Tomada de contas especial na administração pública

A tomada de contas especial é um processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública a fim de obter o respectivo ressarcimento. Essa dinâmica tem por base a apuração de fatos, a quantificação de dano e a identificação de responsáveis.

A Tomada de Contas Especial - TCE é um instrumento de que dispõe a Administração Pública para ressarcir-se de eventuais prejuízos que lhe forem causados, sendo o processo revestido de rito próprio e somente instaurado depois de esgotadas as medidas administrativas para reparação do dano.

As definições para TCE estão contidas no art. 2º da Instrução Normativa TCU nº 71/2012 e no art. 70 da Portaria Interministerial MPDG/MF/CGU nº 424/2016, a seguir transcritas:

“Tomada de Contas Especial é um processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidade por ocorrência de dano à administração pública federal, com apuração de fatos, quantificação do dano, identificação dos responsáveis e obter o respectivo ressarcimento.” (art. 2º, caput, da IN/TCU n.º 71/2012). “A Tomada de Contas Especial é o processo que objetiva apurar os fatos, identificar os responsáveis e quantificar o dano causado ao Erário, visando ao seu imediato ressarcimento. (art. 70 da Portaria Interministerial MPDG/MF/CGU n.º 424/2016).

Os pressupostos para instauração de TCE estão descritos no art. 5º da IN/TCU nº 71/2012, com redação dada pela IN/TCU nº 76/2016, in verbis:

“Art. 5º É pressuposto para instauração de tomada de contas especial a existência de elementos fáticos e jurídicos que indiquem a omissão no dever de prestar contas e/ou dano ou indício de dano ao erário. Parágrafo único. O ato que determinar a instauração da tomada de contas especial, deverá indicar, entre outros: I - os agentes públicos omissos e/ou os supostos responsáveis (pessoas físicas e jurídicas) pelos atos que teriam dado causa ao dano ou indício de dano identificado: II - a situação que teria dado origem ao dano ou indício de dano a ser apurado, lastreada em documentos, narrativas e outros elementos probatórios que deem suporte à sua ocorrência; III - exame da adequação das informações contidas em pareceres de agentes públicos, quanto à identificação e quantificação do dano ou indício de dano; IV - evidenciação da relação entre a situação que teria dado origem ao dano ou indício de dano a ser apurado e a conduta da pessoa física ou jurídica supostamente responsável pelo dever de ressarcir os cofres públicos." (NR)

O processo de tomada de contas especial tem como objetivos básicos:

a) apurar os fatos que resultaram prejuízo ao erário;

b) identificar e qualificar os agentes causadores do dano;

c) quantificar o prejuízo sofrido pelos cofres públicos.

Tais objetivos possibilitam o alcance da finalidade principal de uma TCE, que consiste no ressarcimento aos cofres públicos dos prejuízos sofridos.

Características da Tomada de Contas Especial:

a) Deve ser instaurada a partir da autuação de processo específico, com numeração própria, em atendimento à determinação da autoridade administrativa competente (arts. 2º, caput, e 4º da IN/TCU nº 71/2012, com redação dada pela IN/TCU nº 76/2016);

b) Deve conter as peças necessárias para a caracterização do dano, além das estabelecidas no art. 10 da IN/TCU nº 71/2012, com redação dada pela IN/TCU nº 76/2016;

c) Constitui medida de exceção, somente devendo ser instaurada após esgotadas todas as medidas administrativas internas objetivando o ressarcimento do prejuízo ao Erário (art. 3º da IN/TCU nº 71/2012);

d) Deve ser encaminhada ao Tribunal de Contas da União em até 180 (cento e oitenta) dias após a sua instauração (art. 11 da IN/TCU nº 71/2012, com redação dada pela IN/TCU nº 76/2016); e

e) A TCE somente deve ser instaurada quando o valor do débito original:

i. no caso de fato gerador anterior a 1º/1/2017, acrescido da atualização monetária até 1º/1/2017, atingir o valor mínimo estabelecido pelo TCU, que atualmente é de R$ 100.000,00 (inciso I do art. 6º da IN/TCU n.º 71/2012, com redação dada pela IN/TCU nº 76/2016);

ii. no caso de fato gerador após 1º/1/2017, atingir o valor mínimo estabelecido pelo TCU, que atualmente é de R$ 100.000,00, sem atualização monetária (inciso I do art. 6º da IN/TCU n.º 71/2012, com redação dada pela IN/TCU nº 76/2016).

Outra distinção importante é que a TCE não é julgada pela autoridade administrativa que a instaura, mas sim pelo Tribunal de Contas da União – TCU, enquanto o julgamento do Processo Administrativo Disciplinar é feito pela autoridade instauradora ou superior, dependendo da penalidade a ser aplicada, ficando o julgamento, em quaisquer circunstâncias, adstrito à própria Administração.

