Preliminarmente, enfatizamos que a Cotação Eletrônica é um procedimento para contratação pública que tem por fonte formal hodierna o § 2º do art. 4º do Decreto nº 5450/05 (Pregão Eletrônico). Dessa feita, na hipótese de aquisições por dispensa de licitação, fundamentadas no inciso II do art. 24 da Lei no 8.666, de 21 de junho de 1993, as unidades gestoras integrantes do SISG deverão adotar, preferencialmente, o sistema de cotação eletrônica, conforme disposto na legislação vigente.
Conceituando, é o Sistema para aquisições diretas de pequeno valor.
Abrimos um parêntese: a lei quem deveria viabilizar a criação de tal procedimento. O decreto deveria ser o ato normativo regulamentador.
Portanto, no afunilamento normativo, pensamos que não deveria ser o decreto a fonte formal do procedimento. Com isso, a regulamentação ficou para ato infralegal inferior ao próprio decreto. A regulamentação ficou ao encargo da Portaria nº 306/2001 do Ministério do Planejamento (ato normativo, inclusive, anterior ao próprio Decreto, que é de 2005). Além do exposto, a especialidade do Decreto indicia que o procedimento deve ser utilizado para bens e serviços comuns cujo valor não ultrapasse o limite constante no inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93. Haveria duas restrições: uma de cunho qualitativo, referindo-se aos bens e serviços comuns e outro quantitativo, ou seja, aquisições não superiores a R$ 8.000,00 (oito mil reais).
No âmbito da Administração Pública Federal, a Instrução Normativa nº 2, de 16 de agosto de 2011 estabelece procedimentos para a operacionalização dos módulos e subsistemas que compõem o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, para os órgãos da Presidência da República, Ministérios, Autarquias e Fundações que integram o Sistema de Serviços Gerais - SISG, assim como para os demais órgãos e entidades que utilizam o SIASG. Nos termos da referida instrução, o Portal de Compras do Governo Federal – COMPRASNET deve ser utilizado para o acesso à operacionalização e às informações das licitações da Administração Pública Federal em avisos, editais, dispensa e inexigibilidade de licitação, e cotação eletrônica.
Como referido, ficou ao encargo da Portaria nº 306, de 13 de dezembro de 2001 a implantação do Sistema de Cotação Eletrônica de Preços. Justificou a sua criação considerando a necessidade de dotar de maior transparência os processos de aquisição de bens de pequeno valor por dispensa de licitação, com fundamento no inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93. Considerou, ainda, a necessidade de busca pela redução de custos e o aumento da competitividade, além da necessidade de celeridade nas aquisições públicas.
Conforme o anexo da Portaria, as aquisições de bens de pequeno valor deverão ser realizadas no âmbito dos órgãos que compõem o Sistema Integrado de Serviços Gerais – SISG. Reparemos que a Portaria não fez menção a serviços, mas esses devem ser incluídos, pois assim o inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93 prevê, se referindo a “outros serviços e compras”.
Ante o limite do inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93, pode-se definir tais aquisições de “aquisições de pequeno valor”. São aquelas cujo limite é de até R$ 8.000,00 (oito mil reais).
Vejamos que o valor deve ser considerado em seu total, não podendo valor superior ser fracionado em várias partes com o fito de enquadrar a aquisição na dispensa, burlando os critérios legais para a escolha da modalidade. Tal ato poderá caracterizar o crime tipificado no art. 89 da Lei nº 8.666/93.
Resumindo, a cotação é um procedimento que para sua efetivação deve pormenorizar e caracterizar o objeto e estimar o preço. A aquisição ocorrerá com o cadastramento, inserindo a descrição do objeto, as condições de fornecimento, o valor e a data de exaurimento da cotação. Diz-se que a cotação eletrônica é uma simplificação do Pregão Eletrônico (contudo há limitação de valor e não há restrição do objeto à bens e serviços comuns), tanto que a cotação terá lances, período de oferta, que será de no mínimo quatro horas após a abertura. Encerrado o prazo, o sistema gerará relatório de classificação das propostas. Após, a documentação referente à regularidade fiscal do fornecedor é consultada. Cumprindo os requisitos a autoridade homologará. Quando não houver proposta, ou seja, quando não apresentarem ofertas, a cotação será considerada deserta. Contudo, havendo oferta, mas nenhum proponente for habilitado, estar-se-á diante do conceito de cotação fracassada.
