Resumo: Estamos diante de uma nova etapa na área empresarial e contábil, ou seja, a Lei nº 11.638, de 28 dezembro de 2007 e o Decreto 6.022/2007 trouxeram varias mudanças no campo da escrituração e das demonstrações financeiras das sociedades anônimas e nas sociedades de grande porte. A fim de expressar, periodicamente, a real situação do empresário, e bem como o seu desempenho, estabeleceu-se a necessidade de aprimoramento do levantamento do exercício social e da demonstração contábil e financeira da sociedade. Inclusive com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital.
Palavras-chave:. Escrituração – Demonstrações Contábéis e financeiras –– Sociedade anônima - Sistema Público de Escrituração digital
Résumé: Nous sommes en avant d´´une nouvelle étape dans le secteur d´´entreprise et comptable, c´´est-à-dire, la Loi n° 11.638, 28 de décembre de 2007 et du Décret 6,022/2007 a apporté varie des changements dans le champ de la comptabilité et des démonstrations financières des sociétés anonymes et dans les sociétés de grand transport. Afin d´´exprimer, périodiquement, la réelle situation de l´´entrepreneur, et ainsi que sa performance, la nécessité a établi d´´amélioration de l´´enquête de l´´exercice social et de la démonstration comptable et financière de la société. De même avec la création du Système Public de Comptabilité Digitale.
Most clef: Comptabilité - Démonstrations Contábéis et financières - Société anonyme - Système Public de Comptabilité digitale.
Sumário: 1. Disposições Gerais - Introdução – 2. Sistemas legislativos do Exercício Social e das Demonstrações Contábeis – 3. Instrumentos de escrituração mercantil; 3.1. Livros em papel; 3.2. Fichas; 3.3. Microfilmagem; 3.4. Livros Digitais – 4. Espécies de Livros Empresariais; 4.1. Os Livros Contábeis; 4.1.1. Livro Razão; 4.1.2. Livro-diário; 4.1.3) Livro Balancetes Diários e Balanços – 4.2. Os Livros Fiscais; 4.2.1. Registro de Inventário; 4.2.2. Registro de Entradas; 4.2.3. Registro de Saídas; 4.2.5. Registro de Controle da Produção e do Estoque; 4.2.6. Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência; 4.2.7. Registro de Apuração de ICMS; 4.2.8. Livro de Movimentação de Combustível (LMC); 4.2.9. Registro de Duplicatas; 4.2.10. O livro de apuração do lucro real (LALUR); 4.2.11. Outros Livros fiscais – 4.3 Os livros Sociais; 4.3.1. Perda, extravio ou inutilização de livros fiscais; 4.3.2. Formalidades e obrigações acessórias inerentes aos Livros Fiscais; 4.4. Livros Facultativos – 5. Requisitos intrínsecos e extrínsecos – 6. Os Métodos e o Valor probante da escrituração; 6.1. Os métodos ou formas da escrituração; 6.2. Valor probante da escrituração – 7. Sistema Público de Escrituração Digital; 7.1. Usuários do SPED; 7.2. Competência da Secretaria da Receita Federal; 7.3. Função do SPED; 7.4. Acesso às informações do SPED – 8. Funções da escrituração – 9. Conservação da escrituração – 10. Conseqüência da irregularidade na escrituração – 11. Exibição dos livros empresariais; 11.1. Exibição judicial dos Livros empresariais; Exibição administrativa dos Livros empresariais – 12. Obrigatoriedade e reponsabilidade do contabilista – 13. Filiais – 14. Demonstrações contábeis; 14.1. O balanço patrimonial; 14.1.1. Ativo; 14.1.2. Passivo; 14.2. A demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados; 14.3. A demonstração do resultado do exercício; 14.3. A demonstração dos fluxos de caixa; 14.4. A demonstração do valor adicionado no caso de companhia aberta; 14.5. As conseqüências para a falta das demonstrações contábeis periódicas são as seguintes – 15. Divulgações das demonstrações contábeis - 16. Referencias Bibliográficas
1.Disposições Gerais - Introdução
No Direito empresarial, Escrituração é o nome que a legislação escolheu para expressar o ato de se efetuarem os lançamentos em contas, geralmente para fins contábeis, posteriormente compilados em livros e fichas. Assim, Escrituração é o conjunto de lançamentos contábeis. A Escrituração completa é composta pelos lançamentos contábeis e pelas demonstrações financeiras elaboradas no encerramento de cada exercício social [01], sendo inclusive indivisível a escrituração "se os fatos que resultam dos lançamentos, uns são favoráveis ao interesse de uma parte e outros lhe são contrários, mas ambos serão considerados em conjunto como uma unidade" (art. 380, do CPC).
Contudo, a expressão Escrituração é criticada por Eliseu Martins [02], pois a expressão mais ajustada para o Capítulo IV do Livro sobre Direito de Empresas seria chamá-lo de Exercício Social e Demonstrações Contábeis.
Tanto as sociedades empresárias como os empresários individuais estão obrigados a seguir um sistema de contabilidade [03], mecanizado ou eletrônica com, base na escrituração uniforme de seus livros em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente balanço patrimonial e o resultado econômico. [04]
Devemos expor que o empresário sem um sistema que demonstre o exercício social e as demonstrações contábeis é uma entidade sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de sobrevivência ou de planejar seu crescimento. Impossibilitada de elaborar demonstrativos contábeis por falta de lastro na escrituração, por certo encontrará dificuldades em obter fomento creditício em instituições financeiras ou de preencher uma simples informação cadastral [05], bem como não possibilita ao empresário avaliar o acerto das decisões administrativas e negociais tomadas, bem como os rumos a serem seguidos.
Assim, a lista mais comum de vantagens de uma entidade para manter escrituração contábil, são as seguintes:
I)Oferece maior controle financeiro e econômico à entidade;
II)Comprova em juízo fatos cujas provas dependam de perícia contábil.
III)Contestação de reclamatórias trabalhistas quando as provas a serem apresentadas dependam de perícia contábil;
IV)Imprescindível no requerimento de recuperação judicial (Lei 11.101/2005);
V)Evita que sejam consideradas fraudulentas as próprias falências, sujeitando os sócios ou titulares ás penalidades da Lei que rege a matéria;
VI)Base de apuração de lucro tributável e possibilidade de compensação de prejuízos fiscais acumulados;
VII)Facilita acesso ás linhas de crédito;
VIII)Distribuição de lucros como alternativa de diminuição de carga tributária;
IX)Prova a sócios que se retiram da sociedade a verdadeira situação patrimonial, para fins de apuração de haveres ou venda de participação;
X)Prova, em juízo, a situação patrimonial na hipótese de questões que possam existir entre herdeiros e sucessores de sócio falecido;
XI)Para o administrador, supre exigência do Novo Código Civil Brasileiro quanto á prestação de contas (art. 1.020).
