3.NF-e
: emissão digitalAs regras do Convênio sobre o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-fiscais (SINIEF), sem número, de 15 de dezembro de 1970 estabeleceram os delineamentos gerais do procedimento de emissão e escrituração de documentos fiscais. Anterior à era do computador pessoal, o Convênio estabeleceu duas formas possíveis: (a) manual, com emissão de Nota Fiscal (NF) em papel, na ocorrência de fato gerador, mediante blocos previamente numerados pelas gráficas autorizadas, com tinta indelével. Seriam impressas mediante Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF), havendo escrituração em livros também previamente impressos.
E (b) mecanográfica, com máquina de escrever manual ou elétrica, que pressuporia a comunicação ao Fisco na utilização do processo. Valia-se de jogos soltos de NFs, previamente numerados pela gráfica autorizada à impressão mediante a apresentação da AIDF. Os livros, sob autorização prévia da autoridade fiscal, seriam feitos pela forma datilográfica.
Esta forma de emissão-escrituração perdurou sem maiores alterações estruturais até meados de 1995, com a edição do Convênio ICMS nº 57, que determinou o uso de computador e impressora às empresas. Sem dispensar a AIDF, passou a se valer do formulário contínuo, com número de controle dos formulários e o da nota fiscal gerado pelo sistema, que dispensavam a numeração prévia em gráfica. Previu, ainda, a utilização de livros mediante processamento de dados, sob autorização da Administração: nesta época, inúmeras empresas adquiriram impressoras matriciais para o preenchimento do formulário contínuo.
Juntamente ao Convênio ICMS nº 58/95, à AIDF se amealhou o Pedido de Autorização de Formulários de Segurança (PAFS), previamente numerado pela gráfica de eleição à empresa com Regime Especial autorizado, sob o qual poderia a própria pessoa jurídica imprimir o leiaute e a NF.
O sistema eletrônico implantado em 2007, com a edição do Decreto nº 6.022/07, conduz o Estado e as Empresas a outro modo de relacionamento, em cuja lógica as Secretarias da Fazenda dos Estados, ou suas equivalentes, passam a fazer parte integrante da rotina comercial. Esta relação, muito mais íntima, intensa e dinâmica, dificulta imensamente a sonegação e mapeia com precisão jamais alcançada pelos Estados Modernos as origens de suas receitas e os "espaços vazios" da arrecadação nacional, direcionando de maneira muito mais eficiente a ação de seus agentes fiscais. Neste sentido, a falta de transparência das contas da empresa funciona como um atrativo irresistível à fiscalização.
Desta forma, nunca o planejamento fiscal foi tão necessário em substituição a eventuais – e contumazes, como é notório – procedimentos evasivos administrados pelo empresário, a quem, orientado por seus contadores e advogados especializados, cabe se adequar à nova lógica arrecadatória, sob pena de se ver excluído da praça comercial, sem que com isso deixe de questionar, seja administrativa ou judicialmente, as contradições do complexo mecanismo normativo que fundamentam seu pequeno Leviathan.
3.1.Embasamento normativo, natureza, objeto e validade
A NF-e é um documento, nos termos da Media Provisória nº 2.200-2/2001, [41] na forma quase exclusivamente digital, conforme se desenvolverá adiante ao se tratar do "Danfe", que tem, por objetivo, o registro das operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços, albergando, portanto, o IPI e o ICMS, bem como, futuramente, o ISS. Sua finalidade é a substituição paulatina do papel como forma de documentação por excelência mediante a implantação de um modelo de nacional eletrônico, fortalecendo, desta maneira, a fiscalização e o controle das informações fiscais em "tempo real".
Atualmente está regulamentada, no plano nacional, pelo Ajuste SINIEF nº 7/2005 [42] e alterações, [43] Ato Cotepe 14/2007, [44] e seu "Manual de Integração – Contribuinte, Padrões técnicos de Comunicação, Versão 2.0.2" anexo, e Protocolo ICMS 10/2007 [45] e alterações. [46] No âmbito do Estado de São Paulo, as principais normas regentes são o RICMS/SP, em seu artigo 212-O, [47] adicionado pelo Decreto Estadual nº 52.097/2007, [48] e a Portaria da Coordenadoria da Administração Tributária (CAT) nº 104/2007. [49]
A NF-e substitui a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS. A NF-e, que substitui os modelos de notas mencionados, é o "Modelo 55".
O documento, emitido e armazenado eletronicamente, terá a sua validade condicionada à assinatura digital do emitente, cumulada com a autorização de seu uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do próprio fato gerador. Ou seja, antes de a mercadoria circular, saindo do estabelecimento do contribuinte-emissor, a NF-e já terá sido assinada, autorizada e emitida.
3.2.Características gerais e especificidades
O Ajuste SINIEF nº 7/05 autorizou os Estados e o DF a estabelecerem a obrigatoriedade da utilização da NF-e, fixada por meio do Protocolo ICMS, dispensado, por evidente, na hipótese de contribuinte inscrito em uma única unidade da federação. Sugeriu, ainda, que, para a definição do cronograma de obrigatoriedade para a implantação da nota, os Estados e DF se pautassem por critérios relacionados (i) à receita de vendas e serviços, (ii) à atividade econômica, ou (iii) à natureza da operação por eles exercida.
A NF-e terá leiaute próprio e fixo (não à revelia de cada emitente), estabelecido pelo Ato Cotepe, com campos próprios para o preenchimento dos dados pelo contador. O padrão do arquivo digital a ser enviado pelo contribuinte, para ser reconhecido pelo sistema operacional da Administração, será o XML (extended markup language). Nesta linguagem, o reconhecimento se dá por códigos. Por exemplo, para inserir o CNPJ da empresa, é necessário escrever o dado da seguinte maneira, sem as aspas: "<CNPJ>01234567890123</CNPJ>".
