O planejamento necessário do processo de privatização dos serviços notariais e de registro do Estado da Bahia
O planejamento necessário do processo de privatização dos serviços notariais e de registro do Estado da Bahia
Guilherme Frederico Sapucaia da Trindade
Publicado em . Elaborado em .
O processo de privatização requer a estruturação da fiscalização das atividades notariais pelo Poder Judiciário, bem como a reorganização dos cartórios extrajudiciais, em termos de desconcentração das serventias, de modo a descongestionar a demanda e viabilizar a rentabilidade dos serviços.
Resumo: O presente trabalho visa apontar as providências necessárias para o planejamento do processo de privatização dos serviços notariais e de registro do Estado da Bahia, o qual não se limita à promulgação da Lei Estadual nº 12.352/2011 e à outorga das delegações às pessoas habilitadas. O processo de privatização requer a estruturação da fiscalização de tais atividades pelo Poder Judiciário, bem como a reorganização dos cartórios extrajudiciais, em termos de concentração e desconcentração das serventias, de modo a descongestionar a demanda e viabilizar a rentabilidade dos serviços, respectivamente. Aos delegatários, cabe a estruturação de uma gestão empresarial dos seus cartórios, de modo a oferecer serviços de qualidade com racionalização dos custos e aumento da produtividade. Ao Poder Judiciário cabe, de modo a viabilizar a privatização dos cartórios extrajudiciais, adequar o seu orçamento a uma nova realidade de receitas tributárias decorrentes dos serviços notariais e de registro.
Palavras – Chave:Processo de Privatização dos Serviços Notariais e de Registro. Poder Judiciário. Fiscalização Judiciária. Delegatários. Gestão Empresarial.
1 – Introdução
O processo de privatização dos serviços notariais e de registro do Estado da Bahia não pode se ter como consumado pela simples aprovação da Lei Estadual nº 12.352, de 08 de setembro de 2011, nem pela delegação destes serviços a 145 serventuários que optaram pelo exercício das suas atividades em caráter privado, direito facultado pelo art. 2º da referida Lei. Restam 1.318 cartórios sob a administração do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia, 90% do total, que devem ser entregues a delegatários após concurso público, conforme prevê o art. 5º do supracitado diploma legal. Todavia , existem cartórios criados mas não instalados e com isso o número de vagas para um futuro concurso público se eleva para 1.477.
Ocorre que os 145 cartórios que já estão sendo explorados em caráter privado, representam 60% da arrecadação das taxas cartorárias extrajudiciais, restando 40% desta para as demais serventias, o que evidencia um provável desinteresse econômico na exploração em caráter privado dos serviços de notas e de registro na maioria destas.
Assim, dois aspectos devem ser considerados: 1º) a privatização não decorre apenas de uma determinação constitucional, mas de um anseio da sociedade em geral, no sentido de aperfeiçoar a qualidade e eficiência dos serviços notariais e de registro, uma vez administrado por particulares; 2º) a privatização para, de fato, se generalizar com sucesso, a exploração econômica deve se fazer viável, o que é improvável no atual cenário.
Há um aspecto qualitativo e outro quantitativo a serem considerados neste processo de privatização dos serviços de notas e de registro no Estado da Bahia. O primeiro é a qualidade do serviço demandado pela sociedade, o segundo é a viabilidade econômica do “negócio econômico cartório”.
Portanto, para a eficiência e a eficácia do processo de privatização dos cartórios extrajudiciais no Estado da Bahia algumas providências são cruciais: a redistribuição do quantitativo de cartórios, realocação dos cartórios, definição de padrão mínimo de espaço físico de funcionamento, definição de quadro mínimo de pessoal, formação de quadro técnico e operacional qualificado, definição de padrão mínimo de recursos tecnológicos, consolidação das normas de funcionamento dos cartórios e controle das atividades notariais e de registro, planejamento empresarial das atividades, estruturação do funcionamento dos serviços, gestão de custos e aumento da produtividade, a adequação do Judiciário a uma nova realidade de receitas tributárias e, finalmente, a realização de concurso público.
2 – Redistribuição do quantitativo de cartórios
A partir de dados populacionais do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE – (censo de 2010), cruzados a critérios adotadospela Resolução nº 818/2010 do Conselho da Magistratura do Tribunal de Justiça o Estado do Rio Grande do Sul, para a determinação da quantidade necessária de cartórios extrajudiciais por comarca.
As grandes comarcas da Bahia, a exemplo de Salvador, Feira de Santana e Vitória da Conquista, a precária qualidade dos serviços cartorários decorre, seja explorado de forma privada ou administrado pelo Tribunal de Justiça, da hipossuficiência de unidades cartorárias. Tais comarcas multiplicaram nas últimas décadas os seus contingentes populacionais, expandiram a ocupação do solo urbano, bem como, as suas atividades sociais e econômicas e o número de cartórios permaneceu estacionado sob critérios de zoneamento e de logística de décadas atrás, excetuando-se os de Registro Civil das Pessoas Naturais. Resultado, filas no atendimento, morosidade do serviço, necessidade de despachantes para agilização do serviço etc.
Com base nos critérios adotados pela Resolução nº 818/2010 do Conselho da Magistratura do Tribunal de Justiça no Estado do Rio Grande do Sul, para comarcas com população superior a 200.000 habitantes, seriam necessários para cada fração de 100.000 habitantes, um Tabelionato de Notas e um Registro de Imóveis, para cada fração de 200.000 habitantes, um Tabelionato de Protesto de Títulos e um Registro Civil das Pessoa Naturais, para cada fração de 300.000 habitantes, um Registro de Títulos e Documentos com Registro Civil das Pessoas Jurídicas.