Portanto, até pela obviedade das vantagens acima listadas, a contabilidade deve ser considerada sempre uma ferramenta imprescindível à gestão de qualquer entidade, cabendo ao administrador, sócios ou representantes implementarem a escrituração através de contabilista devidamente habilitado.
A matéria sobre o Exercício Social e as Demonstrações Contábeis está disciplina nos artigos 1.179 a 1.195, do Código Cível e em outros diplomas legais. [06]
A Lei 11.638, de 28 de dezembro de 2007, que Altera e revoga dispositivos da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e divulgação de demonstrações financeiras, determina que:
Art. 3º Aplicam-se às sociedades de grande porte, ainda que não constituídas sob a forma de sociedades por ações, as disposições da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários.
Parágrafo único. Considera-se de grande porte, para os fins exclusivos desta Lei, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).
Inicialmente poder-se-ia indagar da não obrigatoriedade da publicação das demonstrações contábeis,, pois o artigo 3º da Lei 11.638/07 é expresso no sentido de que as sociedades de grande porte devem observar as regras da Lei das S/A no que tange à elaboração e escrituração das demonstrações financeiras. Muito embora a regra que determina a publicação das demonstrações esteja inserida em um dos parágrafos do artigo 176 da Lei das S/A, que trata da elaboração das demonstrações financeiras, não há que se falar que a publicação das demonstrações financeiras esteja inserida dentro do processo de sua elaboração, que são duas atividades completamente distintas e inconfundíveis.
Não obstante as considerações acima apresentadas é imprescindível destacar que, embora a nova lei não obrigue expressamente as sociedades de grande porte a publicar suas demonstrações financeiras, a publicação ou a divulgação de tais informações, por quaisquer meios, inclusive eletrônicos (tais como websites), é extremamente positiva, uma vez que a transparência apresenta-se como uma das medidas que mais agregam valor à empresa no campo da governança corporativa, especialmente perante investidores potenciais, institucionais e estrangeiros, consumidores, credores, fornecedores, empregados, governos e a sociedade em geral. Por fim, vale mencionar que, caso as sociedades de grande porte optem pela publicação ou a divulgação voluntária de suas demonstrações financeiras, estas devem seguir os parâmetros exigidos pela legislação em vigor.
Sem deixar de acompanhar a intensa movimentação do mercado após a edição da Lei 11.638, veio a Comissão de Valores Mobiliários [07], em Consulta Pública lançada no dia 14 de janeiro de 2008, informar em caráter preliminar que
embora não haja menção expressa à obrigatoriedade de publicação dessas demonstrações financeiras...", orienta pelo atendimento às regras de transparência já editadas. Não discrepa o ente regulador do entendimento esposado neste artigo. Reconhece apenas a inexistência de menção ao verbo "publicar" na lei nova sem contestar que a lei alvo da modificação, anterior, já o menciona expressamente. Derivará da Consulta Pública aberta até o próximo dia 25 um ato normativo para regular os efeitos da novel legislação. Certamente oferecerá mais elementos para reflexão dentro da polêmica instaurada.
2.Sistemas legislativos do Exercício Social e das Demonstrações Contábeis
As legislações atuais instituem três sistemas de demonstrar o exercício social e contábeis, o francês, o suíço e o germânico.
a) O sistema francês é o adotado pelo Brasil. A Lei impõe o número de livros obrigatórios, a denominação e as regras de escrituração [08]; b) O sistema suíço é adotado pela Inglaterra, onde a lei obriga o empresário a ter livros, mas deixa livre a espécie destes e o método de escritura; e c) O sistema germânico é adotado na Alemanha. A lei impõe certos livros como obrigatórios, mas libera o método de escrituração.
3.Instrumentos de escrituração mercantil
O mecanismo de escrituração deve obedecer a um sistema de contabilidade o qual se refere a um conjunto de elementos interconectados harmonicamente, de modo a formar um todo organizado visando interpretar e registrar os fenômenos que afetam o patrimônio de uma entidade, dando norma para a representação gráfica dos mesmos. [09]
O sistema de contabilidade deverá ser mecanizado ou digitalizado por meio eletrônico.
A autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias é disciplinada pela Instrução Normativa nº nº 102, de 25 de abril de 2006, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria.
As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no País, do empresário ou sociedade autorizado a funcionar no País, com sede em país estrangeiro (artigo 1º).
Segundo o artigo 2º da Instrução Normativa nº 102, de 25 de abril de 2006 pode elaborado em: I - livros em papel; II - conjunto de fichas avulsas (artigo 1.180, do Código Civil); III - conjunto de fichas ou folhas contínuas (artigo 1.180, do Código Civil); IV - livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM); V - livros digitais.
3.1. Livros em papel
De acordo com De Plácido e Silva a expressão livro
é o vocábulo usado para designar (…) toda coleção de cadernos, impressos, manuscritos, protegidos exteriormente por duas capas. Segundo o método de sua confecção, os livros são brocados ou encadernados. Livros brocardos são ligeiramente costurados ou grampeados, enfeixados em capas flexíveis e de pouca resistência. Livros encadernados são os que se costuram com maior firmeza e segurança, sendo protegidos por capas, geralmente duras, e de maior resistência.
O livro não poderá ser dividido em volumes, podendo, em relação a um mesmo período, ser escriturado mais de um livro, de acordo com as necessidades do empresário ou da sociedade empresária. A numeração das folhas ou páginas de cada livro observará ordem seqüencial única, iniciando se pelo numeral um, incluído na seqüência da escrituração o balanço patrimonial e o de resultado econômico, quando for o caso (artigo 4º, parágrafos 2º e 3º, da Instrução Normativa nº 102/2006).
Existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do termo de abertura e/ou encerramento, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante termo de homologação por esse datado e assinado. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada (artigo 5º, da Instrução Normativa nº 102/2006).
3.2. Fichas
O Código Civil permite que os livros em papel venham a ser substituídos por fichas ou formulários avulsos ou contínuos por aqueles que adotavam escrituração mecanizada ou eletrônica (artigo 1.180), desde que obedeçam as formalidades legais. [10]
A adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro diário para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico, ao qual deve ser atribuído o número subseqüente ao do livro diário escriturado em fichas (artigo 4º, parágrafo 1º, da Instrução Normativa nº 102/2006).