Deve prestar contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro, bens e valores públicos, ou pelos quais o ente público 21 responda, ou que, em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária. O inciso V, do art. 6º da Lei Estadual nº 5.888/2009, dispõe acerca da jurisdição do Tribunal de Contas do Estado do Piauí que abrange, além dos órgãos, entidades e fundos da Administração Pública estadual e municipal, os responsáveis pela aplicação de quaisquer recursos repassados pelo Estado a pessoas jurídicas de Direito Público ou Privado, mediante convênio, acordo, ajuste ou outro instrumento congênere.

Conforme disposto no caput do art. 68 da Lei Estadual nº 5.888/2009 - Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Piauí – compete à autoridade administrativa, sob pena de responsabilidade solidária, adotar imediatamente providências com vistas à instauração de Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e quantificação de danos, nos casos de:

a) omissão no dever de prestar contas, ou da não comprovação da aplicação dos recursos públicos administrados ou geridos;

b) ocorrência de indícios de desfalque ou desvio de dinheiros, bens ou valores públicos; ou

c) prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico, de que resulte dano ao erário.

O primeiro e principal pressuposto para a instauração de um processo de TCE é a configuração de um dano ao erário. Tal dano pode estar de fato caracterizado, como é o caso de perda, extravio ou desvio de recursos, ou pode ser consequência de uma presunção advinda do fato do agente público deixar de prestar contas, ou não comprovar a devida aplicação do recurso utilizado.

A instauração da TCE poderá também ser decorrente de processo administrativo disciplinar, quando além da falha de conduta do servidor, for constatada, também, a prática de qualquer ato que resulte dano ao erário.

Em relação aos convênios em que o Estado é o repassador dos recursos, conforme o contido nos incisos I, II e III do art. 48 da Instrução Normativa Conjunta SEPLAN/SEFAZ/CGE Nº 01/2009, a Tomada de Contas Especial será instaurada quando:

“I - não for apresentada a prestação de contas no prazo de até 30 dias, concedidos em notificação, pelo Concedente;

II - não for aprovada a prestação de contas, apesar de eventuais justificativas apresentadas pelo Convenente, em decorrência de:

a) não execução total do objeto pactuado;

b) falta de documento obrigatório;

c) desvio de finalidade;

d) impugnação de despesas;

e) não cumprimento dos recursos da contrapartida;

f) não utilização de rendimentos de aplicações financeiras no objeto pactuado;

g) não devolução de eventuais saldos de Convênio.

III - ocorrer qualquer outro fato do qual resulte prejuízo ao erário.”

Verificada a ocorrência de qualquer fato ensejador de TCE, a instauração do respectivo processo pode ser autorizada:

a) por iniciativa da autoridade administrativa máxima do órgão/entidade (Art. 68, caput da Lei Estadual nº 5.888/2009);

b) ex officio, por determinação do Tribunal de contas do Estado (Art. 68, parágrafo único da Lei Estadual nº 5.888/2009);

c) por recomendação da Controladoria-Geral do Estado (Art. 5º, inciso III, do Decreto Estadual nº 13.860/2009 e Art. 92, inciso III, §3º da Lei 5.888/2009).

O início do processo, com vistas à exigência de prestação de contas ou de ressarcimento ao Erário, caberá à autoridade administrativa competente, podendo ocorrer de ofício ou por solicitação da CGE ou do TCE-PI.

É fundamental ressaltar que, caso não comprovada a conivência entre a autoridade administrativa que constatou a irregularidade e o agente causador do dano, a responsabilidade daquela esgotar-se-á com a adoção de providências visando a reparação do prejuízo. Entretanto, a omissão da autoridade competente no que se refere ao dever de adotar as providências com vistas à apuração do dano e ao imediato ressarcimento ao Erário, no prazo máximo estabelecido em Resolução Normativa do Tribunal de Contas, é considerada grave infração à norma legal, sujeitando a referida autoridade à imputação das sanções cabíveis, sem prejuízo de caracterizar a sua solidariedade com o agente causador do dano ao erário.

O Controle Interno, por sua vez, tem o dever de dar ciência ao Tribunal de Contas do Estado, sob pena de responsabilidade solidária, de qualquer irregularidade ou ilegalidade de que tome conhecimento, conforme dispõe o texto constitucional no § 1º do art. 74 (também ressaltado no art. 93, da Lei nº. 5.888/2009).

Além disso, poderá o Tribunal de Contas a qualquer tempo, determinar a instauração de TCE, fixando prazo para cumprimento desta decisão. (parágrafo único do art. 68, da Lei nº. 5.888/2009).