Este leiaute poderá ser modificado pelo Fisco, alterando-se, por exemplo, a distribuição das colunas e das linhas, ou o local no qual deve ser preenchido determinado dado. Nestes casos, haverá um intervalo para que o contribuinte possa se atualizar – neste ponto, o cuidado dos contadores, principalmente, deverá ser redobrado, sob pena de responsabilidade civil e profissional. É altamente recomendável que os profissionais da área se mantenham informados, realizando pesquisas e cursos, sempre que possível, consultando periódicos e outras publicações especializadas. [50]
Assim, a nota fiscal terá um manual, com versões diferentes. A cada mudança na versão a ser utilizada, determinada por Ato Cotepe, poderá haver um prazo para adaptação, decidido pela Administração, a partir da complexidade da mudança. Atualmente, a versão vigente, editada pelo Ato Cotepe nº 14/07, é a do "Manual de Integração da NF-e, versão 2.02":
– "Art. 1º Fica aprovado o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, Versão 2.0.2, que estabelece as especificações técnicas da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE e dos Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento, Inutilização e Consulta WebServices a Cadastro, a que se refere o Ajuste SINIEF 07/05, de 05 de outubro de 2005.Ato Cotepe nº 14/07
§1º O Manual de Integração referido no "caput" estará disponível no sítio do CONFAZ (www.fazenda.gov.br/confaz) identificado como "Manual_de_Integracao-Contribuinte_versao202.pdf" e terá como chave de codificação digital a seqüência "73E4889E6A0C1A2DD37A99304464A837", obtida com a aplicação do algoritmo MD5 - "Message Digest" 5.
§2º Os contribuintes do ICMS e IPI credenciados como emissores de NF-e deverão observar o disposto neste manual a partir de 1º de outubro de 2007".
Desta forma, para inserir os dados e enviar a NF-e, o contribuinte se valerá de um programa de interface (um software), instalado em seu computador. Este programa poderá ser desenvolvido ou adquirido pela própria empresa – sobretudo no caso de empresas grandes, que exigem demandas mais específicas para o preenchimento de suas notas, economizando tempo com uma inserção mais automatizada de dados. Contudo, como o desenvolvimento de um software privado poderia ensejar um custo excessivamente elevado à imensa maioria dos contribuintes, tendo, por conseqüência, baixa adesão ao SPED, será disponibilizado um programa, para download gratuito, no site <www.nfe.fazenda.gov.br>.
Em atenção ao fato de que algumas empresas emitiram mais de um milhão de notas fiscais no mesmo ano-calendário, determinou-se que a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada se, remotamente, atingir-se este limite, tendo sido incluídos três dígitos à numeração tradicional.
A NF-e deverá conter uma chave de acesso de 44 caracteres, que a identificará. Retomaremos mais adiante o tema referente à chave de acesso ao tratarmos da consulta à nota fiscal. Por fim, deverá, ainda, conter a assinatura digital do emitente, certificada por uma entidade credenciada pela ICP-Brasil, com o CNPJ do emitente ou da matriz, garantindo, assim, a autoria do documento digital.
3.3.Certificação digital: as chaves públicas e a identidade virtual
A NF-e tem a sua validade garantida, conforme referido, pela assinatura digital, emitida a partir de certificado do emitente. Difere da "senha web", que apenas limita o acesso a determinadas informações, tratando-se, na verdade, de um procedimento mais seguro e eficiente, que possibilita a verificação tanto da autoria como da integridade do documento gerado, garantindo à empresa que um terceiro não emita notas ou escriture informações contábeis em seu nome.
O certificado digital será emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada no ICP-Brasil, no formato A1 ou A3, com o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz, e terá, na empresa credenciada, entre seus representantes legais, uma pessoa física responsável, dificultando, assim, a sua delegação. Será exigido em dois momentos, sobretudo: (a) no da assinatura de mensagens (pedidos de autorização de uso, de cancelamento, de inutilização de numeração, e demais arquivos XML que precisem de assinatura); e (b) no da transmissão das mensagens entre os servidores do contribuinte e do Portal da SEFAZ. [51]
O interessado em obter o Certificado Digital deverá escolher uma das autoridades certificadoras habilitadas, na lista disponibilizada no site <http://www.receita.fazenda.gov.br/AtendVirtual/SolicEmRenRevCD.htm>, ou, alternativamente, acessar diretamente a página da autoridade certificadora.
A Autoridade Certificadora da Receita Federal do Brasil (AC RFB), em sua "Declaração de Práticas de Certificação" (DPC), disponível no site <https://www.receita.fazenda.gov.br/acsrf/dpcacsrf.pdf>, fornece as informações necessárias para a solicitação, renovação ou revogação do certificado. [52]
Neste caso, a empresa deverá, depois da leitura prévia do manual, sobretudo do item "Requisitos Operacionais", ingressar no site <www.receita.fazenda.gov.br/acsrf/> e solicitar a emissão de um certificado digital para a Autoridade Certificadora habilitada, mediante preenchimento do formulário respectivo, comprovação dos atributos de identificação constantes no certificado, assinatura do termo de titularidade e do termo de acordo. [53]
3.4.Credenciamento: formas e cronograma de obrigatoriedade
Para a emissão da NF-e, em conformidade com o Ajuste SINIEF nº 7/05, em sua cláusula segunda, o contribuinte deverá solicitar, previamente, seu credenciamento à NF-e na unidade federativa em cujo cadastro de contribuinte de ICMS estiver inscrito.
Ressalta-se, porém, que, à empresa que ainda não se utilizar de sistema eletrônico de processamento de dados, nos termos dos Convênios ICMS nº 57 e 58/1995, será vedado o credenciamento para a emissão da NF-e. Assim, para emitir NF-e, deverá a empresa, primeiramente, solicitar o cadastramento, ao Fisco da unidade da Federação competente, ao programa de emissão por sistema eletrônico de processamento de dados, mediante Pedido/Requerimento preenchido em formulário próprio, em 3 (três) vias, conforme modelo anexo ao Convênio ICMS nº 57/95, contendo as seguintes informações:
"I - motivo de preenchimento;
II - identificação e endereço do contribuinte;
III - documentos e livros objeto do requerimento;
IV - unidade de processamento de dados;
V - configuração dos equipamentos;
VI - identificação e assinatura do declarante". [54]
O motivo do preenchimento será "uso" (entre as opções "uso", "alteração do uso", ou "desistência do uso"). Uma vez autorizado o cadastramento e operacionalmente equipada a empresa com a tecnologia mínima necessária à emissão, poderá se proceder ao credenciamento ao uso da NF-e.
Resumidamente, em termos estruturais e bastante práticos, a tecnologia mínima necessária para a emissão da NF-e e adesão ao SPED consiste em: (i) um computador, apto a executar o programa mencionado, de transmissão de arquivo, com conexão à Internet, preferencialmente banda larga, o que exigirá (ii) linha telefônica e (iii) acesso a fonte de energia elétrica – não há obrigatoriedade, mas é mais do que recomendável que haja um (iv) gerador de energia em caso de contingências, e (v) uma impressora, preferencialmente "a laser", devido tanto à qualidade da impressão (que não se desfigura em contato com a água), como à durabilidade do tonner, em quantidade de folhas impressas por carga. No mesmo sentido, seria interessante ao empresário estruturar um (vi) sistema de backup, evitando, assim, perda de dados, uma vez que continua responsável pelo seu registro e armazenamento.