Neste sentido, vejamos as realidades específicas dessas três comarcas:
Salvador
-População: 2.675.656;
-Tabelionatos de Notas: 14, seriam necessários 27, defasagem de 13 novas unidades;
-Tabelionatos de Protesto: 04, seriam necessários 13, defasagem de 09 novas unidades;
-Registro Civil das Pessoas Naturais: 21, seriam necessários 13, excesso de 08 unidades;
-Registro de Títulos e Documentos com Registro Civil das Pessoas Jurídicas: 02, seriam necessários 09, defasagem de 07 novas unidades;
-Registro de Imóveis: 07, seriam necessários 27, defasagem de 20 novas unidades;
-Excesso total: 08 unidades de Registro Civil das Pessoas Naturais;
-Defasagem total: 22 novas unidades, 44,8%.
Feira de Santana(sede)
-População: 556.656;
-Tabelionatos de Notas: 03, seriam necessários 06, defasagem de 03 novas unidades;
-Tabelionatos de Protesto: 01, seriam necessários 03, defasagem de 02 novas unidades;
-Registro Civil das Pessoas Naturais: 02, seriam necessários 03, defasagem de 01 nova unidade;
-Registro de Títulos e Documentos com Registro Civil das Pessoas Jurídicas: 01, seriam necessários 02, defasagem de 01 nova unidade;
-Registro de Imóveis: 02, seriam necessários 06, defasagem de 04 novas unidades;
-Defasagem total: 11 novas unidades, 45%.
Vitória da Conquista(sede)
-População: 306.866;
-Tabelionatos de Notas: 03, quantidade compatível;
-Tabelionatos de Protesto: 01, seriam necessários 02, defasagem de 01 nova unidade;
-Registro Civil das Pessoas Naturais: 02, quantidade compatível;
-Registro de Títulos e Documentos com Registro Civil das Pessoas Jurídicas: 01, quantidade compatível;
-Registro de Imóveis: 02, seriam necessários 03, defasagem de 01 unidade nova;
-Defasagem total: 02 novas unidades, 18,18%.
Nota-se nos grandes centros do Estado da Bahia uma correspondência entre péssimos serviços e expressiva defasagem de unidades cartorárias extrajudiciais, a exceção de Vitória da Conquista que possui defasagem, mas a situação é mais equilibrada. Outro aspecto é a concentração da arrecadação das taxas cartorárias em poucas unidades, fato que nos leva a deduzir que mesmo ampliando-se o número de unidades, todas, ainda assim, seriam economicamente atraentes, sem os excessos atuais.
No caso específico de Salvador, o excesso de cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais justifica, em parte, o desinteresse dos atuais Titulares em optarem pela privatização. Além de arrecadarem pouco, o excesso de cartórios dessa natureza pulveriza o que já é insuficiente, tornando a sua exploração econômica em caráter privado inviável. Uma solução, além do piso de remuneração e compensação de gratuidades do Fundo Especial de Compensação – FECOM,seria a atribuição de algumas funções notariais deficientes na Comarca, a exemplo da lavratura de procurações e autenticação de fotocópias e reconhecimento de firmas, letras e sinais.
Tomando-se concretamente como paradigma, atualmente Porto Alegre possui uma população de 1.409.000 habitantes e Salvador, 2.675.000 de habitantes, uma população 90% maior do que a da capital gaúcha. Porto Alegre possui 12 tabelionatos de notas, Salvador possui 14, quando deveria haver 22 para se igualar proporcionalmente a Porto Alegre. Do mesmo modo, Porto Alegre possui 03 registros de títulos e documentos e de pessoas jurídicas, Salvador possui 02, quando, na mesma conta, seriam necessários 06. Porto Alegre possui 04 protestos de títulos, Salvador, também, 04, quando seriam necessários 08. Porto Alegre possui 06 registros de imóveis, Salvador possui 07, quando seriam necessários 11. Salvador possui 21 registros civis das pessoas naturais, quando seriam necessários para se igualar proporcionalmente à capital gaúcha apenas 11, o que demonstra o excesso deste tipo de cartório, como foi apontado anteriormente.
Vale salientar que tramita no Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul proposta, já aprovada no âmbito da Corregedoria Geral de Justiça, de criação de 27 novos cartórios na Comarca de Porto Alegre, mais 12 tabelionatos de notas, 06 registros civis das pessoas naturais, 03 protestos de títulos e 06 registros de imóveis. Dentre as justificativas da proposta, destacam-se a necessidade de distribuição de riqueza, pois a grande concentração de cartórios se faz percebida, e a necessidade da crescente população porto alegrense por mais serviços notariais e de registro.
Em grandes comarcas brasileiras, a exemplo de Porto Alegre, Recife e Goiânia, constata-se que a maior dificuldade para a expansão dos serviços notariais e de registro é de natureza política, a pressão corporativista dos atuais delegatários contra a queda dos seus monopólios, cartéis ou feudos. Como no Estado da Bahia o processo de privatização dos cartórios se encontra em estágio embrionário e sub judice no Supremo Tribunal Federal, a oportunidade de se fazer reformulações no contingente de cartórios é imediata.
Ainda baseando-se nos critérios adotados no Estado do Rio Grande do Sul, às comarcas com faixa populacional entre 100.000 e em torno de 200.000 habitantes, seriam necessários três Tabelionatos de Notas, dois Tabelionatos de Protesto, dois Serviços Registrais com atribuições para as funções de Registro Civil das Pessoas Naturais, de Registro de Títulos e Documentos e de Registro Civil das Pessoas Jurídicas e dois Registros de Imóveis.
Verificado o contingente de cartórios extrajudiciais do Estado da Bahia na Lei Estadual 10.845/2007 (Lei de Organização Judiciária do Estado da Bahia-LOJ), constata-se que em média as comarcas nessa faixa populacional apresentam carências de mais um novo cartório de cada natureza extrajudicial, excetuando-se os de Registro Civil das Pessoas Naturais, que poderiam vir a ser, de forma perfeitamente compatível, agregados aos ofícios de Registro de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas, de modo que a atividade se tornasse economicamente viável, uma vez que reuniria numa só unidade uma atividade rentável e outra amparada pelo piso de remuneração e compensação de gratuidades do FECOM.
