Muitas Empresas adotam um sistema de cobrança interna na tentativa de reduzir os prejuízos com a inadimplência. Essa é uma atitude muito louvável e é importante realmente uma organização interna para cobrança de títulos. Em outro post, vou dar algumas orientações sobre como otimizar o processo interno de cobrança.
Cobrança Interna – 7 Erros mais comuns de Empresas.
Vamos aos 7 erros mais comuns?
1 – Prorrogar o pagamento por prazo muito superior ao previamente fixado ou por prazo indeterminado.
Esse é um dos maiores erros que vejo clientes cometerem quando realizam cobrança interna. Obviamente, que a questão comercial deve ser observada. Contudo, o Devedor tem ciência de que efetuou uma compra com data certa para o pagamento. Sabe ainda que, caso não faça o pagamento na data aprazada, sofrerá as consequências da inadimplência.
Como em qualquer contrato, em qualquer ato ilícito cometido, existem consequências. Infelizmente, muitos Devedores acreditam que a inadimplência não irá lhes causar maiores prejuízos e, quando são cobrados, tendem a se colocar na posição de vítima. Lembrando que Pessoa Jurídica é uma ficção do direito e não sofre coação, muito menos sofre dano moral, por cobrança reconhecidamente DEVIDA.
Quanto maior for o tempo concedido ao devedor, mais complicada se torna a cobrança, pois, além do esvaziamento de contas bancárias, é possível que o devedor inicie uma operação de vendas e doações de bens no sentido de fraudar uma execução ou falência.
Nossa orientação: Fixe um prazo para cobrança interna. Nossa sugestão é de no máximo 30 dias após o envio do título para protesto. Ultrapassado este prazo, ações mais contundentes precisam ser tomadas para recebimento do crédito.
2 – Não enviar o título para protesto cartorário.
Em muitos casos, o Credor, por medo de perder um cliente que realiza grande compras, de serviços ou produtos, teme por seguir o curso natural de um contrato de compra e venda e deixa de enviar o título para que o protesto seja lavrado. E esse é mais um grande erro!
Vencido o título, o protesto deve ser realizado, obviamente que em alguns casos é possível ceder alguns dias para pagamento, mas isso deve ser avaliado com muita cautela e, uma vez prorrogado o vencimento, não aconselhamos nova prorrogação.
O protesto também é importante, pois, caso uma ação judicial seja necessária, o protesto será documento essencial para que o Credor opte por um caminho judicial mais célere e efetivo.
Vale dizer que, em alguns casos, deve-se observar o valor da duplicata ou do título que embasou a negociação, para que este protesto seja realizado para fins de falência, conforme preconiza o artigo 94 da Lei de Falências, já que o protesto para ação de pedido de falência tem caráter especial.
Nossa orientação: Caso queira prorrogar o envio do título para protesto, faça por poucos dias e após esse prazo envie-o imediatamente. Isso irá evitar muitos problemas e muitos devedores irão acabar pagando o débito. Lembre-se que, em muitos casos, o devedor está priorizando outros pagamentos em detrimento ao seu.
3 – Enviar cartas de cobrança e ou representantes da empresa no local.
Enviar cartas para empresas devedoras não faz muito sentido, já que pode ser enviado um e-mail, uma mensagem para o responsável (Gerente Financeiro) via aplicativo de comunicação pelo celular ou, até mesmo, ser feita uma ligação telefônica. Além da perda de tempo, já que é preciso aguardar o devedor receber a correspondência, deve-se verificar se realmente foi recebida e ainda há o gasto desnecessário com a postagem.
Se o título venceu e o devedor não pagou, não vai ser uma visita comercial que irá fazer com que ele pague. Se for uma visita feita por um advogado, por um profissional de cobrança, talvez surta efeito, ainda assim, nossa experiência nesse sentido foi negativa. Em um ano fizemos 37 visitas e tivemos resolução em apenas 3 (três) casos, que somente foram realizados por conta das ligações telefônicas e e-mails trocados posteriormente, e os custos com deslocamento foram altíssimos.
Vale dizer, que esta atitude em muitos casos causou um problema maior. Algumas Empresas se sentiram pressionadas e, diante da ausência de preparo daquele que foi remetido, a negociação acabou não sendo concluída. Outras agilizaram o processo de fechamento da Empresa e passaram a não mais atender ligações, utilizando o argumento de que estavam sendo coagidos.
Nossa orientação: Mantenha a cobrança por telefone e por e-mail. Além de ser mais célere e ter um custo infinitamente menor, costuma ter um resultado mais efetivo do que visitas pessoais.
4 – Não ter um planejamento interno para cobrança.
De nada adianta ligar para o mesmo devedor e nunca definir datas, ou ficar refém de respostas prontas, tais como:
- a crise está muito forte,
- meu negócio está prestes a quebrar,
- não tenho como efetuar esse pagamento agora, pois as vendas estão fracas.