Há duas formas de credenciamento: uma (a)voluntária e outra (b) obrigatória, ou de ofício. No Estado de São Paulo, por disposição da Portaria CAT nº 104/07, na hipótese obrigatória, será expedido um Ato de Credenciamento e Obrigatoriedade de emissão de NF-e pela Diretoria Executiva da Administração Pública (DEAT) da Secretaria da Fazenda, contendo (i) a relação dos estabelecimentos credenciados, (ii) a data a partir da qual estarão obrigados a emitir NF-e, bem como (iii) o critério utilizado para determinar a obrigatoriedade.
Em consonância com o Protocolo ICMS nº 10/07, estão obrigados a emitir NF-e, a partir de 1º de Abril de 2008, os seguintes contribuintes, no território nacional, que, cumulativamente, estejam localizados nos Estados signatários: [55]
" I - fabricantes de cigarros;
II - distribuidores de cigarros;
III - produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
IV - distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
V - transportadores e revendedores retalhistas – TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente". [56]
As empresas que se enquadrarem nestas características ficam proibidas de emitir notas modelo 1 ou 1-A, obrigadas ao Modelo 55, ainda que não estejam adequadas aos Convênios ICMS nº 57 e 58/1995. [57]
As demais pessoas jurídicas não precisam aderir à NF-e por enquanto; contudo, uma vez que aderirem aos Convênios em tela e, no caso do Estado de São Paulo, à disposição da Portaria CAT nº 32, de 28 de Março de 1996, [58] poderão solicitar voluntariamente o credenciamento ao programa. Aquelas obrigadas aderirão ainda que não estiverem em termos com relação à Portaria:
"Art. 2º - O uso do sistema eletrônico de processamento de dados nos termos desta portaria será autorizado pela Secretaria da Fazenda, em formulário eletrônico denominado "Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados" disponível na internet, no endereço eletrônico http://pfe.fazenda.sp.gov.br no Posto Fiscal Eletrônico - PFE, na pasta Autorizações (Convênio ICMS nº 57/95, cláusulas segunda e terceira).Portaria CAT nº 32, de 28 de Março de 1996 –
§ 1º - O deferimento do pedido ocorrerá de plano, ficando, porém, condicionado à análise do atendimento de todas as exigências contidas nesta portaria, devendo o fisco, em caso de indeferimento, notificar o contribuinte no prazo de 30 (trinta) dias da entrega do pedido".
Neste Estado, o credenciamento voluntário é regulamentado pela Portaria CAT nº 104, de 14 de Novembro de 2007, devendo o interessado preencher e transmitir o formulário eletrônico próprio, disponível no site <www.fazenda.sp.gov.br/nfe>, no qual devem ser indicados os estabelecimentos de sua titularidade a serem credenciados a emitir a NF-e – depois, poderá o contribuinte, a qualquer tempo, solicitar o credenciamento de outros estabelecimentos de sua titularidade, localizados no Estado de São Paulo, pelo mesmo procedimento.
A Portaria paulista determina, ainda, que o credenciamento voluntário poderá ser alterado, cassado ou revogado, a qualquer tempo, no interesse da Administração Tributária, pelo Diretor da Diretoria Executiva da Administração Tributária, por meio da publicação do ato no Diário Oficial do Estado de São Paulo (DOE-SP).
No âmbito nacional, se a empresa não estiver obrigada ao credenciamento e preferir fazê-lo pela forma voluntária, poderá optar pela seletividade na emissão; ou seja: nada impede que adote uma contabilidade híbrida, parte mecânica, pelo método tradicional, com modelos 1 e 1A, parte eletrônica, com o modelo 55, conforme suas necessidades de mercado e seu planejamento fiscal.
3.5.Utilização, procedimento, emissão, autorização e consulta à NF-e: aspectos práticos ao empresário e ao contador na rotina empresarial
3.5.a. Transmissão e retransmissão do arquivo – entidades com acesso ao Serpro
Antes de enviar o produto ao seu cliente, o responsável, na empresa já credenciada, iniciará o programa, baixado no site ou por ele desenvolvido, conforme acima explicitado, e gerará, no formato XML, o arquivo da NF-e, contendo todas as informações pertinentes à operação comercial, com assinatura digital e certificado autorizado.
Este arquivo será transmitido, pela Internet, à SEFAZ da jurisdição de seu Estado, no caso de operação intra-estadual, ou da jurisdição do Estado ao qual se destina a mercadoria, no caso de operação interestadual, para uma pré-validação automática.
Em um segundo momento, uma vez pré-validada, à revelia do contribuinte, a SEFAZ retransmitirá estes dados à SRFB, que será o repositório nacional de todas as NF-e emitidas, mediante uma empresa pública criada para este fim, o Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO), pela lei nº 4.516/1964. [59]
Observe-se que, eficazmente, uma vez verificada uma operação interestadual, a SEFAZ da unidade federativa do emitente também deverá transmitir a NF-e para (a) a unidade de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual; [60](b) a unidade federada onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior; (c) a unidade federada de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior; (d) a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.
Poderá a SEFAZ-origem transmitir a NF-e, ou dela fornecer informações parciais, para o Fisco municipal, no caso de envolvimento de serviços sujeitos ao ISSQN, bem como a outros órgãos da administração direta, indireta, fundações e autarquias, que precise de informações da NF-e para desempenho de suas atividades, todos mediante prévio convênio ou protocolo, resguardado o sigilo fiscal do contribuinte.
Em outros termos, os seguintes órgãos passam a ter acesso às informações fiscais do contribuinte, sem necessidade de expedição oficiosa justificada ou, muito menos, de autorização judicial: SRFB, Secretarias da Fazenda, ou equivalentes, dos Estados e DF, Banco Central do Brasil, Comissão de Valores Mobiliários, Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC, compreendendo as Juntas Comerciais), órgãos reguladores tais como Anatel, Aneel, Anac, Susep, entre outros. Ao contribuinte, depois de devassada de forma ilegal sua vida tributária, por um destes órgãos, estertorando os limites de sua competência, caberá o questionamento em juízo dos princípios regedores da segurança fiscal, constitucionalmente garantidos; contudo, o acesso já terá se concretizado neste momento.
3.5.b. Pré-verificação e autorização de uso
A validade da nota fiscal emitida em meio eletrônico deve obedecer à seguinte disposição:
O arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:Ajuste SINIEF nº 07/2005 – "Cláusula quarta.