As fichas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, poderão ser contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras, sendo vedado o destaque ou ruptura das mesmas ou avulsas, as quais serão numeradas tipograficamente (artigo 8º, da Instrução Normativa nº 102/2006).
3.3. Microfilmagem
É admissível a microfilmagem da escrituração, observada a disciplina da Lei 5.433/68, regulamentada pelo Decreto nº 64.398/69. Poderá ser utilizado como sistema se houver comunicação à Junta Comercial no prazo máximo de 30 (trinta) dias após o termino de cada livro ou conjunto de fichas, com as indicações que os identifique para efeitos de controle. Para produzirem efeitos legais, os traslados e as cópias deverão estar assinados pelo responsável da organização ou do estabelecimento detentor do filme negativo e pelo contador, e obrigatoriamente autenticado em cartório, por meio de carimbo aposto em cada folha ou mediante termo próprio.
O sistema de microfilmagem, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata o art. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976. No caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários, apenas para os livros dos incisos I a III do art. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976. As microfichas, como instrumento de escrituração, deverão atender os requisitos constantes do Anexo I da Instrução Normativa nº 102/2006. (artigo 16, da Instrução Normativa nº 102/2006).
3.4. Livros Digitais
Segundo a Wikipédia [11] o livro digital ou E-book
é um livro em formato digital que pode ser lido em equipamentos eletrônicos tais como computadores, PDAs ou até mesmo celulares que suportem esse recurso. Um e-book por ser um método de armazenamento de pouco custo e de fácil acesso devido à propagação da internet nas escolas. Pode ser vendido ou até mesmo disponibilizado para download em alguns portais de internet gratuitos. Os e-books são facilmente transportados em disquetes, CD-ROMs e pen-drives.
Os livros digitais deverão necessariamente ser assinados por contabilista, pelo empresário individual ou pelo administrador da sociedade empresaria, com certificado digital [12], de segurança mínima tipo A#, de acordo com as regras do IPC Brasil. Também deverão ser autenticados, pelas juntas comerciais, com certificado digital de segurança mínima A#, inserido em cada autenticação, selo cronológico digital.
As Juntas Comerciais deverão inserir, anualmente, no conjunto de hash [13] dos livros digitais autenticados, selo cronológico digital. Serão transmitidos às juntas comerciais via Internet ou entregues em CD/DVD regravável ou em pen drives.
4.Espécies de Livros Empresariais
Analisando as espécies de livros a partir dos manuais de contabilidade chegamos à conclusão que eles estão divididos em livros contábeis, livros fiscais, livros sociais e por necessidades administrativas. [14]
Contudo, pelo prisma jurídico podemos afirmar que os livros empresariais se dividem em duas categorias: a) obrigatórios que se subdividem em comuns e especiais; e b) facultativos.
Segundo Fabio Ulhoa Coelho [15] os livros empresariais obrigatórios são aqueles cuja escrituração é imposta ao empresário a sua ausência traz conseqüências sancionadoras (inclusive no campo penal). Os livros Comuns são os livros obrigatórios cuja escrituração é imposta a todos os empresários, indistintamente. Já os livros Especiais são aqueles cuja escrituração é imposta apenas a uma determinada categoria de exercentes de atividade empresarial.
Os livros facultativos são os que o empresário e a sociedade escritura com vistas a um melhor controle sobre seus negócios e cuja ausência não importa nenhuma sanção.
Na escrituração dos empresários e das sociedades encontramos vários livros que não são propriamente contábeis e, sim, fiscais, sociais e, ainda, por necessidade administrativa.
4.1.Os Livros Contábeis
Segundo os manuais de Contabilidade os livros contábeis são os livros Diários e os livros Razões. [16]
Segundo informações obtidas no site da Receita Federal
"a partir de 1º/01/1992, tornou-se obrigatória, para as
pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, a escrituração e a
manutenção do livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por
conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais
exigências e condições previstas na legislação. A escrituração deverá
ser individualizada, obedecendo-se a ordem cronológica das operações
(RIR/1999, art. 259, que incorporou as Leis nº 8.218, de 1991, art. 14, e nº
8.383, de 1991, art. 62)". [17]
Faz-se necessário demonstra a diferença entre livro Razão e o livro diário.
4.1.1. Livro Razão [18]
O livro Razão consiste no agrupamento de valores em contas de mesma natureza e de forma racional. O Livro Razão é de grande utilidade para contabilidade porque registra o movimento de todas as contas.
Na Contabilidade moderna, o livro Razão é escriturado em fichas. Assim, neste livro existe um controle individualizado para cada conta. Em verdade, existe uma folha de razão para cada conta, onde todos os eventos passíveis de registros contábeis são efetuados.
4.1.2. Livro-diário [19]
Segundo Sérgio de Iudícius [20] o Livro Diário é um livro no qual são registradas todas as operações contabilizáveis de uma entidade, em ordem cronológica e com observância de certas regras".
O livro-diário tradicional pode ser substituído por fichas (contínuas, em forma de sanfona, soltas ou avulsas). Porém, a adoção desse sistema não exclui o empresário de obediência aos requisitos intrínsecos, previstos na lei fiscal e empresarial para o livro-diário.
Este livro registra os fatos contábeis em partidas dobradas na ordem rigorosamente cronológica do dia, mês e ano. O livro diário deve ser encardenado com folhas numeradas seguidamente, sendo que os registros deverão ser feitos diariamente. Quem empregar escrituração mecanizada poderá substituir o Diário por fichas seguidamente numeradas.
Os livros ou fichas (Diário) deverão conter termos de abertura e de encerramento, a ser submetidos à autenticação do órgão competente no Registro Público de Empresas Mercantis (Junta Comercial).
Os Elementos Essenciais do Lançamento no Livro Diário manuscrito são: 1º - local e data; 2º - conta ou contas debitadas; 3º - conta ou contas creditadas; 4º - Histórico da operação; 5º - valor da operação e; 6º - Total da partida dobrada. Para o livro-diário mecanizado são: 1º - Código da conta; 2º - data; 3º - nº do documento; 4º - Histórico; 5º - valor do débito; 6º - valor do crédito; 7º - Total do débito e; 8º - Total do crédito. [21]
Serão lançados no Diário o balanço patrimonial e o de resultado econômico, devendo ambos ser assinados por técnico em Ciências Contábeis legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresaria (parágrafo 2º, art. 1.184, do Código Civil).
Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais não excedam o período de 30 dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação (parágrafo 1º, art. 1.184, do Código Civil).
Segundo De Plácido e Silva [22] "os livros de escrituração, propriamente, são o Diário, de uso obrigatório, o Razão, que serve de índice ao Diário".
Assim, a base de toda contabilidade de um empresário ou de uma sociedade é o Livro Diário que representa o registro histórico de todos os acontecimentos de ordem empresarial, que se tenham verificado na atividade empresarial.
Entretanto, a legislação civil determina que apenas o livro Diário é obrigatório para todos os empresários e sociedades empresárias, ressalvado os sujeitos abrangidos pela Lei Complementar nº 123/06 que trata do Super Simples ou Simples Nacional.
Se o empresário individual possuir receita Bruta anual de R$36.000,00 (tinta e seis mil reais) estará dispensado de escrituração por força do art. 1.179 c/c 970 do Código Civil e pelo Estatuto do Super Simples. Já se enquadrar como a Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte terá apenas como livro obrigatório o livro-caixa. Desta forma, não se pode concordar com a indagação de que o Diário é obrigatório para todos os empresários. [23]
4.1.3) Livro Balancetes Diários e Balanços
O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o Livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.
O livro Balancetes Diários e Balanços serão escriturados de modo que registre (art. 1186 do Código Civil): I - a posição diária de cada uma das contas ou títulos contábeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes diários; II - o balanço patrimonial e o de resultado econômico, no encerramento do exercício.
Este livro deve consignar, em ordem cronológica de dia, mês e ano, a movimentação diária das contas, discriminando em relação a cada uma delas, o saldo anterior; os débitos e os créditos do dia e; o saldo resultante com indicação dos credores e devedores. [24] De acordo com Mario Sergio Milani [25] a adoção de fichas não dispensa o livro para o lançamento patrimonial e do de resultado econômico.
4.2.Os Livros Fiscais [26]
Podemos classificar como livros fiscais os que se encarregam de armazenar todos os fatos relacionados com as atividades fiscais do empresário e da sociedade. É através deles que as informações são extraídas, destinando-se para aqueles que delas necessitarem.
Um dos interessados nessas informações é o Estado, pois, é através destas informações que ele exerce sua atividade de policiar parte do grandioso vulto econômico gerado pelas entidades econômicas. Por isso que é o próprio instituidor dos livros, no intuito de acompanhar no dia-a-dia todas as transações realizadas pelas empresas.
É através dos livros fiscais que o fisco verifica todas as transações dos empresários e das sociedades, conferindo todos os registros efetuados pela empresa, retificando-os ou ratificando-os conforme constatações.
4.2.1. Registro de Inventário
Neste livro o empresário realiza o lançamento dos saldos das mercadorias e materiais não comercializados ou consumidos durante o exercício comercial, ou seja, esse livro serve para registrar o inventário de todos os itens pertencentes ao empresário ou sociedade na data do encerramento das demonstrações contábeis.
Alguns cuidados e observações devem ser tomados quando nos referimos a este livro, entre eles: verificar a autenticação do livro no órgão competente; verificar se os registros das mercadorias de entrada foram todos realizados; verificar cálculos; etc.
O art. 1.187 do Código Civil reformulou a função do livro Registro de Inventário, estabelecendo que na coleta dos elementos para o inventário serão observados os critérios de avaliação a seguir determinados:
I - os bens destinados à exploração da atividade serão avaliados pelo custo de aquisição, devendo, na avaliação dos que se desgastam ou depreciam com o uso, pela ação do tempo ou outros fatores, atender-se à desvalorização respectiva, criando-se fundos de amortização para assegurar-lhes a substituição ou a conservação do valor;
II - os valores mobiliários, matéria-prima, bens destinados à alienação, ou que constituem produtos ou artigos da indústria ou comércio da empresa podem ser estimados pelo custo de aquisição ou de fabricação, ou pelo preço corrente, sempre que este seja inferior ao preço de custo, e quando o preço corrente ou venal estiver acima do valor do custo de aquisição, ou fabricação, e os bens forem avaliados pelo preço corrente, a diferença entre este e o preço de custo não será levada em conta para a distribuição de lucros, nem para as percentagens referentes a fundos de reserva;
III - o valor das ações e dos títulos de renda fixa pode ser determinado com base na respectiva cotação da Bolsa de Valores; os não cotados e as participações não acionárias serão considerados pelo seu valor de aquisição;
IV - os créditos serão considerados de conformidade com o presumível valor de realização, não se levando em conta os prescritos ou de difícil liquidação, salvo se houver, quanto aos últimos, previsão equivalente.
Entre os valores do ativo podem figurar, desde que se preceda, anualmente, à sua amortização: (a) as despesas de instalação da sociedade, até o limite correspondente a dez por cento do capital social; b) os juros pagos aos acionistas da sociedade anônima, no período antecedente ao início das operações sociais, à taxa não superior a doze por cento ao ano, fixada no estatuto; c) a quantia efetivamente paga a título de aviamento de estabelecimento adquirido pelo empresário ou sociedade. [27]
Segundo Cesare Vivante [28] "não é necessário que o livro de inventários forme um livro próprio e autônomo, ele efetivamente figura por vezes, nas pequenas empresas, antes de qualquer outra verba do no exercício no livro diário."
4.2.2. Registro de Entradas
Este livro registra todas as aquisições realizadas pelo empresário e sociedade. Todas as mercadorias (gerando crédito fiscal ou não), e principalmente as em regime de Substituição Tributária.
Em uma coluna especifica, deve se efetuar o registro do imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre a prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicações (ICMS).
As principais observações realizadas neste são as referentes aos cálculos dos impostos, se houve aproveitamento intempestivo do crédito fiscal, duplicidade de lançamentos de entradas, aproveitamento de créditos fiscais sem o documento original (quando contém apenas a xérox), falta de registro de documento fiscal, etc.
4.2.3. Registro de Saídas
No registro de saídas temos os lançamentos oriundos das operações de vendas de mercadorias, com débito do ICMS realizados pelo empresário e sociedade. Este registro, em contrapartida com os registros de entradas, são os originários da apuração entre os débitos e créditos fiscais, resultando no montante de impostos que o empresário e a sociedade vai recolher.