Nessas comarcas, verifica-se, portanto, a possibilidade da redução do número de cartórios, pelo menos 12 unidades, com a agregação sugerida acima.
Às comarcas com faixa populacional entre 50.000 e 100.000 habitantes, seriam necessários dois Tabelionatos de Notas, um Tabelionato de Protesto, um Registro Civil das Pessoas Naturais agregado ao Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas e um Registro de Imóveis.
Nessas comarcas, em média, seria necessário acrescer apenas um Tabelionato de Notas e extinguir pelo menos 26 cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais que seriam anexados.
Às comarcas com faixa populacional entre 30.000 e 50.000 habitantes, seriam necessários um Tabelionato de Notas com Funções de Protesto, um Registro Civil das Pessoas Naturais agregado ao Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas e um Registro de Imóveis.
Nessas comarcas, verifica-se uma certa compatibilidade com os critérios acima, restando a anexação dos cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais ao de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas. Pelo menos, 46 cartórios seriam extintos.
Às comarcas com faixa populacional até 30.000 habitantes, seriam necessários um Tabelionato de Notas com Funções de Protesto e um Serviço Registral, agregando todos os serviços registrais.
Nessas comarcas, verifica-se uma inversão do fenômeno, o excesso de cartórios, o que pulveriza a arrecadação das taxas, fazendo-os economicamente inviáveis. Adotada a sugestão acima, pelo menos 438 cartórios seriam extintos e os serviços seriam concentrados.
Os cartórios de Registro Civil com Funções Notariais que operam nos Distritos Judiciários significam em termos de arrecadação de taxas 1,64% da arrecadação extrajudicial, o que demonstra baixa demanda pelos seus serviços e um completo cenário de inviabilidade econômica.
Pelo nível de demanda não se justifica a existência destes, pelo menos nos Distritos Judiciários que não sejam sedes municipais, haja vista que para estes a Lei Federal 8.935/1994 no seu art. 44, §2º, garante a instalação de pelo menos um serviço cartorário desta natureza. Assim sendo, na forma do art. 44 da supracitada Lei, 80% desses cartórios poderiam ser extintos.
3 – Realocação dos cartórios
Uma vez privatizados, os serviços notariais e de registro devem ocupar dependências próprias. Todavia, ao poder fiscalizador das suas atividades, o Poder Judiciário,compete disciplinar os locais de instalação dos cartórios. Os cartórios que concorrem entre si e não possuem circunscrições definidas, deveriam ser localizados em regiões da área urbana de fácil acesso, sem se concentrarem em áreas próximas.
Os com funções de Registro Civil das Pessoas Naturais e os de Registro de Imóveis, que possuem circunscrições delimitadas, deveriam necessariamente se localizar na região destas, de modo a favorecer o acesso dos interessados.
4 – Definição do espaço físico de funcionamento
Compete, também, ao poder fiscalizador, o Poder Judiciário, estabelecer os padrões mínimos de espaço físico para o bom atendimento da sociedade e operacionalização dos serviços, bem como definir os equipamentos necessários à prestação de serviços de qualidade, de modo a se evitar desconfortos para os usuários.
São exigências básicas aos cartórios, que obedeçam padrões de: condições de segurança, conforto e higiene da sede da unidade do serviço notarial ou de registro; móveis, equipamentos, utensílios e máquinas adequados; fácil acesso para deficientes físicos; destinação de vaga de estacionamento para idosos e deficientes físicos; sanitários adequados ao acesso de deficientes físicos.
5 – Definição do quadro mínimo de pessoal
Compete, também, ao poder fiscalizador, o Poder Judiciário, estabelecer o quadro mínimo de pessoal necessário de acordo com a demanda de serviço estimada para cada cartório, como também, a partir das reclamações provocadas pelo público.
6–Formação de quadro técnico e operacional qualificado
Compete, também, ao poder fiscalizador, o Poder Judiciário, exigir dos delegatários a formação ou contratação de quadros capazes de, com qualidade e/ou especialização, agir com questões de atendimento ao público, de interpretação e conhecimento de documentos, de procedimentos cartorários,da legislação de taxas cartorárias,da legislação tributária em geral, da organização e métodos interligados à informática etc.
7 – Definição de padrão mínimo de recursos tecnológicos
Compete, também, ao poder fiscalizador, o Poder Judiciário, estabelecer padrões mínimos de investimentos dos cartórios em tecnologia e segurança de sistemas operacionais informatizados, capazes de dotar a serventia de recursos capazes de oferecer agilidade dos serviços e segurança dos arquivos.
8– Consolidação das normas de funcionamento dos cartórios e controle das atividades notariais e de registro
Além das providências elencadas acima, o Poder Judiciário deve destacar, também, como prioridades: a fiscalização sistemática dos procedimentos cartorários, a fiscalização tributária sistemática da arrecadação dos cartórios, a orientação de contribuintes sobre o justo pagamento das taxas cartorárias.
A fiscalização sistemática dos procedimentos de trabalho dos cartórios visa fazer o Poder Judiciário corresponder efetivamente ao direito de arrecadar a taxa de fiscalização judiciária com base no exercício constitucional do poder de polícia sobre os serviços notariais e de registro.