I - ser transmitido eletronicamente à administração tributária, nos termos da cláusula quinta;
II - ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e".
Assim, se o segundo momento (de integração da informação) é realizado à revelia do contribuinte, o primeiro não: para que a mercadoria circule é necessária a pré-validação pela SEFAZ, integrando-a à rotina empresarial, diferentemente do que acontecia pelo método tradicional. E é por isso que a AIDF se torna dispensável: as autorizações não são feitas mais para a impressão, pela gráfica, do talonário, mas a cada nota fiscal emitida.
Se aprovada a NF-e, a SEFAZ devolverá – atualmente em cerca de 2 ou 3 segundos – um "Protocolo de Recebimento", contendo a autorização de uso da nota. Sem este protocolo, não poderá haver o trânsito da mercadoria.
A pré-verificação, empreendida pela SEFAZ, não implica validação das informações nela contida. Ou seja: não é neste momento que se realiza a apuração do crédito tributário, a ser recolhido, ou se foi utilizada a alíquota correta. O procedimento fiscalizatório exauriente será observado a posteriori, uma vez que os dados transmitidos estarão armazenados.
Uma vez transmitido o arquivo digital da NF-e pela Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, com o uso do software mencionado, a administração tributária da unidade federada do domicílio do contribuinte analisará, no mínimo, os seguintes elementos, com fins de pré-verificação, para autorizar a emissão da nota:
"I - a regularidade fiscal do emitente;
II - o credenciamento do emitente, para emissão de NF-e;
III - a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;
IV - a integridade do arquivo digital da NF-e;
V - a observância ao leiaute do arquivo estabelecido em Ato COTEPE;
VI - a numeração do documento". [61]
No mesmo sentido, ainda que formalmente regular, não será considerado documento fiscal idôneo a nota emitida ou utilizada com dolo, fraude, simulação ou erro, que possibilite, mesmo que a terceiro, o não-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida.
3.5.c. Consulta e "Ambiente Nacional"
Os sistemas da SEFAZ competente e da SRFB, responsável pelo armazenamento os dados, disponibilizarão o acesso, pela Internet, às informações pertinentes à nota regularmente emitida mediante "consulta"; este complexo é denominado "Ambiente Nacional".
Evidentemente, os maiores interessados, em um primeiro momento, na consulta, são o emitente e o destinatário da mercadoria; contudo, todos aqueles que possuírem a chave de acesso poderão acessar o Ambiente Nacional a fim de realizá-la.
A consulta poderá ser realizada no site da SEFAZ de cada Estado, ou, subsidiariamente, no portal nacional <http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/>: em seu formato completo, com todos os dados disponíveis, nos primeiros 180 (cento e oitenta) dias, e em seu formato resumido, exibindo a situação da nota, depois deste prazo.
O formato resumido colaciona as informações parciais propiciadoras da identificação da NF-e: (i) número; (ii) data de emissão; (iii) CNPJ do emitente e do destinatário; (iv) valor; e (v) situação da nota. O formato resumido, por sua vez, ficará disponível para consulta pelo prazo decadencial.
Tanto aquele que emite como aquele que recebe tem o condão de verificar, no Ambiente Nacional, a situação da Nota e sua respectiva regularidade. Para fazê-lo, deve portar a "chave de acesso" e, na mesma toada, poderá contar com o auxílio do Danfe, conforme se desenvolverá na seqüência.
3.5.d. Chave de acesso e adoção de séries distintas
A chave de acesso é o código composto por 44 (quarenta e quatro) caracteres que possibilita a consulta à NF-e por meio de sua digitação manual ou por meio de leitura óptica, se instalado o equipamento próprio para este fim, no site do Ambiente Nacional. A seqüência, definida a partir da versão 1.11 do leiaute da NF-e, tem conteúdo definido, com um código numérico aleatório, definido pelo contribuinte, de 9 (nove) caracteres (000000001 a 999999999), sendo os demais códigos fixos, a partir do seguinte formato:
-Código da Unidade da Federação: 02 caracteres;
-Data da Emissão (ano e mês): 04 caracteres;
-CNPJ do emitente: 14 caracteres;
-Modelo do documento: 02 caracteres;
-Série: 03 caracteres;
-Número da NF-e: 09 caracteres;
-Código numérico aleatório: 09 caracteres;
-Dígito verificador: 02 caracteres.
O código da Unidade da Federação ("cUF") é determinado pela classificação dos Estados e do Distrito Federal do IBGE. [62] A data da emissão da NF-e, composta por ano e mês, deve ser preenchida no formato "aamm". O campo do CNPJ do emitente não deve ter separações de qualquer gênero e deve incluir o dígito. O modelo atual da nota é o "55". A série é a do documento fiscal atribuída pela empresa.
O número da nota é o campo "nNF" e o código numérico aleatório é o campo "cNF", o primeiro fixo e seqüencial e o segundo não, como será desenvolvido a seguir. O Dígito Verificador "cDV" da chave de acesso garante a sua integridade e se presta, sobretudo, a impedir o prosseguimento da operação mediante digitação equivocada, o que não é de se surpreender na ausência do equipamento de leitura óptica, tendo em vista o seu tamanho. [63]
Uma vez que toda pessoa que estiver em posse da chave de acesso poderá disponibilizar de informações fiscais do contribuinte, deverá a empresa registrar, em seus arquivos internos, um código numérico aleatório apto a impedir (cNF), ou ao menos dificultar, a exibição dos dados a pessoas estranhas à operação comercial.
Assim, ao emitir a NF-e, uma vez que todos os outros códigos sejam aferíveis, os nove dígitos, uma vez não-seqüenciais, erguerão um obstáculo probabilístico de um universo amostral de quase um bilhão de possibilidades ao consultor que não o detiver, para encontrar uma nota específica. Mais adiante, neste artigo, será analisado o primeiro destes nove dígitos, que passa a ter função específica, discriminando o "tipo de autorização", a depender do modo da emissão da nota.
A necessidade de se adotar séries distintas está prevista no artigo 11, incisos I e II e §§ 1º e 2º do Convênio s/n de 15/12/1970 [64] (e, no plano do Estado de São Paulo, no artigo 196 do RICMS/SP), [65] e deverão ser registradas, pelo contabilista, por meio de lavratura no Livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO), modelo nº 6.
