CONSIDERAÇÕES FINAIS
Compete aos órgãos estatutários e respectivas áreas da EFPC propor a adoção de princípios, regras e melhores práticas de gestão e de governança. À área de controle interno cabe auxiliar no exame e avaliação da efetividade dos sistemas de controle das unidades administrativas, operacionais e técnicas da Entidade, bem como ao lado das demais áreas, assegurar observância às normas legais e regulamentares, aos manuais internos e às políticas administrativas aplicáveis à esfera de atuação.
Também incumbe auxiliar na promoção da documentação e confiabilidade das informações visando o fornecimento de subsídios para a tomada de decisões gerenciais, na avaliação dos resultados obtidos e na proposição de melhorias das políticas gerenciais voltadas às unidades internas.
O sistema de controle interno serve para assegurar o cumprimento dos objetivos e das responsabilidades da EFPC e visa minimizar situações de risco, compreendendo estruturas, políticas e procedimentos. Importante que as áreas de controle interno tenham uma Matriz de Riscos e Controles bem como um plano de acompanhamento das recomendações do Conselho Fiscal e das Auditorias dos entes supervisores e dos patrocinadores.
Cumpre ressaltar que a atividade de Auditoria Interna é complementar à atividade da área de Controles Internos, ambas integrando o sistema de controle da entidade, atuando com foco preventivo e tendo como objetivo o aprimoramento dos processos e do gerenciamento dos riscos. Ao controle interno cabe orientar na estruturação do sistema de controles e gerenciamento de riscos e à auditoria a avaliação sistemática e periódica do funcionamento dos controles estabelecidos.
Os procedimentos de controle necessitam prever mecanismos eficientes de comunicação interna, garantindo o acesso tempestivo a informações relevantes ao desempenho de suas funções.
Os Guias Previc de Melhores Práticas são instrumentos fundamentais para orientar as Fundações numa adequada implantação da gestão de riscos.
Um planejamento estratégico com foco na realização de projetos, somado a um plano de ação, são importantes ferramentas de gestão que podem ser medidos por indicadores de gestão e desempenho e respectivas metas.
Um adequado sistema corporativo de gestão previdenciária também contribui para a automatização de procedimentos e consequente eficiência e melhoria contínua dos processos.
Igualmente relevante é o mapeamento de processos e correspondente elaboração de manuais de procedimentos contendo documentação descritiva dos processos e seus responsáveis. O Guia Previc Melhores Práticas em Fundos de Pensão assim orienta:
29 A implementação de uma efetiva política de gestão nos fundos de pensão deve levar em conta aspectos como a institucionalização e a documentação do processo. Manuais e regras, discutidos internamente por todos os envolvidos nos processos e posteriormente aprovados, agregam segurança à gestão, permitindo que as rotinas e as atividades sejam executadas não apenas por seu responsável direto, facilitando a verificação e a auditoria. Esse procedimento contribui de forma significativa para a redução dos riscos, principalmente, os operacionais. Esses documentos devem ser implantados imediatamente após a aprovação pelas instâncias competentes e revistos periodicamente. Faz parte do processo de implantação dos manuais a ampla divulgação dos documentos para todos os empregados da entidade e os terceiros contratados, na parte que os afetam, de modo que eles possam compreender as políticas e os procedimentos relativos às suas atividades e responsabilidades.
As Fundações de servidores públicos necessitam alinhar sua gestão à metodologia de Supervisão Baseada em Riscos - SBR adotada pela Previc, ou seja, adotar a Gestão Baseada em Risco tendo como premissa uma visão sistêmica dos processos e o tratamento prioritário dos eventos com a maior combinação de probabilidade de ocorrência e gravidade.
A avaliação de riscos precisa ter uma orientação nos níveis estratégico (diretriz administrativa), tático (plano de ação, regulamentos/manuais/sistemas), e operacional (processos e atividades), bem como é desejável criar uma cultura de controles internos em todos os planos hierárquicos.
A melhoria dos processos de controle interno, gestão de riscos e governança são graduais e complexos, envolvendo a cultura das Fundações e a adoção de procedimentos que vão se consolidando pouco a pouco. A solidificação desses processos possibilita melhor alcançar o objetivo das EFPC que é o de administrar bem os recursos para assegurar o benefício contratado ao longo do tempo.
Espera-se que esses apontamentos auxiliem na reflexão sobre um modelo próprio de gestão de riscos e controles para os Fundos de Pensão dos Servidores Públicos, visando diminuir as vulnerabilidades e os riscos a que estão expostos. Transparência e informação relacionadas à gestão devem ser entendidas como formas de assegurar o direito das partes, especialmente sobre o desempenho dos planos de benefícios previdenciários.
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