Os Escritórios Virtuais são escritórios de serviços compartilhados, para prestação de serviços operacionais de auxílio administrativo para diversas pessoas físicas e/ou jurídicas ao mesmo tempo, com a faculdade de disponibilização de espaços determinados ou indeterminados em imóveis comerciais, em locais privilegiados, em caráter temporário.
O escopo dos Escritórios Virtuais não é apenas uma prestação de serviços, mas também uma forma de fomentar a congregação de pessoas de diversas atividades, a permitir novos relacionamentos, interagindo entre si no campo profissional e social, caracterizando um novo modelo de trabalho denominado “coworking”.
O compartilhamento de serviços através de Escritórios Virtuais tem por base o desenvolvimento da informatização da informação, fruto do desenvolvimento da “era da informação” (“Information Age”), com aplicação comercial a partir de 1.994, com Ralph Gregory, que criou o “The Office Virtual, Inc.” e posteriormente a “Intelligent Office”, em Boulder, Colorado (EUA).
Nesse passo, com o passar do tempo, desenvolveu-se uma crescente oferta de serviços operacionais de auxílio administrativo de escritório, com ou sem a disponibilização de espaços determinados ou indeterminados.
Desta forma, estes escritórios passaram a permitir que pessoas físicas e/ou jurídicas, de diversas áreas, usufruam dos serviços essenciais de escritório sem necessidade de grandes investimentos iniciais, que normalmente se exigem para a instalação de um escritório, como a locação de imóvel, a aquisição de mobiliário e equipamentos e a contratação de pessoas.
As atividades desenvolvidas pelos escritórios de serviços compartilhados se caracterizam pela preponderância da “prestação de serviços remotos de escritório”, com a faculdade de “disponibilização de espaços”, sendo que: (i) como condição preponderante, dentre os “serviços de escritório” destacam-se: recepcionista com atendimento personalizado, internet, voicemail, linha telefônica, fax, copiadoras, impressoras e demais mobiliários e equipamentos de escritório, serviços de auxiliar de escritório, digitação, motoboy, correios, e serviços de limpeza e copa; e (ii) como condição facultativa, a “disponibilização de espaços” pode incluir: endereço profissional e/ou comercial, estações de trabalho determinadas ou indeterminadas no local do imóvel, salas privativas, salas de reunião, auditório, salas espelho, salas de treinamento, lanchonete e estacionamento.
A “disponibilização de espaços” pode existir ou não. Quando há apenas a prestação de serviços na condição remota, tem-se um Escritório Virtual propriamente dito, mediante a utilização dos serviços de escritório sem disponibilização da estação de trabalho, o qual fica responsável pelo atendimento de ligações, recepção e transmissão de mensagens e correspondências, etc., sem que o contratante esteja fisicamente no local da prestação.
Por outro lado, o Escritório Virtual poderá oferecer, além os serviços de escritório, a disponibilização de espaços determinados ou indeterminados, incluindo aqueles descritos no item (ii), acima.
À vista de tais considerações, verificamos que o enquadramento da atividade desenvolvida pelos Escritórios Virtuais, de acordo com o Código Nacional da Atividade Econômica – CNAE, é de “Serviços combinados de escritório e apoio administrativo” (82.11-3-00), pois há prevalência da prestação de serviços, sem a qual fica descaracterizado o Escritório Virtual e a prática do “coworking”, devendo esta atividade constar de forma expressa no Contrato Social da sociedade que irá explorar a atividade de Escritório Virtual.
Em decorrência do enquadramento da atividade desenvolvida pelo Escritório Virtual como, essencialmente, uma “prestação de serviços”, estará sujeito, sem prejuízo dos demais impostos incidentes, ao recolhimento do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISSQN, de competência do respectivo Município do estabelecimento prestador do serviço, conforme definido expressamente na Lei Complementar nº 116, de 31.07.2003, itens “3.03” e “17.02”, da “Lista de Serviços” anexa à referida Lei, bem como, no caso do Município de São Paulo, conforme estabelecido na Lei Municipal nº 13.701, de 24.12.2033, Artigo 1º, itens “3.02” e “17.02”, e no Decreto Municipal nº 44.540, de 29.03.2004, Artigo 1º, itens “3.02” e “17.02”, cujas redações são idênticas à da Lei Complementar nº 116, “in verbis”:
“(...) 3 – Serviços prestados mediante locação, cessão de direito de uso e congêneres. (...) 3.03 – Exploração de salões de festas, centro de convenções, escritórios virtuais, stands, quadras esportivas, estádios, ginásios, auditórios, casas de espetáculos, parques de diversões, canchas e congêneres, para realização de eventos ou negócios de qualquer natureza.”
A propósito da grande difusão no mercado brasileiro da constituição e procura de Escritórios Virtuais, foi criada, em março de 1996, a Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais – ANCEV, no sentido de dar suporte ao empreendedor, fomentando e orientando a prática da exploração de Escritórios Virtuais.
Os Escritórios Virtuais têm sido utilizados preponderantemente por profissionais liberais/autônomos como: advogados, psicólogos, economistas, consultores, assessores, bem como por empresários e empresas dos mais diversos segmentos, em especial prestadores de serviços, como tecnologia da informação – TI e Startups, representações, recursos humanos, treinamentos, pesquisas, empresários em viagens de negócios, e empresários que necessitem de serviços temporários, para o desenvolvimento de novos projetos, estrutura provisória e por tempo determinado, entre muitas outras.
Vale destacar que é possível o uso de Escritórios Virtuais por empresas que exerçam atividades comerciais, que envolvam a circulação de mercadorias sujeitas à inscrição estadual e ao recolhimento do ICMS, mas para a sua utilização como endereço comercial, deverá ser destacado um espaço determinado, de uso exclusivo da empresa contratante, para a comprovação da existência do “estabelecimento comercial” (Artigo 14 do Decreto Estadual nº 45.490, de 30.11.2000 – RICMS/2000).
A relação jurídica entre a empresa prestadora de serviço de escritório compartilhado (“founder”) e as pessoas físicas e/ou jurídicas tomadoras dos serviços (“coworkers”) é estabelecida através de um “contrato de prestação de serviços” (“CONTRATO”).
O CONTRATO está regulado de forma ampla no Código Civil - CC (Artigos 593 a 609) e no Código de Defesa do Consumidor - CDC (Lei nº 8.078/90), na medida em que configura “relação de consumo”.
Por outro lado, vale observar que a empresa administradora do Escritório Virtual deverá contar em seu quadro de funcionários com pessoal qualificado para as diversas atividades a serem desenvolvidas.
A contratação destes profissionais poderá se dar de forma direta (relação de trabalho regulada pela CLT) ou através de empresas terceirizadas (através de contratos de prestação de serviços).
É permitida a terceirização apenas das “atividades-meio” e não da “atividade-fim”, assim definida aquela que caracteriza “a unidade do produto, operação ou objetivo final, para cuja obtenção todas as demais atividades convirjam, exclusivamente em regime de conexão funcional” (Artigo 581, § 2º da CLT).
Diante de tal quadro, os Escritórios Virtuais e a atividade de “coworking” são novas ferramentas comerciais que deverão estar cada vez mais presentes no mercado, propiciando maior interação entre as diversas atividades que se desenvolvem no mesmo espaço, permitindo uma ampliação do “networking” e a redução dos custos operacionais dos “coworkers”.