O art. 236, §1º da Constituição Federal e os arts. 37 e 38 da Lei Federal 8.935/1994, a despeito da peculiar independência dos notários e registradores, determinam que as suas atividades não podem transcorrer de forma irresponsável. Deste modo, a legislação ordinária conferiu amplos poderes para, mediante a dosagem da gravidade do ato praticado pelo notário ou registrador, proceder a aplicação das penalidades previstas em lei (repreensão, multa, suspensão e perda de delegação), sempre preservando o direito do contraditório e da ampla defesa. Cabe ao Poder Judiciário, a fiscalização não apenas sobre os atos praticados, como também sobre a estrutura organizacional e administrativa dos serviços.Ocontrole decada unidade cartorária delegada é um indispensável complemento às demais providências relacionadas à qualidade e eficiência dos serviços notariais e de registro prestados à sociedade.
Neste sentido, são pontos de interesse da fiscalização judiciária nos serviços notariais e de registro, de modo a controlar e avaliar por inteiro os seus funcionamentos:
{C}1- A situação legal do imóvel onde está instalado o cartório (próprio, alugado, prédio público, outros);
{C}2- A existência de autorização prévia das Corregedorias para funcionamento no local;
{C}3- A existência de termo de vistoria e autorização para funcionamento pelos órgãos públicos competentes;
{C}4- A existência de sucursal (art. 43 da Lei 8.935/1994);
{C}5- As condições de acesso ao público, conforto, higiene e segurança para o arquivamento de livros e documentos (art. 4º da Lei 8.935/1994);
{C}6- As condições das instalações, do mobiliário e equipamentos;
{C}7- O cumprimento dos dias e horários de expediente, bem como dos plantões (art. 4º da Lei 8.935/1994);
{C}8- A existência de espaço com cadeiras de espera para os usuários, enquanto aguardam o atendimento (art. 4º da Lei 8.935/1994);
{C}9- A salubridade do ambiente;
{C}10- A utilização de sistema de fichas ou senhas para atendimento dos usuários de acordo com a ordem de chegada;
{C}11- A adoção de procedimentos especiais para atendimento preferencial a idosos, gestantes e pessoas portadoras de deficiência (art. 3º, parágrafo único, I, da Lei 10.741 – Estatuto do Idoso);
{C}12- A prestação dos serviços notariais e de registro na forma prescrita em lei, regulamentos, manuais e demais instrumentos normativos emanados do Poder Judiciário (arts. 4º e 37 da Lei 8.935/1994);
{C}13- A prestação dos serviços com base nos critérios de eficiência, urbanidade e presteza (art. 30, II, da Lei 8.935/1994);
{C}14- Oarquivamento de instrumentos normativos pertinentes ao serviço e a disponibilização destes aos escreventes, prepostos e demais auxiliares para o desempenho das suas tarefas (art. 30, IV, da Lei 8.935/1994);
{C}15- A existência de reclamações, representações ou procedimentos disciplinares instaurados contra o delegatário ou seus prepostos para apuração de irregularidades pelo descumprimento das normas e instruções dos serviços (art. 37 da Lei 8.935/1994);
{C}16- A quantidade de funcionários, além do delegatário, que possuem vínculo com o cartório para o desempenho das suas atividades (art. 20 da Lei 8.935/1994);
{C}17- A quantidade de pessoal terceirizado, sem vínculo empregatício, contratado pelo cartório para o exercício das funções de contador, vigilância, despachante, motorista, motociclista e outros (art. 21 da Lei 8.935/1994);
{C}18- A participação regular do delegatário de congressos, seminários, cursos e programas de treinamento e aperfeiçoamento (art. 21 da Lei 8.935/1994);
{C}19- A programação regular de treinamento e aperfeiçoamento dos colaboradores e prepostos (art. 21 da Lei 8.935/1994);
{C}20- A participação dos funcionários do cartório de treinamento quando há alteração de leis e procedimentos relativos à execução do serviço delegado, para fins de conhecimento e domínio conceitual dos serviços prestados;
{C}21- A adoção de procedimentos e instrumentos regulares de avaliação de desempenho dos prepostos e colaboradores (art. 21 da Lei 8.935/1994);
{C}22- A adoção de plano de cargos e carreiras e de progressão salarial para os seus colaboradores (art. 21 da Lei 8.935/1994);
{C}23- A formação escolar e a qualificação profissional dos colaboradores do cartório com vínculo regular (art. 20, Lei 8.935/1994);
{C}24- A responsabilidade do delegatário pela seleção, admissão, demissão, controle, orientação e treinamento dos seus empregados e prepostos (art. 21 da Lei 8.935/1994);
{C}25- A existência de reclamação trabalhista contra o delegatário;
{C}26- Os recursos de informática disponíveis no cartório para a prestação dos seus serviços (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}27- A quantidade de computadores ou estações que estão instalados no cartório (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}28- A interligação dos computadores do cartório em rede, com utilização de estação servidor, switch ou roteador para comunicação e utilização de programas e informações compartilhadas (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}29- A estrutura de rede de interligação dos computadores ao servidor no cartório;
{C}30- A quantidade de impressoras instaladas no cartório (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}31- A conexão de computador ou estação com a internet (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}32- A estrutura e velocidade de conexão com a internet (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}33- O sistema operacional adotado pelo cartório nos seus computadores (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}34- O sistema ou programa específico de geração e controle de atos notariais ou registrais contratado e utilizado pelo cartório;
{C}35- A existência de home-page própria na internet (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}36- O envio pela internet da Declaração de Operações Imobiliárias (DOI) por meio da internet (IN SRF 473/2004);
{C}37- A implementação regular de inovações operacionais e tecnológicas que visem o aperfeiçoamento do serviço delegado;
{C}38- A utilização dos recursos digitais disponibilizados pelo Tribunal de Justiça:
{C}39- Afixação das tabelas oficiais das taxas cartorárias em local de fácil leitura e acesso ao público (art. 4º da Lei 10.169/2000);
{C}40- A fiel e estrita obediência aos valores oficiais das taxas cartorárias (art. 4º da Lei 10.169/2000);