O procedimento de TCE não deve ser utilizado na ausência de pressupostos e:

a) em substituição a procedimentos disciplinares para apurar infrações administrativas;

b) para obter ressarcimento de valores pagos indevidamente a servidores;

c) nos casos de prejuízos causados por terceiros por descumprimento de cláusulas contratuais legitimamente acordadas (exceto se for verificado ato ilícito decorrente de ação ou omissão de agente público).

d) após transcorridos dez anos desde o fato gerador, sem prejuízo de apuração da responsabilidade daqueles que tiverem dado causa ao atraso, salvo por determinação em contrário do Tribunal de Contas da União (§ 4° art. 5° da IN/TCU n° 56/2007);

e) caso o valor do dano atualizado monetariamente seja inferior ao limite fixado pelo Tribunal para encaminhamento de tomada de contas especial; ou

f) quando houver o recolhimento do débito no âmbito interno ou a apresentação e aprovação da prestação de contas. Caso tenha sido constituído processo nessas hipóteses, a jurisprudência do TCU tem sido no sentido de arquivá-lo por falta de pressupostos de constituição e desenvolvimento válido e regular do feito.

O fato gerador do prazo citado no item “d” deve ser contado (§ 2° do art. 1° da IN/TCU n.°56/2007):

“I – nos casos de omissão no dever de prestar contas e da não comprovação da aplicação de recursos repassados, da data fixada para apresentação da prestação de contas;

II – nos demais casos, da data do evento, quando conhecida, ou da data de ciência do fato pela Administração”.

É de se destacar, ainda, que o Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado do Piauí – RITCE-PI, tendo em vista o princípio da economicidade processual, também inseriu dispositivo constante do § 3º do art. 173, quanto à possível dispensa de elaboração do processo de TCE quando de ocorrências em que ficar comprovado a ausência de má fé e o dano for prontamente ressarcido, in verbis:

“Na ocorrência de perda, extravio ou outra irregularidade sem que se caracterize má fé de quem lhe deu causa e se o dano for imediatamente ressarcido, a autoridade administrativa competente deverá, em sua tomada ou prestação de contas ordinária, comunicar o fato ao Tribunal ficando dispensada, desde logo, a instauração de tomada de contas especial”.

De acordo o art. 175 do Regimento Interno do TCE/PI serão instauradas e instruídas no âmbito do próprio Tribunal de Contas, independente de apuração pelo órgão de controle interno, as tomadas de contas especiais cujo indício de dano ao Erário for de valor igual ou superior à quantia fixada em cada ano civil.

O valor deverá ser fixado pelo Tribunal de Contas do Estado em cada ano civil, até a última sessão ordinária do Plenário, para vigorar no exercício subsequente. No entanto, até a presente data o TCE-PI não fixou o aludido valor. (Regimento Interno do TCE/PI).

Se o dano for inferior à quantia a que alude o parágrafo anterior, a tomada de contas especial será anexada ao processo da respectiva prestação ou tomada de contas anual do administrador ou ordenador de despesa, para apreciação em conjunto pelo Tribunal de Contas.

Caso o valor seja inferior, a tomada de contas especial será anexada ao processo de tomada ou prestação de contas ordinária da autoridade competente, devendo o fato ser comunicado ao TCE/PI. Do contrário, caso o valor seja igual ou superior, a tomada de contas especial será encaminhada de imediato ao Tribunal de Contas do Estado para julgamento.Para elaboração de uma TCE, além da constatação do prejuízo causado por um dano, real ou presumido, esse prejuízo deve ser quantificado, constituindo um débito para com os cofres públicos. Este débito deve possuir significado econômico de modo a justificar o procedimento especial de apuração e cobrança.

Juntamente com a existência do débito, deve estar configurada a conduta culposa ou dolosa do agente público. Sendo assim, para a responsabilização de um ou mais agentes públicos, deve ficar comprovado o nexo causal entre a conduta dos mesmos e o dano causado ao erário.

O responsável pela conduta deve estar devidamente identificado, haja vista que em caso da comprovação de sua responsabilidade, o mesmo terá a obrigação de ressarcir o dano causado aos cofres públicos.

Os juros moratórios e a atualização monetária incidentes sobre os débitos apurados em Tomada de Contas Especial deverão ser calculados, nos termos do art. 8º da IN/TCU n.º 56/2007, com observância da legislação vigente e com incidência a partir:

“I - da data do recebimento dos recursos ou da data do crédito na respectiva contracorrente bancária, no caso de ocorrência relativa a convênio, contrato de repasse ou instrumento congênere;

II - da data do evento, quando conhecida, ou da data da ciência do fato pela administração, nos demais casos”.

No caso de desaparecimento ou desvio de bem, a base de cálculo dos encargos deve ser o valor de mercado ou de aquisição do bem igual ou similar, no estado em que se encontrava, com os acréscimos legais (art. 8º, parágrafo único, da IN/TCU n.º 56/2007).

Considerando o que estabelecem o § 1º do art. 21 da IN Conjunta SEPLAN/SEFAZ/CGE nº 01/2009 e o § 4º do art. 116 da Lei n.º 8.666/93, os recursos transferidos através de convênios, enquanto não empregados na sua finalidade, devem ser aplicados em caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão para o uso do recurso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.