Ressalte-se, ainda, que os bens passíveis de aquisição pelo sistema de suprimento de fundos poderão ser adquiridos mediante cotação eletrônica, sempre que essa medida se comprovar mais vantajosa, a critério da autoridade competente para a autorização da aquisição.
A autoridade responsável pelas compras deve certificar-se de que a aquisição por dispensa de licitação, por limite de valor, não representa fracionamento de compras que deveriam ser licitadas. A Lei Geral é expressa nesse sentido, pois intenta-se evitar burla, ou seja, utilização desse fracionamento para não se utilizar de modalidade licitatória correta.
Alguns critérios podem ajudar a autoridade a evitar o fracionamento indevido, conforme o ato normativo. Dever-se-á, portanto: efetuar estimativa do consumo anual, mediante levantamento dos quantitativos adquiridos para um mesmo bem ou bens de uma mesma linha de fornecimento nos últimos doze meses; calcular o valor previsto para a quantidade encontrada no levantamento, com base em pesquisa de preço de mercado, ou com base no preço médio de compra registrado em controles existentes na Administração; caso o valor estimado encontrado para a estimativa anual supere o valor estabelecido para dispensa de licitação por limite de valor, a aquisição, por cotação eletrônica, somente poderá ser efetuada em caso de insuficiência de recursos para a aquisição do todo, devidamente justificado.
No que concerne ao procedimento da cotação eletrônica o ato normativo dispõe que a cotação eletrônica será realizada em sessão pública virtual, por meio de sistema eletrônico, que promova a comunicação na Internet. Por isso que a doutrina se refere a cotação como um procedimento simplificado do pregão.
Ato contínuo, o Sistema de Cotação Eletrônica permitirá o encaminhamento eletrônico de propostas de preços, com possibilidade de apresentação de lances sucessivos, em valor inferior ao último preço registrado, durante o período indicado no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços. A cotação eletrônica será operada no Portal de Compras do Governo Federal - Comprasnet (www.comprasnet.gov.br) e utilizará recursos de criptografia e de autenticação que viabilizem condições adequadas de segurança em suas etapas. O procedimento será conduzido pelo Órgão Promotor da Cotação, com apoio técnico e operacional da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação - SLTI, por intermédio do Departamento de Logística e Serviços Gerais - DLSG, que atuará como provedor do sistema eletrônico. Como referido, os Pedidos de Cotação Eletrônica de Preços incluídos no sistema permanecerão disponíveis para recepção de propostas e lances por período nunca inferior a quatro horas.
Nos termos do art. 3º da Portaria, serão previamente credenciados, perante o provedor do sistema, a autoridade competente para homologação da contratação e os servidores designados para a condução do procedimento relativo às cotações eletrônicas. O credenciamento dar-se-á pela atribuição de chave de identificação e de senha, pessoal e intransferível, para acesso ao Sistema. O pedido de cancelamento de senha de acesso deverá ser solicitado ao provedor do sistema.
Quanto à competência do órgão promotor da cotação eletrônica, a esse competirá efetuar o prévio credenciamento, junto ao provedor do Sistema, das autoridades competentes para homologar as contratações e dos servidores designados para a condução do procedimento relativo às cotações eletrônicas; providenciar a alocação de recursos orçamentários para o pagamento das obrigações decorrentes da cotação eletrônica; efetuar o registro do Pedido de Cotação Eletrônica de Preços no SIASG, para divulgar e realizar a respectiva cotação eletrônica, informando a data e horário limite para recepção das propostas de preços e apresentação de lances; providenciar a abertura de processo para o arquivamento dos documentos relativos às cotações eletrônicas realizadas sob sua responsabilidade, organizados em série anual, incluindo, para cada cotação eletrônica efetuada: as requisições de material que deram origem à quantidade constante da cotação eletrônica; o Pedido de Cotação Eletrônica de Preços emitido pelo Sistema; o relatório de classificação dos fornecedores participantes da cotação; o despacho de adjudicação do objeto e homologação da contratação; cópia da Nota de Empenho emitida; cópia da nota fiscal e/ou fatura contendo a formalização do recebimento do material.