Este livro é dividido por colunas para registro da data da operação da venda, a quantidade de mercadorias vendidas, a descrição dos produtos, a alíquotas do ICMS e o valor do imposto. As observações aqui realizadas devem ser, praticamente, as mesmas a serem realizadas nos livros de registros de entradas.
4.2.5. Registro de Controle da Produção e do Estoque
O livro de Registro e Controle da Produção e do Estoque é obrigatório para as indústrias e estabelecimentos equiparados, estabelecido pelo Regulamento do IPI, com o objetivo de promover o controle de produção e do estoque. Neste livro, são registrados os estoques de produtos para revenda, os estoques de material de escritório, material de limpeza e demais produtos existentes no estabelecimento. [29]
4.2.6. Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência
Um dos livros mais importantes para a fiscalização ou auditagem de uma empresa, pois, é nele que ficam registradas as informações correspondentes à última fiscalização. Nele podem ser observadas informações como, por exemplo, se o empresário e a sociedade gozam de regime especial concedido ou exigido pela repartição fazendária, os resultados da última fiscalização, quais as contas que foram verificadas, os livros examinados, tipos de infrações cometidas pelo contribuinte, etc, ou seja, o livro é utilizado para os registros de auditorias fiscais realizadas na empresa. Logo, quando ocorrência uma fiscalização na empresa, devem ser registrados pela autoridade fiscal a data, os livros que foram verificados, eventuais multas aplicadas o empresário e a sociedade, bem como outras ocorrências de ordem fiscal.
4.2.7. Registro de Apuração de ICMS
O livro de registro de apuração do ICMS é o livro encarregado da conta corrente do ICMS. Pelos registros de créditos e débitos que realizamos nele, podemos apurar o saldo da conta corrente, verificando se este é devedor ou credor, e se o empresário e a sociedade terá imposto a recolher ou saldo a transferir ao próximo período.
Algumas observações devem ser feitas, como: a autenticação obrigatória pela autoridade competente; verificar se os transportes dos livros de registro de entrada e saída estão corretos, bem como seus saldos; conferir os valores a serem recolhidos e as guias de recolhimento dos respectivos impostos; entre outros.
4.2.8. Livro de Movimentação de Combustível (LMC)
O LMC destina-se ao registro diário, pelo posto revendedor de combustíveis líquidos e gasosos, dos estoques e de movimentação de compra e venda de gasolina, óleo diesel, querosene iluminante, álcool etílico hidratado carburante, mistura metanol/etanol/gasolina e gás automotivo. Este livro foi instituído pela Portaria 26/92 do Departamento Nacional de Combustíveis. [30]
4.2.9. Registro de Duplicatas
É o livro obrigatório, segundo o artigo 19 da Lei de Duplicatas, para os empresários que adotem o regime de vendas ou prestações de serviços com extração de fatura e emissão de correspondente duplicata. Nesse livro, serão escrituradas, cronologicamente, todas as duplicatas emitidas, com o número de ordem, data e valor das faturas originais e data de sua expedição; o nome e domicílio do comprador; anotações das reformas; prorrogações e outras circunstâncias necessárias. Deve ser autenticado pela Junta Comercial.
4.2.10. O livro de apuração do lucro real (LALUR) [31]
O livro de Apuração do Lucro Real (LALUR) existe para assegurar a separação entre a escrituração comercial e a fiscal, prevista no parágrafo 2° do art. 177 da Lei n° 6.404/76 (Lei 6.404/76).
As disposições da lei tributária ou de legislação especial sobre atividade que constitui o objeto da companhia que conduzam à utilização de métodos ou critérios contábeis diferentes ou à elaboração de outras demonstrações não elidem a obrigação de elaborar, para todos os fins desta Lei, demonstrações financeiras em consonância com o disposto no caput deste artigo e deverão ser alternativamente observadas mediante registro:
I – em livros auxiliares, sem modificação da escrituração mercantil; ou
II – no caso da elaboração das demonstrações para fins tributários, na escrituração mercantil, desde que sejam efetuados em seguida lançamentos contábeis adicionais que assegurem a preparação e a divulgação de demonstrações financeiras com observância do disposto no caput deste artigo, devendo ser essas demonstrações auditadas por auditor independente registrado na Comissão de Valores Mobiliários.
No LALUR, a pessoa jurídica deverá:a) lançar os ajustes do lucro líquido do período-base (apurado na escrituração comercial), necessários para a determinação do lucro real (base de cálculo do Imposto de Renda); b) transcrever a demonstração do lucro real;c) manter os registros de controle dos prejuízos fiscais a compensar em períodos-base subseqüentes, do lucro inflacionário a realizar, da depreciação acelerada incentivada, da exaustão mineral com base na receita bruta, bem como dos demais valores que devam influenciar a determinação do lucro real de períodos-base futuros e não constem da escrituração comercial; d) O LALUR não precisa ser autenticado por qualquer órgão oficial.
O Lucro real é o lucro líquido apurado na escrituração contábil, com observância das normas da legislação comercial, ajustado no LALUR pelas adições, exclusões e compensações prescritas ou autorizadas pela legislação tributária, a saber:
I. adições: a) custos, despesas, encargos, perdas, provisões, participações e quaisquer outros valores deduzidos na apuração do lucro líquido e que, de acordo com a legislação do Imposto de Renda, não sejam dedutíveis na determinação do lucro real; b) resultados, rendimentos, receitas e quaisquer outros valores não incluídos na apuração do lucro líquido e que, de acordo com a legislação do Imposto de renda, devam ser computados na determinação do lucro real;
II.exclusões: a) resultados, rendimentos, receitas e quaisquer outros valores incluídos na apuração do lucro líquido e que, de acordo com a legislação do Imposto de Renda, não sejam computados no lucro real; b) valores cuja dedução seja autorizada pela legislação do Imposto de Renda e que, pela sua natureza exclusivamente fiscal, não tenham sido computados na apuração do lucro líquido.c) compensação de prejuízos fiscais de períodos-base anteriores, respeitados os limites e demais normas pertinentes.
4.2.11 Outros Livros fiscais
Além desses, existem outros livros fiscais, exigidos pelo fisco da União, do Estadual, do Distrito Federal e do Município. Entre eles destacamos: O livro de apuração do IPI; livro de apuração do imposto sobre serviço; o registro de impressão de documentos fiscais; o registro de empregados; Controle bancários; e outros.