Ao destinatário da nota, contudo, a chave de acesso será integralmente disponibilizada, por meio do Danfe. Observe-se que, mesmo que ocorra o extravio do Danfe, ou se o número estiver ilegível, poderá, sem prejuízo de documentação e registro fiscal, o emissor enviar, por telefone, e-mail, ou qualquer outra forma de comunicação, os quarenta e quatro números, possibilitando ao receptor da mercadoria o acesso ao Ambiente Nacional e verificação da regularidade da nota.
3.5.e. Danfe
O Documento de Auxílio à Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) não é considerado documento fiscal idôneo e tem como objetivo ser utilizado no trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da NF-e. Seu leiaute é também estabelecido por Ato Cotepe e seu uso se subordina à autorização da nota, depois da sua respectiva pré-verificação.
Na prática, o documento é extremamente parecido com uma nota fiscal atual, porém com um código de barras e uma chave de acesso. Ao receber a mercadoria, o destinatário deve utilizá-lo para verificar se a nota foi regularmente emitida. Contudo, se não for credenciado no SPED, deverá escriturar a nota com base nas informações contidas no Danfe, arquivando-o como se fosse uma nota fiscal.
A impressão do Danfe deverá ser realizada em qualquer papel, exceto papel jornal, no tamanho A4 (210 X 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário de segurança, formulário contínuo ou formulário pré-impresso. Poderá o contribuinte emitente imprimir ao Danfe outros elementos gráficos, tais como logo ou marca d’água, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras, elemento obrigatório. Será, ainda, proibido constar a expressão "Nota Fiscal" no documento, para evitar indução a erro.
Cada unidade federativa, mediante solicitação voluntária do contribuinte, poderá autorizar modificações no leiaute do Danfe, como forma de adequar o documento às operações efetuadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes no documento.
Informações complementares de interesse do emitente podem ser impressas no verso do Danfe, desde que se preserve em branco o espaço de dimensão mínima de 10X15 cm, em qualquer sentido (horizontal ou vertical) a fim de que nele sejam apostos os carimbos oficiais, quando do trânsito da mercadoria e eventual parada em bloqueio fiscal.
Acredita-se que, futuramente, o sistema seja integrado a ponto de a autoridade fiscal, ao passar o leitor óptico no Danfe, ter acesso à informação sobre se a mercadoria descrita já passou em outro posto, impedindo, assim, que a mesma nota fiscal circule mais de uma vez, acobertando mercadorias diferentes. No mesmo sentido, se hoje a verificação em bloqueios é realizada por amostragem, a leitura óptica e automatizada possibilitará a fiscalização integral e em tempo real, tornando muito difícil a fraude ao procedimento e, ao mesmo tempo, acelerando a circulação e o transporte.
No mesmo sentido deve se observar que, apesar da letra imperiosa da lei, por enquanto, não é ainda a NF-e, do ponto de vista holístico-operacional, um documento exclusivamente digital. A prova, ao emitente, da entrega da mercadoria, continua sendo produzida mediante destaque do canhoto do Danfe. Por natureza de ordem prática, recomenda-se que a empresa encomende à gráfica de eleição papel A4, nos termos determinados, com o "picote" e, querendo, demais elementos gráficos, para facilitar a operacionalização do documento, tal qual hoje se procede com a nota comum.
Ao se generalizar o uso da NF-e, não será mais necessário o arquivo do Danfe, mas, até lá, uma vez estabelecido um mecanismo híbrido de emissão no plano nacional, caberá ao contribuinte não credenciado empreender o registro do documento e do canhoto, no prazo legal, que deverá ser apresentado à Administração tributária quando solicitado. Sua validade é vinculada à existência da NF-e no Serpro. Assim, o Danfe não é a nota fiscal, cuja garantia única de existência, validade e eficácia é a chave de acesso, a ser confirmada pelo interessado no Ambiente Nacional.
3.5.f. Casos de não-autorização da NF-e
Somente a autorização permite a circulação da mercadoria, conforme se verificou anteriormente, não podendo a NF-e ser alterada, uma vez aperfeiçoado o ato administrativo, salvo em casos excepcionais. É da responsabilidade do destinatário, sob pena de autuação, verificar a regularidade da nota; se não autorizada, deverá, necessariamente, devolver a mercadoria. Neste caso, a empresa de origem deverá emitir nova nota de entrada para, somente depois, proceder à inutilização do documento fiscal.
Na prática, outra possibilidade, no intuito de não ferir a disposição legal e, ao mesmo tempo, viabilizar o uso comercial do documento sem causar prejuízos econômicos às empresas envolvidas, parece ser a de o receptor contatar o emissor e aguardar pela emissão de nova nota fiscal. Duas observações são necessárias neste caso: primeiramente, tal procedimento não exime o emissor de declarar nova entrada e, depois, inutilizar a nota. Segundo, o receptor deverá aguardar pela autorização da nova nota para receber a mercadoria (descarregá-la ou conduzi-la a seu estoque), sob pena de autuação.
Basicamente duas são as situações de não autorização da NF-e: (i) rejeição e (ii) denegação, ambos institutos novos no ordenamento pátrio.
A rejeição do arquivo da NF-e pode ocorrer em virtude da (a) falha na recepção ou no recebimento do arquivo; (b) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital; (c) remetente não credenciado para emissão da NF-e; (d) duplicidade de número da NF-e; (e) falha na leitura do número da NF-e; (f) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo da NF-e.
Ao ser cientificado da rejeição de seu arquivo, que não será arquivado para consulta, o contribuinte poderá retransmiti-lo em caso de falha (casos "a", "b" e "e"). Nos demais, para que haja a autorização, deverá proceder à correção do erro antes de nova tentativa.
Já a denegação do uso da nota, caso mais delicado, será verificada na irregularidade fiscal do contribuinte. O conceito de "irregularidade" é problemático e será discutido mais adiante neste artigo.
Outras quatro situações devem ser observadas no concernente à NF-e: (i) inutilização de numeração: o contribuinte deverá solicitar, mediante "Pedido de Inutilização de Número da NF-e", até o 10º (décimo) dia do mês subseqüente, a inutilização de números não utilizados, na eventualidade de quebra de seqüência da numeração. O pedido também deve ser feito na forma eletrônica, por protocolo de segurança ou criptografia, assinado digitalmente, com o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, sendo que a SEFAZ transmitirá à SRFB os números inutilizados, para arquivo.
Já o (ii) cancelamento da NF-e apenas será possível se a nota tenha sido previamente autorizada e desde que a mercadoria ainda não tenha saído do estabelecimento, ou que não tenha sido prestado o serviço. Se já circulou, passando, por exemplo, por uma barreira fiscal, não poderá ser cancelada. Será efetuado mediante o "Pedido de Cancelamento de NF-e", transmitido pelo emitente à administração tributária que a autorizou, na mesma forma do pedido de inutilização, com a peculiaridade de ser transmitida não só à SRFB, mas também a todos os órgãos comunicados da autorização no caso de operação interestadual.