Ato contínuo, ao órgão promotor ainda competirá verificar o atendimento das especificações do objeto e adjudicá-lo ao vencedor, considerado o menor preço; homologar a contratação, providenciando a declaração de dispensa de licitação, por limite de valor, bem como os procedimentos referentes à execução orçamentária; formalizar o recebimento do objeto da contratação nas condições estipuladas no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços; efetuar o pagamento correspondente, até 5 dias úteis contados a partir da entrega da fatura e recebimento do objeto.
Importante: cada pedido de cotação eletrônica deverá constar bem pertencente apenas a uma linha de fornecimento (a uma mesma classe do catálogo do SISG).
Em relação às providências do fornecedor no procedimento de cotação eletrônica, caberá a esse credenciar-se previamente junto ao Sistema, indicando os municípios e as linhas de fornecimento que pretende atender – há uma certa limitação territorial, pois são pequenos empresários -, para obtenção da senha de acesso ao Sistema de Cotação Eletrônica; submeter-se às presentes normas, às Condições Gerais da Contratação; acompanhar as operações no Sistema durante a sessão pública virtual, ficando responsável pelo ônus decorrente da perda de negócios diante da inobservância de quaisquer mensagens emitidas pelo Sistema ou de sua desconexão; responsabilizar-se pelas transações que forem efetuadas em seu nome, no Sistema, assumindo como firmes e verdadeiras suas propostas e lances.
Observação: a chave de identificação e a senha poderão ser utilizadas em qualquer cotação eletrônica. Não se pode olvidar que a responsabilidade sobre a chave de acesso e sua utilização é personalíssima.
Quanto ao procedimento em si, de forma pormenorizada, algumas regras indispensáveis se fazem presentes, tais quais (conforme o art.6º):
I - os Pedidos de Cotação Eletrônica de Preços serão divulgados no site www.comprasnet.gov.br e encaminhados, por correspondência eletrônica, para um quantitativo de fornecedores que garantam competitividade, escolhidos de forma aleatória pelo sistema eletrônico, entre aqueles registrados na correspondente linha de fornecimento e que tenham indicado possibilidade de entrega no município onde esteja localizado o Órgão Promotor da Cotação;
II - no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços deverão constar a especificação do objeto a ser adquirido, as quantidades requeridas, observados a respectiva unidade de fornecimento, as condições da contratação, o endereço eletrônico onde ocorrerá a cotação eletrônica, a data e horário de sua realização;
III - as referências de horários, no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços e durante a sessão pública virtual, observarão o horário de Brasília - DF, o qual será registrado no Sistema e na documentação pertinente;
IV - a participação em cotação eletrônica dar-se-á, exclusivamente, após a digitação da senha privativa do fornecedor e subsequente encaminhamento, por meio do Sistema, de proposta de preço e de lances, em data e horário previstos no Pedido de Cotação Eletrônica;
V - como requisito para a participação em cotação eletrônica, o fornecedor deverá assinalar, em campo próprio do Sistema:
1. a inexistência de fato impeditivo para licitar e/ou contratar com o Órgão Promotor da Cotação Eletrônica ou com a Administração Pública;
2. o pleno conhecimento e aceitação das presentes regras, das Condições Gerais da Contratação, constantes do Anexo II e do contido no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços;
VI - a partir da divulgação do Pedido de Cotação Eletrônica de Preços terá início a sessão pública virtual de cotação com a recepção de propostas de preço, qualquer que seja o valor ofertado, exclusivamente, por meio do Sistema, vedada a apresentação de proposta em papel;
VII - a partir do registro da sua proposta no Sistema, os fornecedores participantes terão conhecimento do menor valor ofertado até o momento e poderão formular lances de menor valor, sendo informados, imediatamente, sobre o seu recebimento com a indicação do respectivo horário e valor;
VIII - só serão aceitos novos lances, cujos valores forem inferiores ao do último lance registrado no Sistema;
IX - durante o transcurso da sessão pública virtual de cotação eletrônica, os fornecedores participantes serão informados, em tempo real, do valor do menor lance que tenha sido apresentado pelos demais participantes, vedada a identificação do detentor do lance;
X - a etapa de lances da cotação eletrônica será encerrada a qualquer instante após apresentação de aviso de fechamento iminente, observado o período de tempo máximo de trinta minutos, aleatoriamente determinado pelo Sistema;
XI - imediatamente após o encerramento da cotação eletrônica, o Sistema divulgará a classificação, indicando as propostas ou lances de menor valor, até o máximo de cinco.