{C}41- O fornecimento de recibo aos usuários;
{C}42- O lançamento do valor das taxas cartorárias e do número do respectivo Documento de Arrecadação Judicial e Extrajudicial (DAJE) nos atos praticados (art. 6º da Lei 10.169/2000);
{C}43- O repasse de custos derivados do recolhimento de ISS, taxas e Fundo Especial de Compensação (FECOM) para o usuário. (art. 3º da Lei 10.169/2000);
{C}44- A concessão de algum tipo de desconto ou abatimento nas taxas cartorárias para seus clientes ou usuários. (art. 1º, parágrafo único da Lei 10.169/2000);
{C}45- A cobrança das taxas cartorárias exclusivamente por meio de DAJE ;
{C}46- A existência de reclamações, representações ou procedimento administrativo pela cobrança excessiva das taxas cartorárias ou evasão destas . (art. 31 da Lei 8.935/1994, art. 3º da Lei 10.169/2000);
{C}47- A existência de livro caixa para registro de receitas e despesas (art. 106 do Decreto 3000/1999, RIR);
{C}48- A elaboração da escrituração contábil por contador (art. 106 do Decreto 3.000/1999, RIR);
{C}49- O recolhimento mensal do Imposto de Renda de Pessoa Física, por meio do carnê-leão (art. 106 do Decreto 3.000/1999, RIR);
{C}50- A disponibilidade de certidões negativas de tributos federais, de contribuições previdenciárias, de quitação do FGTS, que comprovem a regularidade da situação contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária (IN RFB 734/2007);
{C}51- A guarda e custódia do acervo público de livros e documentos;
{C}52- A existência de contrato de seguro individual ou coletivoe para o estabelecimento, de forma a assegurar que, na hipótese de ocorrência de sinistro, o serviço delegado disponha dos recursos necessários ao seu pleno restabelecimento (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}53- Os procedimentos de back-up ou cópia de segurança para seus arquivos informatizados, de modo a proteger os seus registros contra possíveis acidentes ou sinistros (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}54- O valor da arrecadação mensal do cartório;
{C}55- As condições oferecidas pelo delegatário às autoridades competentes de acesso ao cartório;
{C}56- A existência de estoque suficiente de material de expediente e formulários suficientes e compatíveis para atender à demanda (art. 41 da Lei 8.935/1994);
{C}57- A existência de folhas em branco e rasuras nos livros (arts. 33, 116, 132, 173 da Lei 6.015/1973);
{C}58- A sequência numérica dos atos praticados (arts. 33, 116, 132, 173 da Lei 6.015/1973).
9–Planejamento empresarial das atividades notariais e de registro
O exercício das atividades notariais e de registro em caráter privado requer muito mais do que o conhecimento das práticas cartorárias, mas também uma competência para lidar com o negócio. A gestão empresarial de cartórios demanda diversas providências para o alcance das suas metas com eficiência, tal como a satisfação dos seus usuários e funcionários, a prática de atos perfeitos, o atendimento célere e a rentabilidade vantajosa.
Sobre a satisfação dos usuários podemos identificar a oferta de instalações confortáveis, o atendimento competente, a abertura para críticas e sugestões e a simpatia para com o cliente.
Sobre a satisfação dos funcionários podemos apontar a seleção destes de forma criteriosa e por profissionais habilitados, a disponibilização de treinamentos frequentes para estes, a possibilidade de promoção, premiação aos que se destacam, o salário digno e justo, a escuta das suas sugestões, a busca conjunta com eles de soluções.
Sobre a prática de atos perfeitos se destacam a pronta e correta informação ao usuário, a impossibilidade de práticas ilegais ou irregulares, o não cometimento de erros, nem de conteúdo, nem de forma, inclusive de português ou digitação, a correção imediata de erros apontados ea utilização de materiais de qualidade reconhecida.
Sobre o atendimento célere podemos determinar, a inexistência de filas, o cumprimento rigoroso da agenda de serviço, a prática mais rápida possível dos atos, o cumprimento impecável dos prazos de entrega, oferta de comodidades aos clientes para a satisfação das suas demandas.
Sobre a rentabilidade vantajosa, estas decorrem de despesas compatíveis com a receita e de investimentos criteriosos.
A gestão empresarial de cartórios não comporta amadorismo e nem atitudes acomodadas, pois como em qualquer negócio que almeja sucesso, o seu ambiente de ação deve ser de melhoria contínua.
Por tais razões o planejamento se configura como a primordial função administrativa, por servir às demais. O planejamento determina o que deve ser feito, os objetivos a serem alcançados, os controles a serem adotados e o tipo de gerenciamento necessário à obtenção de resultados satisfatórios.
O planejamento corresponde ao estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas pelo gestor, considerando que o futuro não se confunde com o passado. É um processo contínuo, um exercício mental permanente de sistematização das tomadas de decisão, em que os planos são revistos continuamente no ritmo da evolução das circunstâncias.
Definido os objetivos, como persegui-los na prática ? A partir da definição das estratégias de ação. A estratégia consiste nos planos de ação da administração para alcançar resultados condizentes com a missão e os objetivos do cartório. A estratégia está relacionada à ligação do cartório ao seu ambiente de atuação. A estratégia no desempenho de atividades notariais e registrais em caráter privado consiste na ação básica modelada e desenvolvida para alcançar, adequadamente e de forma diferenciada, os objetivos idealizados para o futuro, no melhor posicionamento do cartório perante o seu ambiente.
Neste sentido, a gestão empresarial de cartórios privados, exige uma razão clara do seu propósito, uma razão de ser da sua existência. A rentabilidade, por exemplo, não é o propósito de um cartório, mas a prestação de um serviço de qualidade à população. A rentabilidade surge inicialmente como meta e se realiza quando se alcança o propósito da serventia, por meio da estratégia concebida, que abrange requisitos, a exemplo de prudência e organização orçamentária, qualificação de pessoal, dimensionamento compatível do espaço físico de atendimento e desempenho das atividades , a utilização segura e adequada dos recursos tecnológicos, o aprimoramento permanente das práticas operacionais etc.