A (iii) devolução ocorre quando a mercadoria sai do estabelecimento remetente e ingressa no do destinatário, sendo a natureza de todos estes termos estritamente tributária. O estabelecimento destinatário, ao devolver a mercadoria, deverá emitir uma NF-e com este fim. Observe-se que, se não houve entrada da mercadoria, tal procedimento será desnecessário, obrigando o emissor, por sua vez, a emitir nota de entrada, conforme mencionado anteriormente, para registrar o (iv) retorno da mercadoria.
Uma observação de relevo, sobretudo ao destinatário, é a questão em aberto sobre a possibilidade de o emissor cancelar a nota depois da visualização pelo receptor. Este poderá ser autuado por receber mercadoria com documentação irregular perante o fisco. Desta forma, não para solucionar o problema, mas para se precaver com uma prova relativamente hábil, é altamente recomendável que arquive ou mesmo imprima a informação disponível na consulta ao Ambiente Nacional, no intento de demonstrar a sua boa-fé na recepção.
Evidentemente, a SRFB terá acesso à data de cancelamento, mas, se realizada no mesmo dia da emissão, caberá ao receptor comprovar a visualização prévia que o levou a erro, consubstanciando atitude fraudulenta por parte do emissor.
No mesmo sentido, enquanto não solucionada a lacuna, e uma vez vislumbrada a dúvida, salvo prova em contrário, como troca de e-mails relatando o ocorrido, e se levando em consideração o fato de que não pode o contribuinte ser punido pela debilidade técnica do Fisco, resta, a ambos, receptor e emissor, a presunção constitucional da inocência por parte do julgador, fazendo carecer ao título a certeza que lhe é imprescindível para atingir a executividade. [66]
3.5.g. Carta de correção eletrônica
Uma vez que a autorização da NF-e a vincula ao arquivo enviado, não permitindo alterações, eventuais erros do emitente devem ser corrigidos mediante a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), evitando-se, assim, inconsistências contábeis no momento do procedimento fiscal. Contudo, permanecem as limitações impostas pelo Convênio s/n de 1970:
– "Art. 7º (...) § 1º-A. Fica permitida a utilização de carta de correção, para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:Convênio s/n de 15 de dezembro de 1970
I - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
II - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
III - a data de emissão ou de saída".
A CC-e também deverá (i) obedecer ao leiaute estabelecido em Ato Cotepe, (ii) portar assinatura digital certificada, com as mesmas regras da emissão da NF-e corrigida e (iii) ser transmitida pela Internet, com cientificação da data e hora da recepção, número da nota fiscal, chave de acesso e número do protocolo.
Poderá haver mais de uma CC-e para a mesma NF-e, sendo que o emitente deverá consolidar na última todas as informações anteriormente retificadas, tornando-as, na prática, uma só. Observe-se que, apesar de ter seu início previsto para Abril de 2008, até o momento não tem um leiaute definido, o que não obstará a implantação do SPED: em caso de atraso na sua definição, a correção, uma vez necessária, deverá continuar sendo feita em papel.
3.5.h. "Ambiente Nacional" e "SEFAZ virtual"
Atualmente, apenas alguns estados possuem tecnologia própria para a implementação efetiva do SPED e do Ambiente Nacional. Os Estados da federação sem a estrutura adequada (Alagoas, Amazonas, Mato Grosso do Sul, Paraíba, Piauí, Rio de Janeiro e Santa Catarina) utilizarão o serviço disponibilizado pelo Estado do Rio Grande do Sul, conformando a "SEFAZ Virtual/RS", integrante do Projeto Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, desenvolvido pela SEFAZ do RS por meio da Companhia de Processamento de dados do Estado (Procergs). [67]
O serviço será provido 24 horas por dia, sete dias por semana, com a mesma disponibilidade oferecida para os contribuintes do Estado do Rio Grande do Sul, para os contribuintes do ICMS dos Estados cadastrados como emissores da NF-e alcançados pelo Protocolo ICMS nº 10/07, [68] ou que possuam estabelecimentos em mais de uma unidade da federação.
A "SEFAZ Virtual" será instrumento hábil a autorizar, cancelar e inutilizar numeração, armazenando os dados por um período máximo de 60 (sessenta) dias, contados a partir da autorização de uso. Contudo, o serviço não compreenderá a manutenção na Internet de página de consulta da NF-e, o que deverá ser feito exclusivamente no Portal Nacional, mantido pela SRFB. Tampouco serão armazenados no sistema os demais dados previstos no Protocolo ICMS nº 55/07, bem como não compreenderá o serviço processar o recebimento de notas autorizadas por outra Administração Tributária cujo destinatário seja contribuinte do ICMS dos Estados acima mencionados.
O contribuinte dos Estados que não possuem a estrutura para abrigar o SPED deve se credenciar no programa SEFAZ virtual no site da Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul: <http://www.sefaz.rs.gov.br/SEF_ROOT/inf/SEF-NFE.htm>, no qual deverá seguir os procedimentos previstos pelo "Manual – Credenciamento como Emissor de Nota Fiscal Eletrônica", publicado pela SEFAZ/RS. Em seguida, será remetido ao ambiente de testes, até ser autorizado à "entrada em produção", uma vez analisado o cumprimento das métricas estabelecidas para a entrada nesta fase. Por fim, os dados serão remetidos aos Estados de origem para que se concretize o credenciamento.
3.5.i. Contingências
As contingências, parte da rotina de qualquer empresa, não podem ser deixadas de lado ao se conceber um sistema complexo como o SPED, dependente de variáveis em muitos casos alheias à vontade ou mesmo às possibilidades de atuação do contribuinte: uma queda no sistema do Fisco, falhas de conexão causadas pela prestadora de serviços telefônicos, quedas de energia, roubos ou furtos que possam vir a acometer o empresário, entre as inúmeras possibilidades que impeçam a emissão eletrônica.
Assim, os problemas de transmissão de qualquer espécie, tanto originários na estrutura da SEFAZ ou da empresa, são chamados pelas normas instituidoras da NF-e de "contingências". Uma vez observada, o contribuinte não poderá ficar impedido de emitir documentos fiscais e, por isto, ver sua atividade comercial prejudicada, devendo optar pelas seguintes possibilidades:
(i) utilizar, se possível, o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN); ou
(ii) emitir Danfe em contingência, impresso em formulário de segurança.
