6. Fase de Seleção do Fornecedor
No que concerne à Seleção do Fornecedor, por meio das novas regras, que resultaram da sedimentação dos órgãos jurídicos e de controle, o processo de contratação obterá preços mais competitivos, serviços com mais qualidade (ante a padronização), e, por consequência melhor desempenho do fornecedor. Deve-se salientar, mais uma vez, que a Instrução Normativa anterior não fazia essa divisão, cujas obrigações complementares derivavam dos pareceres dos órgãos de consultoria jurídica e dos acórdãos do Tribunal de Contas da União que propôs no curso dos anos várias modificações com o fito de buscar a eficiência dos serviços e do próprio instrumento de processo de contratação: processo licitatório.
7. Fase de Gestão do Contrato
Na fase de Gestão do Contrato, buscou-se constante monitoramento na execução dos serviços, bem como para a sua eficiência Indicadores de desempenho operacional – IMR, padronizando, por fim, o instrumento de gestão contratual. Contudo, não se pode olvidar que serviços como os de manutenção predial e tecnologia de informação merecem atenção na gestão dos contratos, tendo em vista a especificidade que possuem, principalmente relacionado ao modus operandi da execução laboral.
8. Objeto da prestação contratual
A nova Instrução não fez a distinção em seu objeto dos serviços continuados e não continuados, se utilizando do termo genérico “serviços terceirizados”. Contudo, não deixou de classificar os serviços que seriam objeto de prestação. Assim, definiu serviços continuados, relacionando-se com a necessidade pública de forma permanente e contínua, por mais de um exercício financeiro, sob o fundamento de que a sua interrupção pode comprometer a prestação de um serviço público ou o cumprimento da missão institucional. Definiu, ainda, serviços não continuados ou por escopo, que seriam aquele que se perfazem como a prestação de um serviço específico em um período predeterminado. Por fim, definiu os denominados serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra que é uma forma de prestação continuada em que os empregados da contratada deve ficar à disposição nas dependências da contratante.
A nova Instrução não mudou muito o foco do Decreto nº 2.271/97 que dispõe sobre a contratação de serviços pela Administração Pública Federal. Inclusive, os casos de impossibilidade do objeto de execução indireta também do Decreto se extraem, assim como do art. 9º da IN 05/2017 que dispõe: “Não serão objeto de execução indireta atividades que envolvam a tomada de decisão ou posicionamento institucional; consideradas estratégicas para o órgão ou entidade; inerentes às categorias funcionais abrangidas pelo plano de cargos do órgão ou entidade; funções relacionadas ao poder de polícia, de regulação, de outorga de serviços públicos e de aplicação de sanção.”
9. Serviços com regime de dedicação exclusiva e os instrumentos de controle da prestação dos serviços
Nos Serviços com regime de dedicação exclusiva e os instrumentos de controle da prestação dos serviços são utilizados instrumentos de mais eficazes de controle, no sentido de proteger a Administração de possíveis responsabilidade, por isso da criação, nesse tipo de serviços de instrumentos internos de controle que devem estar previstos no ato convocatório, quais sejam: a) Conta -Depósito Vinculada - bloqueada para movimentação, e b) o Pagamento pelo Fato Gerador (foco no efetivamente executado/resultado).
Em sentido singelo, o pagamento pelo fato gerador é uma forma e controle de resultado do serviço prestado que deverá estar expresso no ato convocatório a finalidade e o atingimento de resultado especifico que servirão de parâmetro para o efetivo pagamento. A Instrução estabelecer ser o pagamento pelo fato gerador instrumento alternativo à Conta Vinculada, pois, nesse caso, a Administração se responsabiliza tão somente pelo pagamento dos custos decorrentes de eventos efetivamente ocorridos: verbas trabalhistas (13º salário, férias e 1/3 constitucional, multa do FGTS) ou outros eventos futuros e incertos. Deve-se ater que a não ocorrência dos fatos geradores não gera direito adquirido para a contratada das referidas verbas ao final da vigência do contrato.