4.3.Os livros Sociais
A companhia deve ter, além dos livros obrigatórios contábeis e fiscais para qualquer empresário, os seguintes revestidos das mesmas formalidades legais:
a ) Livros de "registro de Ações nominativas" para inscrição, anotação ou averbação devendo conter os seguintes dados:
-do nome do acionista e do número das suas ações;
-das entradas ou prestações de capital realizado;
-das conversões de ações, de uma em outra espécie ou classe;
-do resgate, reembolso e amortização das ações, ou de sua aquisição pela companhia;
-das mutações operadas pela alienação ou transferência de ações;
-do penhor, usufruto, fideicomisso, da alienação fiduciária em garantia ou de qualquer ônus que grave as ações ou obste sua negociação.
b)O livro de "transferência de Ações Nominativas", para lançamento dos termos de transferência, que deverão ser assinados pelo cedente e pelo cessionário ou seus legítimos representantes.
c)O livro de "Registro de Partes Beneficiárias Nominativas" e o de "Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas", se tiverem sido emitidas, observando-se, em ambos, no que couber, o disposto nos números I e II deste artigo.
d)O livro de Atas das Assembléias Gerais é obrigatório nas sociedades anônimas como estipula o artigo 100, IV da Lei 6.404/76 e também nas sociedades limitadas que tenham mais de 10 sócios e facultativo para as que tenham menos de 10 sócios, em virtude da previsão do art. 1.075, do Código Civil. Este livro tem como finalidade registrar os trabalhos e deliberações da assembléia de acionistas ou sócios.
e)O livro de Presença dos Acionistas este livro é obrigatório para as sociedades anônimas.
f)Os livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração se houver, e de Atas das Reuniões de Diretoria este livro é obrigatório para as sociedades anônimas como se refere os artigos 100 e 149 da Lei 6.404/76. Nas sociedades limitadas, é facultativo, estando previsto no art. 1.062 do Códigio Civil, que prevê para a posse do administrador da sociedade limitada quando da sua designação se faz em ato separado, ou seja, não se faz por meio de previsão constante do próprio ato constitutivo.
g)O livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal previsto no art. 100, VII, da Lei 6.404/76, é obrigatório para as sociedades anônimas que, por força do artigo 161 da referida lei, tem conselho fiscal. Por outro lado, previsto nos artigos 1.067 a 1.069 do Código Civil, é obrigatório para as sociedades cujos atos constitutivos prevejam um Conselho Fiscal (art. 1.066, do Código Civil). Neste livro se lavra a posse dos membros efetivos e suplentes do Conselho fiscal, bem como o resultado dos exames trimestrais dos livros e papeis da sociedade e o estado da caixa e da carteira, com como o parecer sobre os negócios e as operações sociedade do exercício em que servirem, tomando por base o balanço patrimonial e do resultado econômico, devidamente apresentado à assembléia geral.
4.3.1. Perda, extravio ou inutilização de livros fiscais
Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 (quarenta e oito) horas, ao órgão competente de Registro do Comércio, remetendo cópia ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição.
A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observada as citadas formalidades
O contribuinte deverá: 1º - Efetuar a imediata publicação da ocorrência em jornal de circulação em todo o Estado; 2º - Comunicar por escrito à repartição fiscal de sua circunscrição em 15 dias, a contar da ocorrência da seguinte forma: a) mencionar a espécie, o número de ordem e demais características do livro; b) informar o período a que se referir à escrituração do livro; c) declarar expressamente a possibilidade ou não de se refazer a escrituração em 45 dias; d) informar a existência ou não de débito de imposto, qual o período e o valor (se existir); e) anexar as publicações no jornal e no Diário Oficial.
É evidente que se a perda ocorreu por má-fé ou mero descuido do empresário, se deixou os livros se deteriorarem por conta de circunstância evitável, não poderá jamais se escusar sob o escudo do art. 10, do Decreto-Lei 486/69 [32] e art. 264, do Regulamento do Imposto de Renda. [33]
4.3.2. Formalidades e obrigações acessórias inerentes aos Livros Fiscais
De acordo com o Regulamento do Imposto Sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – RICMS, em relação às obrigações acessórias relativas à confecção e manuseio dos livros fiscais:
Art. 119. São obrigações do contribuinte:
I - inscrever-se na repartição fiscal antes do início de suas atividades, na forma estabelecida nos arts. 120 a 122;
II - solicitar autorização da repartição fiscal competente, para imprimir ou mandar imprimir documento fiscal;
III - solicitar à repartição fiscal competente a autenticação de livros e documentos fiscais, antes de sua utilização;
IV - manter em seu poder, devidamente registrados na repartição fiscal do seu domicílio, os livros e documentos fiscais até que ocorra a decadência dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, observado o seguinte:
a) em se tratando de livros, o prazo se contará a partir do último lançamento nele consignado, quando obedecido o prazo legal de escrituração;
b) em se tratando de documento fiscal, o prazo ocorrerá a partir da data de sua emissão;
V - exibir ou entregar ao Fisco, quando exigido ou solicitado, os livros e/ou documentos fiscais, assim como outros elementos auxiliares relacionados com sua condição de contribuinte;
VI - remeter à repartição fiscal de seu domicílio, quando de início e todas as vezes em que houver substituição, comunicação contendo dados do responsável pela sua escrita contábil;
VII - comunicar à repartição fazendária as alterações contratuais e estatutárias, bem como as mudanças de domicílio fiscal, venda, fusão, cisão, transformação, incorporação, sucessão motivada pela morte do titular, transferência de estabelecimento, encerramento ou suspensão de atividade, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas após a ocorrência do fato, observado o disposto no art. 123;
VIII - escriturar os livros e emitir documentos fiscais, observadas as disposições constantes dos Capítulos próprios deste Regulamento;
XI - exibir a outro contribuinte a FIC, nas operações que com ele realizar;
XIII - comunicar imediatamente à repartição fiscal de seu domicílio o extravio ou perecimento de livros e documentos fiscais, bem como o roubo ou inutilização do equipamento ECF, observado o disposto nos §§ 1º e 2º deste artigo;
XV - cumprir todas as exigências fiscais previstas na legislação tributária;
Art. 268. Os livros fiscais, que serão impressos e de folhas numeradas tipograficamente, em ordem crescente, só serão usados depois de visados pela repartição do domicílio fiscal do contribuinte.
§ 1º Os livros fiscais terão suas folhas encadernadas, de forma a impedir sua substituição.
§ 2º O "visto" será gratuito e aposto em seguida ao termo de abertura lavrado pelo contribuinte, juntamente com a apresentação do livro anterior a ser encerrado, desde que não se trate de início de atividade.