A avaliação crítica da sua atuação por meio da interação com o seu ambiente de trabalho, de modo a identificar pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades. Há de se observar, portanto, a repercussão do seu desempenho na sociedade, os movimentos da concorrência, onde houver, a dinâmica da legislação, a evolução dos recursos tecnológicos, a necessidade permanente decapacitação e atualização, as fiscalizações de procedimentos e tributárias das atividades notarial e registral, as oportunidades de captação e fidelização de clientela etc. Corrigir e prevenir-se sempre, diferenciar-se na qualidade da prestação dos seus serviços, constituem premissas básicas de um empreendimento que busca se consolidar como referência de atendimento ao público.
O cartório extrajudicial privatizado deve ser encarado como uma potencial fonte de serviços públicos de qualidade, de emprego e renda.
10 – Estruturação do funcionamento dos serviços notariais e de registro
Identificar as diversas funções que envolvem o desempenho das atividades notariais e de registro é fundamental ao domínio da sua organização. Independentemente da dimensão do cartório, as funções que se fazem necessárias à sua dinâmica diária são invariáveis, podendo ser exercidas de modo especializado nas estruturas de maior porte e de modo multifuncional nas menores.
Atendimento é o primeiro contato do usuário com o cartório. É no atendimento que o cliente se informa sobre os documentos necessários para prática do ato que lhe interessa, bem como sobre as taxas cartorárias devidas (emolumentos e taxa de fiscalização judiciária). Apresentados os documentos necessários e pagas as taxas cartorárias, o pedido é protocolado e o cliente é informado da data de entrega do serviço pretendido. Recepcionados os documentos com as taxas pagas, o pedido do cliente é processado e encaminhado para expedição.
O que parece um sistema de simples operação, na realidade exige um suporte material e técnico que reúna competência, agilidade e logística. Pessoal preparado com definição clara de papéis e atribuições, procedimentos planejados e monitorados, qualidade de materiais, equipamentos, utensílios e recursos tecnológicos, espaço físico capaz de oferecer comodidade a clientes e funcionários, arquivos seguros, administração profissional das finanças, das instalações, dos suprimentos e da prestação dos serviços. Todos estes aspectos se complementam, sendo indispensáveis uns aos outros.
Dos 145 cartórios extrajudiciais que já operam sob o regime privado no Estado da Bahia, a grande maioria ainda peca por ineficiência e morosidade no atendimento da demanda, notadamente nos grandes centros, devido à concentração de serventias que se apresentaminsuficientes para o contingente que lhes requerem serviços notariais e de registro. Estecenário de baixa concorrência proporciona lucros invejáveis,ao mesmo tempo que proporciona serviços ainda precários. Este cenário de lucros, de baixa concorrência e de insuficiente fiscalização de procedimentos, contribuem para a ineficiência operacional. Por isso, privatizar apenas, é muito pouco para que haja uma melhoria significativa dos serviços dos cartórios. Sem serem tomadas as providências propostas neste trabalho, a maioria das serventias permanecerá ineficiente por causa da baixa compensação financeira e uma minoria, também permanecerá ineficiente, por conta do lucro fácil.
Na realidade atual, mesmo os cartórios privados de maior arrecadação, apenas realizaram alterações estéticas nas sua instalações e ainda não cuidaram da preparação do seu pessoal de atendimento e operacional, ressalvadas raríssimas exceções.
11 – Gestão de custos e aumento da produtividade
A não profissionalização administrativa dos cartórios, no caso das grandes serventias, decorre de um ambiente de remotas ameaças da concorrência e da fiscalização judiciária dos seus procedimentos. Por tais razões adotam ainda modelos de gestão artesanais e pouco se sentem prejudicados com a baixa produtividade, pois o lucro é garantido. No caso das serventias menores, as limitações orçamentárias causadas por demandas insuficientes e a precária fiscalização judiciária conciliam a inviabilidade econômica do negócio com a falta de estrutura de atendimento.
Disponibilidade de demanda a conquistar, gestões administrativa e orçamentária profissionais e capacitação técnica são os fundamentos de qualquer empreendimento bem sucedido em um ambiente de competitividade e de regulação de práticas operacionais. Em tais circunstâncias, o aumento da produtividade e a vigilância criteriosa dos custos são objetivos constantes do empreendimento.
No caso dos cartórios, o aumento de produtividade compreende celeridade, comodidade para a clientela e a prática perfeita dos atos. A má gestão dos custos se concentra na exploração inadequada dos recursos físicos e tecnológicos e na baixa qualidade técnica de funcionários, o que representa desperdício de tempo e de materiais.
Podemos citar como o meio principal para o aumento da produtividade a administração por processos, ou seja, o estabelecimento de metas para o tempo de atendimento por espécie de ato, o número/dia de pessoas atendidas e o número/mês de atos praticados. Deve-se buscar estabelecer para cada tipo de ato um sistema de atendimento e de procedimento operacional. O maior custo que um negócio pode ter é a desatenção com o seu potencial de produção e isto envolve controle de despesas e controle operacional do serviço, evitando-se desperdícios e práticas não sistematizadas da atividade.
O aumento da produtividade, por outro lado, inclui busca de serviços inovadores e de demandas adormecidas. Como práticas inovadoras de prestação dos serviços podemos exemplificar: atendimento em diligência, em qualquer local da comarca, na hora e local definidos pelo cliente, sem qualquer custo adicional; escreventes com motocicletas para maior rapidez nas diligências; guichê de atendimento exclusivo para empresas cadastradas; equipe para providenciar toda a documentação necessária para as escrituras e registros; atendimento aos sábados para os serviços de procurações, autenticações, reconhecimento de firmas e registros; isenção de despesas de condução; serviços de malotes diários ou conforme as necessidades das empresa; disponibilização de serviço reprográfico para autenticação de cópiasde documentos.