Para o cálculo do débito correspondente à não aplicação, deverá ser identificado o período em que os recursos ficaram paralisados em conta corrente bancária e, a partir deste dado, apurado o valor que deixou de ser auferido com a não aplicação, conforme o caso, levantando-se os índices ocorridos no período, que podem ser pesquisados por meio de acesso ao sítio eletrônico do Banco Central do Brasil – BACEN (www.bcb.gov.br).

Quando da identificação de irregularidade ou ilegalidade, o órgão ou entidade deverá, antes da instauração da TCE, adotar providências no sentido de regularizar o fato lesivo ao Erário, em observância ao princípio da economia processual.     Neste sentido, deverá a autoridade administrativa notificar o(s) responsável(is) pelo fato danoso e abrir prazo de, no máximo, 30 (trinta) dias para que o(s) mesmo(s) regularize(m) o fato. Ao mesmo tempo, a autoridade adotará, conforme o caso específico, medidas acautelatórias, a saber:

a) suspensão da liberação de parcela de recursos ainda não transferida;

b) suspensão da assinatura de novos convênios com o(s) responsável(is) pelo fato;

c) suspensão de novo pagamento de concessão, de nova subvenção, auxílio ou contribuição.

Comprovada a boa-fé e a imediata reparação do dano pelo(s) responsável(is), fica dispensada a instauração da tomada de contas especial. Entretanto, deverá ser o fato comunicado ao Tribunal de Contas pela autoridade competente em sua tomada ou prestação de contas ordinária (§ 3º do art. 173 do Regimento Interno do TCE-PI).

Caso contrário, ou seja, não tendo sido regularizado o fato e nem reparado o dano, a autoridade administrativa é obrigada, sob pena de responsabilidade solidária, instaurar a tomada de contas especial, bem como manter as medidas acautelatórias mencionadas acima.

Quando tratar-se de convênios o fato deverá, ainda, ser registrado no SISCON – Sistema de Gestão de Convênios Estaduais, na aba TCE (Tomada de Contas Especial). Na forma do art. 49 da IN Conjunta SEPLAN/SEFAZ/CGE Nº 01/2009, in verbis:

Art. 49...

Parágrafo único. As informações referentes às notificações, a abertura da Tomada de Contas Especial e sua conclusão deverão ser inseridas no SISCON pelo Órgão ou Entidade Concedente, no módulo respectivo.          

O processo de TCE será constituído pelas peças definidas em ato normativo do Tribunal de Contas do Estado, conforme preceitua o art. 174 do Regimento Interno do TCE-PI, in verbis:

Art. 174. Os processos de tomada de contas especiais instauradas por determinação da autoridade administrativa competente ou do Tribunal de Contas deverão conter os elementos especificados em ato normativo, sem prejuízo de outras informações e/ou documentos que permitam a análise e apuração acerca da responsabilidade ou não pelo dano verificado.      

O TCE-PI através da Instrução Normativa Nº 05/2018, de 23 de agosto de 2018 definiu, em ato próprio, a organização e o encaminhamento dos processos de tomada de contas:

Art. 1º. Acrescentar o §3 ao art. 2 da Instrução Normativa nº 03, de 08 de maio de 2014, que passará a vigorar com a seguinte redação:

Art 2. (...)

§3º Independentemente da vigência do convênio, acordo, ajuste ou outro instrumento congênere, a autoridade competente deverá imediatamente adotar providências com vistas à instauração de tomada de contas especial, em qualquer das seguintes hipóteses:

I - houver transcorrido prazo de 360 dias do adiantamento, concessão ou repasse de recurso sem que haja prestação de contas ou comprovação dos referidos recursos. Estado do Piauí Tribunal de Contas do Estado.

II - houver transcorrido prazo de 180 dias da aplicação do recurso pelo adiantado, concedido ou convenente oriundo do adiantamento, concessão ou repasse sem que haja prestação de contas ou comprovação dos referidos recursos.

III - houver transcorrido prazo de 90 dias da extinção do contrato firmado pelo adiantado, concedido ou convenente, referente ao objeto da avença pactuada, oriundo do adiantamento, concessão ou repasse de recurso sem que haja prestação de contas ou comprovação dos referidos recursos.

Art. 2º. Alterar o inciso II, do art. 8 da Instrução Normativa nº 03, de 08 de maio de 2014, que passará a vigorar com a seguinte redação:

Art 8. (...)

II - houver transcorrido prazo superior a cinco anos entre a data provável de ocorrência do dano e a primeira notificação dos responsáveis pela autoridade administrativa competente.