§ 3º Para os efeitos do parágrafo anterior, os livros a serem encerrados serão exibidos à repartição competente do Fisco dentro de 05 (cinco) dias, contados da data do último lançamento
4.4.Livros facultativos
Estes livros não são obrigatoriamente exigidos pelas leis comerciais, fiscais ou trabalhistas, e instituídos, voluntariamente, pelos empresários. Nesta razão, são os que podem ser dispensados. E desse modo, não se entendem nem obrigatórios nem necessários. Há livros que, não sendo obrigatórios mostram-se necessários, pois auxiliam o empresário e a sociedade empresária a melhor exercer as suas atividades.
O artigo 7º do Decreto-Lei 486/69 permite ao empresário ou a sociedade empresaria qualquer livro de escrituração que julgue conveniente adotar, segundo a natureza e o volume de seus negócios, à autenticação pela junta Comercial, desde que observe as mesmas exigências listadas para o livro Diário. O artigo 1.179, parágrafo 2º do Código Civil, é harmônico, afirmando que o número e a espécie de livros ficam a critério dos interessados, desde que atendam às exigências da escrituração obrigatória. [34]
Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também poderão ser escriturados em fichas, terão dispensado a sua autenticação, quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados (parágrafo 5º, do art. 258 do RIR/99).
Contudo, no caso do livro Caixa há uma divergência legal, pois caso o empresário ou a sociedade se enquadre na Lei Complementar nº. 123/06 deverá manter obrigatoriamente o livro Caixa em substituição do livro Diário, conforme art. 26. Os sujeitos enquadrados nesta lei não estão obrigados a manter outros livros contábeis, diversos do livro Caixa, logo o livro Caixa nesta hipótese é livro obrigatório e não facultativo. [35]
5.Requisitos intrínsecos e extrínsecos
Para produzir efeitos jurídicos que a lei lhes atribui, os livros devem atender a requisitos intrínsecos e extrínsecos.
Os intrínsecos são os requisitos ligados à técnica contábil: "a escritura será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em braço, nem entrelinhas, borrões, rasuras, e emendas ou transportes para as margens" (art. 1.183, do Código Civil). Em livro separado próprio, o empresário e a sociedade poderão assentar as abreviaturas ou os códigos numéricos utilizados em sua escrituração, desde que devidamente autenticados. Os erros de lançamentos poderão ser corrigidos por meio de estornos (parágrafo 1º, do art. 2º do Decreto-Lei 486/69).
Os extrínsecos são os requisitos ligados à segurança dos livros empresariais: termo de abertura e de encerramento. Do termo de abertura constará a finalidade a que se destina o livro, o número de ordem, o número de folhas, o nome empresarial, o local da sede ou estabelecimento [36], o número e data do arquivamento dos atos constitutivos no órgão competente para o registro e o número de registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). O termo de encerramento indicará o fim a que se destinou o livro, o número de ordem, o número de folhas e o respectivo empresário individual ou a sociedade empresaria. Os termos de abertura e encerramento serão datados e assinados pelo empresário ou por seu procurador e por contabilista legalmente habilitado. Na localidade em que não haja profissional habilitado, os termos de abertura e encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário ou seu procurador. O livro ou fichas (Diário) deverão ser registrados no órgão competente, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de empresas Mercantis (art. 1.181, do Código Civil).
O empresário também pode utilizar-se de processo eletronico (informatizado) , encardenando os formulários contínuos ou papeis impressos a semelhança de fichas ou microfichas geradas por microfilmagem de saída direta de computador. Os livros digitais deverão necessariamente ser assinados por contabilista, pelo empresário individual ou pelo administrador da sociedade empresaria, com certificado digital, de segurança mínima tipo A#, de acordo com as regras do IPC Brasil. Também deverão ser autenticados, pelas juntas comerciais, com certificado digital de segurança mínima A#, inserido em cada autenticação, selo cronológico digital, de acordo com a Instrução Normativa nº 102, de 25 de abril de 2006, do DNRC.
6.Os Métodos e os Valor probante da escrituração
6.1. Os métodos ou formas da escrituração
Há vários métodos de escrituração, dentre os quais o de partidas simples [37], o das partidas duplas [38] e o das partidas dobradas.
O mais utilizado é o das partidas dobradas [39], que parte de um princípio bastante claro, ou seja, todo débito origina igual crédito, já que não pode haver credor sem devedor. Assim, toda soma escriturada a débito de uma ou mais contas será, simultaneamente, escriturada a crédito de outra ou outras contas.
Em qualquer momento, a soma de todos os débitos será igual à soma de todos os créditos. A essência deste método, é que o registro de qualquer operação implica que um débito em uma ou mais contas deve corresponder um crédito equivalente, em uma ou mais contas, de forma que a soma dos valores debitados seja sempre igual a soma dos valores creditados, ou simplificando:
Não há débito sem crédito correspondente; débito = crédito, ou origens = aplicações.
6.2. Valor probante da escrituração
A escrituração tem sido de fundamental importância para o empresário, não apenas para o regular controle de seu próprio negócio, mas também para servir de prova perante o Fisco, cada vez mais presente na vida econômica privada, como reflexo direto do intervencionismo estatal. [40]
A escrituração, quando formalmente elaborada, observando-se os princípios contábeis e requisitos essenciais de registro tem valor probante para todos os efeitos judiciais e extrajudiciais, apresentando os mesmos efeitos como se o fossem por aquele, salvo se houver procedido de má-fé. Portanto, cumpre ao contador assegurar na escrituração dos atos constitutivos e posteriores alterações contratuais que demandem registros contábeis, a certeza manifesta de todas as determinações destes atos societários, bem como evidenciar os respectivos números de registro que embasem sua escrituração (art. 1.177 do Código Civil).
7.Sistema Público de Escrituração Digital
Por meio do Decreto nº 6.022/2007, foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), com fundamento, essencialmente, no inciso XXII do artigo 37 da Constituição Federal de 1.988. Esse dispositivo incluído pela Emenda Constitucional nº 42/2003, prevê que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios atuem de forma integrada, "inclusive com o compartilhamento de cadastro e de informações fiscais, na forma da lei ou convenio" [41].
O SPED nos termos do artigo 2º do Decreto nº 6.022/2007 é o instrumento que unificará as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresarias, mediante o fluxo único, computadorizado, de informações.