Quanto às demandas adormecidas, podemos exemplificar a questão fundiária dos centros urbanos. A quantidade de imóveis sem regularização de propriedade no Estado da Bahia salta aos olhos. Para exemplificar, no Cartório de Registro de Imóveis da Comarca de Gavião existem apenas três registros imobiliários urbanos, ou seja, em termos registrais é um município clandestino. Salvador e outrascidades da Bahia são habitadas, na maior parte das suas extensões territoriais,em ocupações irregulares. As Leis Federais 10.257/2001 (Estatuto da Cidade) e 11.977/2009 são os caminhos institucionais para integrar assentamentos urbanos irregularesno contexto legal das cidades. Isto para os cartórios de registro de imóveis e tabelionatos de notas implica na inserção no mercado imobiliário de milhares de moradias, ou seja, mesmo que em um primeiro momento a regularização fundiária seja gratuita para fins de emolumentos cartorários, mais adiante significará significativa fonte de receita com as transações imobiliárias futuras legalizadas que ocorrerão. Despertar para tal demanda adormecida requer o esforço dos cartórios no sentido de provocarem e despertarem as administrações municipais para a regularização fundiária dos seus territórios urbanos, haja vista que para os falidos municípios baianos há conveniência social, política e financeira para tal, uma vez que a regularização fundiária interfere positivamente nadignidade da sua população e na gestão dos territórios urbanos, já que regularizados podem fazer parte dos cadastros municipais e, portanto, impostos e taxas podem ser aplicados efetivamente.
Outra demanda adormecida está na averbação de construção pelos registros imobiliários. Milhares de proprietários de lotes constroem irregularmente e não averbam o fato no registro imobiliário, em função dos custos de projeto, alvará, habite-se e previdenciários. Isto impede que os registros de imóveis arrecadem emolumentos com a averbação das construções, bem como que tais imóveis sejam inseridos no mercado imobiliário de forma legal plena, o que viabilizaria transações imobiliárias com financiamentos oficiais, fontes abundantes de receitas para os cartórios. Para tal, os notários e registradores devem provocar todos os órgãos envolvidos no licenciamento de tais construções, de modo a facilitar tais regularizações. Neste sentido, também, notários e registradores devem estar atentos à ganancia tributária estatal, que, muitas vezes, ao estabelecer valores exorbitantes de taxas cartorárias inviabilizam a prática de determinados atos, invertendo a perspectiva de ganhos com o estímulo perverso da informalidade.
Mais uma demanda adormecida é a doprotesto das dívidas fiscais. Alega-se a falta de necessidade do protesto por parte da Fazenda Pública, uma vez que a Certidão de Dívida Ativa é um título público, dotado de liquidez e certeza, o que já demonstra o inadimplemento ou descumprimento da obrigação tributária, sendo que já existe meio próprio para a cobrança do crédito, por meio da execução fiscal. O protesto notarial não serve apenas para constituir o devedor em mora, mas também para provar que descumpriu uma obrigação, tornando o fato público de forma mais abrangente e mais eficiente que a publicidade conferida pela inscrição na dívida ativa. Não há vedação legal para essa prática, ao contrário, existe autorização legal pela Lei Federal 9.492/1997. São evidentes os esforços do Poder Legislativo e do Poder Judiciário de evitar o abarrotamento da Justiça de processos antieconômicos e anti-sociais, que poderiam ser resolvidos extrajudicialmente. E é neste sentido que a Fazenda Pública poderia realizar o protesto prévio das suas certidões de dívida ativa, pois tal medida, muitas vezes, evitaria o desnecessário ajuizamento de execuções fiscais, que somente agravam a atual situação caótica de entulhamento do Judiciário. Desta forma, caberia aos oficiais de protesto de títulos de dívidas de qualquer natureza provocar as Fazendas Públicas da União, dos Estados e dos Municípios a procederem tal prática nos seus cartórios.
Enfim, a atividade cartorária não é simplesmente uma atividade de balcão. O aumento da produtividade deve buscar a inovação criativa de formas de atendimento, bem como alcançar nichos de mercado atualmente desprezados.
Qualidade de atendimento decorre de qualidade de gestão, a sociedade necessita da segurança jurídica para os seus documentos e negócios e também requer rapidez e praticidade nas execuções dos serviços e confiança nos resultados.
12 – Adequação do orçamento judiciário a uma nova realidade de receitas tributárias
Ao contrário do Poder Legislativo que não dispõe de recursos próprios, o Poder Judiciário para custeio e investimentos possui os recursos derivados das custas judiciais ou forenses, dos emolumentos dos serviços notariais e de registro ainda oficializados e da taxa de fiscalização judiciária. O Poder Judiciário do Estado da Bahia, com base na Lei Estadual 12.373/2011, é detentor de receita tributária própria e, assim, precisa estruturar o seu corpo fazendário com meios e critérios de incremento e controle da sua arrecadação, estimulando, aparelhando e capacitando a sua unidade especializada neste sentido, de modo a atender o previsto no artigo 25 do supracitado diploma legal, fiscalização tributária sistemática dos cartórios, processamento administrativo fiscal e denunciação às Corregedorias e ao Ministério Público das irregularidades apuradas. A potencialidade de obtenção de recursos tributários pelo Poder Público deriva do zelo e investimentona fiscalização e controle da arrecadação e utilização destes, de modo a não se confundirinsuficiência de receitas com indiferenças, desperdícios ou gastos não sustentáveis, o que em geral, na lógica tributária brasileira, acaba por penalizar o contribuinte e usuário dos serviços públicos com a elevação de um ônus que não corresponde à melhoria dos serviços públicos.