Para orientação dos membros das comissões, adotar-se-á, como diretiva, a IN nº 56/2007 do Tribunal de Contas da União. De acordo com o art. 4º da referida IN, integram o processo de TCE:

a) Ficha de Qualificação do Responsável, indicando:

• Nome completo;
• Número do CPF e RG;
• Endereço residencial, profissional e número de telefone;
• Cargo, função e matrícula, quando se tratar de servidor público.

b) Cópia integral do processo de transferência de recursos, juntamente com a prestação de contas, quando for o caso;

c) Demonstrativo Financeiro do Débito, indicando:

• Valor original;
• Origem e data da ocorrência;
• Parcelas recolhidas e respectivas datas de recolhimento, se for o caso.

d) Relatório do Tomador de Contas, com indicação circunstanciada das providências adotadas pela autoridade competente, inclusive quanto a expedientes de cobrança de débito remetidos ao responsável.

e) Certificado de Auditoria emitido pela Controladoria Geral do Estado, acompanhado do respectivo Relatório, que trará manifestação expressa dos seguintes quesitos:

• Adequada apuração dos fatos, com indicação das normas ou regulamentos eventualmente infringidos;
• Correta identificação do(s) responsável(is);
• Precisa quantificação do dano e das parcelas eventualmente recolhidas;
• Identificação da autoridade administrativa responsável pela ausência de adoção das providências cabíveis, quando for o caso.

f) Pronunciamento do Secretário de Estado supervisor da área ou Autoridade de nível hierárquico equivalente, na forma do art. 94 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Piauí;

g) Cópia do Relatório da Comissão de Sindicância ou de Inquérito, acompanhado de cópia dos documentos que caracterizam a responsabilidade apurada, se for o caso;

h) Cópia das Notificações de cobrança, expedidas ao responsável, acompanhadas de Aviso de Recebimento ou qualquer outra forma que assegure a certeza da ciência do interessado;

i) Outros elementos que contribuam para caracterização do dano e da responsabilidade.

O processo de TCE será instaurado no âmbito da entidade concedente dos recursos transferidos por meio de convênio, contrato de repasse ou instrumento congênere, ou onde ocorreu o dano ao Erário e, após concluído, encaminhado à CGE para fins de certificação das contas.

Recebido o processo pela Controladoria-Geral do Estado, esta verificará: · se o processo está composto das peças estabelecidas no art. 4º da IN/TCU n.º 56/2007;

• se há pressupostos para a sua instauração, com demonstração da ocorrência de dano ao Erário; e
• se o responsável foi apropriadamente identificado e notificado, se o dano está corretamente quantificado e se os fatos estão adequadamente descritos.

Estando o processo em condições de ser levado a julgamento pelo TCE-PI, serão expedidos Relatório, Certificado de Auditoria e Parecer da Controladoria Geral do Estado do Piauí. Posteriormente, será encaminhado ao Secretário de Estado supervisor para o respectivo Pronunciamento e enviado pelo órgão/entidade ao Tribunal de Contas do Estado, para julgamento, concluindo-se a fase interna da TCE.

Caso o processo não esteja adequadamente formalizado, este será devolvido à origem, em diligência, onde serão apresentadas as providências para regularização das inconsistências.

Com a entrada da TCE no Tribunal de Contas do Estado, iniciasse a fase externa do processo de contas, na qual o responsável será julgado, podendo o processo receber os seguintes tipos de julgamento:

• Regular;
• Regular com ressalvas; e
• Irregular.

Ocorrendo um dos motivos determinantes para a instauração do processo, a autoridade responsável formalizará o ato de instauração da TCE. Em seguida, reunirá as pessoas que pretende designar para compor a comissão, esclarecendo-lhes o objetivo do trabalho, as possibilidades de recusa do encargo, de suspeição ou impedimento. Em seguida, lavrará a Portaria de designação, entregando-lhes o documento de instauração da TCE.

O processo tem seu início com o ato de instauração da autoridade responsável, ou seja, autuação de processo específico.

O ato de Instauração, emanado da autoridade administrativa competente, deve conter a descrição sucinta dos fatos ensejadores da Tomada de Contas Especial e expressa menção à data e à forma pela qual a autoridade tomou conhecimento.

Através de portaria será designado servidor ou comissão responsável pelos trabalhos.

A Portaria deverá, para sua validade, observar os seguintes balizamentos:

• o ato, normalmente conhecido como “baixar a Portaria”, deverá ser praticado por autoridade competente;
• designar os membros, qualificando-os funcionalmente, com a menção do posto, graduação, cargo ou função e a matrícula, registrando quem presidirá os trabalhos;
• citar o objetivo e o prazo para conclusão dos trabalhos.

É preciso que conste no processo o objeto da apuração, sob pena de o trabalho ficar sem rumo claro e definido.

O princípio da publicidade dos atos e dos contratos administrativos, além de assegurar seus efeitos externos, visa a propiciar seu conhecimento e controle pelos interessados diretos, com a devida publicação no Diário Oficial do Estado, respeitando o grau de sigilo adequado.