10. Equipe de Planejamento
A Equipe de Planejamento será composta por servidores do Setor Requisitante e do Setor de Licitações, caberá ao primeiro elaborar o Documento de formalização da demanda e, posteriormente, enviar o documento de formalização da demanda ao setor de licitações que, ao receber o documento de formalização da demanda também indicará servidores, se julgar necessário, designando, o Setor de Licitações, por fim, formalmente, por meio de portaria, Equipe de Planejamento. O Setor de Licitações, como referido, ficará responsável pela elaboração do Ato Convocatório.
11. Documento de Oficialização de Demanda
O Documento de Oficialização de Demanda que é feito pelo Setor requisitante deverá conter a justificativa da necessidade da contratação; a quantidade de serviço a ser contratada; a revisão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços e a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco e, se necessário, daquele a quem será confiada a fiscalização dos serviços, o qual poderá participar de todas as etapas do planejamento da contratação.
12. Estudos Preliminares
Os Estudos Preliminares é uma etapa do Planejamento e será elaborado pela Equipe “de Planejamento” e terá por documento norteador o Documento de Oficialização de Demanda elaborado pelo Setor Requisitante. Terá por conteúdo mínimo os Estudos Preliminares os seguintes elementos: a) necessidade da contratação; b) a Estimativa de quantidades; c) as estimativas de preços ou preços referenciais; d) as justificativas para o parcelamento ou não e; e) a declaração de viabilidade.
13. Gerenciamento de Riscos
O Gerenciamento de Riscos, como etapa do Planejamento da Contratação, objetiva a identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação, da Seleção do Fornecedor e da Gestão Contratual; a avaliação dos riscos identificados; o tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência; a definição das ações de contingência para os riscos que continuarem inaceitáveis e materializa-se no Mapa de Risco. Deve-se ressaltar que o Gerenciamento de Risco é uma etapa que caminha paralelamente a todo o processo de contratação, inclusive na fase de Gestão do Contrato. Por isso que o Mapa de Risco deve sempre estar atualizado. Significa que o Mapa de Riscos deverá ser atualizado ao final da elaboração dos Estudos Preliminares; ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico; após a fase de Seleção do Fornecedor e após eventos relevantes, durante a gestão do contrato (servidores responsáveis pela fiscalização).
14. Termo de Referência ou Projeto Básico
O Termo de Referência será elaborado pelo Setor Requisitante. A nova instrução determinada que ele será em regra elaborado com base no modelo de minutas padronizadas da Advocacia-Geral da União (AGU) ou com base nas Diretrizes estabelecidas no Anexo V da Instrução ou Cadernos de Logística.
15. Ato Convocatório: Edital.
O Ato Convocatório é o ato normativo de natureza administrativa que regulamenta a licitação. A Instrução orienta que seja elaborado conforme os modelos de minutas padronizados de atos convocatórios e contratos da Advocacia-Geral União, e os Cadernos de Logística do Ministério do Planejamento. A Instrução, para a elaboração do Ato Convocatório traça diretrizes gerais e específicas.
São Diretrizes Gerais para a elaboração do Ato Convocatório: a) qualificação técnico-operacional da empresa (escritório no local da contratação, gerenciamento de pessoas); b) habilitação econômico-financeira/ com dedicação exclusiva (Capital Circulante Líquido ou Capital de Giro (Ativo Circulante - Passivo Circulante) de, no mínimo, 16,66% do valor estimado da contratação; Declaração de que 1/12 dos contratos firmados Administração Pública e/ou com a iniciativa privada vigentes na data apresentação da proposta não é superior ao patrimônio líquido do licitante); d) habilitação econômico-financeira/ sem dedicação exclusiva ou por escopo. A depender, obviamente, e conforme o objeto da contratação, poderão ser adotados critérios de habilitação econômico-financeira com requisitos diferenciados.