Tais livros e documentos serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória n 2.200-2/2001 que institui a Infra–Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
7.1. Usuários do SPED
São usuários do SPED (Artigo 3º do Decreto nº 6.022/2007):
a)A Secretaria da Receita Federal;
b)As adminsitrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a SRF; e
c)Os órgãos e as entidades da administraçõ publica federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regalação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresarias.
Os usuários supracitados, no âmbito de suas respectivas competências, estabelecerão a obrigatoriedade, a periodicidade e os prazos de apresentação dos livros e dos documentos por eles exigidos, por intermédio do SPED.
Fica ressalvada, contudo, a competência dos usuários de exigir, a qualquer tempo, informações adicionais necessárias ao desempenho de suas atribuições.
7.2. Competência da Secretaria da Receita Federal
Compete a Secretaria da Receita Federal: a) adotar as medidas necessárias para viabilizar a implementação e o funcionamento do SPED; b) coordenar as atividades relacionadas ao SPED; c) compatibilizar as necessidades dos usuários do SPED;e d) estabelecer a política de segurança e de acesso à informações armazenadas no SPED.
7.3. Função do SPED
É instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. Os livros e documentos de que trata o caput serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.O disposto no caput do art. 2º do Decreto 6.022/07 não dispensa o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.
O SPED manterá, ainda, funcionalidades de uso exclusivo dos órgãos de registro para as atividades de autenticação de livros mercantis.
7.4. Acesso às informações do SPED
O acesso às informações armazenadas no SPED deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.
O acesso previsto no caput do art. 4 do Decreto 6.022/07 também será possível aos empresários e às sociedades empresárias em relação às informações por eles transmitidas ao SPED.
8.Funções da escrituração
São três as funções da escrituração:
a) gerencial: serve de instrumento à tomada de decisões administrativas, financeiras e comerciais, por parte dos empresários e dos dirigentes da empresa, ou seja é responsável pelo controle da atividade desenvolvida;
b) documental: serve de suporte para informações de interesse de terceiros, como sócios, investidores, parceiros empresariais, bancos credores ou órgão público licitante, ou seja, é responsável pela produção dos livros e;
c) fiscal: serve para fiscalização do cumprimento de obrigações legais, principalmente de natureza fiscal, ou seja, é para controle dos tributos.
9.Conservação da escrituração
O empresário individual e a sociedade empresaria são obrigados a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais pretensões que lhes sejam pertinentes, livros, documentos e os papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram aos atos ou questões que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial. Esta obrigação de conservação estende-se aos sucessores dos empresários, sócio, a que forem entregues, após a liquidação da sociedade, e ao falido encerrada a falência.
O direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após 5 (cinco) anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. Isso significa que em relação a guarda de livros e documentos perante a legislação tributaria deve ser observado o prazo de 5 (cinco) anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que foi entregue a declaração de rendimentos (artigos 173 e 174, do Código Tributário Nacional). [42]
Um dos aspectos importante consta do parágrafo 2º do artigo 2º do Decreto 6.022/2007. De acordo com esse dispositivo, o armazenamento de dados no SPED não dispensará o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e os documentos na forma e nos prazos estabelecidos na legislação aplicável.
A escrituração somente será considerada regular se presentes os requisitos intrínsecos e extrínsecos. Portanto, se ausentes esses requisitos, a escrituração será considerada irregular.
10.Conseqüência da irregularidade na escrituração
Se faltar a um livro obrigatório do empresário um dos requisitos legais, intrínseco ou extrínseco, ou, ainda, se não possuir livro obrigatório, estará ele sujeito a conseqüências na órbita civil e penal.
No plano civil, o empresário ou a sociedade empresária não poderá promover a própria falência (art. 105, inciso V, da Lei 11.1101/05), pois junto com o pedido de falência requerido pelo próprio devedor, além de outros documentos exigidos por lei, ele deverá apresentar os livros obrigatórios e documentos que lhe forem exigidos por lei. Da mesma forma, o empresário irregular não poderá requer a falência de outrem, pois o parágrafo 1º do artigo 97 da Lei 11.101/05 estabelece que o credor empresário apresente a certidão do registro publico de empresas mercantis (junta comercial) que comprove a regularidade de suas atividades. Estará ainda, impedido de requer a recuperação judicial e extrajudicial de empresas, porque para tanto necessitará de apresentar diversos documentos exigidos pelos artigos 51 e 163 da referida lei.
Pelo art. 358, I, do CPC, se for requerida à exibição de livro obrigatório contra o empresário, não o possuindo, ou possuindo-o irregular, presumir-se-ão como verdadeiros os fatos relatados pelo requerente, acerca dos quais fariam prova os livros em questão. Esta é a sanção, na esfera do direito civil, mais séria para o empresário que não cumpre a obrigação de manter a escrituração de seu negócio regular. Também não poderá valer-se de eficácia probatória que o Código de Processo Civil concede aos livros empresariais (art.379). São estas as conseqüências de menor vulto ao empresário que mantém irregular a sua escrituração.
As possibilidade do fisco lançar o pagamento do imposto de renda com base no lucro anual presumido por arbitramento devido à ausência ou inidoneidade da escrituração, nos termos do artigo 14, da Lei nº 8.218/1991 e artigo 259, do Decreto nº 3.000/1999. [43]
A companhia é responsável pelos prejuízos que causar aos interessados por vícios ou irregularidades verificadas nos livros de que tratam os incisos I a III do artigo 100, da Lei 6.404/76. A companhia deverá diligenciar para que os atos de emissão e substituição de certificados, e de transferências e averbações nos livros sociais, sejam praticados no menor prazo possível, não excedente do fixado pela Comissão de Valores Mobiliários, respondendo perante acionistas e terceiros pelos prejuízos decorrentes de atrasos culposos. (art. 104, da Lei 6.404/76).
No entanto, estas não são as únicas conseqüências à irregularidade ou inexistência de escrituração empresarial na órbita das relações civis.
No campo do direito penal, a conseqüência para ausência ou irregularidade na escrituração de livro obrigatório encontra-se no art. 178, da Lei de 11.101/05, que reputa crime falimentar "deixar de elaborar, escriturar ou autenticar, antes ou depois da sentença que decretar a falência, conceder a recuperação judicial ou homologar o plano de recuperação extrajudicial, os documentos de escrituração contábil obrigatórios".
Os livros empresariais devem ser conservados até a prescrição das obrigações neles escrituradas (art. 1.194, do Código Civil). Após o decurso do prazo prescricional a sua inexistência ou mesmo a sua irregularidade não acarretam as conseqüências, civis e penais, acima listadas.