Os trabalhos da Comissão deverão iniciar-se com uma reunião dos membros, na qual deverá ser indicado quem se responsabilizará pela autuação do processo e dos documentos já recebidos, quem deverá ser notificado para prestar depoimento, quais as diligências que já poderão ser promovidas e quais outras providências que serão adotadas em relação aos fatos a serem apurados. Desta reunião será lavrada ata.

As providências relativas à documentação dos fatos ocorridos deverão ser permanente preocupação da Comissão, com o máximo de rigor formal, vez que é possível que os autos da TCE sejam submetidos à apreciação judicial. É comum observar processos com as seguintes falhas ou impropriedades:

• folhas sem numeração;
• documentos sem Termo de Juntada; cópias sem autenticação, quando necessária (ônus da prova, documento da Administração);
• cópias em excesso; e
• depoimentos sem assinatura.

Esses fatos não geram, isoladamente, a nulidade do processo, mas impõem um descrédito às apurações, na medida em que facilitam a ocorrência de fraudes.

Por isso, uma das primeiras providências da Comissão deverá ser autuar o processo, com a colocação de uma capa, identificando-o com um número, data da autuação, indicando que se trata de TCE, 38 fazendo a juntada dos documentos já recebidos, numerando e rubricando as folhas.

A esses autos serão juntados, posteriormente, todos os documentos que se referirem aos fatos em apuração. Da autuação, também, lavrar-se-á um termo, que ficará no processo.

Todos os documentos que sucederem o Termo de Autuação serão colocados no processo precedidos de “Termo de Juntada”. Este procedimento, que se materializa numa simples declaração, poderá ser lavrado no verso do documento anterior e indicará o que será juntado e as respectivas folhas do processo. Com tal providência, se vier a desaparecer uma folha, bastará ir consultando o “Termo de Juntada” e imediatamente se terá conhecimento da peça faltante e sobre o que versava, facilitando a solicitação de cópia ao expedidor, quando for o caso.

Os juros moratórios e a atualização monetária incidentes sobre os débitos apurados em Tomada de Contas Especial deverão ser calculados pelo Sistema de Atualização de débito do Tribunal de Contas da União, disponibilizado no link abaixo:

http://contas.tcu.gov.br/debito/Web/Debito/CalculoDeDebito.faces

ou na página eletrônica do Tribunal de Contas da União, clica no link Serviços e consultas, depois clica em Atualização de débito e logo em seguida clica em Sistema de Atualização de débito.

O Sistema de atualização de débito gera um relatório resumido do valor atualizado (principal mais juros), além de outras informações adicionais (nome do responsável, função, origem do débito, período, etc).

Saliente-se que o montante do débito constante no demonstrativo está descrito na última linha, acompanhado do detalhamento do cálculo.

O Demonstrativo de Débito deverá ser impresso e anexado ao processo. O demonstrativo financeiro do débito deve ser organizado por tipo individualizado de dano ao erário, indicando:

a) valor original;

b) origem e data da ocorrência;

c) parcelas recolhidas e respectivas datas de recolhimento, se for o caso;

O relatório do tomador de contas constitui a peça mais importante do processo, pois servirá de base aos pronunciamentos e ajuizamentos posteriores, devendo, portanto, ser corretamente instruído e fundamentado.

O relatório circunstanciado, assinado por todos os membros da comissão ou pelo servidor designado, deverá abranger os seguintes elementos:

a) descrição cronológica dos fatos apurados, especificando o motivo determinante da instauração, origem e data da ocorrência e/ou do conhecimento do fato;

b) relação de documentos e instrumentos que respaldaram a conclusão do referido relatório pelo servidor designado ou pela comissão, os quais integrarão os autos da tomada de contas especial;

c) relação dos responsáveis, indicando nome, CPF, endereço e, se servidor público, cargo e matrícula;

d) demonstrativo financeiro do débito contendo o valor original, valor atualizado acompanhado de memória de cálculo e, se for o caso, valores das parcelas recolhidas e data do(s) recolhimento(s), com os respectivos acréscimos legais;

e) recomendação de providências a serem adotadas pela autoridade administrativa competente.

Assim, após a manifestação do tomador de contas, os processos de TCE serão organizados e encaminhados à CGE, pelo titular do órgão ou entidade, instruídos com todos os documentos.

No caso de processos de Tomada de Contas Especial relacionadas a convênios, deverá ser procedido registro do convenente como inadimplente no Sistema de Gestão de Convênios – SISCON (inciso I do art. 42 da IN Conjunta SEPLAN/SEFAZ/CGE nº001/2009).

Lembrando que a não apresentação da prestação de contas final no prazo estabelecido no artigo 38 da referida Instrução Normativa, acarretará o lançamento automático do convenente como inadimplente no SISCON.