Quanto às Diretrizes Específicas para a elaboração do Ato Convocatório, a instrução determina a utilização de instrumentos assecuratórios, tais quais: a) Conta-Depósito Vinculada ― bloqueada para movimentação; b) Pagamento pelo Fato Gerador. Ressalte-se que a adoção do Pagamento pelo Fato Gerador só é admitida após publicação do Caderno de Logística a que faz referência o inciso II do §1° do art. 18, desta Instrução Normativa.
16. Gestão do Contrato
A Gestão Contratual terá o condão de coordenar as atividades de Fiscalização Técnica; Fiscalização Administrativa; Fiscalização Setorial e Fiscalização pelo Público Usuário. Além disso, a atividade do Gestor do Contrato envolverá a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção de contratos, etc.
Os Fiscais, a depende de sua classificação, terão as seguintes atribuições:
a) Fiscal Técnico: deverá avaliar a execução do objeto nos moldes contratados, ou seja, quantidade, qualidade, tempo e modo; a compatibilidade com os indicadores de desempenho; a subsidia o pagamento com base no resultado.
b) Fiscal Administrativo: deverá avaliar os aspectos administrativos da execução de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra; as obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas; as providências tempestivas nos casos de inadimplemento.
c) Fiscal Setorial: deverá avalia aspectos técnicos e administrativos quando mais de um setor se relacionam, caso, por exemplo, de certo setor requerer a setor técnico relacionado ao objeto a ser contratado para que seja o Setor Requisitante.
d) Público Usuário: avalia os aspectos qualitativos do objeto por meio de pesquisa de satisfação junto ao usuário, ou seja, a avaliação dos resultados, recursos e procedimentos utilizados pela contratada.
Quanto aos setores responsáveis pela indicação e designação dos gestores e fiscais a Instrução dispões que: a) a indicação dos gestores e fiscais e substitutos serão realizados pelo Setor Requisitante, mas também poderá ser feita por outra autoridade, como a autoridade competente do Setor de Licitações ou do Setor de Contratos ou mesmo Coordenadores ou Subsecretários; b) a designação que será formalizado por ato que deverá ser publicado (ex: portaria) será feita pela autoridade competente do Setor de Licitação ou outra autoridade, como a autoridade competente do Setor de Licitações ou do Setor de Contratos ou mesmo Coordenadores ou Subsecretários; c) o encargo de gestor ou fiscal não pode, em princípio, ser recusado pelo servidor, mas este deverá ser informado para que exponha as suas razões da má ideia, podendo este receber fazer cursos qualificatórios.
Os gestores deverão ficar atentos aos Instrumentos de Medição de Resultado – IMR – pois é um mecanismo que define os níveis esperados de qualidade da prestação do serviço e respectivas adequações de pagamento (trata-se do antigo Acordo de Nível de Serviço – ANS). Assim, serão observados os seguintes critérios pelo IMR: a) Verificação do resultado, quanto à qualidade e quantidade pactuadas; b) privilegia o pagamento por resultado (glosa). A instrução orienta que se utilize, preferencialmente, ferramentas informatizadas para aferição dos resultados. Além disso, nada impede a aplicação concomitante de outros mecanismos para a avaliação da prestação dos serviços.
Como exemplo, há o índice de produtividade da prestação de serviços de limpeza e conservação que variará conforme o tipo de área a ser limpa: interna, externa, esquadrias externas, fachadas envidraçadas e áreas hospitalares e assemelhados. Haverá uma faixa referencial de produtividade que será baseada em estudos realizados no setor público e privado. Em comparativo a Instrução nº 02/2008 estabelecia critério, por exemplo, Área Interna: Pisos Acarpetados 600 m2 e Pisos Frios 600 m2. A IN 05/2017. Área interna: Pisos Acarpetados 800 m2 a 1.200 m2; Pisos Frios 800 m2 a 1.200 m²; Banheiros 800 m2 a 1.200 m2.