Uma vez implantada a privatização geral dos serviços notariais e de registro no Estado da Bahia, os recursos tributários do Poder Judiciário para aplicação no seu orçamento de custeio e investimentos se limitarão às custas judiciais ou forenses e à taxa de fiscalização judiciária. Os emolumentos serão na sua quase totalidade distribuídos entre os delegatários, a Defensoria Pública e o FECOM, conforme enuncia a Lei Estadual 12.352/2011.
Atualmente o Poder Judiciário arrecada na área extrajudicial, das atividades notariais e de registro, a totalidade da taxa de fiscalização judiciária e 75% dos emolumentos derivados da prática de atos de cartórios extrajudiciais ainda oficializados.
O poder de polícia administrativa do Poder Público sobre quem explora serviço público em caráter privado por meio de concessão ou delegação é o fato gerador da taxa de fiscalização judiciária. Tal tributo está sendo cobrado do contribuinte pelos serviços notariais e de registro ainda oficializados. De outro lado, o percentual de emolumentos arrecadados pelo Judiciário dos atos praticados pelas serventias extrajudiciais está sendo incorporado ao seu orçamento como receita perene, quando deverá deixar de sê-la, quando a determinação constitucional de privatização for plenamente cumprida.
O Poder Judiciário, portanto, terá que moldar o seu orçamento para uma privatização plena inevitável dos serviços notariais e de registro, sem sacrificar o contribuinte com imposições tributárias indevidas, por mais que o art. 39 da Lei Estadual 12.373/2011 imponha interpretações controversas sobre a declaração de privatização de serviços ainda oficializados, bem como, sem comprometer a exequibilidade dos orçamentos projetados, o que prejudicaria a infraestrutura judiciária.
A inobservância de tais aspectos retarda, por conveniência ou acomodação orçamentária, salvo as limitações judiciais atuais, a privatização plena dos cartórios extrajudiciais e penaliza o contribuinte com altos custos tributários e com a continuidade de péssimos serviços, prejudicando todo o processo de melhoria das atividades notariais e de registro almejada pela sociedade, destinadas à garantia da publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, sob a chancela da fé pública.
13 – Realização de concurso público
O funcionamento paralelo de cartórios extrajudiciais privatizados e oficializados acarreta na sobrecarga dos primeiros, em função de um serviço de melhor qualidade comparado com o caos proporcionado pelos segundos. A população foge dos serviços notariais e de registro oficializados e eleva de forma desproporcional a demanda pelos privatizados, anulando, de certa forma, os benefícios que a privatização poderia oferecer em termos de agilidade de atendimentoe eficiência. Se os lucros para os privatizados, a despeito da qualidade do serviço, são maravilhosos, o custo para o Poder Público da manutenção das serventias extrajudiciais oficializadas é incompatível com os reclames sobre limitações orçamentárias. A manutenção de serviços notariais e de registro oficializados implica em custos de materiais, de equipamentos, de instalações e de alugueres desnecessários, sem falar, que a privatização geral dos cartórios extrajudiciais poderia emmédio e longo prazos desonerar a folha de pagamento do Poder Judiciário, as despesas previdenciárias do Estado da Bahia, bem como proporcionar mais instalações e pessoal para o serviço judicial, também, mal estruturado e abarrotado de causas.
Desta forma, a realização de concurso público para as vagas existentes nos serviços notarias e de registro do Estado da Bahia é inadiável, desde que, preliminarmente, sejam adotadas as providencias necessárias ao sucesso da iniciativa.
13– Conclusão
O processo de privatização dos cartórios extrajudiciais do Estado da Bahia exige o planejamento necessário para adequação destes à demanda da sociedade por serviços notariais e de registro eficientes e de qualidade, bem como, a estruturação do Poder Judiciário para o efetivo exercício de fiscalização e regulação de tais atividades.
Ao Poder Judiciário cabe o papel de reorganizar o quantitativo de cartórios, para desconcentrar nos grandes centros e concentrar nos centros menores, remapeara localização destes para facilitar o acesso da população e estruturar um sistema de correição que monitore a qualidade, eficiência e regularidade das atividades e dos serviços prestados.
Aos delegatários compete a adoção de sistemas de gestão empresarial das suas atividades, de modo a dotar estas de uma estrutura com pessoal técnico qualificado, instalações higiênicas e confortáveis, recursos tecnológicos seguros e eficazes, técnicas ágeis e criativas de atendimento, pessoal especializado e articulado na captação de novas demandas ou de demandas reprimidas.
A viabilidade econômica da exploração privada dos cartórios deriva de duas fontes de ação: a primeira, o Poder Judiciário, estruturando um panorama de atratividade econômica das atividades notariais e de registro e de descongestionamento destes serviços, bem como de fiscalização sistemática das suas práticas, instalações e organização. A segunda, os delegatários, por meio da profissionalização das suas atividades, dotando de planejamento empresarial o seu negócio.
O processo de privatização dos cartórios extrajudiciais do Estado da Bahia não se limita à promulgação de uma lei específica e à outorga de delegação às pessoas habilitadas. Tal processo não se basta na contemplação pessimista de um quadro presente caótico. Tal processo não se basta na simples ilusão de que apenas a privatização por si só removerá montanhas de incompetência técnica e de precariedadesestruturais. Tal processo requer um mutirão de providências planejadas para a viabilização de serviços notariais e de registro de qualidade, seguros,eficientese rentáveis.
A privatização dos cartórios extrajudiciais deve ser vista como uma solução de economia e eficiência para o Poder Judiciário, de oportunidade de gestão de serviço público rentável para os delegatários e de qualidade para a sociedade, por isso antes da realização do necessário concurso público, há providências a serem adotadas com urgência.
Referências
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