A CGE emitirá um Relatório e um Certificado voltado para o julgamento dos fatos. O Relatório, elaborado por Auditor Governamental formalmente designado, terá como base os documentos e informações repassadas pelo tomador de contas, verificando-se a consistência dos dados. Não havendo essa consistência, é obrigatório que o auditor aprofunde o exame dos autos, devendo posicionar-se, inclusive quanto ao mérito, no sentido de demonstrar: Adequada caracterização dos fatos, indicando as normas eventualmente infringidas;

a) Correta identificação e qualificação do(s) responsável(is);

b) Precisa quantificação do dano;

c) As providências que a autoridade administrativa deverá adotar para regularizar o fato e resguardar o Erário de futura repetição.

Quando se tratar de recurso relativo a convênio, contrato de repasse ou instrumento congênere, o Certificado e o Relatório de Auditoria devem conter manifestação sobre: a observância das normas legais e regulamentares pertinentes pelo concedente; a celebração do termo, avaliação do plano de trabalho e demais documentos constantes da solicitação de recursos; fiscalização do cumprimento do objeto; e tempestividade da instauração da tomada de contas especial (§ 1º do art. 4º da IN/TCU n.º 56/2007).

Poderá ocorrer que o Relatório da CGE seja coincidente com o da Comissão, hipótese em que a fundamentação das conclusões poderá apenas se reportar ao relatório do tomador, de forma simples.

Caso contrário, impõe-se esclarecer e justificar os motivos e as razões pelas quais não acolhe a posição sustentada pela Comissão de TCE. Já em seu Certificado que consignará qualquer irregularidade ou ilegalidade constatada.

Concluídos os procedimentos de competência da CGE, os processos de tomada de conta especial serão devolvidos aos órgãos ou entidades de origem, para serem instruídos com o pronunciamento do responsável pela instauração e encaminhados ao Tribunal de Contas do Estado do Piauí.

O Secretário de Estado supervisor da área ou a autoridade de nível hierárquico equivalente “atestará” haver tomado conhecimento das conclusões a que chegaram o tomador de contas e o controle interno (CGE). Registre-se que o pronunciamento deverá ser expresso e indelegável, conforme determina o art. 94 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Piauí, in verbis:

Art. 94. O Secretário de Estado ou de Município supervisor da área, ou a autoridade de nível hierárquico equivalente, emitirá, sobre as contas e o parecer exarado pelo sistema controle interno, expresso e indelegável pronunciamento, no qual atestará haver tomado conhecimento das conclusões nele contidas.

Considerando que o último pronunciamento acerca da Tomada de Contas Especial é de responsabilidade do Secretário de Estado supervisor da área ou da autoridade de nível hierárquico equivalente, caberá ao mesmo remeter o processo ao Tribunal de Contas do Estado, devidamente protocolado.

Neste ponto, cabe ressaltar que o processo de Tomada de Contas Especial deverá encontrar-se devidamente instruído e em perfeitas condições para que o Tribunal possa imediatamente citar o(s) responsável(is).

Na mesma data do encaminhamento do processo ao Tribunal de Contas do Estado, os órgãos e entidades deverão remeter, à Controladoria-Geral do Estado, cópia do Pronunciamento do Secretário de Estado e do respectivo comprovante de entrega do processo ao próprio julgamento das contas pela irregularidade já apresenta, como consequência, a inclusão no cadastro a ser enviado à Justiça Eleitoral, a partir do qual o responsável poderá figurar na lista de inelegíveis.

O responsável poderá ser declarado inadimplente no Sistema Integrado de Administração Financeira para Estado e Municípios (SIAFEM) e no Sistema de Gestão de Convênios (SISCON), e, consequentemente, ficará impedido de receber novas transferências. Por último, vale lembrar que, com base no art. 37, § 6º da Constituição Federal de 1988 e na jurisprudência dos Tribunais de Contas e até mesmo de cortes judiciais, firmou-se o entendimento de que as ações de ressarcimento de danos causados ao erário são imprescritíveis, entendimento esse que se aplica à Tomada de Contas Especial.

A inscrição no Cadastro Geral de Inadimplentes do Piauí – CAGIN encontra-se regulada pela Lei n.º 5.859, de 01/07/2009, constituindo-se num banco de dados onde se acham registrados os nomes de pessoas físicas e jurídicas em débito com órgãos e entidades estaduais. O tomador de contas inscreverá no CAGIN o nome do agente responsabilizado na TCE, em conformidade com os ditames da Lei n° 5.859/2009.

De acordo com o art. 6° da referida Lei, é obrigatória a consulta prévia ao CAGIN pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, direta e indireta, para:

“I - realização de operações de crédito, concessão de garantias de qualquer natureza e respectivos aditamentos;

II - concessão de incentivos fiscais e financeiros;

III - licitação de serviços e fornecimento de materiais;

IV - pagamento a fornecedores;

V - inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS;

VI - concessão de regime especial ou credenciamento de natureza tributária;

VII - restituição de valores recolhidos indevidamente ou em duplicidade;

VIII - celebração de convênios, acordos, ajustes, contratos ou instrumentos congêneres que envolvam desembolso, a qualquer título, de recursos públicos e respectivos aditamentos”.