No caso único e exclusivo de o contribuinte em questão não ser obrigado a emitir todos os seus documentos em formato eletrônico, poderá, além das opções acima enumeradas, (iii) voltar a emitir a nota fiscal nos modelos 1 ou 1A, a partir do número em que parou.
Em qualquer um dos casos eleitos, deverá o ocorrido ser escriturado, tanto pelo emitente como pelo destinatário, no livro-modelo nº 6, de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO). Observe-se que, sobretudo às pequenas empresas, que não têm a condição de repor com facilidade a estrutura operacional exigida para a emissão eletrônica, em caso de roubos ou furtos, ao registro deverá ser anexado o Boletim de Ocorrência, devidamente lavrado perante a Autoridade Policial da jurisdição competente e, o que é altamente recomendável, cópia da Apólice de Seguro do equipamento.
A recomendação se presta no sentido de que a empresa somente estará financeiramente apta, sem comprometer ainda mais a sua rotina, a tornar a adquirir tal estrutura informatizada, depois do recebimento do seu respectivo seguro.
Tal precaução é duplamente justificada: de um lado, o contribuinte exibe à Administração a cautela em pagar, a expensas próprias, um seguro privado para a efetivação do cumprimento de obrigações acessórias fiscais, uma vez que nem a distribuição da renda, da qual decorreria um decréscimo do número de crimes contra o patrimônio, nem a segurança, atividade privativa do Estado que tributa vorazmente, não são sequer minimamente propiciadas à sociedade na qual se insere. E, de outro lado, justifica o motivo pelo qual, até o momento da percepção do valor segurado, continua emitindo notas por uma das soluções de contingência, seja pelo retorno aos modelos 1 e 1A, seja pelo SCAN, seja pelo Danfe em protocolo de segurança.
3.5.i. (i). SCAN – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional
O Sistema de Contingência do Ambiente Nacional opera em substituição à SEFAZ de origem, tendo como função principal substituí-la a fim de minimizar os impactos financeiros sobre o contribuinte decorrentes de situações contingenciais. O SCAN executa as funções de receber, autorizar, cancelar, consultar uma NF-e, além de consultar tanto o status operacional do seu serviço como o da SEFAZ de origem.
Atualmente, uma vez verificado um problema na SEFAZ de origem, um técnico aciona o SCAN para que ative o serviço em seu lugar, não se tratando, ainda, de um processo automatizado. Ao fim da indisponibilidade, deverá se comunicar novamente com o SCAN para requerer a desativação do seu uso. Pelo espaço de 15 (quinze) minutos, ambos os ambientes funcionarão simultaneamente, com o escopo de se diminuírem ao máximo os impactos da transição ao contribuinte usuário do SPED.
As NF-e emitidas no SCAN deverão, na chave de acesso, no campo "tpAutoriz", referente ao tipo de autorização, ser preenchidas com valor "2", destinada à autorização no ambiente respectivo, sendo rejeitadas as notas com valores distintos. O contribuinte deverá imprimir os Danfe normalmente a partir de cada autorização obtida. O controle da integridade da numeração é possibilitado pelo campo "tpAutoriz", que produzirá uma nova chave de acesso. Como o contribuinte é o responsável pela inexistência de inconsistências (como duplicidade de números), a ele cabe manter um rígido controle sobre a correspondência entre a identificação original da NF-e e a nova chave de acesso gerada.
Em outras palavras: para que não ocorram inconsistências e, para que não se aumentem os 44 caracteres que compõem a chave de acesso, entre os 9 números aleatórios do "código numérico aleatório" (cNF), eleitos pela empresa para impedir o acesso de pessoas não autorizadas aos dados da nota, o primeiro dos caracteres se tornará o campo "tpAutoriz", sendo, na prática, o código numérico aleatório reduzido de 9 para 8 posições.
Depois da recuperação da SEFAZ de origem, todos os dados recebidos pelo SCAN serão a ela retransmitidos, onde estarão disponíveis para eventuais consulta e cancelamento. Contudo, havendo uma falha na SEFAZ de origem no interregno compreendido entre a emissão e a disponibilização da NF-e no Ambiente Nacional, o cancelamento da nota somente será possível depois da normalização.
Observe-se também que, entre a conclusão da operação em um dos ambientes autorizadores e a atualização do registro no outro, o documento estará com o status "Autorizado – pendente de sincronismo". Este estado mudará para "Atualizado", conforme os dados forem processados e transmitidos. Com os dois ambientes on-line, o intervalo de tempo em que o documento permanece como "pendente" é de poucos segundos, lapso que se prolongará, entretanto, enquanto perdurar a indisponibilidade de um dos dois ambientes.
3.5.i. (ii). Danfe em contingência, formulário de segurança e "tipo de autorização" adicionado à chave de acesso
Nos casos em que, ou ambos os ambientes estejam fora do ar, ou for impossível, por qualquer outro motivo, estabelecer a conexão, ao contribuinte será facultado imprimir o Danfe em formulário de segurança, em, no mínimo, duas vias, constando no corpo do documento a expressão: "DANFE em contingência. Impresso em decorrência de Problemas Técnicos". Uma das vias permitirá o trânsito da mercadoria e deverá ser arquivada pelo destinatário pelo prazo decadencial, como se uma nota fiscal convencional fosse. A segunda via, por sua vez, deverá ser mantida em arquivo pelo emitente, em igual período e nos mesmos termos.
Se a legislação exigir a utilização específica de vias adicionais, estas poderão ser impressas em papel comum, sendo desnecessário o formulário de segurança. Assim que cessar a situação de contingência, deverá o contribuinte transmitir à administração tributária as NF-e geradas em contingência. Se vier a ser rejeitada pelo sistema, o empresário deverá (i) gerar novamente a nota, com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade; (ii) solicitar nova autorização de uso da NF-e; (iii) imprimir em formulário de segurança o Danfe correspondente à nota autorizada; e (iv) entregar a chave de acesso e o novo Danfe ao destinatário, em caso de alguma alteração.
O destinatário, por sua vez, se, dentro do prazo de 30 (trinta) dias do recebimento da mercadoria não confirmar a autorização de uso da NF-e no ambiente nacional, fica obrigado a comunicar o fato ao Fisco, sob pena de ser atuado por recepção de mercadoria com documentação irregular.
Tanto por princípio de bom relacionamento comercial como por se tratar de produção de prova favorável da idoneidade fiscal da empresa, é recomendável que, antes de se apontar à unidade fazendária de seu domicílio a irregularidade, e, obviamente, antes de expirado o prazo previsto pela norma, seja feita, ainda que somente por e-mail, a comunicação do fato ao emitente, para que sane a situação.