É preciso haver um treinamento mínimo, orientando os colaboradores para negociações e lhes dando suporte quanto as respostas para os devedores, sem isso, a Empresa fica à mercê de qualquer motivo para o não pagamento.
Nossa orientação: Fixe datas e não deixe se levar pela emoção. Informe que, caso o pagamento não seja realizado dentro do prazo de x dias, o contrato será encaminhado para o setor jurídico para que as devidas providências sejam tomadas.
5 – Evitar a cobrança por “medo de arranhar” a relação comercial.
No meio empresarial é muito comum algumas empresas não efetuarem a cobrança interna por medo de arranhar a relação comercial, já que alguns clientes efetuam compras de alta monta. Quero contar um caso do qual sempre falo aos meus Clientes.
Uma certa vez um de nossos clientes mais antigos teve um grande problema com isso. Vendeu mais de R$ 400.000,00 (quatrocentos mil reais) e não nos passou o caso para que realizássemos a cobrança na época. Quase um ano após ele nos contatou e informou que somente emitiu nota fiscal e não tinha sequer comprovante de retirada das mercadorias vendidas ao devedor, informou que nunca esperava ter qualquer problema, e que inclusive conhecia a família dos devedores. Resultado disso? Um processo judicial que já dura quase cinco anos.
Certamente, iremos receber esses valores, pois os antigos devedores constituíram nova empresa e conseguimos comprovar o grupo econômico, mas poderia ter sido resolvido amigavelmente, sem tantos custos, sem um desgaste tão grande e com uma rapidez muito maior.
Nossa orientação: Mesmo que o devedor lhe passe “mil desculpas”, utilize as mesmas para refutá-lo. “Que o mercado está com um movimento muito fraco”, “que os valores inadimplidos impactaram sua folha e captação de receita”. Mantenha a política da boa vizinhança, mas mantenha-se firme na posição quanto ao recebimento.
6 – Realizar negociações sem qualquer garantia, aceitando inclusive cheques de terceiros.
Não renegociem títulos diretamente com devedores, isso implica em uma série de riscos e problemas. Tal postura pode, inclusive, agravar ainda mais a situação. No máximo posterguem datas para o pagamento.
Quero citar mais um caso emblemático. Certa vez, um de nossos Clientes informou que sempre recebia cheques de sócios de Empresas e até mesmo de terceiros para baixar duplicatas em aberto, as quais inclusive tinham protestos, que essa era uma prática corriqueira.
Resultado? Cheques devolvidos, alguns sustados, e uma dívida de R$ 223.000,00, que data de 2011. Como os cheques estavam em nome de um dos sócios e as cartas de anuência já tinham sido entregues restaram apenas 20 cheques em nome do sócio da empresa devedora para realização da cobrança.
Muito credores recebem cheques de terceiro e, a pedido dos devedores, efetuam baixa em protestos sem qualquer garantia. Os devedores já sabendo disso, fazem de tudo para passar cheques de terceiros, ou até mesmo cheques dos sócios da empresa devedora, para que os débitos em aberto, com protesto ativo ou inscrições em órgãos restritivos de crédito, sejam baixados para que assim possam realizar novas compras.
Sem contar que, em muitos casos, cheques foram sustados e devolvidos, renegociações foram descumpridas. Renegociações devem ser realizadas somente através de uma assessoria especializada, pois assim será realizada com uma maior proteção ao Credor em caso de descumprimento. Normalmente, é elaborado um documento jurídico próprio para evitar uma possível má-fé do devedor.
Nossa orientação: Não aceite cheques de terceiros, no máximo aceite cheques da própria empresa, mas só efetue a baixa nos protestos ou ceda a carta de anuência, após a compensação do cheque. Não efetue baixas nas duplicatas antes da compensação dos cheques. Caso faça isso, irá perder todo o poder coercitivo dos protestos.
7 – (O mais comum.) Não enviar o título para uma assessoria de cobrança especializada, após o período de 30 dias depois do vencimento ou protesto do título (Duplicata, Cheque, Promissória etc.).
Muitas Empresas “encostam” alguns títulos de alto valor e outros até de valor menor, na esperança de que o devedor um belo dia efetue o pagamento. No entanto, isso na maioria dos casos não ocorre. O importante é fazer com que seu débito se torne prioridade e isso somente irá ocorrer, em boa parte dos casos, após o envio para cobrança extrajudicial e em outros casos.
Seu débito precisa se tornar uma prioridade para aquele devedor, caso contrário, esse valor nunca será quitado.
Nossa orientação: Recomendamos fortemente que o título seja encaminhado para profissionais capacitados, além de toda a expertise, você redireciona atenção para outros setores da Empresa. É necessário focar naquilo que a Empresa produz de melhor. Se sua Empresa produz algodão, direcione atenção para produção de algodão e deixe a cobrança nas mãos de quem tem conhecimento e experiência.
Acredito que, seguindo nossas orientações, é possível reduzir drasticamente os índices de inadimplência. Caso esse artigo tenha sido útil, deixe abaixo um comentário que responderei todos.