O disposto no aludido artigo não se aplica à concessão de auxílios a municípios atingidos por calamidade pública decretada pelo Governo Estadual. De acordo com o art. 3º da referida Lei, cabe à Secretaria da Fazenda expedir orientação de natureza normativa, inclusive quanto ao disciplinamento das respectivas inclusões e exclusões.

A fase externa inicia-se com o ingresso do processo no Tribunal de Contas, que terá a incumbência de firmar a responsabilidade dos agentes envolvidos e, ao final, julgar as contas, ponderando os aspectos atinentes à legalidade, à legitimidade, à economicidade, à eficácia e à eficiência dos procedimentos adotados pelas autoridades administrativas. Assim, respeitados os princípios da ampla defesa e contraditório, transcorridas todas as etapas de tramitação, o julgamento da decisão definitiva de mérito da TCE poderá ser regular, regular com ressalva ou irregular, nos termos do art. 122 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Piauí.

As contas podem, ainda, ser consideradas iliquidáveis ou arquivadas, sem julgamento do mérito, por falta de pressupostos válidos e regulares para sua constituição. Ressalte-se que a decisão do Tribunal de Contas de que resulte imputação de débito ou cominação de multa, torna a dívida líquida e certa e tem eficácia de título executivo, conforme o artigo 135 da multicitada Lei Orgânica do Tribunal, cabendo à Procuradoria Geral do Estado (PGE), devidamente autorizado pelo Tribunal, a cobrança judicial do débito, caso o mesmo não seja voluntariamente recolhido.

Art. 139 ... II – encaminhar peças processuais aos órgãos competentes para que adotem as providências necessárias à efetivação da execução da decisão definitiva.

Compete à Controladoria Geral do Estado:

I - Orientar sempre que necessário, a condução dos trabalhos da comissão ou servidor designado.

II - Instruir os autos da TCE com relatório conclusivo. I

II - Emitir certificado sobre a regularidade ou irregularidade das contas tomadas. Caberá à CGE, quando constatar a ocorrência de alguns dos fatos que autorizem a instauração da TCE, recomendar ao titular da UG responsável que faça a instauração no prazo máximo de 10 dias corridos, contados da data da ciência da recomendação.

Compete à CGE alertar, formalmente, o chefe do Poder Executivo ou titular da Unidade Gestora competente, conforme o caso, para fins de instauração da TCE, comunicando o fato ao TCE/PI, na forma do item 2.5 - Omissão da autoridade responsável pela instauração, sob pena de responsabilidade solidária.

No caso de convênios de despesa, em que o Estado é repassador de recursos, compete ainda à CGE:

I - Manifestação quanto ao cumprimento, pelo concedente, das normas legais e regulamentares referentes à:

a) Celebração do termo;

b) Avaliação do plano de trabalho;

c) Fiscalização do cumprimento do objeto;

d) Instauração tempestiva da TCE;

II - bloqueio do convenente inadimplente ou em situação irregular, com vistas ao não recebimento de novas liberações financeiras, quando a UG não o fizer;

III - inclusão do convenente inadimplente na conta “Diversos Responsáveis”, quando o ordenador de despesa da UG não o fizer.

A responsabilidade solidária é fixada pelo TCU, conforme prevê o art. 8º da Lei n.º 8.443/92 e pelo TCE/PI, conforme prevê o art. 68 da Lei 5.888/2009 (Lei Orgânica do TCE/PI). Sobre o assunto, merecem destaque os entendimentos expressos nas Súmulas 186, 187 e 227 do Tribunal de Contas da União.

É certo que a fiscalização sobre os atos praticados por aqueles que recebem recursos por meio de convênio e sobre a correta aplicação de dinheiros públicos torna-se cada vez mais necessária e, por sorte, mais efetiva, não só pelos órgãos de controle, mas também pelos repassadores de recursos, principalmente por conta da observância aos princípios contemplados no art. 37 da Constituição Federal.

A Tomada de Contas Especial é uma medida de exceção que visa apurar a real aplicação dos recursos públicos, no caso de omissão ou dano ao erário.        

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Referências

FERNANDES, Jorge Ulisses Jacoby. Tomada de Contas Especial: Processo e Procedimento nos Tribunais de Contas e na Administração Pública. 2. ed. Brasília, DF: Editora Brasília Jurídica, 1998.

BARROS, Emílio Carlos da Cunha. Gestão de Recursos Públicos e Gestão Administrativa. Brasília, DF: Brasília.

http://www.cge.pi.gov.br/phocadownload/Manuais/manual-tomada-de-contas-especial-1edio.pdf

http://www.tce.pi.gov.br/wp-content/uploads/2018/09/Instru%C3%A7%C3%A3o-Normativa-n%C2%BA-05-18-Altera-IN-3-sobre-Tomada-de-Contas-Especial.pdf