O "Formulário de Segurança" tem características técnicas específicas, que devem ser atendidas pelo contribuinte, sob pena de não-validade do documento fiscal nele emitido em estado de contingência:
Nas hipóteses de utilização de formulário de segurança para a impressão de DANFE previstas neste Ajuste:Ajuste SINIEF nº 7/05 – "Cláusula décima sétima A.
I – as características do formulário de segurança deverão atender ao disposto da cláusula segunda do convênio ICMS 58/95;
II – deverão ser observados os parágrafos 3º, 4º, 6º, 7º e 8º da cláusula quinta do Convênio ICMS 58/95, para a aquisição do formulário de segurança, dispensando-se a exigência da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF e a exigência de Regime Especial.
III - não poderá ser impressa a expressão ‘Nota Fiscal’, devendo, em seu lugar, constar a expressão ‘DANFE’.
§ 1º Fica vedada a utilização de formulário de segurança adquirido na forma desta cláusula para outra destinação que não a prevista no "caput".
§ 2º O fabricante do formulário de segurança de que trata o "caput" deverá observar as disposições das cláusulas quarta e quinta do Convênio 58/95
". [69]Resumidamente, o formulário se trata de um papel com dispositivos e especificações técnicas de segurança que devem ser observadas pelas gráficas autorizadas. Ao contribuinte, cabe encomendá-lo em número suficiente para o caso de eventuais contingências que não possam ser supridas pelo uso do SCAN.
As notas fiscais geradas com "Danfe em contingência", diferentemente daquelas geradas pelo ambiente alternativo do SCAN, devem ter o campo "tpAutoriz" com valor "0", indicativo de documento fiscal destinado a envio e autorização posteriores pela SEFAZ de origem. Observe-se que, pelo SCAN, o envio e autorização acontecem em "tempo real", ainda que, depois, precisem ser remetidos à SEFAZ de origem.
Desta forma, ficou estabelecido pelo Manual de Contingência da NF-e do Contribuinte que: (a) as notas geradas para envio e autorização posterior têm "tpAutoriz = 0"; (b) as notas geradas para autorização em tempo real pela SEFAZ-origem têm "tpAutoriz = 1"; e (c) as notas geradas para autorização pelo SCAN e a serem posteriormente enviadas à SEFAZ-origem têm "tpAutoriz = 2".
Desta sorte, não é errado dizer que, na verdade, foi criado mais um campo na chave de acesso e, para manter os 44 caracteres, um dígito foi extirpado do "código numérico aleatório" (cNF), de responsabilidade da empresa e usado para dificultar o acesso de estranhos a uma nota específica.
Resumidamente, este tipo de emissão contingencial, diferentemente do SCAN, tem o seguinte procedimento, portando: o contribuinte gera NF-e com campo "tpAutoriz" = 0, imprime Danfe em formulário de segurança, que já possui em seu arquivo em número suficiente, encomendado previamente a gráficas autorizadas, em duas vias, com a expressão "DANFE em contingência. Impresso em decorrência de Problemas Técnicos", e, após a recuperação da falha, transmite à SEFAZ de origem as notas geradas, registrando no livro-modelo nº 6 o ocorrido. Observe-se que as notas seguem numeração e séries normais, sem qualquer alteração, e que, se a NF-e necessitar de qualquer correção, conforme referido, novo Danfe, comum, deverá ser impresso e remetido ao destinatário.
3.5.i. (iii). Pendências de sincronismo e de retorno e inconsistências
Na existência de documentos fiscais (notas fiscais eletrônicas, pedidos de cancelamento e pedidos de inutilização) na situação de "Pendentes de Sincronismo", decorrente do acionamento do SCAN por falha na SEFAZ de origem, existe a possibilidade de que os pedidos já tenham sido processados, mas que ainda não tenham sido recebidos. Em alguns casos, depois de sincronizadas as bases de dados, poderão ser verificadas inconsistências, caso o contribuinte não observe com minúcia as suas emissões, tais como:
-.Duas NF-e com mesma série/número/mês e ano de emissão, diferindo apenas o campo "tpAutoriz" na chave de acesso. Esta inconsistência ocorre se o contribuinte enviar ao SCAN uma nota já autorizada pela SEFAZ-origem. O erro do empresário pode ser induzido no caso de a SEFAZ, apesar de haver procedido à autorização, não conseguir enviá-la ao Ambiente Nacional a tempo para visualização – ou no caso oposto, com falha do próprio SCAN;
-Uma NF-e com numeração pertencente a faixa inutilizada. Esta inconsistência pode ocorrer se o contribuinte inutiliza uma faixa de numeração na SEFAZ-origem e, antes dela conseguir enviar a inutilização ao Ambiente Nacional, o empresário, sem perceber, envia NF-e com número inutilizado ao ambiente SCAN, que autorizará o seu uso;
-Impossibilidade de se cancelar uma NF-e. Esta inconsistência pode ocorrer se uma nota tenha sido autorizada pela SEFAZ-origem e ela falhe antes de enviar a autorização ao Ambiente Nacional. Como somente notas autorizadas podem ser canceladas, o SCAN não permitirá o cancelamento, devendo o contribuinte aguardar pela normalização da SEFAZ-origem para poder cancelar a NF-e.
Existe ainda mais uma possibilidade além da pendência de sincronismo, que é a "Pendência de Retorno". Ela ocorre quando o contribuinte envia o arquivo digital XML solicitando a autorização de uso pela autoridade fazendária e, em seguida, ocorre falha no ambiente (seja o da SEFAZ-origem ou do SCAN; aquele que o empresário estiver utilizando no momento). Estes documentos ou sequer foram recebidos para análise ou estão na fila, aguardando pelo seu processamento, ou ainda já foram processadas, mas a falha não permite o envio do protocolo de recebimento com a eventual autorização de uso.
Se a falha ocorreu na SEFAZ-origem, é possível que algumas informações sejam perdidas ao voltar ao normal. Assim, o contribuinte deve tratar com precaução as notas "pendentes de retorno" e, assim que o sistema voltar ao normal, poderá: (a) emitir notas em contingência, cancelando todas aquelas pendentes de retorno assim que o sistema voltar ao normal e autorizá-las, ou (b) inutilizar as notas pendentes não autorizadas ou denegadas, emitindo ou novas notas, se a operação comercial permitir ou se a queda houver sido rápida, ou emitir notas em contingência, prevalecendo a urgência. [70]
