulo: Malheiros Editores Ltda., 2002.

MOTTA, Carlos Pinto Coelho. Eficácia nas licitações e contratos. 12. ed. Belo Horizonte: Del Rey Editora, 2011.

MULCAHY, Rita. Preparatório para o exame de PMP. 6. ed. RMC Publications, Inc., 2009.

Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK®). 4. ed. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2008.


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Como citar este texto (NBR 6023:2018 ABNT)

PEREIRA, Fernanda Damiani. Gerenciamento de projetos em entidades públicas. Gerenciando as aquisições conforme a Lei nº 8.666/93. Revista Jus Navigandi, ISSN 1518-4862, Teresina, ano 17, n. 3437, 28 nov. 2012. Disponível em: https://jus.com.br/artigos/23125. Acesso em: 15 jan. 2021.