Por fim, o fornecedor melhor classificado será considerado vencedor, sendo-lhe adjudicado o objeto da cotação, desde que sua proposta atenda às especificações do objeto. Com relação à obrigatoriedade de manutenção da proposta, o fornecedor que não mantiver a proposta, falhar ou fraudar a execução do fornecimento, estará sujeito às sanções previstas na Lei nº 8.666/1993, sem prejuízo do eventual cancelamento da Nota de Empenho.
O anexo II do ato normativo dispõe sobre as condições gerais da contratação pelo Sistema de Cotação Eletrônica de Preços com dispensa de licitação para aquisição de bens e serviços de pequeno valor. Assim, as contratações oriundas das cotações eletrônicas serão formalizadas pela emissão de Nota de Empenho que será comunicada ao adjudicatário. As obrigações recíprocas entre a Contratada e o Órgão Contratante correspondem ao estabelecido nas presentes Condições Gerais da Contratação e no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços. Em caso de manifestação de desistência do fornecedor, fica caracterizado o descumprimento total da obrigação assumida, consoante o estabelecido no Art. 81 da Lei nº 8.666/1993, sujeitando-o às penalidades legalmente estabelecidas. A eventual rescisão do ajuste se dará nas hipóteses previstas na Lei nº 8.666/1993, não cabendo, à Contratada, direito a qualquer indenização.
Como em todo procedimento de aquisição, o descumprimento das obrigações poderá ocasionar sanções. Se a Contratada inadimplir as obrigações assumidas, no todo ou em parte, ficará sujeita às sanções previstas nos Arts. 86 e 87 da Lei nº 8.666/1993 e ao pagamento de multa nos seguintes termos: pelo atraso na entrega do material em relação ao prazo estipulado: 1% (um por cento) do valor do material não entregue, por dia decorrido, até o limite de 10% (dez por cento) do valor do material; pela recusa em efetuar o fornecimento e/ou pela não entrega do material, caracterizada em dez dias após o vencimento do prazo de entrega estipulado: 10% (dez por cento) do valor do material; pela demora em substituir o material rejeitado, a contar do segundo dia da data da notificação da rejeição: 2% (dois por cento) do valor do material recusado, por dia decorrido; pela recusa da Contratada em substituir o material rejeitado, entendendo-se como recusa a substituição não efetivada nos cinco dias que se seguirem à data da rejeição: 10% (dez por cento) do valor do material rejeitado; pelo não cumprimento de qualquer condição fixada nestas Condições Gerais ou no Pedido de Cotação Eletrônica de Preços e não abrangida nas alíneas anteriores: 1% (um por cento) do valor contratado, para cada evento. As multas estabelecidas podem ser aplicadas isolada ou cumulativamente, ficando o seu total limitado a 10% (dez por cento) do valor contratado, sem prejuízo de perdas e danos cabíveis. As importâncias relativas a multas serão descontadas do pagamento porventura devido à Contratada, ou efetuada a sua cobrança na forma prevista em lei. O Órgão Contratante poderá, ainda, cancelar a Nota de Empenho decorrente da Cotação Eletrônica de Preços, sem prejuízo das penalidades previstas nos subitens anteriores e de outras previstas em lei.